摘要：疾病预防控制档案管理中，档案整理是非常重要的基础工作，只有对搜集的档案资料进行系统、全面的整理，才能使档案管理工作效果与质量更高，使档案资源更丰富，提高档案管理与利用的效能，为我国疾病预防控制事业发展提供有力的支持。
关键词：疾病预防控制；档案整理；档案管理与利用
档案管理及开发利用是疾病预防控制中心发展中十分关键的一项工作，只有充分做好档案管理、利用等工作，才可以为疫情预防、确诊、控制提供必要的依据，推动疾病预防控制中心各项工作稳定开展。在疾病预防控制档案管理与开发利用中，档案整理工作是基础，通过对档案的系统整理，使文件材料收集齐全，档案资源丰富，才能发挥档案服务的功能作用，便于疾病预防控制档案的有效管理和提供社会服务。但在当前档案整理过程中，由于疾控机构没有固定的模式和规定的标准，也没有专业的管理人员，致使管理人员无从下手、没有头绪，不能正确地体现疾病预防控制档案的价值。笔者拟结合对疾病预防控制档案整理的一些经验，探讨一下做好档案整理工作的几点对策。
一、严格遵守档案整理的原则
档案整理是将零散的、杂乱的、需要进一步条理化的文件，进行分类、组合、排列、编目，使文件能够系统完整、编排有序、快捷查找的一个过程。如文件不经整理，就显得杂乱无章，没有连续性，缺乏档案的价值，档案室无法进行有效保管，更无法进行有效利用。在整理过程中应“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”这一原则，此外，还应符合现代化管理要求，利用计算机进行管理，保持纸质文件和电子文件的协调统一。用历史的、辩证的、全面的、发展的、效益的观点，分析和鉴别档案保存价值，重视档案形成者的重要地位。
二、立足实际对档案整理流程进行优化
（一）档案收集
档案收集是档案工作的起点，档案收集的齐全与否，直接影响档案工作的其他环节，档案收集齐全才能有效开展档案整理、鉴定、保管、编研等工作。在档案收集中，要注意研究和掌握疾控档案的形成规律和特点，严格执行文件材料归档制度，对平时工作中形成档案的内容、种类、保存价值、数量等情况进行调查研究，科学确定归档范围、制订归档办法，对中心各科室档案资料进行指导，提高组卷与鉴定质量，做好归档工作。既要防止档案过早接收进档案室后，给科室工作带来不便；又要防止个别人员把需要移交的档案当作私有财产或“小家底”不愿移交，使档案难以管理。
（二）档案鉴定
档案鉴定是档案工作的重要环节，主要是考查确定档案保存价值、档案真伪、档案不同的保管期限，它关系到档案质量和档案效益的发挥，如对档案的价值判断不准确，轻视档案的存在，将造成难以挽救的损失。因此，档案鉴定工作必须持认真态度，尽可能地避免主观随意性。对疾病预防控制工作中形成的不同载体的文件资料，要注重分析文件资料的内容，判定文件资料的价值，通过文件资料的来源、时间、形式等要素判断疾病预防控制档案的保存价值，或者通过利用者对疾病预防控制档案需求程度来判定档案保存价值。疾控中心可结合实际工作，制定疾控中心的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。
（三）档案分类
首先按国家档案局《归档文件整理规则》将文件材料进行分类，常用的分类方法是按档案形成机构或问题进行分类。
1、年度-机构-保管期限分类法。根据单位内设机构对归档文件分类，把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料再按机构区分类别。采用这种方法，每年归档的案卷依次上架，不需预留空间。
2、年度-问题-保管期限分类法。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料再按问题区分类别。它适用于单位小、文件少的单位。
（四）档案排列
文件的立卷要按照时间结合事由进行排列，如会议文件、统计报表等成套性文件可集中组合立卷。立卷以后还必须按保管期限、机构（问题）依次排列，保持案卷之间的联系，确定案卷的前后次序和存放的位置。
（五）档案编目
编制档案目录是为了方便、快捷地查找档案，便于档案的保管、统计、利用、检索，是档案室最基本的检索工具，档案目录一般应区别不同的保管期限，分年度编制。编制方法是：把本年度本单位所立案卷按照保管期限分类，每个保管期限档案从“1”开始编流水归档号。
（六）盖归档章、修整文件
归档章要求盖在文件首页右上方空白处，归档章要盖得清晰，严禁盖成“双眼皮”或模糊不清；归档章内项目填写要工整、准确、规范，即用汉字在空白处填写。每份文件单独装订，以A4大小为标准，向左和向上取齐，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，定为永久和定期30年保管的文件必须去除易生锈的金属物，定期10年可不用去除金属物。
（七）数字化扫描
扫描前，去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等，保持资料的齐全完整和平整，不能出现资料页面折皱不平、漏页、倒页的现象。扫描形成文件保存为多页pdf格式，文件命名为档号，即全宗号-档案类别代码•年度-保管期限-机构（问题）-件号。扫描完成后，把目录和扫描件移交档案室进行转换，转换后形成的《归档文件目录》装盒，完成电子档案数据的录入、扫描、备份工作。
（八）装盒、上架
归档文件应严格按照档案目录的先后顺序装入档案盒（使用由档案局监制的无酸纸制作的档案盒），每年形成的档案按盒号依次上架，也就是一个保管期限内的档案，要按照年度、盒号依次排列。不同保管期限的档案不能放在同一个柜子里。
（九）档案编研
首先，要认真执行国家关于各门类、各载体档案的管理规定，结合疾控中心工作实际，制定适合疾病预防控制档案的管理制度，使归档范围更合理，归档办法和要求更明确，有利于基层档案人员操作。其次，档案管理人员要不断学习疾病预防控制专业知识，提高阅读和分析疾控业务技术报告水平，才能写出反映疾控专业特点和内容的编研材料，为疾病预防控制工作服务。
三、结语
综上所述，档案整理是一项非常艰巨而重要的工作，疾病预防控制中心档案管理人员要具备高度的责任心，不断提高档案整理的质量，以确保档案价值得到充分发挥，为疾病预防控制事业发展夯实基础保障。
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论文作者:续冬冬
论文发表刊物:《基层建设》2019年第31期
论文发表时间:2020/4/21
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