摘要：档案是保障高速公路运营企业的重要资料，它的安全保障体系构成主要有安全技术、安全预警、人才队伍以及管理制度保障四种。本篇文章基于高速公路运营企业档案的角度，探讨如何建设其保障体系，文章分为两大部分，首先介绍这一安全保障体系构成，然后提出体系建设的具体对策。希望本文的研究能够为读者提供有益参考。
关键词：企业；档案；保障体系；档案安全
前言：高速公路运营企业的档案，主要涉及其在建设施工、经营管理等方面的资料、数据，通过这些档案能够了解企业运营细节的原始记录，管理层和决策层通过它能掌握当前企业的建设水平、发展状况。对于大型高速公路运营企业来说，不免在经营过程中产生大量档案，若是不注重对其的保管，将不利于后期档案使用，因此档案安全保障体系研究具有重要现实意义。
一、企业档案安全保障体系构成
这一安全保障体系主要有四个部分构成，首先是安全技术保障，针对纸质档案、材料，采用杀菌、字迹保护以及防火等保护措施和技术；针对数字档案，则采用合适的存储介质（光盘、服务器、硬盘等）妥善保存，然后再进行数字加密。其次是安全预警保障，主要在档案的日常管理中，如发生意外情况（火灾、地震等自然灾害）时，采取有效应急措施，保障有序的抢救档案过程。再次是人才队伍保障，这是基于档案管理人员操作的考虑，通过加强对档案部门各人员进行教育和培训，使其具有高的综合素质促进档案安全保障体系建设。最后是管理制度保障，这一部分主要是在企业内针对档案管理，制定严格、详细的管理制度，并严肃相关人员执行制度的纪律，确保档案在归档、查阅、利用和销毁等操作到位。由此保证企业档案的完整，避免自然灾害造成的损失，防止机密数据、资料泄露，防范企业运营带来的风险[1]。
二、高速公路运营企业档案安全保障体系建设措施
（一）加大档案管理软硬件投入，提供安全技术保障
上文提到，为了保障档案管理安全，需要采用多种技术手段和措施，避免档案遭受到人为、非人为的损坏。基于此，需要加大软硬件投入，改善档案管理的环境。
为档案建立较为稳定的保管环境，首先要考虑企业所处的地理位置，以及当地气候条件（降雨、平均气温、干湿度等）和地质情况，通过了解气候的参数，制定相应的防护方案。例如当地降雨量较大，那么档案保管应着重考虑防潮，在档案室内添加除湿设备，保持干燥的存放环境。若是当地处于地震高发区，那么还要考虑发生地震时，如何规划档案室的空间结构，避免石块以及其他杂物砸中档案。除此之外，还要考虑基本的防水、防火措施，如在室内配置温湿度计、火灾报警系统等，当出现档案室温度较大，并且湿度较低的情况，应及时采取降温、增湿设备，消除发生火灾的隐患。对于收费站、养护站等基层单位的档案，需要做好定期收集档案的工作，及时归入综合档案室。
针对电子档案，还需要根据当下的技术环境，采取相应的存储设备和安全防护技术，进一步避免档案网络系统资料泄露、网络攻击、病毒感染等问题。针对以上问题，应在档案管理系统上安装具有实时监控功能的杀毒软件，同时为了防止档案资料损坏的问题，要定期对新保存的档案进行数据备份。为了提高档案的使用质量，通常会在企业内部接入档案管理系统，供有需要的员工查阅。在此环境下，需要为其构建良好的网络安全环境，采用防火墙、安全检测等技术，以此抵御外部的网络攻击和病毒感染等。
（二）健全档案规章制度
目前，大部分高速公路运营企业档案管理工作，主要为人工管理的模式，在相关工作中由于各人员的个体差异，呈现的保管效果也有所不同。为了避免档案保护在具体操作上的非标准化、非统一化的问题，需要制定严格、详细的档案管理制度，为工作人员提供完整、详细的工作指导，并对其行为进行有效约束和管理[2]。
建立的这套管理制度，应基于《档案法》、《保密法》的基础，再根据高速公路运营企业的实际情况和经营特点，梳理档案工作的方式和特点，由此制定在归档、保存等方面的工作细则，同时要保证全过程的有效控制。关于档案使用环节的管理制度，应明确企业内部归档、保管和借阅等各项操作的细则，通过制度来约束接触档案各人员的行为。最后加强对使用、管理档案的监督，确保相关人员的每一项操作都符合规章制度的要求。纸质档案归档操作如图1所示。
图1 纸质档案归档
（三）加强理人才队伍培养以及风险评估
档案管理的执行主体是人，个体能力存在较大的差异。除了为其工作制定严格的管理制度之外，还需要定期或不定期对档案管理人员进行培训，由此提升其工作能力和专业水平，适应档案管理数字化的工作环境，有效履行自身在其中的安全职责。
具体操作可以从以下几个方面入手：第一、基于档案管理人员和其他部门涉及档案的人员组成档案管理机构，并细化各人员、岗位之间的职责。第二、在企业内部以各种手段、方式宣传档案管理安全工作，使相关人员意识到此工作的重要性、必要性。第三、加强档案安全知识技能教育，对于传统纸质档案，教授其档案修复、防护，以及科学、规范地保护档案载体；对于电子档案，则进行计算机操作培训，加强数字加密、信息安全等方面的培训。培训过程，长期、短期培训模式并行，前者为长效化、周期化教育；后者主要是遇到突发情况，如某段时间内发生的病毒感染、网络攻击，通过培训和宣传，让档案管理人员采取有效保护措施。
为了提高档案安全预警，树立“以防为主，防治结合”的工作方针，强化档案管理人员的危机意识。具体操作可以从两个方面入手：1、增强档案部门反应能力，建立起安全应急体系，分析档案保管可能发生的突发性灾害，并为此制定预警方案。2、做好应急准备，在档案室配置一定的应急设备（灭火器、警报器等），当突发性灾害发生时，根据制定好的抢救步骤开展相关工作。
结论：综合上述，高速公路运营企业相比其他企业，档案数据量、信息量更大，同时档案使用率更大。因此加强企业的安全保障体系建设，才不会影响后期档案使用质量。要保护好传统实体档案防止自然灾害造成的损失，同时也要定期对新归档档案进行备份，防止信息丢失。要制定严格的档案管理制度，约束档案管理人员的工作行为。只有如此，才能为企业提供完备的战略知识资源。
参考文献：
[1]范钰.新时期如何强化企业档案信息安全保障体系建设[J].机电兵船档案,2016(02):56-58.
[2]王玲.浅析企业档案信息安全保障体系与企业法律风险[J].湖北档案,2015(02):22-24.
论文作者:陈慧兰
论文发表刊物:《基层建设》2018年第33期
论文发表时间:2018/12/24
标签：档案论文; 企业论文; 高速公路论文; 工作论文; 保障体系论文; 管理人员论文; 管理制度论文; 《基层建设》2018年第33期论文;