试论建立乡村联合档案室的优越性和可行性，本文主要内容关键词为：档案室论文,优越性论文,可行性论文,试论论文,乡村论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
农业和农村档案工作是我国档案事业的一个重要组成部分，是今后一个时期档案事业发展的一个重要增长点，同时它又是我国农业全面持续发展的信息保障，是在农村实现党的基本路线和基本纲领，建设有中国特色社会主义必不可少的一项基础工作。而作为基层政权组织的乡镇和基层自治组织的行政村又处于农村工作第一线，在日常的政权建设、行政管理、经济生活和农业生产中产生、形成了大量的档案资料，是新中国特别是改革开放以来农村经历巨大变革的历史记录和真实反映。加强乡镇档案工作，建立健全村级档案既是当前农业和农村档案工作的重点，也是开展档案工作的难点。当前农村档案工作正逐步建立并向纵深发展。要求我们档案工作者要摆脱传统的思维方法和工作方式，解放思想，转变观念，大胆创新，找准档案工作为农业持续发展服务的切入点，探索出适应时代发展和实际需要的农村档案管理模式。从我国农村实际情况出发，深入考察乡村档案工作现状，展望发展趋势，笔者认为建立乡村联合档案室是非常必要的，可以避免分散管理的许多弊端，具有很大的优越性和可行性。
一、乡村档案工作的现状及产生原因
（一）乡村档案工作现状。目前我国大多数乡镇都建立了档案室，少数条件好的乡镇建立了档案馆，15%左右的乡镇配备了专职档案员，其余也大都有了兼职档案员，在人力、物力、财力上基本能满足档案工作的需要。但从乡镇档案工作所承担的两种职能看，档案的保管利用较好，而行政管理职能特别是对行政村的监督指导职能未能充分发挥。
村级档案工作现状：行政村的建档工作起步较晚，因其面广量大，情况复杂，差别较大，至今约有70%以上的行政村没有建立起规范的档案室，已建立档案室的大多集中在文明示范村、小康村，在机构设置、人员配备、保管条件、业务工作及提供利用等方面也不尽人意。大多数行政村特别是在老、少、边、穷地区，建档工作尚未开展。
（二）产生原因。一是思想认识上档案法制观念不强，意识淡薄。由于档案部门以前的工作重点一直放在档案馆及机关、企事业单位，致使农村尤其是行政村成为档案宣传和档案工作的死角，以至无论是乡镇、行政村领导，还是农民的档案法制观念和档案意识均很淡薄，认识不到档案工作的重要意义，认为有无档案工作一个样，没有把档案工作列入议事日程。二是不少村的集体经济薄弱，财力有限，不具备开展档案工作的基本条件。既无必要的库房，也无必备的装具和防护设施，可以说经济因素严重制约了村级建档的顺利开展。三是队伍建设上少数乡镇配备了专职档案员，大多是兼职，村级基本没有专职档案员，大多由村会计兼任，工作时间不能保证，档案业务生疏，缺乏起码的专业知识和技能，难以胜任正常的档案业务工作。四是缺乏必要的建档对象，由于各种原因，不少行政村现有的文件材料残缺不全，且多为上级来文，有的村档案资料较多，却又缺乏科学系统的整理归档，更谈不上齐全完整，在实际工作中无法满足利用的需要，以至档案的价值大打折扣，档案的作用也无从体现。
从上述分析可以看出，乡村档案工作，尤其是村级建档的现状是不能令人满意的，而造成这种情况或者说形成的原因又是多方面的，非一朝一夕所能改变。从严格意义上讲许多行政村目前尚不具备单独建立档案室的条件。而处于世纪之交的农村档案工作又是一个重要的发展时刻，乡村联合档案室正是顺应客观需要的产物。
二、乡村联合档案室的优越性
乡村联合档案室简单地说就是在自愿的基础上把所属各行政村需永久、长期保存的重要档案集中起来，由乡镇政府提供专门库房，指定专人负责，代为统一管理。它的基本职能是负责保管本乡镇各行政村的档案，并对各行政村及村办企业进行业务监督和指导。具体工作有：制定乡村联合档案室的工作规划，工作标准和管理制度，使所属各村有章可循，共同遵守；建立健全工作网络，把各村兼职档案员组织起来形成网络，定期开展活动并进行业务培训；定期接收村级档案；开展档案业务工作，开发档案信息，为乡镇领导、村干部及村民提供优质服务。
乡村联合档案室的优越性表现在以下方面：
（一）顺应了乡村机构改革要求，达到精简、效能、节约的目的。随着机构改革的深入，政府机关正向“小政府、大服务”转变。村级机构也在发生变化，一般行政村只设4至6名干部，大多村干部身兼数职，既无精力、也无能力从事档案工作。若各村单独建档，均须配置必要的库房和防护设施，有可能造成财政困难，加重农民负担。而建立联合档案室，村级档案工作转移到乡镇专门的机构，精减了档案人员，减轻了村干部工作压力，使他们集中精力搞好本职工作。乡村联合档案室只须一至二名专职档案员已足够，保证了从事档案工作的时间和精力，提高了工作效率和质量。
（二）实现了档案的集中统一管理，有利于乡村档案工作的专业化、规范化、标准化和现代化。联合档案室依照档案法规和业务建设规范，建立统一的归档、保管利用制度，执行统一工作标准，各村每年将各种门类的档案向联合档案室移交。联合档案室对各村的档案在文件材料的形成、整理、编目等进行统一指导，接收时严格把关。同时，乡村联合档案室设有专门的档案库房，有符合“六防”要求的档案装具和保护措施，既节省了存放空间，改善了保管条件，又提高了档案业务工作水平，不少乡镇还添置了电脑、复印机等现代化设施并用于档案管理。
（三）理顺了档案工作关系，便于发挥档案室的作用。行政村由于每年形成的档案数量少，工作量不大，不可能设置专门的档案工作机构，通常是指定一人兼管，但由于主客观多种因素，往往是“兼而不管”，档案工作也难以摆到乡村领导议事日程上。建立了联合档案室，乡镇管理的档案数量剧增，门类众多，利用频繁，工作量大，档案工作的重要性突现出来，自然容易引起领导的重视和支持。档案法规要求的乡镇档案人员列入编制，经费列入预算才能得以实现，而人、财、物的解决又为充分发挥档案室双重职能创造了条件，为农村基层档案工作的顺利开展打下良好的基础。
（四）有利于实现统一领导、分级管理的原则。我国是个农业大国，村作为最基层的农村组织形式遍布全国。每个县都有少则几百，多则上千的行政村。县档案局要对所有行政村的档案工作进行监督指导显然力不从心，而不少乡镇的档案室因无专职人员而不能充分履行职能。建立乡村联合档案室，乡镇有了专职档案员，能切实履行对所属行政村的监督和指导职能，大大减轻了县档案局的压力。既充分发挥了联合档案室的作用又保证了村级档案工作的顺利开展。
三、建立联合档案室的可行性
（一）乡村联合档案室作为农村档案工作的一种组织形式，符合和具有档案法规所规定的性质和职能。因而在法律上是站得住脚的，也是可行的，档案法明确指出：“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作进行监督和指导”。《乡镇档案工作试行办法》第七款明文规定“根据自愿和可能代管直属企业、事业单位及村民委员会具有永久、长期保管价值的档案”。
（二）乡镇联合档案室的对象是各行政村，而各行政村的共同点是人员编制不多，档案人员多为兼职，业务不熟；办公用房紧张，资金缺乏，档案工作物质条件很差；档案门类和数量少，工作量不大，难以配备专职档案员。而档案工作作为一项专门的业务工作有自己独立的理论体系、工作标准和物质要求。建立联合档案室，便于配备责任心强，业务熟悉的专职人员。可以集中财力，优化资源配置，建立标准的档案室，这些对乡镇政府来说解决起来并不难。它可以对档案工作进行集中统一管理，有效地解决了各村“小而全”的档案工作难题。
（三）从管理体制、组织关系上看也是可行的。乡村联合档案室不同于以往出现的机关联合档案室，机关联合档案室的参与对象互相间是平行关系，故在人员配备、经费负担、库房设置等问题上容易引起矛盾，而乡村联合档案室的参与者是各行政村，互相间是平行关系，但从党组织关系和行政关系看，都隶属于乡镇党委和政府领导，因此由乡镇出面建立联合档案室，可以避免上述矛盾。
（四）从实践看也是可行的。机关联合档案室的建立运行给我们提供了不少可资借鉴的经验，而当前部分地区出现的“村账镇管”模式也为建立乡村联合档案室做了探路先锋，提供了实践依据。
（五）从时机上看也是非常有利的。去年国家档案局和农业部联合召开了全国农业和农村档案工作会议，又制定了《乡镇档案工作试行办法》，最近省档案局又印发了《浙江省乡镇机关档案工作目标管理办法》。可以预见，一个农业和农村档案工作的高潮即将来临，为我们全力搞好农村档案工作，探索实践新的管理模式提供了非常有利的外部环境。
四、建立乡村联合档案室需实践检验
从机构改革的深入和农村档案工作的发展趋势看，建立乡村联合档案室是一种方向、一种模式，但在实践中要注意以下方面。
（一）抓好试点，逐步推广。任何新生事物的成长发展都不可能是一帆风顺的，必然会有许多的曲折和反复，也只有经过不断的实践才能充实和完善。乡村联合档案室的建立也不例外，需要档案行政管理部门和乡镇政府的紧密配合，协调一致，共同努力，不断完善。
（二）乡村联合档案室是否具有生命力，关键在自身建设。乡镇领导要十分重视档案工作，选配责任心强、文化基础扎实、业务精通的同志担任专职档案员，并切实解决好库房、经费等实际问题。在起步阶段，要着重向村干部及村民宣传档案法规及档案工作基本知识，提高他们的档案意识，坚持自愿为主，切忌强迫参加。联合档案室建立以后，要特别注重档案信息的开发利用，把为农业服务，为村民服务摆在首位。唯其如此，才能得到领导的支持，村干部及村民的拥护，社会的认可，乡村联合档案室才能焕发出强大的生命力。
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