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摘要：近年来，随着中国建设事业的蓬勃发展，建设工程资料作为展示工程项目管理水平和体现规范、标准力度的载体，逐渐引起了建筑业主管部门及管理者的重视。目前国家重点工程、一些特大型、大型工程项目在预验收和验收时，除常规的质监、建设、监理、勘察、设计、施工单位外，城建档案部门也成为验收主体单位之一。监理资料是工程建设各方主体在依法建设、现场管理、质量控制以及采用新技术等方面的原始记录，是建设工程施工质量的重要组成部分。但是，监理企业往往处于建设单位与施工单位之间的纽带环节，其职责与上述单位之间存在交叉，导致监理资料的管理和呈现缺乏统一范式，鉴于此，有必要对建设工程监理资料的整理进行分析探讨。
1 监理资料的重要性
1.1 监理资料是反映工程投资效益、施工质量和监理工作成效的重要依据；
1.2 监理资料是工程质量竣工验收的必备条件；
1.3 监理资料是质量、安全事故责任的重要判据；
1.4 监理资料是城建档案馆的重要组成部分；
1.5 监理资料是建筑交付使用后维修、改建、扩建的重要依据。
2 监理资料的现状与问题
2.1 监理资料缺乏标准格式
现行监理规范中虽然也对监理规划、监理月报、监理工作总结等提出了详细要求，但诸如监理日记、会议纪要等并没有提出统一的内容标准，如这样造成了记录内容不统一、不全面、无针对性等现象。各个监理单位自行编定（购买）的日记本、编制的检查表、通知单等格式也不尽相同，虽都基本上包含了时间、气象情况、工程进度情况、材料情况、分部分项工程施工质量情况，存在问题与处理情况、安全情况等信息，而这种格式却极易造成对填写日记人员思想上的误导，记录表达的内容与施工单位的管理资料区别不大，缺乏对监理工作的针对性记录。这就造成给查阅监理日记的人员一种直接印象就是：该监理人员每天并没有处理什么工作，只是在旁观施工单位人员的工作。所以，每当建设行政主管部门人员检查监理现场工作时，在翻阅监理日记后总会得出监理并没有开展什么工作的概念。这使我们那些整天在工地上忙忙碌碌，进行大量的检查、验收、签证、组织会议、处理隐患、巡视旁站等工作的监理人员，有苦说不出，自已做了大量工作，却给人留下工作不负责的印象。正是由于监理日记的格式没有明确，相应的填写内容自由度过大，再加监理人员素质参差不齐，对监理工作程序理解不详，每天忙于应付和处理工地上的事务，却造成重外业、轻内业，对监理日记的记录不重视，认为自己已经在工地上很好的处理了，日记上不做记录也就无所谓了，只是简单地写上几句话以敷衍了事，如“土方开挖”、“钢筋绑扎”等，就那么一名话，完全失去了监理日记的记录意义。
2.2 监理资料记录内容空泛
施工阶段监理日记是工程实施过程中监理工作的原始记录和最真实的工作依据，是监理工作状况的综合反映，是监理的工作量及价值的体现，它作为监理的工程跟踪资料是监理档案的重要组成部分，其内容必须保证真实、全面。然而，目前施工阶段监理日记不同程度地存在以下问题：一是缺乏饱满内容。例如有的监理日记写到“今天XXX”、“今天砌砖墙”，特别是材料进场清点与复试记录不足，还有的监理日记甚至一连几天写到“同昨天”、“无异常”等，施工进展情况记载不详。二是缺乏指标说话。需要用数据说明抽查结果的未给予明确，如工程质量（垂直、水平、间距等）、材料（塌落度、试块留置组数等）抽查、存在问题等。三是缺乏整改回复。通知单、停工令等只下达不回复，不能形成闭合回路，“不交圈”的现象较为普遍，应该说，发现问题是监理人员经验和观察力的表现，解决问题是监理人员能力和水平的体现，在监理工作中，并不只是发现问题，更重要的是怎样科学合理地解决问题。四是缺乏严谨记述。时效性差，往往拖了很多天、甚至直到项目收尾了才将资料补上，多个单体工程混记，使内容不全面不真实，更有甚者错别字连篇，字体潦草，语句不通，不符逻辑，或用词不当、用语不规范，外人很难看懂。五是缺乏严格把关。总监未认真审阅监理资料，发现问题未能及时提出，使监理资料签字形式化，另外监理工程师代理总监签字和盖章的也较为普遍。建议总监签字盖章的人员最好是注册的总监理工程师为宜，便于适应各级针对监理的检查。
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3 监理文件资料归类方式建议
3.1 项目监理机构资料（建议1-2个档案盒以上）
主要包括：总监任命书、总代授权书及项目机构人员表及进退场计划；监理投标文件、中标通知书、合同；监理规划、监理实施细则；监理设备清单；其他监理制度、计划资料等。特别要说明的是：以上资料应是各级对项目监理机构工作的必查项目，应予以高度重视。
3.2 施工过程资料（建议4个以上档案盒以上）
一是主要施工报验资料：施工单位中标通知书、施工合同、施工单位（分包单位）资质、施工单位现场组织、特种作业人员证件、施工进度计划、施工组织设计（专项施工方案）、测量控制成果、开复工报审、工程计量与支付资料等；二是常规报验资料：主要是进场材料、构配件、设备（检验批），常规工序报验资料等；三是验收报验资料：隐蔽工程、分部分项报验资料等；四是竣工验收资料：竣工验收报告、施工许可证、图纸审查资料、规划公安环评资料、质量保修书、质量评估报告等；五是竣工图。
3.3 监理过程资料（建议1-2个档案盒以上）
一是监理通知、监理通知单、工作联系单、日常检查意见书及回复；二是监理月报、各类监理总结报告等；三是主管部门检查意见书及回复；四是监理服务费报审资料；五是监理日志、旁站记录（完成后及时归档）；六是平行检验及见证取样记录；七是特别资料，如我国合肥武汉等实行农民工工资专用账户的地区，都提到了监理的审核责任，因此也要准备相应的佐证资料。
3.4 各类会议纪要（建议1个档案盒以上）
主要包含：图纸会审及设计交底会、第一次工地会议、历次监理例会、专题会议纪要等。
3.5 上级来文（建议1个档案盒以上）
主要是：建设单位要求、主管部门来文。
4 监理文件资料管理建议
4.1 强化机制建设
监理企业技术部门应作为监理文件资料的主要责任部门，负责建立健全监理文件资料管理相关制度，并宜设专人管理监理文件资料。
4.2 硬件配套齐全
电脑、资料盒、档案柜到位，特别是要配备彩色打印机，对现场图片进行打印，宜采用信息技术手段辅助监理文件资料管理。
4.3 登记归档及时
监理文件资料的收发文宜根据监理信息和工作习惯分类，档案盒侧面背脊上要清楚标注项目名称、资料类别等关键信息；档案盒内应设资料登记卡，登记卡要始终置于档案资料最上方，并注明文件名称、编号、摘要等关键信息；监理日志、旁站记录等动态性强的资料填满后应及时归入相应档案盒，切忌资料拖延处理。
4.4 遵循客观规律
监理文件资料分类应根据施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分及工程质量验收程序等，并结合监理机构本身的业务特点，原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程进行分类；文件排列遵循文字材料在前，图纸在后；文字按照事项、专业顺序排列；图纸按专业图号拍列的顺序进行；相关文件应保持可追溯性，监理资料归档遵循保存原件为主，复印件为辅的原则，不能使用原件时，应在复印件上加盖公章并注明原件保存处。
4.5 密切联系各方
特别是要保持与施工方的联系，建议实行施工日报每日报审制度，统一日报格式，监理日志可在施工日志基础上，结合实际施工情况填写；及时向有关单位、部门移交需存档的监理文件资料。
4.6 树立责任意识
一是正视文字作用，掌握文件形成主动权，巧妙地回避业主的苛刻要求和责任转嫁。二是记录详细客观，详实的监理日志时形成阶段性月报、总结的基础。三是严格把关细节，适当借鉴网上的类似文档，切忌照搬照抄。四是美化排版设计，效仿党政机关公文形式，向外展示好形象。
参考文献：
[1]《建设工程监理规范》（GB/T50319—2013）。
[2]张颋.对监理日记记录工作的规范化建议.建设监理，2006（03）：014。
论文作者:韩理桦
论文发表刊物:《基层建设》2019年第24期
论文发表时间:2019/11/19
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