传统档案馆与数字档案馆的比较研究，本文主要内容关键词为：档案馆论文,传统论文,数字论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
虽然传统档案馆与数字档案馆的基本概念有着很大的差异，但它们都担负着相同的社会职能，都是社会的科学文化事业机构。因此，对于数字档案馆，还需要我们在实践中紧密结合社会信息化过程和我国档案工作的实际，不断地探讨和摸索，并吸收国内外的研究成果和实践经验，准确地界定数字档案馆的概念。
一、馆藏之比较
1.档案的载体形式
(1)传统档案馆的档案载体
几千年来，纸张一直是信息保存与传递的主要载体与媒介。传统档案馆保存的档案主要是纸质档案。传统档案馆的功能也主要以这占绝大部分的纸质档案直接提供利用和进行档案编纂，推出档案编研成果，为利用者服务，其编研成果的信息载体主要也还是纸张。在进入20世纪以后，随着社会的进步、科技的发展，在各个领域中所形成的文件数量激增，档案信息总量也以惊人的速度增长，出现了档案库房拥挤，“库满为患”的严重局面。虽然，我们也采取了密集架和缩微技术等方法来提高档案保存的密集程序，并逐渐采取一些新型的磁介质、光介质等档案字体来储存档案信息，然而这些对传统档案馆保存的大量纸质档案而言，它们对解决问题的作用仍然是有限的。
(2)数字档案馆的档案载体
随着科学技术的发展，多媒体、超媒体、计算机技术及网络技术的日益成熟，另外，政府间开展政务公开，无纸化办公等，伴随着电子文件的大量出现，档案也逐步由比较单一的纸质载体向计算机可识别的电磁介质方向转化。数字档案馆的数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，这些档案信息载体，不仅集数字、文字、图像和影像于一体，而且有着惊人的存储能力。据了解，目前个人计算机的硬盘容量已达到160GB（千兆字节）以上；一张普通的光盘可存储3.4亿字节，而一张高密度光盘的存储量更为巨大。随着计算机技术的不断革新，电磁介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增大。我们有理由相信，把一个档案馆的全部档案信息，把一个机关的全部文件信息存储在一张光盘上，已不再遥远。随着科技的创新，它将会逐步实现。但数字档案馆新型的档案载体也会带来诸多弊端，如数字化信息存储载体寿命有限，存储方式带来一些新的不安全因素，存储下来的软件，有时难以找到与它匹配的计算机。另外，新型载体存储起来的信息，往往是不能直接阅读的，必须借助于机器，必须有电源，也极易受到外力的干扰和破坏等等。
(3)两者之比较
传统档案馆保存的档案主要是纸质档案和非常少量的缩微、磁性载体等档案。而数字档案馆的档案主要是以磁介质、光介质等为载体的档案。这些电磁介质的档案载体具有存储密度高、存储成本低、多媒体融合等优点。很显然，数字档案馆新型的档案载体可为传统档案馆“库满为患”的严重局面大大减轻压力。可以看到，数字档案馆新型的档案载体在诸多方面比传统的纸质档案载体有着巨大优势。然而，任何事物都有两面性，从以上所介绍的数字档案馆的档案载体情况，便可知数字档案馆新型的档案载体也会带来诸多弊端。对于传统的纸质档案，虽说其存在着一些不足，但我们也绝不能全盘否定。因为，传统的纸质档案也有自己的优势，它可以无需借助其他任何技术就方便、明了的展现在利用者面前。而且，对纸质档案的保存和保管具有绝对的安全性，不像计算机上的信息，会遭到各种各样病毒的破坏。
可见，传统的纸质档案和新型的电磁介质档案各有自己的优势和劣势。传统的纸质档案在众多新型载体档案的冲击下，仍然发挥不可替代的作用，它不受利用环境的限制，对获取信息的设备也无限制。而传统档案馆纸质档案的劣势恰好是数字档案馆的优势所在，在此无须赘述。也因此，无论网络技术发展到何等先进的程度，纸质载体与数字化电子载体都将长期共存。因此我们都应该采取有效的方法与措施进行档案保管和保护，充分发挥档案馆的各项功能。
2.馆藏获取方式
(1)传统档案馆的馆藏获取方式
人们对于传统档案馆的馆藏，通常理解为一个档案馆所收藏保管的各类档案的总和，它是一个独立的、有明确界限的馆藏，是一个物理概念，这些档案都是实实在在地保存于档案库房内。传统档案馆的档案大部分是通过接收及少量的征集和购买而来的。其渠道是接收档案室移交的档案以及征集或购买社会上“三重三名”的档案资料。三重即重大活动，重大事件，重要人物诸活动情况。三名即名人，名产，名胜古迹。可由于传统档案馆的馆藏是实体的档案，长期以来，我国档案文件的进馆率一直偏高，达到归档文件的50%以上，造成了管理负担过重和保管空间紧张的局面。针对这一问题，我认为优化馆藏已经显得尤为迫切了。在接收档案时，应严格控制档案进馆比例，并逐步与国际的常规比例保持一致，我国可保持在5%-15%之间，即只接收价值较大的永久档案。
(2)数字档案馆的馆藏获取方式
数字档案馆的馆藏获取包括馆藏档案的数字化与电于档案的进馆。其信息资源非常丰富，主要可分为两类，即现实资源与虚拟资源。“所谓现实资源是指置放于本馆的数字化档案；虚拟资源是指置放于异地的，只有通过计算机网络才能获取的数字化档案。”（注：谭争、王培：《数字档案馆论纲》，《档案学研究》2001年第5期。）数字档案馆打破了档案馆围墙的界限，它通过计算机网络，使档案馆得到发展，可将Internet上的信息经过整理后作为本馆虚拟馆藏。数字档案馆的信息获取采用多渠道、多载体相结合的方式，让全球范围内为我所需的最新信息不断地进入本馆的信息系统，增加其馆藏量。档案用户查询的信息，不论是文本型的档案材料，还是各种音频、视频材料，都可以从档案馆的计算机网络中得到。可以说，数字档案馆的各种馆藏几乎对全世界都是开放的，当然，数字档案馆也还存在着权限管理问题。
(3)两者之比较
传统档案馆的馆藏获取方式主要是接收及征集、购买实体档案，而数字档案馆的馆藏获取方式则包括馆藏档案的数字化与电子档案的进馆，其信息资源有现实多样性。对比起来，数字档案馆的馆藏获取方式较传统档案馆具有广泛性、多样性。然而，数字档案馆的馆藏大部分还是来自传统档案馆，即各种数据库的内容，将会包含或继承传统档案馆原有馆藏内容，其馆藏必须以传统档案馆馆藏为基础，否则将会变成无源之水，无本之木。
可见，如果没有传统档案馆收集、整理档案信息，数字档案馆中的信息资源就会匮乏；反之，如果没有数字档案馆提供新的信息环境，那么，传统档案馆有限的馆藏和服务就难以满足用户的需求。不难看出，数字档案馆是建立在传统档案馆基础之上的；同时，它也为传统档案馆提供了进一步发展的机遇。只有传统档案馆与数字档案馆共存互补，充分发挥各自的优势，才能满足社会的需要。
二、工作内容之比较
1.传统档案馆的工作内容
传统档案馆的工作内容，主要是对档案进行接收、整理、鉴定、保管与提供利用。但从目前看来，传统档案馆的工作重点是接收、保管档案，以档案文献服务为主，以本馆所保存的档案为基础，向利用者提供各种档案文献服务。衡量一个档案馆的功能和标准主要以馆藏量及接待档案利用者人数为主，比较注重强调量的服务。
积累了几十年的经验，传统档案馆在对档案的接收、整理、鉴定、保管、提供利用这一系列工作上已形成了一套相对完善的制度。传统档案馆的主要工作内容，除了在相应的制度和规定下进行档案的接收、整理、鉴定、保管及提供档案利用等日常基础性工作外，传统档案馆还在此经常进行档案编研工作。利用馆藏档案选定专题编研档案成果，公布于社会。另外，还组织开展有特色的档案专题展览会等等，为进一步扩展档案的利用价值，提高档案的社会地位，充分发挥档案馆的科学文化事业机构的功能。传统档案馆是永久保存档案的基地，是保存人类文化遗产的重要场所，在各个时期提供利用，进行文化传播。历史证明，人类几千年来的重要文化遗产能够长期保存到今天，主要是传统档案馆发挥的作用。“十五”期间，我国档案馆在加强馆网体系建设，开发档案信息资源的同时，将重点建设成为党和国家重要档案的保管基地，以及为改革开放和现代化建设提供档案信息服务的中心。
2.数字档案馆的工作内容
数字档案馆采取了新的技术来完成档案的收集、整理、鉴定、保管与提供利用等工作任务。因此，数字档案馆的工作有着全新的内容，这些新的内容值得我们去研究，否则无法保证数字档案馆的正常运行。其中包括档案信息资源的数字化，数字化信息资源的整序，电子档案的进馆，网络资源的开发利用，档案各项业务的计算机化管理（如自动编目、自动标引）等。数字档案馆是以信息工作为重点，开发与利用档案信息资源，这是网络环境下用户服务的基础，也是今后档案馆工作的重点。在网络与信息资源迫切要求共享的时代，衡量一个档案馆的功能与标准将侧重于电子信息的拥有量，提供信息的数量、质量，吸收利用者的数量及用户能否在终端上用最短的时间、最快捷方便地获得本馆、本地区，乃至全世界的有用信息。
关于数字档案馆工作的各个环节，现在正处于研究和实践试行阶段，还没形成一套统一的规范和标准。而且，数字档案馆的建立，对各方面的技术要求较高，更需要深入的研究，不断的完善，使对电子文件各个阶段的管理有章可循、有法可依，并要求所制定的标准与规范有较强的可操作性。在技术上，要保证电子文件的安全性，这是至关重要的。一旦电子文件失去了其原始性、真实性，其价值也就无从可谈，甚至会带来严重的后果。
3.两者之比较
20世纪末，我国各级各类的传统档案馆已发展到3700多个，而且，这还将处于不断增加的趋势。因此，对传统档案馆的研究不能中断，应进一步加强。准确地说，当今传统档案馆的工作也多是采用计算机管理、自动化与手工操作相结合的。但与数字档案馆对比起来，传统档案馆较多的工作还是手工操作，主要采取手工的方式对档案进行接收、整理、鉴定、保管、提供利用及进行编研工作，组织开展档案专题展览会等等。对于数字档案馆的出现，我们应该以科学的态度去面对，应该相信，随着科技的进步，新事物的出现是历史的必然。数字档案馆则基本上采用计算机对档案信息资源进行数字化、整序、开发利用及业务管理等。可见，传统档案馆与数字档案馆在内容上是有很大差别的。其实，这也是由于它们各自馆藏的档案载体形式、保管方式等不同所决定的。数字档案馆的工作在技术上比传统档案馆尤为先进。但需要指出的是，传统档案馆不仅可通过馆藏档案进行提供利用，而且还可举办档案专题展览会，作为交流思想与活动的阵地，所具有的人文、历史精神，数字档案馆是不能完全体现出来的。另外，档案人员与利用者的直接交谈、解答咨询等所起的作用，也是数字档案馆不能替代的。
可见数字档案馆的各项工作采取计算机操作，所具有的速度快、效率高、数据准确等优势弥补了传统档案馆工作手工操作的不足。而传统档案馆全面系统的积累、永久保存人类文化遗产，开展有目的的社会宣传教育活动，提高全民素质等优势，则弥补了数字档案馆的不足。二者共存互补，将使21世纪的档案馆走向一个更完善、全面发展的新时代。
三、服务方式之比较
1.传统档案馆的服务方式
传统档案馆的服务基本上以阵地服务为主，服务工作的开展以档案馆为中心，服务地点局限于档案馆内，利用者必须到档案馆去，而档案馆的开放时间也是极为有限的。在其开放时间之外，无论你如何急需，一般来说都无法获得任何服务。另外，传统档案馆的服务主要是面向本单位、本地区已履行了有关手续的利用者。它是以档案馆为轴心，以提供档案文献为主，档案利用者利用档案的途径是亲自到特定的档案馆去，以面对面的方式接受档案人员的服务。虽然多年来，档案为提高档案利用率，采取了许多变“被动的、单一的”服务方式为“主动的、多样的”服务方式，但其利用还是受到许多条件的限制和制约，也始终未能跳出传统的档案文献服务的圈子。但是传统档案馆能最大限度地满足不同知识阶层、不同经济条件的利用者，它的大部分服务是无偿的。另外，传统档案馆对利用者没有要掌握计算机应用知识和网络知识的要求和限制。因此，传统档案馆拥有庞大的用户队伍。
2.数字档案馆的服务方式
数字档案馆是以信息服务为主，以用户为中心。档案馆可以通过计算机网络系统将本馆的以及网络中的数据库有关的信息直接传送到用户家中或办公室里。只要通过网络上的个人电脑，就可以成为数字档案馆的服务对象，且能够查找该档案馆的馆藏及利用情况等所需要的信息。档案馆不再是老百姓眼中的“神秘殿堂”。数字档案馆档案信息的服务面特别广，不受地区、时间、信息数量的限制，在计算机与网络连接上可自由地存取、检索、查询、复制网络上的信息。但由于数字档案馆还存在着权限管理等问题，因此，数字档案馆系统可把用户分级，然后相应分级别的提供档案利用。档案利用者要通过身份验证才能够查阅档案。对于一些有保密性质，不对外开放的档案，利用者也只能亲临档案馆经过一定的手续程序来查阅、利用档案。而对于那些可开放利用的档案，利用者就可以坐在家中或在办公室里通过计算机终端进行远程登录，方便而快捷地检索和查询所需要的信息。由于一系列有效的措施保证档案信息的使用与用户的权限相符。对此应该形成一套法规标准的管理体系。此外，还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更为严密。
3.两者之比较
传统档案馆的服务是以档案馆为中心，主要向本单位、本地区已履行了相关手续的档案利用者提供利用服务的。数字档案馆则可提供远程服务，档案利用者可通过计算机网络快捷而方便地获得服务。也正由于数字档案馆提供的是远程服务，因此数字档案馆网上利用档案信息是需要付费的，而传统档案馆的服务基本是无偿的。但我们应该明确：网上利用档案信息都是远程利用，对于无须远程利用和无须社会化的档案信息本来就不必上网，可以就近保存，就近使用。而对于需要社会化有必须远程使用的档案信息，在传统档案馆确是基本无偿使用，但用户为了获取这些信息需要奔波于两地之间，所花的时间不算，仅来回车费绝不亚于网上查询费。因此，对于这样的情况，网上付费查询档案信息并不算是数字档案馆的缺点。相反，它弥补了传统档案馆在提供利用及服务上的一大缺陷。
与传统档案馆相比，其服务方式较多样化，服务手段较先进化，服务面较广泛化。但需要指出的是，传统档案馆的信息还受时间与密级的限制，不能完全上网。另外，也不是数字档案馆中所有的信息都允许访问查询的。对于这部分档案，如果用户要利用，还必须到传统档案馆中去，按照有关规定履行一定的手续才能获得服务。可见，传统档案馆与数字档案馆在提供档案利用的服务方式上，二者是不能缺一的，它们的地位都非常重要。因此，在服务方式上，我们应采取有效的手段让传统档案馆与数字档案馆朝各自的优势方向发展，充分发挥各自的长处，相互弥补对方所存在的弊端，只有这样，才能满足档案利用者的需求，并向其提供快捷而优质的服务。
四、档案人员素质要求之比较
1.传统档案馆对档案人员的素质要求
由传统档案馆工作的内容及工作重点所决定，传统档案馆对档案人员素质的要求是以掌握档案学基础理论和档案工作技能为主的。它要求档案人员掌握扎实的理论知识，并在档案馆的各项工作中体现出来，能够运用理论很好地指导实践，运用娴熟的工作技能于工作之中，使各个工作环节都能有条不紊地进行，并能很好地运转。随着科学技术的迅猛发展，传统档案馆的档案人员还必须不断地学习科学文化知识，掌握现代化技术，不断地提高自身的综合素质，争取出色地完成传统档案馆的各项业务工作，并为提高档案馆的社会地位、增强档案馆的社会功能而不停地努力。
2.数字档案馆对档案人员的素质要求
数字档案馆的出现将引起员工整体角色的转变，对档案人员提出了更高的要求，它要求档案人员要调整心理状态，更新观念，以适应新的信息环境；学习更多的科学文化知识，并掌握现代信息技术，数字档案馆所需要的是复合型、一专多能的人才。档案馆员工要具有较高的外语运用能力、计算机应用能力及网络知识，同时还应掌握相应的检索知识及信息存贮技术、处理分析技术、通信技术等。另外，档案人员还应具有较高的人文素质和知识评价水平，对网上纷繁复杂的信息进行分类标引和有效的管理。也可以进行电子信息资源的二次开发与建设，过滤掉无用的灰色信息，开发出有效的信息产品，为用户提供增值服务，满足新世纪档案馆事业的新要求。
3.两者之比较
相对说来，数字档案馆对档案人员的素质要求要比传统档案馆高得多。目前看来，传统档案馆的档案人员的业务素质整体偏低，还很难胜任数字档案馆的各项工作，因为数字档案馆对人员的智能结构提出了全新的要求，如果缺乏能设计、建设和管理数字档案馆的专业人才，数字档案馆将难以变成现实。因此，从现在就应有目的、有计划地进行培育和吸纳，为数字档案馆的建设准备坚实的人才基础。但在信息密集的21世纪，无论是在传统档案馆，还是数字档案馆，档案馆员工的作用都将日益重要，他们不仅仅是档案管理者，更应是信息资源管理者，信息利用的导航者，信息知识的教育者。不管如何，随着社会的进步，科技的创新，每一个档案馆人员都必须努力培养自身具有更深层次、更高的综合素质，这也是信息时代赋予档案人员的历史使命。
五、结束语
通过以上的比较与分析，可以清楚地看到，传统档案馆与数字档案馆各有利弊。尽管数字档案馆在服务手段、服务质量及提供信息的深度和广度等方面比传统档案馆有着巨大优势，但数字档案馆并未完全具备传统档案馆的功能，也不能代替传统档案馆，数字档案馆与传统档案馆具有共生性。在今后，传统档案馆与数字档案馆并存发展将成为档案馆发展的方向。只有极尽全力地发挥、伸展二者的优势，扬长避短，相互依存，相互补充，才能更好地发挥档案馆的文化传播功能，进一步拓展档案馆的教育功能和服务功能，共树新时代的新兰台形象。
注释：①方燕：《数字档案馆的研究与开发》，《档案学通讯》2001年第5期。
②张晓霞、王宇晖、王萍：《数字档案馆：21世纪档案馆的新发展》，《兰台世界》2000年第1期。