四维视阈下的电子文件管理研究透视，本文主要内容关键词为：文件管理论文,透视论文,四维论文,电子论文,视阈下论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我国电子文件管理研究经历了第十三届国际档案大会的发展契机、电子政务推动下的发展时机，以及电子文件管理国家战略提出的发展转机。[1]在不到20年的时间里迅速发展成为档案学科中的重要科目。综观我国电子文件管理研究，其涉及的内容繁杂，分支众多，研究空间不断拓展，逐渐形成了实践、理论、技术和战略四维视阈，这些视阈相互关联成为一个系统，走过了积累底层经验、探求实践依据、依托工具支撑和设计顶层框架的研究轨迹。探索四维视阈的内容和它们之间的联系，可以找出该系统的缺失链，对进一步推动电子文件管理研究不无裨益。
一、积累底层经验——电子文件管理研究的实践视阈
从严格意义上说，我国电子文件管理研究发起于实践部门，1996年9月第十三届国际档案大会召开之后，国家档案局成立电子文件归档与电子档案管理研究领导小组和研究小组，揭开了我国电子文件管理研究的序幕。随后，原国家科委又与国家档案局、国家质量技术监督局、原建设部、原机械工业部等政府部门联合组织力量共同对CAD电子文件管理、归档及其形成电子档案的管理进行研究。这两个大项目都抓住了电子文件管理实践中迫切需要解决的问题，相继推出了一系列研究成果，打开了实践研究的大门。
同时，国家档案局加大了对地方电子文件归档管理研究的立项，在国家档案局的资金支持和示范作用下，地方档案部门一呼百应，“八仙过海，各显神通”，涌现出许多典型，为电子文件管理实践增添了浓墨重彩的一笔。如20世纪末宝钢集团等企业档案馆就已经尝试集中接收电子文件进馆，宝钢的CAD电子文件管理很早就形成了较为成熟的模式；1998年吉林省白城市创新性地提出“档案局超前指导，档案馆提前接收”的电子文件归档管理模式；21世纪初上海市电子文件管理形成了具有区域性特征的“长宁模式”、“静安模式”和“浦东模式”，国家档案局曾将上海市长宁区的电子文件归档和电子档案管理新模式作为经验向全国推广。
进入21世纪，随着国家信息化的发展，档案信息化建设成为档案部门的重要任务，电子文件管理实践领域、范围不断拓展。数字档案馆、电子文件中心、电子文件登记备份等建设项目提上了议事日程。2000年，深圳数字档案馆经国家档案局批准立项；2001年，青岛数字档案馆启动，成为数字档案馆建设的先行者；2004-2006年，江苏和安徽开始电子文件中心的试点；2007年，国家档案局召开全国电子文件中心经验交流会，鼓励、倡导地方政府电子文件的集中管理；2009年，浙江省全面开展电子文件和数字档案登记备份工作。[2]从总体上看，我国电子文件管理实践从未间断，也积累了诸多经验，但初期电子文件管理实践以区域性分散自由探索为主，其产生的“信息孤岛”和“信息烟囱”等现象严重制约着我国电子文件管理总体水平的提高。从根本上说，这是由于相应管理理论缺失导致的，随着电子文件管理实践项目的不断上马，电子文件管理理论研究的重要性凸显。
二、探求实践依据——电子文件管理研究的理论视阈
一般来说，电子文件管理理论研究可分为几个层面：一是纯理论的研究，这些理论具有明显的方法论特征，如文件连续体理论，后保管模式等都属于此类范畴；二是从管理思维角度的研究，如前端控制思想和全程管理思想等；三是从管理过程角度的研究，如电子文件整理理论、鉴定理论的创新与发展等。
对于电子文件管理纯理论的研究，我国学者最初是以对西方理论的引介、阐释、补充与修正为主，最具代表性的当属文件连续体理论。该理论21世纪初被引进我国之后，很长一段时间内成为档案学研究领域的主要理论热点。除了对该理论本身的涵义、来源、方法论价值的阐释之外，主要集中在与文件生命周期理论的比较研究、对电子文件管理的适应性研究以及与后现代理论和结构化理论的关系研究等方面。如与后现代理论和结构化理论的关系研究方面，从文件连续体理论对以往文件运动理论的解构、否定中引申出该理论蕴涵的后现代主义思想；从该理论超越了以往文件运动理论所主张的文件的属性与主体需求二元对立的思想引申到英国社会学家吉登斯的结构化理论。而超越二元对立同时又是后现代主义所倡导的解构与否定思想的具体体现，由此，将文件连续体理论放在后现代主义这个近20年国内社会科学热点领域的大框架下，使得该理论的研究视野不断拓展，研究空间随之扩张，在一段时间内成为档案学基础理论研究的亮点，活跃了档案学理论研究的氛围。而在对电子文件管理实践适用性研究方面，主要引发了电子文件管理应遵循文件连续体模式还是生命周期管理模式的争论。一部分学者认为文件生命周期理论的阶段性不适合电子文件的连续管理，认为文件连续体理论才能真正阐释和指导电子文件的管理；而部分学者则认为文件生命周期理论只要稍加修正，是可以指导电子文件管理的。
“后保管模式”的“后”字本身就隐含了“后现代”的含义，该含义使得“后保管模式”与文件连续体理论之间有了千丝万缕的联系。“后保管模式”是加拿大的T·库克在第十三届国际档案大会上提出的，该模式的创新性的内涵和其蕴涵的方法论转向吸引了国内众多学者的注意，“后保管模式”也随之成为电子文件理论研究的重要分支。
从管理思维角度的理论研究主要集中在由文件生命周期理论引申出的前端控制思想和全程管理思想，这两大思想与后保管模式有异曲同工之妙，都是以超越与否定传统为核心，是文件管理思想的一次飞跃与创新。
从管理过程角度进行的理论研究则集中在基于“新来源观”的虚拟整理理论和建立在“技术鉴定”前提下的“双重鉴定”理论上，这两大理论均是针对电子文件运行技术环境所做的管理方法转变。由于其侧重于管理过程，与电子文件整理和鉴定实践的碰撞是其主要特征，因此，这个层面的研究基本上集中于是否对实践具有适用性以及如何具体实施方面。
由于实践探索主要是在档案部门进行，而理论研究主要集中在学者中间，档案学界理论与实践“隔河喊话”的现状使得电子文件管理过程中理论与实践分割运行的状态仍然存在。
三个层面的理论研究旨在为电子文件管理实践的创新寻求依据。但总体来说，由于实践探索主要是在档案部门进行，而理论研究主要集中在学者中间，档案学界理论与实践“隔河喊话”的现状使得电子文件管理过程中理论与实践分割运行的状态仍然存在。
三、依托工具支撑——电子文件管理研究的技术视阈
信息技术的变化对于各学科相关新课题的产生都起到了推波助澜的作用，与信息技术的学科交叉研究也成为电子文件管理理论研究之后又一新的研究领域。由于信息技术是电子文件得以生存的支撑环境，因此，对信息技术的强依赖性是电子文件管理研究和档案学其他研究领域的显著区别之一。为了说明以技术为视阈的研究在电子文件管理研究中的地位和作用，有必要对电子文件管理技术发展的历史做一简要考察。
在电子文件管理研究之前，信息技术对档案工作的影响与渗透从20世纪60年代就已经开始，早期的应用研究局限于档案工作的计算机辅助管理，主要研究对档案的自动编目、自动检索、自动统计和自动借阅等，所以又称为档案管理的自动化阶段。[3]该阶段的研究并没有明显地和“文件管理”结合起来。及至20世纪80年代，随着办公自动化的发展，档案计算机辅助管理工作重点向“文档一体化管理系统”的开发转移，软件设计与开发技术成为研究热点，此时“文件”与“档案”的计算机辅助管理研究逐渐被重视，但“电子文件”概念国内尚未普及。
20世纪90年代，“电子文件”迅速发展成为档案管理领域中的主要管理和研究对象。作为管理工具，信息技术成为电子文件管理研究中绕不开的一个要素，对信息技术的研究成为电子文件时代的研究新视阈。电子文件管理最初的研究带有明显的泛技术化特征，并且停留在对基本信息技术简单普及这个层面上，如计算机软硬件技术、网络技术、安全保密技术等都是研究对象，着眼于介绍电子文件基本软硬件配置、电子文件的安全技术和密码技术，讨论电子文件格式的兼容性等等。随着电子文件管理实践的深入，管理手段技术如XML应用技术、元数据技术、格式封包技术等实用性技术研究形成了一个新的研究路向。这些研究由于贴近电子文件的具体管理，其研究成果具有实用性而成为电子文件管理技术研究视阈中的亮点。近年来，数据仓库与数据挖掘、网格、云计算等新兴技术的研究比较盛行，但这些技术研究“简单移植”现象比较明显，缺乏电子文件管理方面的实例支撑，显得空洞、言之无物。
四、设计顶层框架——电子文件管理研究的战略视阈
实践、理论与技术三维视阈下的电子文件管理研究经过了10余年的积累和探索，其成果可圈可点。研究总体呈现百花齐放、百家争鸣的局面，学者们研究领域的多元化，不同地区档案实践部门的试点研究也各具特色，但“各地区、各机关电子文件管理工作具有强烈的自发性和分散性的特征，缺少国家层面的整体设计、统一规划、战略部署与方法指导。”[4]这种自发性和分散性的缺陷引起了电子文件管理研究者的重视，“这种情况如果不及时加以改变，就很难保证当代社会电子文件的科学管理、完整保存和有效利用，国家将会为此付出高昂的经济成本和社会代价。”[5]为此，2006年，中国人民大学信息资源管理学院冯惠玲教授等提出了“电子文件管理国家战略”的研究思路和顶层设计的若干设想，从国家层面对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题进行了目标定位、统筹规划及制度安排，将电子文件管理战略思想与国际接轨。2009年，又提出了我国电子文件管理国家战略应该秉承“统揽全国、政策引导、融合发展、综合治理”的十六字发展方针，[6]从宏观、中观、微观三个层面研究与制定相关政策、法规、标准、制度、流程等，电子文件管理及研究进入“国家化”时代，研究视阈也从实践、理论或者技术层面向基于顶层设计的宏观战略层面转换。
电子文件相对传统纸质文件来说是一个新的管理对象，我们的理论基础薄弱，在这种情形下，最需要的不是上马多少项目，而是能提出一些有效的规划、策略与方法，并将其转化为理论假设，然后再抽取典型性实践案例进行实证研究，实证研究的结果还可以对原有理论与假设进行验证或者修正。
事实上，注重顶层设计也是西方国家电子文件管理研究的宝贵经验，我国电子文件管理国家战略研究在借鉴国外先进经验的基础上，从学术倡议、项目研究到具体实施成为近年来电子文件管理的一个创新性研究视阈。该研究主要由冯惠玲教授及其带领的学术研究群体发起并推广的，他们的大型系列研究课题“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架研究”(国家自然科学基金项目)，“电子文件管理机制研究”(中国科学技术协会重点项目)等基本上确立了该研究视阈的研究框架。该研究框架将电子文件管理研究从区域性向国家化演变，将分散研究向系统研究演变，具有方法论转向意义。
顶层框架设计是系统性研究，需要方方面面的支持，尤其需要借助行政力量。“应该说，在所有应用型学科或专业中，极少有像档案学科或专业这样，会有一个从中央到地方的严密行政管理体系作为支撑。反之而言，就是我国档案行政管理系统也有一支庞大的学科与专家队伍提供着智力保障。”[7]尽管很多时候，“档案学术系统与档案行政系统之间的交流极少”[8]，但中国人民大学信息资源管理学院主持的几个大型电子文件管理课题在推进档案学术系统与档案行政系统之间的交流方面起到了示范作用。相信在今后的研究中，我们可以借助行政部门得天独厚的条件，利用行政力量，整合区域性政策、标准、法规等，共同推进电子文件管理实践的发展。
五、结论与思考
总体来看，基于四维视阈的电子文件管理研究产生了一些有价值的成果，推动了我国电子文件管理的发展。但我们必须清醒地认识到研究中存在的种种问题。有些问题，学者们已经反复论证过，比如西方理论的本土化问题，理论与实践的分割运行问题等等，在此就不赘述，笔者仅从另外的视角提两点看法，以作引玉之砖。
首先，我们不乏实践方面的研究，但在实践研究中却缺乏有效的实证研究。实践研究不等于实证研究，实证研究要求通过经验观察的数据和实验研究的手段来揭示一般结论，并且要求这种结论在同一条件下具有可证性。也就是说，实证研究首先要有一个理论假设，通过实践来检验其正确与否抑或适合与否。而我们大多数电子文件管理实践项目没有理论预设，甚至对项目的社会、经济、技术、环境等可行性分析也是一带而过，动辄上百万、上千万的经费投入在某些时候似乎只是在追赶潮流。
电子文件相对传统纸质文件来说是一个新的管理对象，我们的理论基础薄弱，在这种情形下，最需要的不是上马多少项目，而是能提出一些有效的规划、策略与方法，并将其转化为理论假设，然后再抽取典型性实践案例进行实证研究，实证研究的结果还可以对原有理论与假设进行验证或者修正。经过实践验证的成熟理论和科学化方法，可以向各相关地区推广并示范，避免一窝蜂上马项目的“大跃进”局面。
其次，技术层面的研究没有很好地联系实际和服务于实践，有盲目“技术崇拜”的嫌疑。新技术是电子文件管理的有利工具，可以解决一些电子文件管理中的难题。例如，关于电子文件的安全问题需要用到密码技术。密码学发展到今天，其技术的尖端程度已经相当高，足以应付电子文件的保密管理。因此，我们的主要任务是研究使用哪一种密码技术和密码设备更好，如何认证该密码技术的有效性等，而不是喋喋不休地介绍密码技术本身的分类、技术结构和其先进的保密功能。另外，网格、云计算等先进技术是否适合电子文件管理，在电子文件管理中是否有需求，电子文件管理是否到了要用这些新技术的程度等问题，都需要进行实践调研来回答。得到肯定的回答后进一步的研究才有价值，否则，生硬地移植一些新技术、新名词，没有实践针对性，这样的技术研究只能带来盲目的技术崇拜，于我们的管理是无益的。
电子文件管理领域的“泛技术化”现象也受到一些传统档案学者的质疑，他们在认可和重视信息技术对电子文件管理影响的同时，认为技术是工具，可以采用外包或者聘请计算机专业人士的方式来解决，电子文件管理研究应主要着眼于描述和分析技术变化对电子文件管理环境、流程、系统影响和作用的方式。笔者认为，这种观点无疑是正确的，因为如果片面强调技术的作用，而对其他因素重视不足或者对技术与其他因素之间的关系研究不够，都会导致“技术决定论”的倾向。
随着信息技术的更新，社会和管理环境的改变，电子文件管理的理论、实践、技术、战略都将会随之变化，也会派生出一些新的研究视阈。对已有研究视阈进行反思，发现问题，有利于进一步提高电子文件管理研究的质量。