摘要:文书档案管理是高校管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志,是不断提高校管理水平的需要,因此,做好文书档案管理工作具有十分重要的意义。本文就如何加强文书档案管理进行了探讨。
关键词:文书档案;管理;原则;措施
文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展,如何提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求,适应日趋发展的新形势,这是文书档案工作的新课题。
一、文书档案管理的工作原则
(一)确定收集档案的原则
1.全面收集。档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性,而要从更宏观的角度来考虑,从全面的观点出发,从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用,既要看它的现实价值,又要看它是否有社会价值和史料价值。档案是历史的记录,也是历史的产物,它是在一定的历史条件下形成的,它的产生总是和一定的历史条件相联系。所以在鉴定档案的价值时,必须运用历史唯物主义的观点和方法,坚持史存原则,将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值,根据档案产生的历史条件、时代背景,并结合现实来考虑档案的价值。
2.准确、符合事实。做好企业文书档案收集工作,必须坚持实事求是的原则,要深入有关部门反复校对,校正材料出处,对原始材料进行科学的归纳、整理、分析,去伪存真。同时要有选择,根据企业管理和工作的需要,从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义,有具体实用价值,且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编。坚持实事求是的原则,不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实,特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值,一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌,确保信息资料的准确性。
3.长远发展利用。在鉴定档案价值、确定收集档案时,既要看到档案在现实中的作用,又要预见到未来工作中的作用,因为社会在不断进步,事业在不断发展,档案的价值也会随之发生变化。不仅要看到眼前,而且要透过文件预测到它的潜在作用。
(二)实现信息化管理的原则
1.快捷。企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息,为企业提供安全、及时、准确、全面的信息,提高工作效率。
2.方便实用。当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性,而不被淘汰。要简化程序,使用方便,符合企业文书档案的应用要求,符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件,与办公自动化软件能够有效地接口,不能形成信息孤岛。
3.确保信息安全。文书档案信息内容有一定的保密要求,因此,必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾,规定用户权限,涉密文件须经加密处理。涉密单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接,但必须与国际互联网维持物理断开形式,从而维护涉密信息的安全。
二、加强文书档案管理的措施
(一)高度重视文书档案的管理工作
1.积极主动做好档案工作的宣传汇报,采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规,不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识,努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持,力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中,完善档案管理设施,提升其规范化、信息化、现代化发展水平。改变被动提供有关档案工作资料的工作方式,主动参与领导决策需要,提高档案服务的主观能动性与前瞻性。
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2.科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了更高的要求,相关干部要积极接受新知识、学习新业务,主动学习信息技术、现代管理等相关知识,坚持素质教育、终生教育的理念,不断确定新的学习目标、任务和要求,掌握和提高应用新型技术工具的能力和水平,努力成为具有出色管理才能、技术先进的复合型人才,为他人提供方便、快捷、高效的服务。
3.搞好文书工作与档案工作的规范衔接。档案的前身是文件,文件质量与档案质量密切相关,只有建立在文书部门规范处理文件基础上,才能提高档案管理水平。文书人员要建立较强的档案意识,做好文书材料的立卷归档。在文件处理中,要时刻注意档案整理工作,实现文书、档案工作一体化。
4.要求及时、准确处理文件,及时登记收发文件,发现文件缺少要及时查找。特别是对一些账外材料的处理,应注意及时收集领导报告、会议材料等,保证文件材料的完整性和实效性。此外,要强化“文书部门立卷”工作,这也是《中华人民共和国档案法》已明确的一个基本制度。《国家行政机关公文处理办法》也有规定,公文办理完毕后,由文书部门或业务部门负责“及时整理(立卷)、归档”。
(二)加强文书档案资料的全面收集
1.健全规章制度。档案管理人员要认真学习《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规,不断增强档案管理意识,进一步完善必要的档案工作制度,落实责任制,为档案的收集、整理、保管等制订一系列有效办法和制度,及时收集原始档案,并理顺归档程序,防止档案的散失,为日后提供利用打好基础。
2.加强催收。在工作中常出现由于其他工作事务,而忘记及时返还文件的现象,此时为确保档案不遗失,应该进行催收。
3.加强档案收集的广度和深度。无论是专职档案管理人员,还是兼职档案管理人员,都要加强专业知识的积累,扩大档案收集范围,完善档案收藏结构,特别要加强对重要会议、重大历史事件、重要艺术成果、企业发展建设成绩、杰出人物及事迹、社会活动、建设工程、科研项目等档案的建设与管理。在档案收集中,要突出单位及各部门特色,增加收集的门类,广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料。注意增加信息收集渠道,提高资料鉴别能力,注意发现有保存价值的资料。
4.加强部门之间协作,做好文书档案的收集工作。档案员必须做到“三勤”:①嘴勤,即经常主动了解业务部门开展的新工作;②脚勤,即与业务部门加强联系与交流,以及时获取有关信息;③脑勤,即根据单位的工作实际,思考档案如何围绕单位的中心工作,如何做好收集利用服务工作[2]。总之,要加强与各部门的协调与沟通,保证档案收集信息渠道的通畅,着重收集能够揭示一个单位发展阶段的资料,为开展实际工作和科学研究服务提高参考信息,切实发挥档案部门在经济社会发展中的参谋依据作用。
5.年终归档。年终时,要根据文档登记表,检查是否有缺漏文件,如有缺漏务必补齐。因此,平时就应该注意收集、查阅相关的档案资料,根据预立卷制度将档案资料整理齐全,按照时间顺序或文件的内容归档,可起到事半功倍的作用。
6.按收发文的不同种类分别进行登记。以收文为例,收文登记本不得与其他记录本混用,需单独使用一个记录本;一般来文为红头文件的要列明收文日期、收文号、机密等级(一般可省略)、来文单位、来文文件号、文件标题、每一来文数量;如果是传真,应在备注栏注明何时收到,如果有专人送交,应注明由何单位、何人在何时送交;按文件内容、紧急情况准确记录文件,最后分别交各主管领导阅示,如需在单位内进行宣传、办理,应对承办单位、收件人、办理完毕后的归档时间做出相关记录,以便全程跟踪、催办、督办;做好备案登记,依据工作需要,每季度或半年做一次备案,可根据记录内容进行打印,避免因笔体不同而造成难以辨认。年终时,将做好的备案表装订成册,即形成一本档案明细账。
三、结语
文书档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分,它既是提高管理工作效率和质量的必要条件,也是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
参考文献:
[1]王媛媛.浅谈档案管理的安全保护工作[J].科技信息(学术研究),2008(07).
[2]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报(社科版),2006(02).
论文作者:辛少菲
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/3/28
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