摘要：供电企业的档案管理具有综合性和复杂性的特点，项目档案存档文件种类繁多，周期性长。在新时期的档案馆的管理建设中，基于互联网、物联网及大数据的智慧管理系统将为档案管理人员及使用人员带来智能化的便捷服务。以项目化管理模式构建项目管理、组织管理、技术管理、人员管理及运营管理五大领域的智慧档案管理体系建设，在档案管理中具有创新实践的指导作用。
关键词：电网企业；档案；一体化；智能管理
1引言
泛在电力物联网，就是围绕电力系统各环节，充分应用移动互联、人工智能等现代信息技术、先进通信技术，实现电力系统各环节万物互联、人机交互，具有状态全面感知、信息高效处理、应用便捷灵活特征的智慧服务系统，包含感知层、网络层、平台层、应用层四层结构。
供电企业是经济发展的重要支撑点，是推动城乡建设、发展区域经济的重要基础力量。供电企业每年承担着大量的电网建设及改建项目，所涉及的档案资料类别复杂，数量繁多，对档案馆的管理要求较高。传统性质的档案管理体系已不能满足档案管理的需求，根据企业要求，档案馆要以“档案服务支撑企业发展”为着力点，在规范档案管理上聚力量，在档案业务建设上谋发展，大力实施档案法制化、专业化、标准化、信息化建设。在信息互联互通的发展趋势下，公司建设需要充分利用各类信息资源，发挥档案功能，以知识共享协助公司决策，全面提升档案服务能力和工作价值，努力把智慧档案馆打造成服务公司全球能源互联网建设的知识平台。
二、档案管理现状存在的弊端
（一）档案数据应用支撑不足
档案开发利用是档案管理的终极目的，许多电力企业也建立了数字档案馆，档案管理系统能与企业各部门系统互联互通，实现电子档案的收集、管理功能，但是数字化档案各项功能并未得到充分利用，部分功能可能尚在开发之中，还有些功能还不够完善无法使用。况且，档案信息化本身就是一项有始无终的进程，需要不断开发、建设和应用，决不能停下来坐享其成，在信息化过程中有这样的想法会使企业档案信息化成果很快落伍。
（二）档案服务形式单一
档案服务水平是衡量电力企业档案管理质量的重要标志。随着电力企业对外交往活动的日益频繁，对企业档案服务能力提出了更高要求，然而现阶段电力企业档案服务形式过于单一，只能提供借阅、档案资料初步编研这样的服务形式，远远无法满足企业生产经营、日常管理、企业决策等对档案服务提出的多样化需求，而且现有服务也往往是被动提供的，在主动提供服务方面仍然存在很多不足。
（三）现代智能化管理水平偏低
随着大数据时代的到来，企业档案信息化成为发展的必然趋势，由此造成档案数据量急剧增加，但沿袭自传统纸质档案管理的一套模式远远落后于大数据时代对档案信息化管理的需求 。而要适应时代发展需要，电力企业档案部门就必须转变“重管理，轻服务”的观念，充分利用现代技术为企业提供更优质的服务，然而如何开发先进的平台来实现这一转变，对于许多电力企业来说仍处于彷徨、观望。
三、基于泛在电力物联网背景下工程档案智能管理提升
3.1构建档案组织体系，明确管理工作职责
工程建设项目档案管理坚持“统一领导、分级管理，统一标准、分工负责，统一验收、分段移交”的原则，按照网省、建设管理单位、参建单位三级档案管理体系，建立相应各级项目档案管理机构，做好项目档案的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用。
建设管理单位在招标文件中明确档案过程数字化工作范围、工作职责等要求策划先行，全方位引领过程数字化确保档案过程数字化工作有组织支撑、技术指导和经济保障，指导档案过程数字化工作实施。二是建设管理单位组织业主项目部编制“工程档案编号原则”，明确工程文件编号原则、组织文件预立卷。各单位代号具有唯一性，避免了单位之间编号的影响。三是工程各参建单位结合工程实际，编制各单位“项目文件管控方案”，从组织机构、项目文件形成、外部文件把控、过程检查机制、奖惩机制等方面提出具体管控措施
3.2一体化智能档案管理建设分析
一是推广库房智能管理，完成数字档案馆建设。形成管控模式科学、技术体系健全、支撑要求齐备的智慧档案管理体系研究成果。优化声像档案数据挖掘功能。完成涵盖文件索引、语音分析、人脸识别检索、智能检索等的声像档案挖掘利用功能开发。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆二是完善档案管理系统功能。根据档案“收、管、存、用”流程中的“管”环节开展智能化研究，深度优化档案管理系统的统计报表功能，实现档案“三率”在线管控、档案年报智能一键式提取、图形化展示及其他日常统计功能。三是继续抓好工程项目文件和电子公文“单轨制”归档研究。深化试点建设成果，形成工程项目电子文件归档范围规范性文件。持续推动数字化电站工程管控系统或基建智能管理系统的应用。
3.3提升档案工作价值，发掘档案作为数据支撑的源端
一是抓好档案服务供给侧结构性改革。围绕公司电网安全、泛在电力物联网和全球能源互联网等重大任务，开展档案服务创新课题研究，推进档案利用和借阅审批的线上流转，不断探索档案利用服务的新方法、新手段，扩大有效和高效供给。
二是全面丰富档案资源。研究新业务、新媒体文件归档模式，开展专题档案研究，开展重要人物、重要活动、重要专题档案建设，加快推进各类档案的数字化进程，推动各级档案馆（室、库）建立重要档案数据库，开展口述历史档案采集及采集模式、管理方法的探索与实践。
三是拓展档案资源开发。充分利用大数据等技术，开展多渠道、多领域和多种方式的档案资源开发，围绕中心工作需要，加大对相关档案信息的综合加工和深度发掘，形成深层次、高质量的档案产品，并开展基于大数据应用的安全风险分析研究，充分利用公司积累的安全事故历史档案资料为公司安全生产工作提供数据和决策支撑。
四是提升档案应急服务能力。深化应急服务机制研究成果，构建“3+2”档案应急服务体系。在应急服务上，逐步建立应急服务支撑、灾后总结辅助决策和档案信息资源保障体系；在档案自身安全上，建立档案安全应急体系和档案安全风险评估指标体系。
3.4强化档案防风险安全保障
一是开展库房建设改造。推行档案库房、工作用房及设施设备的标准化配置工作，建立标准化的设施设备管理流程，提高物联网技术、RFID工作台、智能密集架等应用水平，加快档案实体管理的智能化步伐。
二是实施库房设备状态检修。借鉴电网设备管理经验，建立库房设备设施信息库，跟踪运行状态，实行计划运维，提高设备的可靠性，保障库房硬件设施安全。
三是加强档案消防安全管理。吸取巴西国家博物馆火灾教训，落实消防和管理安全技术措施，加大档案安全投入力度，组织开展消防隐患排查和演练，确保档案安全。将档案工作纳入到整体的应急管理体系中，从组织体系、制度机制、工作流程、基础保障等全方位参与应急能力建设，提高安全应急能力和应急服务能力，提升应急管理水平。
3.5重支撑，加强组织队伍建设
一是优化机构和人才配置。探索优化档案机构设置模式，盘活内部人力市场资源，拓展人才引进渠道，招纳系统内部优秀人才，配齐配强人才力量，充实档案队伍。
二是实施文档队伍数据库建设。研发文档队伍数据库模块，实现对各单位文档队伍的在线统计、基本信息管理、日常反馈和变动维护、统计分析等功能。
三是优化人才培养机制。开展多方式的评先树优，推动档案专业奖项奖励纳入员工薪点算法，将档案专业技能竞赛、普调考等纳入公司教育培训统一规划，定期组织档案培训，实现“以赛促学、以考促训”的目的，提升从业人员业务能力和综合素质。建立专家信息数据中心，实施公司级和省公司级两级专家从入选、复核、退出的全寿命周期管理，充分发挥专家人才带头人和育才领路人的作用，为公司档案事业高质、永续发展提供坚强的人才保障。
三、结语
综上所述，在促进企业整体管理水平提升的过程中，实施高质量的档案管理工作很有必要。随着市场竞争的日益激烈，电力企业有必要正确认识提升档案管理水平存在的重要性意义，积极采取多种有效手段，促使各环节档案管理工作均发挥出较高的实效性，建立起完善、有效的现代化档案管理体系，有助于推进电力企业的长远、稳定发展进程。
【参考文献】
[1]付尚军,刘刚.电力企业巡视人事档案管理现状及提升措施探析[J].企业管理,2018(02):113-115.
[2]赵杨宏刚.电力企业工程建设项目声像档案的管理模式与策略[J].知识经济,2017(19):79-81.
[3]董雪艳.大数据环境下文书档案的信息化管理与应用[J].现代国企研究,2018(06):72.
论文作者:刘叙江
论文发表刊物:《工程管理前沿》2019年第18期
论文发表时间:2019/11/8
标签：档案论文; 档案管理论文; 电力企业论文; 档案馆论文; 功能论文; 数据论文; 库房论文; 《工程管理前沿》2019年第18期论文;