关于立卷改革思路的改革——《归档文件整理规则》的应用与反思，本文主要内容关键词为：思路论文,规则论文,文件论文,立卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
立卷一直处于改革之中，立卷改革也一直当仁不让地成为档案工作改革的排头兵。只是每个时期，改革的角度、幅度、力度不同而已。八十年代以来，以“六特征立卷法”为基础，衍生出“一事一卷”（注：围绕一件事形成的文件组成一卷。）、“四分四注意”（注：分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题，注意问题联系的准确性；分时间，注意问题的完整性。）、“三个为主，五个分开”（注：三个为主：保持联系，注意问题为主；适当分级，以本机关文件为主；区分价值，以反映本机关主要职能的文件为主。五分开：年度分开；党、政文件分开；上、下级与本级文件分开；问题分开；保管期限分开。）、“三分两同”（注：分全宗，分年度，分类别；同来源；同事件。）等一系列立卷法；随着计算机的普遍应用，人们开始探讨计算机辅助立卷的方法；九十年代末期，特别是电子文件的到来，更使得人们站在新平台上审视如何加大立卷改革的力度；新世纪伊始，《归档文件整理规则》（注：2000年12月6日，国家档案局发布的行业标准，2001年1月1日起实施。）（DA/T22-2000，以下简称《规则》）的颁布与实施，可谓“一石激起千重浪”，赞者有之，批之者亦不在少数，而且不少说法措词相当激烈。比如：废“卷”兴“件”违反了档案学的基本理论和档案工作的基本原则，丢了传家宝；又如：《规则》的改革步伐有如“小脚女人”，羞羞答答地“犹抱琵琶半遮面”，改革不彻底。虽然皆非溢美之词，但前者持否定、反对的态度，后者持肯定、支持的态度。实际部门对《规则》的态度也充分体现了“多元化”的态势：不少省市早在《规则》酝酿审批、尚未出台之际便“闻风而动”，先行一步；也有一些单位在《规则》颁布之后，依然采用本单位原有的行之有效的立卷方法；有些单位一直持观望态度，尚在权衡或犹疑之中；还有一些单位在贯彻《规则》之后，面对由此引发的种种新问题决定暂缓贯彻执行……。实际上，无论是利弊之争，还是执行《规则》与否，所有争议都可以归结为一个根本问题：“卷”当家还是“件”当家。在《规则》颁行一周年之际，笔者认为极有必要对立卷改革的理论与实践进行全面反思，澄清混乱，走出误区，梳理思路，探讨今后立卷改革的方向与出路。
一、走出立卷改革的误区
从起草、酝酿到出台、宣贯，《规则》始终处于理论界与实际部门的双重关注和激烈争论之中。纵观前期的利弊之争，问题多集中在以下方面：是否便于提供利用、复制、扫描、保密、装订、统计，是否简化工作环节、节省人力物力，是否保持了文件之间的有机联系，是否便于补插后续办理完毕的文件等等。百家争鸣，无论对学术研究还是对实际工作而言都是十分必要的，也应该大力提倡。问题的关键在于争论应基于同一个平台、基于对争论焦点的准确理解和准确表述，否则争论得再激烈，也只能是“两股道上跑的车”，无法聚焦更无从达成基本共识。在笔者调研的过程中，曾经有一家单位提起不知如何贯彻《规则》的苦恼：派了三个人同时参加宣贯《规则》的培训班，结果回来之后领导问及究竟如何改革，以“件”为单位是指一份文件还是指一“件”事；如果指一件“事”，与“一事一卷”区别何在？是否还有“卷”的概念？如果指单份文件，不再有“卷”的概念，“件”与“件”之间的有机联系如何保障？据说三个人的理解和答案各不相同，改革不知如何进行。笔者以为，究其深层原因，系理论探讨与工作实践在很大程度上深受误区困扰所致。尽管笔者的认识很可能也存在误区，但还是愿意抛砖引玉，与大家共同探讨，力争早日走出误区。
误区一：废“卷”兴“件”
不少文章在提到《规则》时，将其主旨简单归结为：“卷”改“件”，的确有不少同志认为立卷改革的实质在于废“卷”兴“件”或取消案卷。有的同志预测：“废弃目前通行的立卷而采用‘件’为基本保管单位。这将是我国档案工作发展的大趋势。”
误区二：“卷”过时
近来在不少主张加大立卷改革步伐的文章中，对“卷”持否定态度：“我国传统的用‘立卷’作为文件的归档方法，以‘案卷’作为文书档案的基本保管单位，是与过去我国社会生产力水平低下，科技手段不发达的状况相适应的，也符合过去社会档案意识薄弱，过分强调档案的安全和保密的时代背景”（注：方满全，“新旧归档方法比较”，《山西档案》2001年6期。）。有的文章则明确指出：“案卷已经成为现代档案管理的桎梏”。（注：柳瑛，“文件级取代案卷级管理档案的意见”，《广东档案》2000年2期。）
误区三：一刀切
《规则》发布之后，有的单位在贯彻执行《规则》时，片面地采取“一刀切”的原则，特别是在对下属机构立卷改革的“成果”进行检查或评比时，要求将《规则》用于所有单位、所有文件，否则视为不合格。
对此，笔者认为首先应给立卷改革一个明确的说法：
第一，“废‘卷’兴‘件’”的说法严格说来是不科学的。这种提法给人的印象是彻底废除立卷的办法转而一律以“件”为单位进行整理，似乎“卷”已失去存在的合理性，因而必须破旧立新，废“卷”立“件”。实际上，《规则》的颁布“没有全面否定传统的做法”（注：郭树银主编，《归档文件整理工作指南》，中国大百科全书出版社，2001年2月出版，第12页。），也没有废除《文书档案案卷格式》(GB9705-88)。况且与其他许多文件、档案管理标准一样，《规则》并非强制性标准，而是推荐性标准。故此，不应理解为《规则》的颁布意味着“卷”已被“件”所取代。毕竟，《规则》是有适用范围和适用条件的，并非只是唯一的做法，也并非“放之四海而皆准”。
第二，《规则》的贯彻与检查都不能绝对化、一刀切。《规则》的贯彻实施是有前提条件的，笔者将之归纳为“三个显性限定”和“三个隐性限定”。
所谓“三个显性限定”是指在《规则》中已有明文规定的限定条件。虽然《规则》将其适用范围表述为：“本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织”，但将《规则》的整理对象即“归档文件”限定为“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。由此可以看出，“三个显性限定”分别为：
◇ 办理完毕——尚未办理完毕的文件不属此列；
◇ 文书档案——不包括文书档案以外的科技文件等其他门类的文件；
◇ 纸质文件——只针对纸质文件，不涉及电子文件等其他特殊载体的文件。
所谓“三个隐性限定”是指在《规则》中虽无明文限定，但分析其条文及其背景信息，可以将之归纳为：
◇ 计算机的应用——如果尚未处于OA环境之中或缺乏计算机辅助管理手段、没有建立可靠的（国外的“流行”术语是accountability，即：可说明性）检索体系，暂不宜采用《规则》的做法，沿用承担保管与检索的双重职责的立卷办法似更适宜。
◇ 针对实体整理而言——《规则》所提倡的以“件”为单位整理归档文件，确切地说是指对实体文件的整理办法，而人们较担心的具有密切联系的“件”与“件”之间的维系纽带及检索功能应由计算机借助人工智能得以实现。
◇ 适用于部分文书档案——《规则》虽然针对文书档案制定，但并不适用于所有的文书档案，如：成套性或专业性非常明显的会议文件、财会文件及其他业务文件等。
如果忽视上述限定条件而一味强行以“件”代“卷”，难免导致“不便保管、不便利用”，既有悖于档案学的基本理论和档案工作的基本原则，也有悖于制定《规则》的初衷。
二、重新梳理改革的思路
既然在立卷改革的过程中存在种种误解或误区，就需要及时反思，重新理清思绪。
（一）明确改革目的，实现双重减负。
任何一项改革都不应仅仅是为改革而改革，立卷改革的根本目的究竟是什么？从目前或从《规则》的角度来看，立卷改革的目的是简化立卷而不是取消立卷。已有不少文章详尽地列举了原有的非常繁琐的立卷方法的弊端所在，在此不再赘述。笔者认为，立卷改革的目的是：通过淡化整理、深化检索，实现重内容而非形式的工作重点的转移，实现双重减负，为全面跃上现代化平台打好基础。
深化检索、淡化整理是立卷改革的基点和前提条件，旨在为实现档案工作便于提供利用的最终目标奠定基础。不论文件的保存价值如何，一律将大量的人力、物力和精力投放在案卷的整理形式上，势必舍本逐末。而将淡化整理节约出的各种人力、物力资源用于深化检索，这才是服务业务、服务社会的当务之急。深化检索，淡化整理的实质是将原来立卷归档工作重形式甚于重内容的主导思想转变为重内容而非形式。贯彻这一基本思想的直接结果是实现双重减负，即：为案卷减负，为立卷人减负。
案卷一直以来“身负重任”——肩负保管与检索的双重职责，正因如此案卷一向为档案人所推崇，因为它符合既便于保管又便于利用的基本原则。在没有更好的解决办法之前，案卷只能“把所有的问题都自己扛”。计算机技术的普及和电子文件的到来，使得人们重新审视案卷的功能，反思传统的立卷方法，探讨将案卷的检索功能交给高效的计算机，实现文件信息检索和实体文件保管位置的查询，借助机检达到快捷、准确、多角度乃至远距离检索的四位一体的检索功效，在为案卷减负的同时进一步强化检索功能，并藉此维系文件之间的有机联系。既然案卷可以不再承担检索功能，原有的立卷方法便具有了改革的可行性和必要性。繁琐的立卷方式使得立卷人不堪重负，成为日复一日、年复一年最直接的“受害者”，不仅为集中立卷时的“文山”所困，屡为分类、归卷标准的人为性所困，而且为繁琐的立卷方法所累（单是拟写“准确、完整”的案卷标题一项就足以令人绞尽脑汁，加上“整齐美观”的案卷外观要求折叠、裁边、贴边等不仅破坏了档案的原始状态而且毫无必要）。精简或砍掉为实现案卷的检索功能而设置的立卷环节、项目以及形式主义的做法，在实现双重减负的基础上，提升改革基点，跃上现代化平台，进而探讨电子环境下的立卷改革，实现改革的更高目标。
（二）提升改革基点，实施双延战略。
探讨立卷改革不应就事论事，按照系统论的观点，应当跳出立卷看立卷，站得高才能看得远。立卷归档向来被视为文件工作和档案工作的“结合部”，电子文件的出现使得这种粘合剂作用愈益明显，而且其粘合功效不仅仅表现在文件工作和档案工作的“接口处”，随着粘合剂在电子系统中的“位移”与“扩散”，文件工作和档案工作更加有机地实现管理的一体化。因而，立卷改革的更高目标应是以点带面，以贯彻前端控制与全程管理等现代理念为指导思想，以立卷改革为契机实施前期介入与后续管理的双向延伸，扩大改革的视野。同时，将改革的视线从纸质文件的整理转向电子文件，进一步探讨适用于电子文件的新型整理方式，提升改革的视角。以此为基点的改革不再是一种量变，而是跨上新平台的质变。
依笔者之见，传统立卷方式与电子环境中的新型归档文件整理方式具有诸多不同之处（见表1）。
对比项传统立卷方式 新型整理方式
1.基点
纸质载体／传统手工环境电子文件／OA环境
2.术语 文书立卷归档文件整理
3.理论基础
文件生命周期文件连续体
4.归档方式 实体归档 逻辑归档、物理归档
5.单位卷
实体：件／虚拟：
组合体
6.形式卷 盒
7.功能保管／检索 保管（检索功能由计
算机完成）
8.方法繁琐、重形式 简化、重内容
9.时间 文件办理完毕／集中立卷 收到、生成之际／实时
时机 年底或次年初
文件生成之际乃至生
成之前
10.鉴定 过程中端—末端 前端—中端—末端
内容价值鉴定
价值／技术鉴定；
鉴别、鉴定同步
11.主要操作者 文书处理部门或档案部门
文件承办人员
12.档案部门的
职责
指导立卷
监督文件处理全过程
表1：传统立卷方式与新型整理方式之比较
表1中，传统的立卷方式以传统手工环境中的纸质文件为基点，称作文书立卷；新型整理方式以OA环境中的电子文件为基点，称作归档文件整理。二者的显著区别主要表现在第3、4、5、7、8、9、10、11、12项。文件连续体理论将电子文件生命周期视为“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”（注：Structuring the Records Continuum.Frank Upward.Archives and Manuscripts vol,24,No.2），强调文件工作与档案工作之间浑然天成的紧密联系，要求文件人员在生成文件时便要考虑到其潜在的档案价值从而悉心呵护，要求档案人员提前介入到文件工作之中进行前端控制以便有效保管未来的档案。以文件连续体理论为指导，电子文件必须实现实时归档，使具有档案价值的电子文件自生成、收到之际便纳入档案部门的掌控之中，并由此监控其办理过程，保证真实性与完整性，从而维护其凭证性和可利用性。站在新平台上的立卷改革有助于带动管理思想、管理手段、管理方法的全面升级，形成双重互动效应，即：工作环境的变迁促使立卷改革加大步伐与力度，立卷改革反过来又加速工作模式的变迁与流程的重组从而实现新的升级。
（三）深化改革举措，实行“三个嵌入”。
前端控制思想的实现是电子环境中深化立卷改革的着眼点和关键举措之一。贯彻前端控制原则必须制定切实可行的措施，将其制度化，将深化改革落到实处。受工程档案“三同步”管理措施的启发（注：即工程档案管理与工程建设同步开始、同步进行、同步验收。），笔者认为电子系统中归档文件整理工作应实现下述“三个嵌入”：
1.归档整理方案嵌入系统设计之中——在设计电子文件管理系统时，必须设法使实时归档的思想为系统开发人员所理解，在充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等技术因素的基础上，将归档文件范围、鉴定标准、保管期限表、文件的元数据和背景信息的著录需求嵌入文件管理系统，镶嵌在收、发文登记环节之中，在生成或收到电子文件之际便做到归档与登记同步、鉴别与鉴定同步，自电子文件生成伊始便予以监控监管，以此保证其真实性、完整性、有效性。
2.分类整理工作嵌入业务环节之中——这是实现“淡化整理、深化检索”思想的重要举措，也是在电子环境中维系和呈现文件之间紧密联系的关键环节。目前，电子文件的保管通常采用电子与纸质“双套制”的方式。纸质版本可以“件”为单位进行实体的保管，前提是电子系统中由文件承办人员根据归档文件分类方案以及文件的内容、性质，在电子文件生成或接收之时随即将围绕同一事由形成的有密切联系的文件“合并同类项”置于相应的电子卷夹中，将不同活动中生成的文件分门别类。这一做法也可视为文书处理部门立卷优越性在电子环境中的体现与延伸。
3.年终归档检查嵌入人员考核之中——这是岗位责任制在电子文件归档过程中的具体运用。大同市自来水公司档案馆利用“归档通知书”起到了业务指导、“催交单”、归档记录和奖惩凭证的多重功效，大大提高了归档文件的齐全完整率。（注：池富，“‘归档通知书’效果好”，《山西档案》1998年4期。）天津铁道部第三设计院规定“谁形成、谁积累、谁整理、谁归档”，并将其作为年终考核项目之一。上述做法有效地遏制了“有人办文，无人归档”的现象，将归档检查与人员考核相结合，不仅强化了业务人员的档案意识，同时将归档工作落实到人。电子文件稍纵即逝、易于删改的技术特性更要求以严格的制度作为有效的管理手段，让每一个员工承担起维护机构活动的电子记录、电子证据的责任。
（四）坚持统而不死，允许多种优化模式并存。
机构性质不同，文件类型繁多，管理条件、利用需求各异，立卷改革既然不该“一刀切”，就该允许多种方法并存，但有两个前提条件必须明确：第一，“卷”也好，“件”也罢，无论何种方式都应在原有基础上进一步改革完善。允许多种方法并存不是指维持现状、抱残守缺，而是指允许多种优化模式（改良品种）并存，比如简化“卷”的繁琐、加强“件”的联系。第二，无论怎样改革，作为档案的基本保管单位（非狭义的实体整理）不应是单份的“件”，而应始终强调“组合体”概念（无论这种“组合体”以实体卷还是虚拟卷的形式存在，无论其实体整理形式是“卷”还是“件”）。这一点不只是“过去时”，也应是“现在时”、“将来时”。
1.国外同行的做法
一些探讨立卷改革、主张以“件”代“卷”的文章中，将国外的做法作为论据之一：“‘件’作为保管单位，在一些国家早就实行了”（注：陈泽渊，“‘件’为单位：对传统档案工作的改革”，《中国档案》2000年6期。），遗憾的是没有介绍具体国家和具体做法。笔者和许多同志一样非常关心国外同行究竟采用何种方法整理归档文件。由于到国外实地调研的机会有限，笔者曾借助Internet进行了一次网上调研，调研内容可概括为五个问题：
◇ 是否有必要制定归档文件整理(Filing)标准？是否已有相关标准？如果有，标准的对象是纸质文件还是电子文件？
◇ 归档文件整理的基本单位是什么？一份文件、一组文件还是其他形式？
◇ 实体文件的整理采用何种方法？主要依据形成时间、形成机构、业务活动还是保管期限？
◇ 谁负责归档文件整理工作，办文人员还是档案人员？
◇ 装盒时是否对归档文件加装卷皮？
国家 是否有标归档文件实体文件立卷人 是否用卷皮
名称 准／针对整理的基的整理方
／卷皮上的
的载体 本单位 法 标识项目
加拿大有／卷夹（纸按主题或
办文人 有卷皮／卷
不论载体质卷夹或职能组卷
员 号、案卷标
形式如何电子卷夹，赋予4
题、形成单
）注：卷位数字作
位、卷内文
夹的排序为编号，
件起止日期
必须与部二级编号
。每卷皆有
门的分类固定卷夹
卷内文件目
体系相一在分类体
录，亦有归
致。系中的位
档文件目录
置。
合订本方便
检索。
意大利有／一项业务按业务活
办文人 只有向中间
不论载体活动中形动组卷。
员 保管机构移
形式如何成的所有
交时才加卷
文件的组
皮／识别代
合。
码、分类代
码、案卷标
题、卷内文
件起止日期
。
菲律宾有／卷夹（若主题——
办文人 有卷皮／相
针对纸质特定主题字母顺序
员 关主题的卷
文件和电只形成一，姓名— 夹必须置于
子文件分份文件，—字母顺 同一盒内。
别制定标则加贴标序，地域 案卷指南标
准 签后与其，年度。 识主标题、
他文件一采用何种
第一主题、
起置于“方法取决
第二主题、
杂卷”中于利用的
第三主题等
）。需求。
。
墨西哥有／卷夹按来源、
档案人 有卷皮／类
只针对纸
主题、保
员
别（机构、
质文件（
管期限进
部门、系列
电子文件
行整理。
、分系列等
标准正在
）、主题、
制定中）
卷内文件起
止日期、盒
号、页数。
西班牙无标准 围绕同一在形成机
办文人 有卷皮／形
但有立卷主题或业关：按分
员 成机关的名
手册务活动形类代码整
称、分类代
成的文件理；
码、系列标
的组合。在文件中
题、案卷标
心：保持
题、卷内文
原有顺序。
件起止日期
。
表2：国外归档文件整理方法调查结果
调研的国家涉及不同地域的各类机构（国家机关、国家和地方档案馆、大学等）。虽然调研范围有限，难以覆盖所有国家，加之各国档案管理体制、术语或理解上的差异，调研结果难免存在一定疏漏。现选取其中较有代表性的调研对象，将Internet调研结果汇总于上表，供大家参考。
调查结果显示，大多数国家已就归档文件的整理方法制定了标准。文件之间的联系和组合体一再为被调查者所强调，即便是在现代化程度较高、已经产生并开始保管电子文件的国家。除基于纸质文件的墨西哥之外，表中所有国家皆由办文人员（即承办人员）负责整理归档文件。另一个共同点是各国均以围绕同一主题(subjcct)或业务活动(transaction)形成的文件组合体作为基本的保管单位——通常置于一个卷夹(folder)之中，因而基本保管单位常被称为“卷夹”，类似于我国“‘案卷’是保管档案的基本单位”的说法。表2显示，按主题（事由）或职能活动组卷是最常用、最普遍的方法。当然，所谓组卷，既可以是实体卷，也可以是虚拟卷。
除Internet调研之外，笔者在国外档案馆实地调研的过程中，发现卷皮项目比表2显示的项目更加简约，不少归档文件的整理结果，有密切联系的归档文件置于一个卷夹中，卷皮上没有诸多标识项目，只是在卷夹的标签上标注主题。若干个卷夹放在一个档案盒内，装满为止。卷夹里既无卷内文件目录，也无备考表。为方便检索，同时备有机检目录和供手工检索的归档文件的汇总目录，而且按照不同的检索途径建立多套目录，满足不同利用者的检索需求。这种淡化整理、深化检索以及强调组合体的做法是否可以在优化我国现有立卷归档的模式时予以借鉴呢？
2.我国现有模式的优化
实际上，目前我国的文书立卷处于“卷”、“件”、“组件”多种模式并存的状况，这是正常的也是值得提倡的。新标准的出台预示着标准化进程的前行，只是一些单位贯彻《规则》时“一刀切”的做法使人不敢苟同且忧心忡忡。统一是标准化的基本原理之一，但统一原理不是一统到底，也不能统得过死。统一的目的在于消除因不必要的多样性而造成的混乱，其实质是达到必要的一致性，并将这种一致性以标准的形式确定下来。标准化倡导的是经过充分协调，通过优化，以实现最佳效果的统一和简化。由此可见，必要的多样性和一致性是相辅相成的，只有通过优化才能实现最佳效果的统一和简化。笔者认为，我国立卷改革的当务之急是探讨如何优化现有模式，在发扬传统做法精华的基础上进一步改革、思变，寻求满足现阶段各类机构、各类文件的不同整理需求的有效途径。
“卷”当家模式（典型案例：中联部）。长期以来“卷”一直在唱主角，即便是《规则》颁布之后，不少单位依然对其“情有独钟”，其中一些单位并非因为现代化程度不高难以贯彻《规则》而不得不沿用“卷”的办法。比如：在OA领域和文件、档案管理一体化方面一直处于领先地位的中联部现在依然采用本单位原有的行之有效的立卷方法，因为在中联部看来，《规则》适合于文种较单一、规范，单位规模小，或者由档案部门负责归档文件整理的机构；而立卷更适合中联部自身的特点——文种繁多，部内制文及部外来文的数量都比较大，加上一直推行文书处理部门立卷，已有成功运行的软件与之匹配，所以不必盲目改“卷”为“件”。也就是说，《规则》颁行之后，“卷”依然有用武之地，特别是在消除人们担心不便利用的疑虑方面（如：电脑出故障、断电之后如何准确快捷地提供所有所需文件）。笔者认为，优化“卷”当家模式的切入点主要是简化整理方法，减少不必要的项目。如：不一定要求在每个卷内必须配放“卷内文件目录”（可借鉴国外编制归档文件汇总目录的做法）和“备考表”（对大多数“卷”来说形同虚设）；又如：是否可以考虑简化案卷标题的写法。案卷标题的拟写一向强调文字简洁、概括准确、结构完整，格式统一。完整规范的结构包括诸多“要素”（起码要求“作者”、“问题”、“名称”三项必须完整）：（地区）作者＋（时间）（地区）问题＋名称。能否“掐头去尾”只保留真正的要素“问题”（或称事由、主题）一项，去除没有必要标识的“作者”、“名称”项（这些在登记项目中已有反映，况且利用需求多以“问题”为主）。这是否可以算作实现双重减负的具体举措呢？
虚拟“卷”＋实体“件”模式（典型案例：浙江省电力公司）。这种模式的出发点是电子形态的归档文件的整理。浙江省电力公司的具体做法是：在电子系统中为“一件事”建一个“文件夹”，给每个“文件夹”一个唯一的流水号，使“文件夹”之间可以根据建立时间的先后依次排序。文件形成或收到时，通过标引其归属的某个“文件夹”的流水号，就可以将处理同一具体事务过程中形成的所有文件统统归入同一个“文件夹”——虚拟“卷”；鉴于日常的检索利用完全可以利用电子文件实行全文检索，纸质文件在利用工作中几乎可以“下岗”，故简化纸质文件的整理工作，取消实体的案卷，改用“件”当家的方法，将与电子文件相对应的纸质文件按形成和收到的先后顺序排列、装盒、上架，在纸质文件上标注存放地址号（可以分年度完全按流水顺序编），电子文件则注明相对应的纸质文件的存放地址号。（注：何嘉荪、楸峰，“保存电子文件背景信息的重要手段——再论全宗、案卷形态的异化”，《档案学通讯》2001年5期。）笔者认为上述做法不失为一种新型的优化模式，可谓“卷”与“件”的结合、传统做法与计算机技术的“嫁接”。也就是说，以“件”为单位对归档文件进行实体整理，并不意味着势必破坏文件之间的有机联系，这种联系是以计算机为纽带并借助人工智能得以实现的，“靠计算机‘勾连’程序解决”，（注：周基媛，“宝钢以‘件’管理的档案的实践与思考”，《中国档案》2000年11期。）这也是“件”当家的前提。
“组件”模式（典型案例：中国工商银行）。“组件”系相对于单份的自然件而言，主张将围绕同一事件产生的一组密不可分的文件排放在一起，从实体整理的角度看与不加卷皮的“卷”颇为类似，旨在克服“卷”的繁琐与“件”的松散。这一思想在《规则》中隐约有所体现，《规则》在界定“件”时规定：“正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，本文与复文可为一件”。但在实际工作中，有联系的若干文件不仅仅是上述关系密切得如此一目了然的文件，如何显示、保持它们之间的关系呢？问题的关键在于OA平台上的电子系统中“组件”模式的实现方式。中国工商银行的做法主要有二：其一是在办理文件时，通过计算机自动发出“办事依据”的提示，由办文人员“找齐”相关文件（如针对的“请示”、“签报”等），附在一起才能继续下一步，随着后续同一项工作中形成的新文件一路“滚雪球”般地贴进来，“组件”在办文过程中就这样由最熟悉情况的承办人员“随手”组建而成，文件办理完毕之后可由档案人员视情况再作调整；其二是用“件号”区分不同的“组件”（围绕一件事产生的文件只有一份时，“组件”的特殊形式便成了“件”），用“二级件号”标识“组件”内的所有文件（将“组件”中的主文件排在第一位，其他文件按照形成时间自动排序）。这种做法的最大好处是易于理解、简便易行，一目了然。笔者将其优势归纳为“四个明确”：“组件”与“组件”之间界限明确，文件与其相应的业务活动之间的关联明确，文件与文件之间关系明确，承办人员与档案人员的职责分工明确。
上述三种模式各具特色，共同之处在于强调并注重维系和反映文件之间最微观层次的有机联系，强调立卷改革不容忽视的“组合体”概念。笔者认为，在此基础上，“组合体”可以多元化：可以是“卷”，也可以是“组件”；可以通过实体的形式呈现出来，也可以通过虚拟的形式呈现出来。在电子文件系统中，元数据将承担起反映和维护文件之间相互关系的重要职责。
在优化模式的过程中，还有一个不容忽视的问题：即使在同一个单位，针对不同类型的文件也可以考虑采用不同的方法。比如：对归档文件进行实体整理时，行政管理活动中产生的文件（对应于文书档案）可考虑“件”；业务活动中产生的专业性、成套性较强的文件（诸如与之相对应的科技档案）可考虑“卷”或“组件”。况且，每一个单位都面临着以往（包括几十年以前）形成的“老”文件和OA环境中生成的“新”文件，不必强求都采用同一种方法。在这个问题上，同样应提倡具体问题具体分析。“一国”尚可“两制”，“卷”、“件”何妨并用？
综上所述，深化立卷改革的关键是思路的改革。有了正确的思路，才能应了那句老话：“路线对了头，一步一层楼”。以笔者之陋见，立卷改革思路的改革需要跳出误区、打破传统做法的束缚；新思路指导下的立卷改革不仅需要全方位的配套举措，而且工作重心将移至电子文件。一旦明确“为何改革、怎样改革”，对实际工作部门而言，当尽快确定适合于本单位的优化模式；对软件开发和程序设计部门而言，应考虑不同模式的技术支持方案；对行业主管部门而言，建议尽快出台一套针对不同优化模式、针对电子文件的系列规则，同时尽快规范配套术语，诸如：“件”、“组件”、“档号”，“立卷”、“归档”、“归档文件整理”等。
立卷一直处于改革之中，势必继续改革下去。立卷改革的思路也应不断调整、改革，与时俱进。