当代档案信息资源开发研究，本文主要内容关键词为：资源开发论文,当代论文,档案论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
人类历史上经历了五次信息革命，如今已经进入信息社会，世界信息化浪潮正以不可阻挡之势席卷全球，信息资源开发和利用水平已成为一个国家强盛的重要标志之一。档案信息资源置身于信息化大圈子中，理应为当代中国的发展做出自己的贡献，开发档案信息资源就是途径之一。本文即是在这个大背景下来探讨当代档案信息资源开发的若干理论与实践问题。
一、档案信息与档案信息资源
控制论创始人维纳(N.Wiener)对“信息”下了一个比较准确的定义——信息是人们在适应外部世界并且使适应反作用于世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。档案信息属于信息的一类，它具有信息的一般共性：可扩充性、可压缩性、可传输性、可扩散性、可分享性，因而在信息的概念范畴中，档案信息同样有其存身之地：档案信息是人类同外部世界进行物质与能量交换或称人类改造外部世界的过程中留下的有保存价值的最原始的内容的名称。简言之，档案信息是依附于一定载体上的人类活动的原始信息集合。当然，档案信息也具有不同于其他信息的特殊性，即本源性、积累性和内向性。
信息资源是信息社会中一个常用的词汇，它是通过人类的参与而获取的可利用的信息。档案信息资源的概念涵盖在信息资源概念中，是信息资源的一个组成部分，因此档案信息资源可以定义为：档案信息资源是适应生产力的发展水平，通过人类的参与而获取的可利用的档案信息。档案信息资源的特点可以概括为四点：一是人类的智慧与脑力劳动的结晶。档案信息是知识，因而档案信息资源是一种知识资源，是人类存储和传播知识的一种形式，因此说档案信息资源中包含着人类的智慧和劳动。档案信息资源的这一特点决定了档案信息资源开发的智能性。二是具有可共享性。由于档案信息的可共享性就决定了档案信息资源的可共享性，其有效配置和合理共享在很大程度上决定了它所能创造的价值和效益，从这一点上说要想实现档案信息资源的充分共享必须对其进行开发，这是前提条件，否则共享是不能实现的。这一特点就决定了档案信息资源开发需要广泛性。三是具有不均衡性。由于档案人员的认识能力、知识储备等多方面的条件不尽相同，他们所掌握的档案信息资源也多寡不等；同时，由于社会发展程度不同，对档案信息资源开发程度不同，地球上不同地区档案信息资源的分布也不均衡。这一特点就决定了档案信息资源开发需要因地制宜地开发。四是具有多元性。档案信息资源是对一个国家、一个地区或一个组织的政治、经济、文化、技术等各方面发展历程的全面反映，因此具体的档案信息的种类是多种多样的，针对这种复杂多样的特点就需要从多角度、多方位、多层次、多类型地进行开发工作，以发挥档案信息的最大价值。
二、档案信息资源开发的含义、必要性、原则与现实基础
目前国内外档案界对档案信息资源开发的含义一直有不同的见解。我认为要想搞清楚这个问题，首先应当弄清楚档案信息资源开发的主体、客体及主客体之间的关系问题。毫无疑问，开发的主体是档案人员，客体是丰富的有一定实体整理基础的档案信息资源。主体（档案人员）采用一定的方法和手段将客体（档案信息资源）更加系统化、有序化，以满足不同利用者的需求并从利用者对客体的利用中获得收益的过程就是挡案信息资源的开发。它包含以下几层含义：第一，档案信息资源开发的主体是档案人员；第二，档案信息资源开发的客体是有一定实体整理基础的档案信息；第三，主体要对客体进行作用，即档案开发人员要对档案信息资源进行重新整合加工，也就是要将档案原件中的内容（信息）与其原载体相脱离进行重新组织，使客体形成系统化、有序化的状态。这个过程中主体对客体的作用程度（或称加工程度）可以分为两种：浅加工和深加工。所谓浅加工是指对档案信息进行压缩提炼，形成信息线索并存储在一定载体上的过程，即档案信息检索工作；所谓深加工是指根据一定的需求，对庞杂的档案信息进行系统化、有序化的过程，以解决利用者需求的特定性与档案信息量大，质杂的矛盾，这项工作就是档案信息编研工作。第四，主体对客体作用的结果需要进行正常输出，满足利用者的不同利用需求，服务于利用者，服务于社会。这项工作就是档案信息传输服务工作。
档案信息资源开发在当代的必要性可概括为以下几点：一是有利于社会可持续发展。档案信息资源的有效开发利用，可以极大地提高现有各种资源的社会利用效益，促进资源的可持续利用；有助于提高社会管理活动的针对性、时效性，避免或减少因管理失误而造成的资源浪费，提高资源利用效益。二是有利于缩小与发达国家信息产业的差距。我国信息资源利用效益落后于发达国家与档案信息资源开发利用不够有关，档案信息资源作为国家信息资源总体中的一个重要部分，其开发利用必须提上日程。三是符合国家宏观信息政策的要求。档案信息资源开发是档案工作向信息化产业迈进的关键环节，是国家信息化建设中不可或缺的重要组成部分。四是符合信息技术发展进步的要求。档案信息资源开发是信息技术应用的一个领域，征实践中产生的问题将促使信息技术进一步完善和发展，以满足人们不断增长的档案信息需求。五是符合政府政务信息公开的要求。政务信息从某种程度上讲就是政府部门所形成的档案信息，对档案信息资源的开发可以说是从档案工作角度落实政务信息公开制度的实际行动。六是有利于满足社会对档案信息的需求。只有对档案信息资源进行开发，才能不断满足社会各界的档案信息需求。七是符合档案馆拓展功能的要求。当代档案馆与以往档案馆有许多不同，其功能必将随着时代的发展有所变化，而功能的拓展是以对档案信息资源进行有效开发为前提的。
在当代档案信息资源开发工作中需要恪守以下几项原则：一是要有健全的档案信息开发机构，配备合格的专业技术人员；二是要以本馆所藏档案为基础，发挥馆藏优势；三是密切结合现实需求，全面兼顾开发活动的社会效益和经济效益；四是充分利用计算机等现代化技术手段，提高开发效率；五是注重保密原则，正确处理开发和保密的关系，做到依法开发。
综观当前我国档案信息资源开发的现实基础，在档案信息开发政策方面我们经历了“以利用为纲”、开放历史档案、开发档案信息资源等三个重要阶段，使服务化、社会化、信息化、法制化的特点不断突出，这些为档案信息资源开发奠定了基础。同时档案信息机构和人员的数量和质量在不断提高，更加有利于档案信息资源的开发活动。
三、当代档案信息资源开发之一——档案信息检索
档案信息检索工作是对档案信息的浅加工，它主要是为解决档案信息总量庞杂与人们特定检索要求之间的矛盾而产生和发展起来的。目前来看将先进的数据库技术引入检索工作，是实现档案信息浅加工的最好方式之一。档案信息数据库建设的基本要素是数据、硬件设备和功能匹配的应用软件。其设计原则必须坚持数据文件结构的设置应满足管理上的需要、数据记录要反映各级管理的需要、要使档案信息的冗余度尽量减少、保持数据的独立性、安全性和完整性、维护方便，数据库有不断的扩充和更新能力。档案信息数据库的设计步骤包括需求设计、概念设计、逻辑设计、物理设计和加载测试等五个阶段。当前我国档案信息数据库设计时应坚持：一是需求导向原则。以市场需求引导数据库的开发，把有无用户、有无需求、有无市场作为衡量开发数据库是否成功的准则。二是经济效益原则。数据库开发不能盲目进行，要把经济效益放在首位，看准了再投资、再上项目，优先发展经济效益良好的数据库。三是技术原则。数据库开发时应注重技术水准的先进性，做到精益求精。四是标准化原则。目前我国无论硬件、软件都存在着兼容性差的问题，直接影响到用户的使用，因此，必须解决数据库的标准化问题，包括硬件标准化、软件标准化、数据指标标准化、文档标准化等。目前档案信息检索技术进步很快，档案全文检索技术、多媒体存储与检索技术、档案智能检索技术、网络匹配技术等高新技术已经应用于检索工作中，使这项工作提高了科技含量。
当前档案检索工作中另一需要引起重视和研究的工作是档案检索工具的组织形式——档案目录中心的发展。档案目录中心是指按照一定历史时期、区域或专业系统汇集档案目录信息，以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。档案目录中心通过对各档案机构编制的档案信息目录的汇集，可以对全国各地区、各专业系统和各部门的档案信息进行宏观调控和系统检索，从而为实现档案信息资源的共享创造良好的现实条件。
从我国实际情况出发，构建全国档案目录中心体系适宜采取纵横交错的模式。所谓纵式模式，即指依据我国行政级别的划分，综合性档案馆和专业部门档案馆分别组成纵向体系，分成中央级、省（自治区、直辖市）级、地市级和县级目录中心，下一级中心联结上一级中心，接受上一级中心的协调与指导。各专业系统在纵向体系建立时，依据本专业、本部门的具体情况而定，能建到哪级就建到哪级。所谓横式模式，是指各级各类档案馆之间的横向联系与交流，这种交流活动以各级综合性档案馆为中心，其他各类档案馆应当向同级综合档案馆定期报送馆藏目录信息。如此纵横交错的网络模式，直接将各级各类档案馆联结起来，如果利用者提出利用需求，那么他可以随时利用这个系统中的任何一个档案目录中心信息库中的信息（以二次文献形式提供）。
档案目录中心目录体系的建设要求包括三个方面：一是目录体系的系统性。档案目录中心设置多种目录并非追求目录的数量，而是着眼于能提供多种查询线索，因此，档案目录中心的各种目录必须组成一个有机的整体，才能体现目录体系的整体优越性。二是存储信息的齐全性。目录信息要能全面、准确地反映所辖范围内档案的各种特征，满足利用者多途径检索的要求，因此，档案目录中心的手工目录应有两种以上并且应达到条件所允许的最大著录深度。对于机读目录，则要求设置足够多的字段、子字段，以充分发挥“一次输入、多次输出”的优越性。三是著录范围的选择性。可根据实际需要对目录中心所收信息的范围包括档案的密级、保管期限、内容、时间下限等方面做出不同的选择。其次在著录级次上也应进行区分。如保管期限为永久的档案要求详细著录，保管期限为长期的档案可以简单著录。另外在目录种类上应以介绍性和查检性目录为基础。
四、当代档案信息资源开发之二——档案信息编研
对档案信息的深加工即编研工作是通过对档案信息的编纂，形成不同种类和形式的编研产品提供给利用者的一项工作。当前编研策略应与时俱进，重点推行“馆藏珍品”和“馆藏特色”战略。馆藏珍品的标准可以界定为：一是年代久远，二是内容重大，三是政要名人真迹，四是载体特殊，五是地方之最或全国之最甚至世界之最，六是孤本善本资料等。馆藏特色是一个馆明显不同于其他馆的标志之一，对于反映老字号、著名人物、著名历史事件、各地的历史、地理、文化特色、风土人情等方面的档案信息要按照一定的时间、地点、人物的顺序进行整理加工，使信息更系统，更全面，体现出地方特色，为地方文化建设和地方史的研究提供参考。同时档案馆还应当突出其“文化功能”和“教育功能”。近几年不少档案馆被定为进行爱国主义和社会主义精神文明建设的教育基地，这是档案馆在新的时代背景下发挥作用的一个重要形式，档案编研工作要与这方面的要求相适应，编者要有意识地强化各种编研成果的文化功能和教育功能。举办各种各样的档案展览是档案信息深加工成果的另一种形式，其文化教育作用往往更为明显和直接。
在档案编研工作中，最新的信息技术有了用武之地，特别是多媒体技术的应用已经成为现实。利用多媒体技术进行档案信息的编辑加工，是信息时代的必然要求，也是编研工作发展的方向。具体来说就是需要运用多媒体制作技术对文字型、图形图像型、声音型的档案信息进行综合处理，形成图文并茂的电子版档案信息编研成品。
优化编研工作的组织方式也是当前编研工作需要改进的方面之一。编研工作可以由单个档案信息机构来承担，也可以由多个档案信息机构联合承担，或由档案信息机构与社会上的其他信息机构联合承担。随着形势的发展，不同档案信息机构联合起来搞编研的优势越来越明显地体现出来，其中馆际联合搞编研、国内外联合搞编研已经成为现实。馆际联合搞编研的必要性可概括为有利于满足社会发展的迫切需要、有利于档案馆网自身建设、有利于优化馆藏、有利于保证我国档案文献资源建设，实现资源共享。国内外联合搞编研是指在不同国家之间对档案信息资源进行合作开发，特别是在解决当今世界性热点问题——散失在国外档案的回收问题时，这种国际间的合作就显得尤为重要。当然在进行这种国际问的合作时会遇到来自政策、技术和历史等方面的很多障碍，需要各方共同努力以最大限度地化解之。
五、当代档案信息资源开发之三——档案信息传输服务
档案信息的传输服务模式是多种多样的，这里主要研讨三种模式。信息市场模式是当代新兴起的一种重要的信息传输方式。所谓信息市场服务模式是指通过让档案信息进入信息市场，参与信息交流，达到开发档案信息资源的目的。档案信息进入市场的途径和方式主要是建立档案信息交易所、利用新闻媒介促销、举办档案信息发布会、举办档案信息产品拍卖会。档案信息进入市场需注意四个方面的问题：一是确定档案信息进入市场的范围。二是关于档案信息所有权的界定。三是注意保护知识产权。四是档案事业行政管理部门对档案信息市场应当给予充分的指导与监督，主动参与档案权益纠纷的处理。
中心服务模式也是一种重要的档案信息传输模式。所谓中心服务模式是指档案信息以一次文献形态特别是以现行文件形态为社会提供服务的模式，它是档案馆作为档案信息资源保存和提供利用中心在提供传统的馆藏档案信息服务的基础上，创新服务机制，开拓服务内容的一种新尝试。目前，这种模式已在一些地方推广，值得关注。其形成的客观条件是馆藏结构不尽合理、政府政务信息公开的要求、发展区域经济的要求。具体做法首先要明确服务范围，其次注意扩大宣传，第三要简化手续，方便利用，第四是现行文件服务与政府上网工程结合起来，互相促进。
网络服务模式是利用因特网提供档案信息服务的一种模式。其重大意义在于：一是可以极大地提高挡案信息资源的开发效益。计算机网络提供了一条超级通道，凡是能上网的利用者均可查阅自己权限内的挡案信息，他们可以在较短的时间内查询保管在不同地域和部门的大量档案信息，档案信息的集中利用程度明显提高，这有助于解决因分散保管而导致的档案价值相对下降的问题，从而提高档案信息资源的利用效益。二是可以显著提高利用者的工作效率。借助网络查询档案信息，利用者可以避免奔波于各地档案部门查阅档案之苦，既可节省时间，也可节约经费，从而可以明显提高工作效率。三是可以减轻档案部门的工作压力。利用网络技术传播档案信息，可以相应减少实际到档案部门利用档案的人次，从而相对减轻档案部门在阅览条件、接待人员安排、检索工具建设等方面的压力，便于档案部门利用更多的精力从事档案信息资源开发工作。此外，借助于网络技术使丰富的档案信息资源能及时出现在利用者面前，有助于更多的人了解档案，认识档案．进而实际利用档案，如此将有助于提高社会的档案意识，扩大档案信息的社会利用面。网络服务模式的实现分为两个部分：建立网络和档案信息上网。档案信息要上网必须解决好安全性问题和必须对档案信息进行数字化处理。档案信息网络中信息系统建设的基本要求是：一操作简便性。二实用性。三交互性。四安全保密性。五先进性。
数字档案馆是当前档案信息资源网络化建设的最新成果。档案馆馆藏从传统载体形式向数字化形式转变，加上多媒体技术、网络技术和数据库技术的飞速发展，档案信息的存取和传输方式发生了深刻的变革，数字档案馆应运而生。它是利用计算机系统和一些必要的辅助设备将馆藏档案信息数字化，并通过由高级通讯设备支持的计算机网络系统，方便快速地实现最大范围的资源共享的一种新型档案馆，是传统档案馆在计算机网络环境下的新发展，也是档案信息网络服务模式的发展趋势。数字档案馆由四个基本部分组成：一用户终端。二通信系统。三信息资源。四数据库管理和检索服务系统。与传统的档案馆相比，数字档案馆具有管理对象集成化、档案信息数字化、档案信息载体多样化、档案信息传递电子化、档案信息服务网络化、档案馆实体虚拟化等特点。目前深圳市档案馆建成了国内第一家数字档案馆。
六、当代档案信息资源开发的社会保障
当代档案信息资源开发的社会保障包括环境保障、技术保障、法律保障和人才保障等四个方面。环境保障是指采取各种措施营造一种有利于开发档案信息资源的良性发展环境，包括第一，更新观念，增强全社会的档案信息意识，其中观念的更新包括树立开放观念、效益观念和宣传观念。第二，改进馆网功能，促进档案信息流动。第三，注重合理配置，发挥档案信息资源的最大效益。技术保障是指针对档案信息的网络化服务所可能发生的信息安全问题而采取的技术防范措施，主要指防范黑客犯罪，特别是在档案信息系统中建立信息安全保障体系，包括系统的保护、检测、响应和恢复等各个方面。法律保障是指要为档案信息资源开发活动提供健全的法律法规保障。包括：第一，制定相关法律法规，健全完善信息立法。近几年我国政府对网络信息安全问题开始高度重视，加大了工作力度。2000年10月，国家保密局发布了《计算机信息系统国际联网保密管理规定》，2000年10月9日，国务院又发布了第292号令，公布《互联网信息服务管理办法》，这些都在法律上规范了网上信息的安全传播与服务。第二，网络上的知识产权保护。计算机网络环境下，网上档案信息之所以与知识产权发生种种关系，是因为不少档案是由公民或单位享有知识产权的作品，对这类档案信息的利用就必然涉及到原产权人的合法权益，因而必须分清权益，保护正当的知识产权。第三，网络上的隐私权保护。利用国家档案部门保存的档案，是法律赋予公民和组织的权利，任何人不能对这一权利予以非法剥夺或限制，但是由于档案来源与内容的特殊性，可能涉及其他公民与组织的民事权益，因而对档案的利用不能忽略他人民事权益的保护，否则可能在自己行使利用档案权利的同时造成对他人合法民事权益的侵害，特别是在网络环境下公民隐私权的保护尤其应当引起足够的重视。人才保障是指档案信息资源开发人才队伍建设，特别是档案专业高等教育的调整和优化。包括：第一，调整培养目标，突出社会化、综合化、创新化和层次化的人才培养战略。第二，调整课程设置，更新教学内容。要加强基础课程的教学，优化专业课程的教学。第三，突出现代技术课程的教学。要建立计算机教育的整体规划、加强教材建设、加强师资、设备等方面的建设。
（博士导师 冯惠玲）