“虚拟整理”技术的产生和实践意义，本文主要内容关键词为：意义论文,技术论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、“虚拟整理”技术的产生
我们在应用计算机进行档案编目、检索成功后，就迅速投入到应用计算机技术对档案进行历史联系整理的研究，期望档案人员能从耗时、繁琐、沉重和艰难的档案整理中解脱出来。但实验的结果却令人大失所望，因为我们的研究证实，计算机能完成自动分类和主题词的选取，甚至已能自动编辑文摘，但用计算机全面自动解析隐藏在文件材料之间的历史联系却是根本不可能的，换句话说，用计算机代替文书或档案员对文件材料作历史的逻辑联系判断是非现实的，这一工作只能由人工来完成。但研究中我们发现，计算机虽然不能直接由文件材料中解析它的历史联系，但它能将人们已判断和标引好的所有历史联系都完整地记录下来。我们先在计算机上实现了档案历史联系单要素的模拟，随后又完成各种档案历史联系要素的混合记录。现在这一规范技术已被天津市和河北省两地分别制定的“科技档案整理规则”的地方标准所采用，1996年才初步完成了这一技术从理论到实用的转化。这就是“虚拟整理”新技术产生的过程。
说“虚拟整理”技术是一种新技术，是因为它是传统档案整理中所没使用的技术，而绝非单纯是因为这一技术使用了计算机的原故。“虚拟整理”技术是一种与档案实体排序无关的，单纯记录和揭示档案之间历史联系的技术，它是一套能脱离档案实体排列，而仅仅使用一套符号及其符号语法逻辑来记录和揭示档案历史联系的技术。
二、“虚拟整理”技术的实践意义
1、再造了一个记录档案历史联系的系统。这里有两个含义。 首先表示“虚拟整理”只是“再造了一个”，而绝对不反对和不排斥传统档案整理的方法，实践中“虚拟整理”用把传统档案实体整理的方法，作为历史联系和档案实体排序相同的一种特殊方式，吸纳到新技术中。另一个含义是：“虚拟整理”是与传统档案整理不同的，但同样是记录档案历史联系的系统。新技术系统又不同于传统档案整理系统，传统档案整理，档案实体排列顺序的破坏就意味档案之间历史联系被同时损坏。但采用“虚拟整理”技术，档案之间的历史联系不再用档案实体排序记录，而是依靠单纯的符号记录系统。它使档案历史联系与档案的实体排列之间失去必然的联系，档案的实体排序只被看作为档案的馆藏排列，这样无论档案实体排序遭到多么严重的破坏，档案之间的历史联系决不会因此而受到牵连。根据计算机内记录的档案历史联系和馆藏排列，就可以丝毫不差地再现原档案的历史联系排序和它们的实体排列。新技术能脱离档案实体排序记录档案历史联系的这种功能，反映它的确是一种新的记录档案历史联系的系统。
2、克服非历史因素对档案整理的影响。 传统档案整理技术的最大特征，是它用档案的实体序列记录档案的历史联系，所以档案实体排列所涉及的因素就必然要直接限制档案历史联系的整理，客观存在着档案的非历史因素影响档案历史联系整理的矛盾，如为满足不同保管期限、密级、载体种类的文件材料需分别保管的要求，就无法把原本有历史联系的文件材料真正地集中在一起，以至象材料开本这些与档案历史联系毫不相干的细小因素，都会使应该统一按历史联系排列的文件材料被分开存放。这些问题影响了用实体排列表达档案历史联系的完整性。解决这一矛盾的出路只能是采用脱离档案实体整理技术。“虚拟整理”就是在这一技术需求和计算机广泛应用条件下应运而生的新技术。“虚拟整理”技术的基础就是脱离档案实体排序的历史联系记录技术，因此它才可能在档案历史联系的整理中不再受到档案的保管期限、密级、载体种类甚至文件材料的开本等因素的影响，使档案的非历史因素对档案历史联系的整理不再构成威胁，使文件材料在历史联系的链条上应该放在什么地方就放在什么地方。可见，克服档案非历史因素对档案历史联系整理的影响，是“虚拟整理”技术比传统档案实体整理技术功能更为强大的明显特征。
3、创造了多向历史联系记录系统。 档案理论界在对档案的历史联系研究中早已发现，档案的历史联系是复杂的，是由多种历史要素所构成的，按不同的历史要素整理档案可以获得不同的系统。但由于档案整理因受技术环境的约束，档案整理必须采用实体整理，而只能从诸多要素中选取最主要的一个因素为档案整理的根据，作为档案历史联系排列的技术标准，生成了以“来源”为根据的档案历史联系的记录系统。这种档案整理技术是得到档案学公认的档案整理技术方法，是科学和正确的技术。但现在必须从理论和实践上指出，传统档案实体整理方法的问题在于，实体排序限制它只能选取一种档案的一种历史要素，生成一种记录档案历史联系的记录系统，它在选择和确定以某一主要历史联系要素作为进行档案历史联系的实体排列的同时，就意味着在档案整理的实践中它必须抛弃用其它历史要素构成其它记录档案历史联系系统的可能。而“虚拟整理”技术则可按多种根据（如按单位、事由、年代等）等历史联系要素，在计算机内同时构成多个以不同历史要素为根据而生成的记录系统，以此全面和完整地记录档案的历史联系。反过来说，这时一份文件能被几个历史联系的系统所记录，创造了档案多向历史联系记录方法和现实系统。
4、为档案工作的变革提供了技术基础。 档案著录技术的产生使档案整理工作发生分化，档案的编目工作从传统的档案整理中分离出来，编目技术成为一项专门的技术和工作，“虚拟整理”技术的产生不会使档案整理再次分化，但它会使档案的整理内容缩减为档案的历史联系整理，而将档案的实体排列的问题彻底交给档案的保管工作，使档案整理和档案保管之间从技术上就产生明确的界限。“虚拟整理”技术的产生使传统的档案整理彻底分化为档案整理、档案编目和档案保管三项独立的工作，这种变化会给档案馆技术部门的划分及工作流程的规划带来根本的影响。
综上所述，被我们称谓为档案历史联系的“虚拟整理”技术是一项在计算机条件下产生的、比传统档案实体整理具有更大功能的档案整理技术，其系统的功能是档案实体整理技术所不能比拟的。这种技术虽然并不成熟，我们也没将它讲透，且在完全达到实用前还有一系列的标引技术和计算技术需要档案界同仁共同努力攻关，但我们认为它必将改变档案整理的技术与实践，也将引起档案整理理论产生相当大的变革。它的出现实际已为21世纪的档案整理技术与理论奠定了基本轮廓。
（档案与文秘所第四届年会论文）
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