摘要：办公室工作在企业的运行和发展中有着重要的作用，代表着一个企业的形象。为了更好地应对新经济环境下对企业办公室工作带来的挑战，企业要采取相应的措施，通过创新办公室理念、合理分配工作、创建完整的办公室体系、提高办公人员的整体素质等方式，使企业办公室工作的质量和效率切实提高，为企业的发展提供更大的动力。鉴于此，本文主要分析如何做好新时期企业办公室管理工作。
关键词：新时期；企业；办公室管理
1、办公室管理工作的基本内涵
1.1、办公室管理工作的职责
第一，完成现代企业日常的办公事务。办公室员工必须严格按照领导层的日常经营决策执行工作。由于现代企业日常的办公事务既具有常规性又具有琐碎性，所以要想提高办公室管理工作的质量与效率，就必须对标准化流程进行合理设计，这样才能促使现代企业运营效率的有效提升。第二，调配和协助相关部门完成相关工作。要想高效完成现代企业日常的办公事务，仅靠一人是不可能实现的，而是需要多人配合，甚至是需要多部门多人配合，这就要求部门之间、人员之间加强沟通，同时对现代企业日常的办公事务达成一定共识，并且相互理解相互包容，这样才能提高办公室管理工作的质量与效率，从而促进现代企业的可持续发展。
1.2、办公室管理工作的作用
一方面，办公室管理工作具有重要的桥梁作用。对于办公室管理工作而言，它不仅承担着传递领导层决策的重要使命，还具备一定的宏观调控和综合权衡的职能。另一方面，办公室管理工作具有重要的参谋功能。在开展办公室管理工作的过程中，办公室员工需要对各部门的信息进行搜集整理，并将条理清晰的信息提供给管理层，从而帮助管理层更好的决策。
2、新时期企业办公室管理工作现状
2.1、办公室管理理念陈旧
办公室人员，不仅仅是具体的执行者、落实者，也是管理者、组织者，都应当具备管理与创新的本领。现阶段，不少企业办公室仍然存在管理理念陈旧的现象，部分领导工作亲历亲为能力有余，但抓班子带队伍、统揽分管工作能力不足，对办公人员的管理，停留在对办公室人员发号施令、监督和控制的低级层次上，这只会让企业办公室人员的办事水平停留在原地，被动接受工作任务，长此以往，整个办公室的工作会变得往复循环。
2.2、办公室的管理水平较低
在新时期，办公室在企业中发挥的影响力日益重要，不仅要统筹协调各部门的工作，负责日常琐碎事物，还要收集行业信息，监督各种任务的落实情况。可以说任何一点小的失误，都将会引起严重后果，甚至导致整个企业不能顺利运转。因此这就要求办公人员要有较高的管理水平，能不断地推陈出新，总结出较好的工作经验，能科学、高效地完成既定工作任务。
2.3、办公室职能要求不断提升
传统观念中，办公室的主要任务是收发文件、接待宾客、查岗考勤等日常事务，但是在新时期，对办公室工作提出更高要求，办公室作为领导的“参谋部”和“智库”，如何做到在重大战略工程中深度参谋、优质服务、精细管理，时刻考验着办公室的谋划能力、执行能力和创新能力，对办公室工作提出新的挑战。
3、做好新时期企业办公室管理工作的途径
3.1、优化办公室工作流程
要想保障办公室工作的顺利开展，就需要落实企业的基本政策，用严格的各种规章制度以及信息化技术来优化办公流程，规范办公行为。比如接待宾客、收发公文、印刷格式等工作，把这些详细的工作内容制定成常态化的制度，让办公人员能在短时间内迅速投入工作中去，同时运用信息化技术来优化工作流程，帮助办公人员省时省力地完成工作，提升办公效率。
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3.2、合理分配工作
在企业的日常运行中，办公室工作的工作量相比于其他的部门要大的多，每天都会产生大量的事务需要去处理，因此办公室工作效率的提高是非常重要的。通常提高工作效率的方式是通过安排优秀的人员来负责重要、复杂的工作，即要对办公室工作进行合理的分配，使各工作人员都能够在自己的岗位上发挥最大的作用。企业在办公室人员的选择上要注意，保证办公室的工作人员整体素质和专业水平足够高，才能够保证办公室工作的质量得到保障。通过对工作内容进行分配，也可以使办公室的工作更加有条理，有利于办公室工作效率的提升。
3.3、创建完整的办公室体系
在国有企业的办公室工作中，如果没有一个完整的工作体系，那么就容易导致在工作上的不严谨，造成工作上的失误，给企业的发展埋下一些不稳定的因素，也会给企业的形象造成一定的损害。所以企业要建立完备的办公室工作体系、制定完善的办公室工作制度，明确日常规定和考核，使办公室工作人员在工作中保持认真负责的态度，明确处理事务的要求，如：会议召开的时间、内容等要求，避免对办公室的工作效率产生影响。
3.4、提高办公人员整体素质
由于办公室员工素质的高低在一定程度上能够影响企业发展的好坏，所以，现代企业必须不断提高办公室员工的素质。首先，现代企业应当制定行之有效的激励措施，对表现好的办公室员工给予一定的奖励，以激发办公室员工的工作积极性。其次，现代企业应当积极引进优秀人才，使办公室员工的整体素质得到有效提升。最后，现代企业还应当定期组织现有办公室员工参加各种各样的培训活动，这不仅有利于强化现有办公室员工的专业技能，还有利于培养现有办公室员工的职业素质。
3.5、创新工作方式，引入信息化技术
新时期，企业办公室管理的强化，要注重创新工作方式，积极引入信息化技术。从当前的业务开展实际需求来说，对信息技术的需求较大，在实际工作中单纯利用信息技术进行信息沟通和处理，已经无法满足办公室业务开展需求，需要深度挖掘信息的价值。在具体实践中搭建信息化管理平台，引入大数据技术和挖掘信息技术等，基于各类信息资源，为企业办公室管理决策提供依据，保障企业战略决策的科学性和合理性。若想充分发挥信息技术的作用，必须要做好以下要点的把控：①完善信息化管理制度。目前来说，办公室工作的开展，引入了OA系统和其他工作系统，提高了工作的效率和便捷性。不过在实际应用中也存在着诸多问题，需要结合业务信息化实施现状，制定完善的制度方案，规范繁杂的工作，保证各项工作有序开展。构建完善的管理机制，强化各个部门的沟通，进而发挥信息化的作用。②不断提高信息化服务以及管理的质量。利用构建的信息化系统，精准掌握客户用电信息，最大程度上降低误差的产生，增加客户满意度。办公室工作人员每日要对接收的各类信息，利用办公信息化系统做好分类和汇总以及分析，整理有价值的信息，为管理层决策提供依据。除此之外，加大对业务工作人员的培训力度，使其能够掌握信息化技术的应用要点，进而发挥此技术的优势，提高办公室业务的质量和效益。
总之，办公室作为企业组织机构的神经中枢，担负着崇高的使命、艰巨的任务、重大的责任，要想在新时期能更好地为企业服务，就需要不断进行新的工作尝试，总结科学的工作经验，优化流程，明确各种规章制度，落实岗位责任，不断提升办公室的办事能力，促进企业的健康、快速发展，让办公室成为领导放心的“坚强前哨”和“巩固后院”。
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论文作者:周波,闫清波,陶杨,谢小宁,高渝,杨志千,乔凤杰
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/8
标签：办公室论文; 工作论文; 企业论文; 管理工作论文; 现代企业论文; 新时期论文; 人员论文; 《基层建设》2019年第23期论文;