数字化、网络化时代期刊管理新思维——从电子期刊资源建设和标准化谈起，本文主要内容关键词为：新思维论文,期刊论文,时代论文,资源论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号]G255.2
电子期刊的兴起虽然时间不长，但发展迅速，应用广泛，在未来期刊大家族中，将会扮演越来越重要的角色。在信息社会，期刊的发展方向是数字化和网络化。本文试对新环境下期刊管理的相关问题进行理论与实践并重的研究、探讨。
1 电子期刊的管理
1.1 电子期刊的收集
在今后相当长的一段时间内，印刷型期刊不可能完全被电子型期刊所替代，但电子型期刊文献将会逐步增加，并最终成为图书馆存取信息的主体。例如香港科技大学图书馆所收藏的印刷型期刊仅为2200种，所能提供的电子期刊却多达34500种[1]。那么如何收集电子型期刊信息呢？
馆藏电子期刊的主要形式是光盘数据库，由于光盘检索系统具有存储密度高、容量大、可进行回溯性检索、批量定期服务以及套录等优点，故备受用户的青睐。
1.1.1 广泛收集目录文摘等二次文献信息数据库
即使本单位收藏的期刊总数有限，但因文献线索完整，用户仍可通过网络资源等获取原始文件，从而弥补一次文献收藏不足的缺陷，同时也可以缓解经费不足的矛盾。例如中情所重庆分所的《中文科技期刊数据库》是一种题录加文摘型检索性数据库，所收期刊达5338种，涵盖所有自然科学学科；上海图书馆的《中文社科报刊篇名数据库》收入哲学、 社会科学期刊3720种，报纸146种。 上述两种检索性数据库所引用期刊几乎涵盖整个中文期刊出版品种。收藏这两种光盘数据库基本上可以满足读者对国内期刊检索的需要。至于国外检索系统光盘数据库，分学科专业出版的比较多，如荷兰《医学文摘数据库》（EMBASE）、美国《心理文摘数据库》（PSYCLIT）、英国《科学文摘》（INSPEC）等。对这些数据库， 以对口收集为宜。
1.1.2 以按学科收集一次文献信息数据库为重点
随着信息社会的发展，图书馆的职能将发生重大变化，但在相当长的一段时间内，图书馆为用户提供一次文献这一基本职能将不会改变。清华大学《中国学术期刊（光盘版）》是以各学科领域的主要期刊、核心期刊为基本框架的全文信息检索系统，又按学科分8个专辑出版，入编期刊总数3000 种。其文献保障作用既权威又相对完备。国外全文光盘数据库以专业性、多学科为主。 如南京图书馆购进的美国出版的《商业期刊光盘》（BPO）是一种含有工商、银行、保险、财税等10多个专业、共包括431 种外文期刊的全文光盘数据库。期刊光盘数据库的购进在教学科研服务中发挥了一定的作用，既节省了经费，又节省了空间。
1.1.3 对印刷型期刊和光盘数据库进行合理配置
光盘检索系统具有自身的优点，但缺点也同样存在，即需定期进行更新，周期一般为1～5个月。同时，光盘数据库中的期刊品种通常以某一学科领域的部分期刊为主，而不可能囊括全部，这就会影响信息的查全率。因此，不能也不可能以光盘数据库完全取代印刷型期刊，而应采取两种类型的期刊合理配置的办法。具体操作可分为三个层次：①并列收集，即两种版本都予收集。光盘数据库主要用于回溯性服务和定题服务。②交叉收集，即选择部分期刊，如本单位科研需要而且使用率较高的部分，收集两种版本，其余的只收集印刷型。③分开收集，即有光盘数据库的不再收集印刷型版本，如科研项目所需要的期刊若购进光盘数据库，则其余的仅购进印刷型即可。
1.2 电子期刊进行过刊管理
以上所提及的《中国学术期刊（光盘版）》是由清华大学主办的我国第一个连续出版的大规模集成化、多功能学术期刊全文检索系统，它分8个专辑，作为现刊出版， 代表了我国光盘出版物特别是光盘连续出版物新的发展方向[2]。从过刊管理的角度，与传统印刷型期刊相比较，它也具有极大的优势。
1.2.1 传统的过刊管理所存在的问题：
● 装订期间无法使用。装订期刊需要1～2个月的时间，一般正值第二年的年初，这时正是期刊使用频率较高的时间，因此读者意见很大。
● 装订费用高，装订（精装）一本过刊一般需5～10元。 每个图书馆每年都要拿出几千到几万元的经费专门用于过刊装订。在经费普遍比较紧张的情况下，很多图书馆无可奈何，只能削减过刊。
● 过刊的检索能力很差，基本上只具有提供全文检索这种单一功能。
● 传统的过刊管理对馆藏空间造成持续压力。因为过刊的剔旧与一般图书资料的剔旧相比，更加复杂和困难。
1.2.2 光盘版过刊的管理优势：
● 无需装订。
● 具有强大的检索能力。有多个检索入口，各种检索条件可用布尔逻辑关系组合使用，且支持模糊查询。
● 节约馆藏空间。光盘版的主要优势在于其巨大的存储容量。一张光盘大约有680兆的存储空间。 《中国学术期刊（光盘版）》为月刊，在每张光盘上存储大约三四百种期刊。每年的96张光盘可容纳2500多种期刊全年的内容。当它由现刊转为过刊时，并不会对馆藏空间造成多大的压力。
● 方便管理和使用。光盘版期刊是一个完善的系统，可用于进行读者管理、收费管理和统计管理等，还可方便准确地统计出各种过刊的利用率，对于确定核心期刊、订购印刷版期刊和过刊的日常管理工作都具有非常重要的作用。
1.3 共享国内外各图书馆及各文献信息中心的馆藏信息资源[3]
显然，任何单一图书馆的资源优化都仅是权宜之计，从长期发展的目标来看，必须大力加强馆藏信息资源共享的建设：
①建立全国文献资源保障体制；②要有完善统一的宏观调控机构和正常的运行机制；③实行分级制和自我协调的办法，如在文献品种、类型的合理收集方面进行协调，多渠道地筹集文献资源建设经费；④建立文献资源评估的新标准；⑤尽快制定图书馆法和其他相应法规，为图书馆事业的发展和文献资源建设提供法律保障。
目前，互联网的发展给我们带来了极大的希望。互联网的功用主要是快速传递信息和实现资源共享。我们可以通过网络收集国内各图书馆及文献信息中心提供的期刊文献信息，更好地计划馆藏期刊文献的订购和安排有限的经费。例如通过CERNET，可查访已加入该网并提供服务的150所中国高等院校图书馆的馆藏期刊目录； 通过“中国高校中文社会科学图书基金会”首页，可进入“西文期刊联合目录系统”，从而全面及时地获得国家教委文科文献信息中心所采集的社会科学西文新刊等信息资源。
1.4 充分利用Internet上的期刊信息资源
我们可以通过完善全国高校文献信息资源共享服务系统来实现这一功能。作为中国教育科研网雏形的CERNET，辐射、联结了几十所全国重点大学图书馆。这些馆藏书目信息、各种文献数据库、光盘版专门术语库，甚至全文数据库，都可以向全国的情报用户提供查询服务。
当本馆乃至国内的信息资源满足不了信息用户的特殊需求时（如用户需要昂贵或专业性极强的外文期刊），可以依赖因特网的信息资源，做好两项工作：①跟踪网络电子期刊，搜集所需要的信息。网络上存在大量的电子快报、学术论坛和计算机会议等信息，我们可通过电子邮件等方式收集相关内容。②发布期刊目录通报。例如UnCover公司， 其网上数据库共收入1.7万种各学科杂志，提供现刊目次通报服务， 我们将自己的电子邮件地址登记到邮寄目录中，就可得到所选择的期刊目次服务，目次更新时，系统也会自动分发。此外，我们也应将所收集到的目录存档在自己的网络服务器中，向用户提供期刊目录通报服务。
2 电子出版物引文形式的标准化
电子出版物被利用的机率越来越高，但到目前为止，其文后电子参考文献的著录在作者和出版界都未得到足够的重视。
电子参考文献与印刷型参考文献主要区别在于其载体形式和获取的手段不同，其文献的来源也不尽相同。我国现行《文后参考文献著录规则》中主要对印刷型和非书型资料（包括机读磁性制品）的参考文献的著录作了规定，而对电子参考文献还没有具体的著录规则。
2.1 国外有关电子参考文献的著录方法介绍[4]
目前国际标准化组织已经制定了电子参考文献著录标准（ISO／690—2），日本有关专家也根据其草案（ISO／DIS690—2 ）给出了日本语文献参考电子文献时该怎样著录的范例。下面就各种电子参考文献的著录方法（ISO／690—2）（其中楷体为可选项）作一简介。
——电子图书、数据库作为参考文献时的著录格式
著者名称.标题[媒体标识].编辑者名称等.版本.出版地：出版者，出版日期.更新／改订日期[引用日期].丛编名.地址名.ISBN.
——电子图书、数据库的一部分作为参考文献时的著录格式
著者名称.标题[媒体标识].版本.出版地：出版者，出版日期.更新／改订日期[引用日期].章节数.章节名称.登录号.其它构成要素.存取地址.ISBN.
——电子期刊中的论文作为参考文献时的著录格式
著者名称.论文名称.期刊名称[媒体标识].版本.卷、期等.更新／改订日期[引用日期].页码等，其他书目信息.存取地址.ISBN.
——电子公告版、电子会议室作为参考文献时的著录格式
标题[媒体标识].出版地：出版者，出版日期.更新／改订日期[引用日期].其它构成要素.存取地址.
——电子函件作为参考文献时的著录格式
著者名称.标题[媒体标识]收信者等.发信日期[引用日期].其它构成要素.
——电子参考文献构成要素的表述方法
对著者名称、期刊名称等一般构成要素的表述方法，参考一般文献的著录规则集合，对电子文献特有的构成要素有以下6条。
● 媒体标识。电子文献的媒体标识著录在标题后的方括号内，一般使用下列用语：[online]、[CD—ROM]、[magnetic tape]、[disk]。
● 联机文献的存取地址。联机文献的存取地址著录在“available from”后。 如available from Internet:listserv @ uhupvml.uh.edu by sending command GET PRICEWIL PRV5N3F=MAIL.
● 引用日期。引用日期著录在更新／改订日期（如没有则用出版日期）之后的方括号内。在没有联机文献或其它可靠日期时，该日期必须著录。
● 联机文献出版地、出版者。当联机文献缺少出版地和出版者时，可用网络地址代替。
● 联机文献的出版日期。当联机文献缺少出版日期时，可用引用日期代替。
● 更新频率。数据库更新可按以下格式著录：updated weekly,reloaded annually,continually updated,quarterly
2.2 我国应尽快制定电子出版物参考文献著录标准
参考文献是科技论著的一个重要组成部分，作者撰文中引用文献，可以明确地标示出所引用的学术思想、理论、成果和数据及来源，精练文字，节约篇幅，编者和读者则可以通过作者所引用的文献，评估其论著的学术水平，鉴定和确认其研究成果。通过参考文献，还可以进一步检索有关资料、了解学科发展动态等，因此，参考文献是科技论著中不可缺少的部分，应予以足够重视。
国际标准化组织有关电子参考文献著录方法的标准已经正式颁布，我国有关部门也应尽快制定出相应的著录标准并逐步完善，同时加强对有关人员的培训，以推动我国电子参考文献的标准化工作，适应全球信息网络环境下编辑出版工作的需要。
3 结论
3.1 传统文献引文的规范化
电子期刊的兴起和全文数据库的建立，使得期刊标准化问题日益突出。科学引文可以参照自然科学期刊的国家标准GB／T 3179—92：科学技术期刊编排格式和有关国际标准进行期刊的编辑。各编辑部在征稿启事中，应详细说明对稿件格式和著录形式的要求。以利规范和统一，从而方便地把印刷型期刊转化为电子版形式，即时在网上发行，便于多途径检索。
3.2 加强期刊工作标准化建设
期刊工作的标准化是期刊工作自动化的前提和保证。只有采用标准化的设备以及标准化的数据、格式与软件，才能使期刊自动化管理系统顺利联入网络。因此，有必要对期刊自动化管理系统所涉及的标准化问题进行全面细致的研究。
3.3 知识创新体系与期刊网络化建设发展方向
为了使我国在知识经济时代赶上世界先进国家的水平，具有较强的国际竞争能力，我国制定了“国家创新体系”计划。 国家创新体系由4个良性循环、相辅相成的子系统组成：知识创新体系、技术创新体系、知识传播体系和知识应用体系。其中，知识传播体系是“智力放大”的必不可缺的中间环节，而网络化期刊管理系统便是其中的主要内容。利用网络条件，对传统的无序投稿、选稿、审稿、编辑出版的全过程进行规范的信息化系统改造，对科研导向成果发布、文献质量、期刊定位、期刊质量，乃至于调动科研工作者的积极性具有非常重要的意义[5]。 由此，我们亦可看出“规范化”乃是网络化的先决条件[6]。