档案工作电子化管理研究
文/郴州市第十五中学 曾黎
【摘要】 随着信息化建设的不断推进，计算机应用在办公室业务中已经成为一种普遍的现象。由技术导致办公室工作模式的变革，还体现在了信息载体上，原来以纸质格式承载的各类文件及数据资料，现如今慢慢地被基于计算机存储格式的电子文件所取代。档案工作的电子化趋势为当下的档案管理工作带来机遇的同时也带来了挑战。本文基于笔者工作经验和理论学习，首先分析了电子档案管理现状，梳理了档案信息电子化的优势与不足，并探索出了一些档案管理电子化的实践策略。
【关键词】 档案工作；电子化管理；电子档案
档案工作的电子化管理产生了大量的电子档案。电子档案的内容涵盖了各个历史阶段工作的成果，与一般文献一样也具有重要的历史价值。特别是档案工作电子化管理的正式实施，让电子档案也具有了法律效力，众多工作者也开始探索档案管理工作中的电子档案管理的实践策略。
一、电子档案管理现状
近年来，档案管理工作受到了越来越多单位和组织的重视，在硬件设备上更是加大投入，信息化基础设施明显改善，办公自动化应用逐渐成为一种普遍的现象。在电子档案管理工作中开发了一系列办公自动化软件，辅助文件的收发文处理和电子归档等工作，基本上实现公文的网上传递、办理和内网的移动办公。在档案管理人才方面，通过积极组织相关人员进行培训教育，档案工作者的信息化应用水平有所提升，通过对各种办公信息化系统的使用培训，让档案工作者可以熟悉使用各种计算机软件，这些都为我国档案电子化管理工作的开展打下了基础。
二、档案信息电子化的优势与不足
档案信息电子化，意味着档案工作者基于特定的办公自动化系统，在计算机上就能够完成电子文件的起草、修改、排版、定稿、印发工作，节省了整个文件的制作流程，再加上所有的信息是以电子形式显示在计算机上的，只需要轻轻点击鼠标和键盘就可以进行修改、复制、多个版本的储存的特性，节省了工作者的时间和精力。档案信息的电子化工作只需要一台电脑，减少了对纸张、笔等的使用，减少对宝贵自然资源的消耗，为档案管理工作节省了大量的开支。档案电子化具有众多优势，也很容易实现，但在具体的工作中仍旧出现了一系列的问题：首先，电子档案的保存缺乏历史延续性，电子档案管理作为一种新兴事物开展时间晚，在这之前的工作缺乏责任主体，大多是谁的资料谁保存，在长期的机构改革、岗位调整和工作移交过程中资料部分丢失。其次，电子档案应用没有科学的共享机制，在单位的不同部门中由于工作需要经常要共用到某些文件和资料，但是因为缺少科学的共享机制，导致各个部门档案资料散存在各处，一旦需要就大范围地进行借阅和查找，影响工作效率与质量。最后，电子档案的储存格式不统一，这样就导致工作人员在使用档案时出现“文件打不开”“文件已损坏”“格式不支持”等问题，影响电子资料的使用。
三、实现档案管理电子化的实践策略
（一）实现档案管理电子化，应做到档案标准化、规范化。针对档案电子化工作市场上开发出了不同种类的软件系统，不同的单位由于工作性质和自身实力等因素，可能使用了不同的工作系统，由于软件工作服务不一致为当下的档案管理工作带来了一系列的不便。为此，档案工作应该建立起一套标准化和规范化的工作模式，规范、有序地应用软件，在具体工作中多考虑工作细节内容
若是换做沉稳的郭靖或洒脱的杨过，他们见识了人生和人性的种种，定会对谢逊的这一番狂言给出不同的回答，而自小在武当山上长大，江湖阅历不深的张翠山却迟疑了，甚至开始对自己曾经深信不疑的观念产生动摇，只因他第一次直面了如此奔放的自由。
根据美国生态学家林德曼（Ray—mondLindeman）“营养级位金字塔”理论，这三个目标存在成长性、层级性、递进性特点，以创新精神、创业意识为主要内容的基础性目标是其他两个目标的前提，因此创新才是创业教育的本质。这一观点在国外创业教育研究领域已经达成共识。澳大利亚人Colin Jones也强调，尽管发展创业教育的初衷是缓解就业压力，但创业教育发展至今，不再是从属于就业的应急政策，而更多地是教育学生终身学习方法，培养创新精神，获取持续创业能力，塑造新型企业家［5］。在实践中，美国柏森商学院创业教育的理念更具有战略性：“设定创业遗传代码”，以造就“最具革命性的创业一代”［6］。
经过多次计算发现，腹板和筒壁厚度不能相差太大，否则就会在联接区域因应力突变，产生较高的等效交变应力。设计时应将二者壁厚尽量相同，或者在他们联接的地方次用过渡圆角等方式，来减少应力集中。
（二）实现档案管理电子化，要逐步建设和完善档案信息数据库。逐步建设和完善档案信息数据库，这是档案电子化管理的核心，也是这项工作开展的基础。通过建设档案信息数据库，将计算机上存储的资料信息进行相互关联，实现了档案信息数据的集合，为工作者档案信息的查找、登记、更改提供了极大的便利。为此，部门内部一定要统一认识，软件开发人员在进行数据库的开发时应该充分了解本部门工作的内容和特点，做好与档案工作者的交流工作，明确档案数据的收集来源和类型，进行数据的录入和数字化处理、归档，为之后的工作打下基础。
（三）实现档案管理电子化，要加强管理、做好安全工作。安全工作是档案信息电子化管理的一项重要内容，档案工作者要充分做好归档电子文件的技术处理工作，采取如加密、备份等具体措施，保护电子文件的原始结构，保护重要文件内容的保密性。特别是在电子文件的保存方面，注意不同存储介质的特点，电子文件一般要远离水分、灰尘、磁场等，定期进行检查、备份，以保证电子文件的完整和安全。
（四）实现档案管理电子化，应该加强人才管理和培训工作。人才是一个组织的灵魂，工作者素质水平的高低直接影响了工作最终成果。对于档案信息电子化工作也是这样，要想推动这项工作的开展，就需要加强人才管理和培训工作。首先，为档案管理工作积极引进专业性人才，更新部门的人才结构。再者，应加强对内部员工的领导和培训工作，定期传授一些档案管理、信息技术基础技能、网络安全等方面的知识，提高他们的整体素质，以适应信息时代档案事业的发展要求。
四、结语
总之，档案信息电子化管理要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，充分利用技术成果完善现有工作模式，提高档案管理水平。
【参考文献】
[1]赵学军.优化档案管理工作的措施分析[J].城建档案，2018(3)：59-60.
[2]松得日.计算机自动化和档案管理[J].科技风，2018(8)：26-27.
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