关于文件生命周期理论若干问题的再认识，本文主要内容关键词为：再认论文,若干问题论文,生命周期论文,理论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件生命周期理论自本世纪八十年代传入我国以后，引起了我国档案界众多有识之士的极大关注。但在如何客观认识这一理论上，却产生了很大的分歧。如文件生命周期理论的概念是否确切？文件运动过程中主客体的关系如何把握？文件生命周期理论是否适用于我国？这些分歧又牵涉到许多档案学基础理论问题，如文件和档案是否属于同一事物？档案概念的外延如何界定？文档一体化管理的理论依据何在？由此可见，关于文件周期理论问题的学术争论早已超越了该理论自身的范畴，争论的意义也非同一般，一方面可以促使我们反思现有的档案学基础理论使之更趋完美，另一方面可以解决文件生命周期理论在我国的“存亡”问题。因此，关于文件生命周期理论的学术争论对于推动我国档案学的学术研究，活跃学术研究气氛无疑是极为有益的。笔者就文件生命周期理论的相关问题再抒己见，无非也是希望学界同仁能相互切磋，共同探求真理罢了。
一、关于“文件生命周期”和“文件生命周期理论”名实问题
文件和其他事物一样，是有自己的“生命”的。文件的生命即是文件从产生到死亡的完整过程，文件生命周期当然是文件从产生到死亡所经历的各个时期（阶段）。由于文件生命周期理论将文件运动的最后阶段归结为“销毁或永久保存阶段”，因而容易使人认为永久保存的文件不存在死亡现象，从而得出文件生命周期名不副实的结论。对此问题如何认识呢？
我认为：文件运动的生命过程有两种形态，一是文件物质形态的生命过程，一是文件价值形态的生命过程。在文件运动的过程中，文件物质形态的生命和价值形态的生命虽然交织在一起，但人们在决定文件存毁时往往是依据文件的价值形态的生命过程来确定的，文件“销毁或永久保存阶段”中的“销毁”是由于文件价值形态生命的丧失（即丧失继续保存的价值）而导致人们采取有意识人为剥夺文件物质形态生命的行为（即销毁文件物质实体），而“永久保存”是由于文件价值形态生命的“万寿无疆”（即具有永久保存的价值）而导致人们希望其物质形态的生命也得到永生，然而这只是人们的美好愿望而已。因为，“不管多么重要、珍贵的档案，它的内容都是通过一定的物质材料书写、记录而体现出来的。由于世界上的一切物质都处在永不停息的运动之中，虽然从宇宙整体来说，物质是不灭的，但对于具体的物质材料来说，是会变化乃至消亡的，因此，档案制成材料的老化、褪变，最终损毁，是不可避免的自然规律。如果档案文件上有价值的历史痕迹褪变了，那么档案的历史性和真实性以及它的凭证作用也就不存在了，从这个意义上，我们认为档案的寿命是有限的。”（注：李鸿健、刘凤志、胡让、冯乐耘编著：《档案保护技术学》，档案出版社1984年版，P1—2。 ）由此可见，具有永外保存价值的文件其实是难以“永久保存”的，文件价值形态的生命必须依附于物质形态的生命，物质形态的生命“寿终正寝”（即自然损毁）之时，即是价值形态的生命结束之时。（当然，我们可以采用不断复制的方式不断转换文件的物质形态，使其价值形态的生命得以延续乃至永远，但这已是另一回事。对于文件原始物质形态的生命而言只有一次。）皮之不存，毛将焉附。
根据以上分析，我们可以清楚地知道，不管任何文件，从其产生之日起就逃脱不了“死亡”的阴影，其间只有死亡的时间和方式（必要的人为的销毁抑或自然的损毁）之别。由于文件生命周期理论对于文件运动阶段的划分是与文件的保管场所（办公室——文件中心或中间档案馆——档案馆）相对应的，文件在经过文件中心或中间档案馆这个“炼狱”之后面临两种命运，一是因文件丧失保存价值而予以销毁，一是因文件具有永久保存价值而使文件移至档案馆继续保存（但文件移至档案馆并不意味着文件物质形态的生命可以得到永生）。也就是说，文件运动到最后阶段，在要不要进档案馆保存的问题上必须作出唯一的选择。因此，具有永久保存价值的文件在档案馆内保存的过程（即文件物质形态生命在档案馆内运动变化直至最后死亡的过程）也自然隐含在“永久保存阶段”之内，只不过是在给文件运动各个阶段命名时，是以文件价值形态生命的变化作为依据的（我们无法同时以文件物质形态生命和文件价值形态生命的变化作为命名依据），从而易给人造成“永久保存阶段”的文件没有死亡的假象。
生命周期是“一个个体从出生到死亡所经历的各个时期”。（注：《辞海》（缩印本），1989年版，P1949。 （着重号为笔者所加））文件生命周期理论重在揭示文件呈线性运动的过程及其各个时期的划分，其理论要点可以概括为三句话：文件从产生到销毁或被永久保存是一个完整的过程，文件在完整的生命过程中因其表现的作用、价值的不同而区分为不同的运动阶段（即文件运动各个时期的划分），针对不同阶段文件运动的特点采用相应的存放与管理方式。而这一理论的核心或最为直观外现的是如何对文件运动的各个阶段进行划分。（这一点从“文件生命周期理论”这一称谓上亦可体现出来。）由此可知，文件生命周期理论主要是研究如何根据文件作用、价值的变化引起的存放、管理方式的改变而对文件运动阶段进行划分，而没有涉及（至少在目前）文件运动中的其他问题，如文件群体运动的特征及规律、文件运动的内在动力等。因而何嘉荪、傅荣校两位先生将文件运动规律理论分成文件生命周期理论、全宗理论及文件价值理论三大部分。（注：何嘉荪、傅荣校：《论文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，《档案学研究》1997年第3期。）对此，也许有人会有不同的看法，如全宗理论、 文件价值理论是否属于文件运动规律理论，或者说文件运动规律理论体系到底应该由哪些理论构成，这些都可以继续探讨，而且这种探讨本身也有益于我们对文件各种运动的特点和规律的把握。但是，如果将文件生命周期理论等同于文件运动规律理论，这无疑是不妥的，因为所有文件各种运动的特点和规律并不是文件生命周期理论的内涵所能揭示的。退一步讲，如果将所有文件各种运动的特点和规律的研究都纳入到文件生命周期理论的话，则文件生命周期理论这一名称倒真该改成文件运动规律理论。所以，我们现在面临的问题是，将文件生命周期理论本身直接扩展（不是改称）为文件运动规律理论好呢？还是在保留文件生命周期理论的同时，将它与反映文件运动其他特点和规律的理论一起会合成文件运动规律理论好呢？为此，仁者见仁，智者见智，在目前还无需强求统一。
二、关于文件运动过程中主客体关系的问题
文件运动是主客体因素（即文件客体的自身属性和人们对文件的主体需求）交互影响作用的过程。但是，在文件运动过程中如何把握主客体之间的关系呢？我认为：
首先，在分析文件运动时，不能把客体因素（文件的自身属性）和主体因素（人的主体需求）割裂开来，认为前者是内因，后者是外因。“事物的内部矛盾是事物发展的内因，事物的外部矛盾是事物发展的外因”，（注：《马克思主义哲学基本原理》（修订本），上海人民出版社1980年版，P83。）而“矛盾则是对立面的统一”， （注：《马克思主义哲学基本原理》（修订本），上海人民出版社1980年版，P70。 ）文件的自身属性单方面并没构成矛盾。那么文件的内部矛盾又是什么呢？我认为，它是文件客体的自身属性与人们对文件的主体需求之间的对立统一。“外因只是事物发展的外部条件”，（注：《马克思主义哲学基本原理》（修订本），上海人民出版社1980年版，P84。 ）文件运动的外因，如文件运动所处的社会环境（如社会制度、社会的发展水平）、技术环境（如通信和电脑技术结合而成的电脑网络环境）、文件制作、管理的方式、手段等都会对文件运动产生一定的影响，但它们只能通过内因起作用。
其次，在文件运动的主客体关系中，主客体的地位是不对等的，主体是主客体关系中主要的、能动的一方。为什么这么说呢？因为“主客体关系的产生和发展，不是客观物质世界自然发展的结果，主要是人这个有目的、有意识的主体能动作用的结果。主客体关系的建立，本身就具有一定的目的性和选择性。在特定的具体活动中，主客体的地位是不可逆转的。人们把自己看作主体，把对象看作客体，这本身就是对自我的优先认定”。（注：齐振海、袁贵仁主编：《哲学中的主体和客体问题》，中国人民大学出版社1992年版，P256。）同理，在文件运动过程中，主体始终占居着主导地位。如果没有主体交流、传递信息以便现时使用的需要，文件客体就不可能产生（即主体赋予文件客体以“生命”，文件“最初是作为办事工具为了处理当时某种事务的需要而产生的。”（注：陈兆祦、和宝荣主编：《档案管理学基础》，中国人民大学出版社1986年版，P17。）如果没有主体积累、 贮存信息以便日后利用的需要，文件客体产生后也不可能被保存下来（文件“由于事过之后仍有用处，所以才保存起来成为档案”。（注：陈兆祦、和宝荣主编：《档案管理学基础》，中国人民大学出版社1986年版，P17。 ）由于“在主客体关系中，主体具有一种相对独立的自主性。这种相对独立的自主性表示主体对客体采取什么行动，采取什么方式行动，都有一定的选择自由，而不是毫无选择的盲目行动。”（注：中共中央党校马克思主义哲学教研室、中共湖北省委党校哲学教研室编：《主体与客体》，中共中央党校出版社1990年版，P39。）因而，在文件运动中， 主体对于客体的控制（如是否需要制作、是否需要保存）及控制的方式（如何制作、如何保存）具有相对的选择自主权，而这种选择自主权又是以主体为满足自身的需要为前提的。
再次，在文件运动的过程中，客体对主体具有制约作用，甚至在特定条件下客体也能在主客体关系中占主导地位。这里必须加以说明的是，“客体不是与客观事物相等同的概念，客观事物只有在主体的对象性活动中，作为主体活动所指向并与主体相对立的东西时才成为客体”。（注：李秀林、王于、李淮春主编：《辩证唯物主义和历史唯物主义原理》，中国人民大学出版社1995年第4版，P80。）因而在文件主客体关系中，文件客体对于主体的制约作用，表现在主体对文件客体的控制及控制方式的选择必须以遵循文件这一客观事物的本质和规律为前提，例如主体对于文件客体是否需要保存以及如何保存就必须以正确把握文件的自身属性为基础，离开了这一点，主体对于文件客体的控制及控制方式的选择必定是盲目的，正是从这个意义上，我们才说主体对于文件客体的控制及控制方式的选择自主权是相对的。在特定条件下，即在没有文件客体，主体无法行动或行动了也会产生失误时，文件客体相对主体而言又居于主导地位，因为此时文件客体的存在（特别是现行文件具有法律效力）可以决定主体的行为及行为方式。由此看来，正是由于主体和客体这一矛盾双方的又同一又斗争才推动着文件的运动、变化和发展。
最后，在文件运动过程中，如何理解主体的需要呢？这个问题实际上应同文件价值问题联系起来研究。对此，我是这样理解的：
第一，“价值属性不是客体的自然属性，而是客体的社会属性，虽然客体的自然属性是价值的物质承担者。客体的属性只有同主体的活动，同主体的需要联系起来并得到肯定时才具有价值。不与主体的需要相联系单独存在的客体的属性或不与客体的属性相联系单独存在的主体的需要都不构成价值。因此，价值不是实体范畴，它同实践一样，是关系范畴。价值概念本身就内在地包含着主体需要的涵义。”（注：王家俊主编：《马克思主义认识论》，吉林人民出版社1986年版，P125。）客体的属性是客观的，主体的需要也是客观的，（“主体的需要是客观的，不是主观任意产生的，是有其深刻的客观物质根源和社会根源的”（注：王家俊主编：《马克思主义认识论》，吉林人民出版社1986年版，P126。））而主要针对客体的实践活动也是客观的物质活动，所以作为主体的需要同客体的属性统一的价值也是客观的。因此，文件的价值是文件客体的属性和主体的需要的统一体，具有客观性。
第二，“主体与客体的价值关系中，主体作用于客体是价值认知、评价与创造过程，客体作用于主体是价值的实现和检验过程。”（注：王玉樑著：《价值哲学新探》，陕西人民教育出版社1993年版，P35。）“主客体的作用是双向的，主客体的价值关系， 主体处于主动、主导的地位”。（注：王玉樑著：《价值哲学新探》，陕西人民教育出版社1993年版，P36。）也就是说， 在文件运动中，主体以符合客体属性的方式作用于文件客体，其前提是主体必须正确地认识客体的属性。而主体作用于客体的实践活动及主体对客体的认识活动，“都是有意识有目的，都是为了满足主体的一定的需要。”（注：王家俊主编：《马克思主义认识论》，吉林人民出版社1986年版，P124。）在文件运动过程中，主体必须不断把握文件价值形态的变化，以便采取相应的管理方式，而把握的前提又是主体必须对文件价值进行正确的认识和评价，价值认识“就是从未被认识的客观存在的价值到获得价值认识的过程”，（注：王玉樑著：《价值哲学新探》，陕西人民教育出版社1993年版，P288—P289。）包括价值认知和价值评价两种形式，价值评价“就是对客体价值的评估，即主体运用一定的评价标准对客体价值进行衡量作出的对客体价值的评估”。（注：王玉樑著：《价值哲学新探》，陕西人民教育出版社1993年版，P292。）主体对文件价值的认知和评估又必然融入了主体的思想、意图、目的，正是由于不同的主体其思想、意图、目的的差异导致对于同一文件的价值认定结果的不一致性。对此，有人可能会说，文件价值岂不是人见人异难以把握了？这就又涉及到一个评价标准的问题。由于哲学上的人（主体）是分层次的，它可以分为人类主体、社会主体、集团主体和个人主体，相应的主体的需求也有人类主体需求、社会主体需求、集团主体需求和个人主体的需求的层次之分。主体在对文件价值进行认知和评价时，必须以社会主体的需求为标准，文件（档案）保管期限表就是根据文件自身的属性以社会主体的需求为依据来确认文件价值的，而不是由各集团主体（机关单位）、个人主体根据其自身的需求来随意确定和销毁。
第三，主体需要的存在是客观的，但主体需要又是具有社会性的，比如，饥饿需要吃东西，这一生理需求是客观存在的，但需求的内容，吃什么东西，吃的方式则是由社会生产方式所决定的，正如马克思所说，“饥饿总是饥饿，但是用刀叉吃熟肉来解除的饥饿不同于用手、指甲和牙齿啃生肉来解除的饥饿”。（注：《马克思恩格斯全集》第46卷（上），P29。）可见，人在吃什么和怎么吃的问题上是有思想意识的， 如果看不到这一点，人和动物又有什么区别呢？因此，在文件运动中，主体的需要又何尝不是融入了主体的思想、意图和目的。比如，有人在工作中必须取得某种数据，这一需求显然是客观存在的，但这一需求必然是融入了此人的某种意图和目的的，毫无意图、目的地取得某种数据的需求是不存在的。至于这种取得数据的需求是靠文件（档案）来满足还是靠调查研究等其他手段来满足，这确实涉及到主体的思想认识。但现在我们讲的是在文件运动过程中的主体的需要，它必须和文件的属性相关，不能割裂开来，也就是，主体的这一需求，文件（档案）能不能予以满足及满足到什么程度。
从以上分析可知，“文件运动不是单纯的客体运动，它是一种融入主体思想、意图、目的和要求的社会活动。”（注：何嘉荪、傅荣校：《论文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，《档案学研究》1997年第3期。）的论断是基本正确的。
三、关于文件生命周期理论的评价问题
关于文件生命周期理论的评价，实质上是确立在它与我国现有的文书学、档案学理论水平的比较之上的，因而评价的前提有两个，一是正确理解把握文件生命周期理论的意义，二是如何认识我国现有的文书学、档案学的理论水平。对此，我是如此认识的：
首先，文件生命周期这个概念虽然最先是由西方国家档案界明确提出的，但我国也对相关的内容进行了类似的研究，在一定程度上得出了类似的结论，殊途同归，这是有目共睹的事实，无须多说。因此，文件生命周期理论是全世界档案工作者共同的理论财富。
其次，在我国，由于文书学和档案学分设，将完整的文件运动过程分成两截研究，尽管在各自的研究领域中有了较为深入的研究，具有了相当的理论水平，但在从总体上完整系统地研究把握文件运动的全过程上毕竟是有局限性的，而文件生命周期理论（或文件运动规律理论）正可弥补这一缺陷。但这并不是说，文件生命周期理论（或文件运动规律理论）就能取代文书学、档案学，或文书学、档案学可以替代文件生命周期理论（或文件运动规律理论），这是由于它们分别有各自的研究对象和研究内容及研究任务。这正如中国通史和断代史的关系一样，谁也不能取代谁。学中国通史，可以使我们完整系统扼要地把握我国历史发展的脉络；学断代史，可以使我们深入了解某一朝代或某一个历史阶段的史实。显然我们不能因为有了各门断代史而不要通史，但也不能因为有了通史而取消断代史，甚至在它们两者之间还有不可替代的中国古代史、中国近代史、中国现代史。
再次，文件生命周期理论自身也不是完美无缺的，需要进一步完善和发展。最为明显的是，文件运动三阶段论（现行、半现行、非现行）是有缺陷的，文件的制作阶段（因还不具有现行效用）在此得不到体现，因而我更赞同陈兆祦先生提出的四阶段论（制作、现实使用、暂时保存、永久保存），显然四阶段论比三阶段论更为科学、完美。文件运动规律理论就是对文件生命周期理论的丰富和发展。
最后，我想说的是，文件生命周期理论在我国的“命运”，并不应是一个评价过高或过低的问题，而是如何学习和吸取其有益的成份为我所用的问题，这才是现阶段对待文件生命周期理论应有的科学态度。
四、关于文件和档案是否属于同一事物的问题
这是一个长期以来学术界有所争论的问题，但这又是一个十分重要的档案学基础理论问题，它牵涉到诸如文件、档案的定义、档案学的学科体系等其他理论问题，更直接关系到对文件生命周期理论（或文件运动规律理论）的理解和认识。当然，在短时间内要取得一致的意见可能不切实际，但我希望经过档案学界各位同仁不断深入的研究、探讨、争论，能早日达成共识。
我始终认为，文件（狭义的）和档案是同一事物发展过程中的不同阶段，文件（广义的和狭义的）和档案不是同一概念。其理由是：
文件和档案的质是有区别的，文件转化为档案是阶段性的部分质变，而非根本性质变。（注：潘连根：《必须正确认识文件生命周期理论》，《浙江档案》1998年第3期。顺便补充说明一下， 该文“文件和档案不仅所承载的信息自身并未根本改变，而且文件的制作、档案的保管都是为了满足人们主体的需求这一本质属性也未改变。”一句中，主体的需求显然是有特定含义的，即交流、传递、积累、贮存信息的需求，而不可能是其他需求。）对此，我想再次说明的是，任何事物的运动、变化和发展是通过量变和质变表现出来的，量变和质变是事物变化的两种形态或两种状态，但在事物总的量变过程中，包含着部分质变，这种部分质变可以分为两种情况，一是事物的根本性质未变而比较次要的性质发生了变化，使事物的发展呈现出阶段性，可称为阶段性的部分质变；一是事物全局的性质未变而其中个别部分发生了性质的变化，可称为局部性的部分质变。我不知道是否只有较为复杂的事物才有部分质变到根本质变的过程（不知道其依据何在），但有一点可以明确，那就是文件（不管它属于简单事物还是属于较为复杂的事物）运动过程中假如不存在阶段性的部分质变，则我们又何以将文件运动的全过程划分出各个不同的阶段呢？如是随意划分出几个阶段又有何意义呢？文件生命周期理论还有产生的可能和存在的必要吗？至于永久保存的文件在什么情况下才实现根本性质变，这又回到了本文第一部分的问题上，即永久保存的文件有没有“死亡”。很明显，文件的销毁（非永久保存的文件）、自然损毁（永久保存的文件）及人为损毁（如火灾）之时即是文件死亡之时，也就完成了根本性的质变。
正是由于文件（狭义的）和档案属于同一事物（属于同一事物不等于是同一事物）发展过程中的不同阶段，因而它们的概念是不同的，从而这两个名词并不能通用，如“起草文件”显然不能叫“起草档案”，正如同属于人的不同阶段的“儿童”、“少年”、“青年”、“壮年”、“老年”不能通用一样。我国的“国家档案局”显然也不能叫“国家文件局”（因为我国的文书工作，党、政、军系统分别由中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅负责）。而美国的“国家档案与文件署”（原名“国家档案与文件局”）除了领导美国国家档案馆的总馆和12个分馆外（在美国，档案仅指具有永久保存价值的文件），它还领导15个联邦文件中心（联邦文件中心保管的是文件而不是档案），此外它还负责与联邦政府机关一起鉴定文件，制定文件保管期限表等，（注：陈兆祦主编：《六十国档案工作概况》，中国档案出版社1995年版，见“美国”部分。）这正说明它名副其实。
此外， 国际档案界对“文件”一词越来越趋向于广义的理解。 如1984年国际档案理事会出版的《档案术语词典》（注：丁文进、何嘉荪、方新德、许士平编译：《英汉法荷德意俄西档案术语词典》，档案出版社1988年版，见“Record”、“Document”、“Archives”词条。）将Records解释为“由机关、团体、组织或个人， 在履行其法定职责或处理事务中所形成、收到并保存的记录下的信息（文献），其形式和载体不论。”将Documents解释为“载体与记录其上的信息的结合体， 可用作凭证或被查阅。”而对Archives（档案）解释为“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件。”可见文件（广义的）一词（英语中相当于或接近于文件的是Records和Documents）的范围已十分广泛，档案自可纳入其中，这正可说明文件（狭义的）和档案属于同一事物的不同阶段。就是我国近30年逐渐形成的文件论也趋向于广义文件的认同，即便是出版社保存的样书和书稿也能纳入“文件”的范畴，因为“图书、报刊以及其他信息记录材料形成之初一般也经历了作为文件的过程”，（注：何嘉荪主编：《档案管理理论与实践》，高等教育出版社1991年版，见陈兆祦序文第3页注释。）可见“档案是文件的特殊部分， 是由现行文件转化来的”。（注：何嘉荪主编：《档案管理理论与实践》，高等教育出版社1991年版，见陈兆祦序文第3页注释。）
以上所述，是我对文件生命周期理论几个相关问题的进一步思考和认识，不妥之处，敬请各位同仁批评指正。关于文件生命周期理论是否适用于我国的问题，因限于篇幅，我将在另一篇文章中述说我的看法。