摘要：文书档案是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织所使用的具有目的性与针对性的、具有特定格式的文字材料。文书档案的管理是对具有保存价值的文书档案进行集中管理的工作，这一工作的开展对文书档案使用单位的工作有着重要的意义。在现代信息技术快速发展的近点，文书档案管理工作也应进行深化改革。以现代科学技术促进文书档案管理的现代化、促进文书档案管理的科技化，促进文书档案管理工作的科学开展。基于此，文章对新形势下文书档案的科学管理进行简要分析和探讨。
关键词：文书档案；科学管理；管理措施
引言
作为非常重要的档案资源的文书档案，同时作为各种政务活动的核心构成元素，做好文书档案现代化管理工作，对社会组织和国家机关来说，有非常重要的意义。当今社会不断的发展当中，各种档案数量也在不断的增长，载体形式也越来越丰富，所以，使用现代化的管理方式，实现文书档案的科学管理。
1 文书档案管理科学化和现代化的具体内涵
1.1 管理人才的现代化
文书档案管理的现代化，需要实现管理人才的现代化，利用对人才先进信息技术素养的培养，提升文书档案管理工作的现代化水准，现代化的文书档案管理工作人员可以实现对技术设备的熟练掌握，同时还能够有效的使用管理才能，同时具有相关联的学科知识，同时不断的更新自身的素质水平。所以，文书档案管理需要引入新型人才，重视对人才专业素质的培養，实现现代化的档案管理人才。
1.2 管理思想的现代化
思想是作为指导人行动的灵魂，现代化的管理思想是档案管理现代化的中心内涵。文书档案管理人员要树立正确的文档管理思想，及时对自身的思想水平进行更新，提高自己的认识水平，现代化的管理思想要求具有科学的认识观念，要落实在宣传上，利用对文书档案管理现代化的重要性的宣传，将文书档案管理人员的现代化思想进行培养，保证档案管理水平的优化。
1.3 管理方法与手段的现代化
企业利用建设现代化的管理规章制度，实现对文书档案的现代化的管理水平，及时注意引进现代化的管理方式和手段，积极地使用现代化的管理方法，实现对管理设施和工具的更新，加大对文书档案管理工作的技术投入，保证文书档案管理全面的现代化，保证促进档案管理的自动化水平的提升。
2 文书档案管理现状分析
2.1 文书档案管理制度存在不足
文书档案之内容多且杂，需要有明确的制度规范作为工作之指导。但就目前各企事业单位的文书档案管理情况来看，档案管理工作还较为混乱，缺乏明确的制度标准，管理人员工作积极性不高，分工不细致，归档不科学，致使文书档案资料不齐全、查找困难等问题时有发生，既不利于档案工作之科学开展，又不利于文书档案的高效利用，亟需制定完善的管理制度，实现文书档案管理的规范化、标准化。
2.2 文书档案的质量较低
文书档案涉及到的内容相对较多，对不同档案资料的记录形式也有所区别，有些档案资料会利用计算机技术进行记录和归档，有些档案资料会进行手抄记录和归档，在整个档案资料的记录和归档过程中，既要对档案资料进行分类和整理，也要对一些档案资料进行修改和补充，在复杂的档案工作中很容易出现失误情况，继而影响到文书档案的质量，甚至直接出现档案漏失等不利情况，极其不利于文书档案管理工作的有效进行[2]。同时，有些工作人员在进行档案记录的时候，采用的档案记录格式也不尽相同，容易带来一定的阅读障碍，且同一种档案中涉及到多种规格，这就影响了档案资料的原始性，不仅影响到文书档案的质量，也造成了较高的人力浪费和物力浪费，不利于文书档案管理的持续发展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.3 文书档案管理者的素养需加强
文书档案管理工作是一项专业性较强的工作，需要专业人员进行实施。然而，目前部分企事业单位的文书档案管理工作未能聘请專业管理人员，一些管理人员或为其他部门的兼职人员，对于文书档案之归纳整理、分类立卷、调取利用等专业内容知之甚少，致使管理不得要领，效率不高。此外，企事业单位也没能加强相关人员的培训，使得一些人员不仅专业知识落后，且信息技能掌握不足，难以跟上时代发展步伐，也难以促进单位文书档案管理工作之发展。
3 文书档案的科学管理措施
3.1 加强制度建设，提高档案管理水平
完善的制度是促进文书档案管理工作顺利进行的重要基础，相关单位必须要针对现有的规章制度进行优化和完善，在满足于我国法律要求的条件下，结合公文管理的实际需求制定合理的公文处理实施办法，对文书档案方面的各个规定进行综合处理，以此形成集档案的归档、统计、鉴定、处理、保密、借阅、销毁和管理为一体的档案管理制度，并针对文书档案管理提出规范要求，构建统一运行、统一要求和统一标准的档案管理操作流程，使文书档案管理更具有合理性、科学性及规范性。同时，在进行文书档案管理的时候，也要废除不合适的规则，对不够完善的制度也要做好修缮工作，从而制定出符合我国新形势的文书档案管理制度。此外，在科学技术的发展背景下，也要对数字档案管理制定合理的标准，以此确保新的制度体系能够与以往的制度体系形成结合，从而实现完整、综合、全面的档案管理模式，有效提高文书档案管理的整体水平，为单位的建设发展构建有利环境。
3.2 积极运用现代化技术，提高档案管理效率
为促进文书档案管理与办公自动化的结合发展，应积极运用现代化技术，不断提高文书档案管理的信息化程度，为文书档案管理工作的顺利进行提供有利条件。首先，档案管理人员需要根据单位的实际情况合理选择档案管理软件，通过计算机技术和软件技术进行文书档案的收集、整理、编号、保存、检索和利用，有效提高文书档案的质量和利用率。同时，也要做好档案管理软件和办公自动化系统的接口，使文书档案管理系统和办公自动化系统能够实现无缝连接，使档案文件能够直接归档到档案系统，并做好纸质档案和数字档案的检查工作，确保纸质档案和数字档案的信息具有一致性。其次，要采取有效措施提高文书档案的检索效率，利用信息化技术构建出多样化的计算机检索工具，使文书档案能够形成文件级、案卷级到档案专题，通过多角度、多层次的档案检索体系提升档案检索工具的覆盖率，从而更加准确、快速、系统地进行档案管理和档案服务。
3.3 加强文书档案管理队伍建设
提高管理人员素养也是保证文书档案管理工作质量之关键。不管是传统的管理方式，还是现代管理模式，文书档案的管理皆离不开人，特别是专业管理团队。这就需要各单位加强文书档案管理队伍建设，培养高水平的管理人才。一方面，可加强人才选聘，筛选、聘用专业素养高、责任心强、工作能力强的人才加入管理团队，为人员队伍注入新鲜血液；另一方面可加强人员培训，通过统一进行业务指导、召开学习交流大会、要求专家学者开办讲座等方式提升人员综合素养，进而实现文书档案管理工作的高效开展。
结语
总而言之，文书档案管理工作日益重要，需要加强科学管理并加以完善，以充分发挥文书档案之价值作用，助力单位更好发展。
参考文献
[1]李灵.提高文书档案管理水平的几点思考[J].广西青年干部学院学报，2017，27(06)：73-75.
[2]曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界，2014(S6)：1+4.
[3]谢王艳.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务，2014(07)：178-179.
[4]姜芳.浅谈文书档案的科学发展化管理[J].吉林地质，2013，32(01)：159-160.
论文作者:李峰梅
论文发表刊物:《基层建设》2018年第30期
论文发表时间:2018/11/14
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 工作论文; 科学管理论文; 《基层建设》2018年第30期论文;