摘要：文书档案是事业单位各种活动的整体记录,体现了事业单位成长与发展的历程,是单位重要的信息资源。随着信息技术和网络技术的发展,我国的产业化进程速度得以不断的加快,而且开始向着网络化和资源共享化的方向发展,这就使传统的档案管理模式和利用方式无法适应当前产业化发展的需求,所以加强档案的资源建设及法制化 进程已成为当前档案管理的必然趋势。
关键词：文书档案；管理；存在问题；解决措施
引言
现代文书工作对工作的顺利开展及有效运行有着极其重要的作用。将其与档案管理相结合是为了更好的适应时代社会发展的要求，是致使档案管理可持续发展的必要措施。在某种角度来看，文书工作具有特定的前瞻性、规范性、综合性及服务性，归属于单独的领导工作。随着档案管理工作的接连发展与创新，作为时代社会发展的“记录器”，被提出了更高的要求及标准。文书档案管理工作更肩负着单位的完整发展历程的记录责任，可以完全反馈整个单位的发展情况。随着文书档案管理的多种管理模式的持续创新，在一定程度上提升了文书档案管理工作的发展水平并进一步带动了社会长远的发展。同样的，我们也应该看到其存在的不足，下面就文书档案的管理工作进行详细的分析。
1我国文书档案管理工作所存在的重大问题
1 .1缺乏管理规范
近年来，虽然我国文书档案管理工作得到一定成效，但许多的专业档案馆和企事业单位在管理文书档案时，操作行为还是不够规范的，暴露了许多管理方面的缺点。像：案卷标题不合规定、档号编制不够统一等，一些案卷甚至还遗失了卷内的目录，组卷混乱矛盾十分突出。
1.2领导对档案管理不够重视，认识过于片面
档案工作在众多单位办公室职能中的地位较低。在一些领导的心里，档案工作是口头重要、做起来次要。他们把档案工作想得很容易，“不就整理收集文件后再建立档案目录而已嘛”。再者，档案工作投入多，起效慢，看不见显著的经济效益，只要单位的文件保存好了，当需要的时候可以起参考作用就行。
1.3 管理人员专业素质需要增强
许多企事业单位和相关档案管理馆都有相对稳定的档案管理工作人员去对文书档案进行规范化管理，让文书档案的管理工作效率得到了大幅度提升。可是有相当一部分文书档案管理人员的文化程度和专业素质不高，尤其在可以对档案信息进行深层次开发及研究的高素质专业人才方面尤为紧缺，难以适应新时代文书档案管理工作的发展要求。
1.4各部门对档案工作不够配合，制约了档案管理水平发展
单位的归档工作最主要是从各个部门收集重要的文件资料，可是一些部门为了自己工作方便，不肯把一些需要归档的文件资料给档案员作统一保管。一些责任心较强的档案员因为得不到有关职能部门的配合支持导致在做好档案工作经常感到心有余而力不足。在反复催要未果后，档案员最后也只好罢休，时间久了，一些重要的文件资料就容易遗失，此时要追究责任也太晚了。
2文书档案管理的应对措施
2.1规范文书档案管理的程序及方法
要使文书档案的管理工作得到进步和发展，可以从以下措施做起：（1）对案卷进行详细普查，将某些失效的文件丢掉，避免在后期管理工作中出现重复与低效率的问题；（2）对案卷重新进行拼凑，实现对案卷的规范化管理，将某些组卷过厚的案卷、内容过于复杂的案卷运用一定的原则重新组卷。组卷过程中如果发现无卷内目录、无案卷标题、无页码和标题模糊的案卷，则需重新进行加工，再次准确的进行填写，确保案卷的规范性；（3）对题名更谨慎，使检索的查准率获得提升，检索的查全率与分类号有着极为密切的关系，准确的题名是查准率的有效基础。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但如果只保障了查全率却无法保障查准率，则档案也失去了价值，因此，在著录进行时需要对题名进行统一的规范，尽量减少文不对题、含混不清还有电脑无法识别的问题出现。
2.2加强领导对文档管理的重视
文档管理工作可以分为两个类别：一类是上级组织产生的文档管理；另一类是由本级组织产生的文档管理。两类文档均是领导集体开展工作的依据之一，这就要求各级领导要充分重视此项工作。在加强文档管理工作方面，应做到：一是从软件设施、硬件设施各个方面提供方便，从上至下形成注重档案管理的氛围；二是多参与和反思档案管理工作的详细情况，对档案管理工作中存在的状况及时进行修改意见。再是把加强和规范文书管理工作加进全年的工作规划里，并仔细落实负责人，以上措施皆能对加强文书档案管理和改进工作起到积极的改善作用。领导对文书档案管理工作的高度支持和重视，也令文书档案在实际工作中发挥其应有的效用。
2.3 提高档案管理的人员素质
程序制度和队伍素质是强化文书档案管理工作的两大重点。档案管理人员的素质会直接对一个单位档案事业的发展起影响。档案管理不能离开档案管理人员这个基本,只有基础好了管理水平才会提高。通过档案管理工作的经验得出,档案管理员首先要具备较高的思想觉悟和政治素质,要有很强的责任心；另外,档案管理员要敬业。档案的收集、整理、装订工作是非常繁复和枯燥的,这便需要档案管理人员必须具有很高的思想境界,有奉献精神,学会苦中作乐；另外,档案管理人员得增强学习,积极参加各种培训,尤其是要在电子档案管理上,不断去丰富自己的知识,汲取新技能,学习档案管理的新方法,更新观念,这样才可与时俱进地完成文书档案管理工作。
2.4 学习交流是保证 基础
实践是检验真理的唯一标准。在实践中总结的经验及其珍贵,只有同行之间不断沟通,加强交流,取其精华去其糟粕,才可一起进步。同样,档案工作是自由开放的,需要彼此的交流和互相学习。这便需要档案管理人员从以下三个方面做起：一是要求档案管理人员提高自我学习,使学习内容合乎规定,提出要求,到时检查考核；二是尽量多参加档案管理方面的培训班以便相互交流学习；三是对口交流,相互激励。经过交流学习,使档案管理人员爱岗敬业,相互进步,以便提高自身管理水平。
2.5增强部门配合协作，方便做好文书档案收集
文书档案里很多利用价值较高的档案一般来自于不同部门。为保证文书档案工作的顺利进行，应解决好与各部门之间的关系，使档案的结构与质量得到完善。档案员需要做到“三勤”：①嘴勤，即经常主动了解业务部门开展的新工作；②脚勤，即与业务部门加强联系与交流，以及时获取有关信息；③脑勤，即根据单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作。总之，要加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅，着重收集能够揭示一个单位发展阶段的资料，为开展实际工作和科学研究服务提高参考信息，切实发挥档案部门在经济社会发展中的参谋依据作用。
3结束语
综上所述，在我国经济不断发展的社会背景下，对文书档案管理工作不断创新，及时改变管理观念，增强管理人员的责任意识，规范管理工作的程序和方法，采用现代化信息管理技术，使管理人员综合素质得到提高等措施，对改进我国文书档案管理工作的现状有着十分重要的意义。
参考资料
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论文作者:黄淑芬1,叶玉琪2
论文发表刊物:《基层建设》2017年2期
论文发表时间:2017/4/17
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