对于文书档案而言，也叫管理性档案，在企业的正常经营活动中，产生的一种形式，为企业的管理活动、生产活动、业务活动的正常运行，提供有力的基础保证。文书档案对于企业业务决策的每一个环节，提供信息支持，对企业在未来的发展起到了不可替代的作用。因此，文书档案管理工作的质量，直接决定了企业的生产经营、业务管理的有效运行。反之，文书档案具有的机密性和准确性，源于企业每一个决策的制定。
我国社会发发展水平在经济和科技快速发展的支持下，发生着翻天覆地的变化，社会企业中，对文书档案的使用概率也逐渐增高，对应的文书档案具有的资源价值，也逐渐被人们重视。对应企业的文书档案而言，准确性是一方面，更重要的是保密性，这是由于文书档案记录着有关企业发展命脉的重要资料，一但泄露，严重威胁着企业的顺利发展，特别是对国家发展有重要意义的企业，如果文书档案被泄露，对国家的安全也会造成严重威胁。因此，加大研究文书档案的力度，是目前势在必行的举措。
一、企业内部的主动泄密
对于企业而言，能够看见的外部威胁可以通过各种有效措施予以解决，但是对一些隐藏在内部，无法直观看见的安全隐患，却无法及时处理。也就是说，当企业的安全出现问题时，对于每一个有机会接触到企业机密文书档案的工作人员，都是应该被怀疑的对象。目前，具有存储功能的无线设备已经普及，使机密文书档案的保密性受到威胁。
二、木马、后门盗窃文档无处不在
目前，我国社会互联网发展水平逐渐提高，其中计算机携带的病毒、木马等程序屡见不鲜，很多别有用心的病毒、木马出于对企保密文书档案的窥探，无时无刻坚实这企业的每一个举动。对于部分病毒、木马，还能将企业的保密文书档案拷贝、盗取，提供给竞争对手。
三、简单的口令保护形同虚设
对于文书档案的保密问题，虽然部分企业虽然已经意识到了，但是只局限于文书档案处理软件自身携带的保护程序。然而，这些软件具有的口令保护等级比较低，止步于若加密级别，具有的保护能力不强，密码很容易被其他软件破译。
当前，是科技、经济竞争激烈的时代，通过非法手段窃取或通过搜集先进的科学技术成果，已成为省钱、省时、省力、见效快的方法，因此，文档管理保密的工作也就变得越来越重要。
四、做好文档的保密工作，应从以下几大方面着手：
（一）档案库房选址的具体要求
对于企业所选择的文书档案库房位置，应该根据国家相关要求中单独建立的规定，严格执行，保证企业保密文书档案的独立性。在此过程中，需要注意的是，不能将企业随便一间办公室作为保密档案的库房。为了保证企业保密文书档案的安全，企业办公楼的最下层，不能别设置为保密文书档案的库房。为了防止盗窃保密文书档案，库房的窗户和门的位置应该进行专门加固、封闭。与此同时，文书档案库房的位置必须与办公、阅览室等人员经常出入的地方分开。除此之外，企业还应该建立专门的职位、分配专门的人员，对保密文书档案进行管理，并且制定标准的文书档案管理制度，任何人员在没有经过批准的情况下，绝对不可以进入文书档案库房，将有效的监控设备、报警设备安置在文书档案库房门口。科学、合理的对企业文书档案进行管理，能够为企业维护文书档案安全、保护文书档案机密奠定基础。
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（二）加强文档保密管理的措施
1.制定规范的文档管理制度
业务活动不应该是企业主要应该关注的内容，对文书档案管理人员自身具备的综合素养，也要重点专注。文书档案管理人员具有的专业知识能力，能够决定他们在开展相关业务程序的过程中，是否可以顺利、高效的区分文书档案具有的标准性内容、规范性内容、一般性内容。同时，企业的管理者还要将严格的考核制度结合其中，开展不定期或者定期的能力审核，严格执行有功必赏有过必罚的制度，保证文书档案管理人员在工作中能够时刻保持高度警惕和担当。
2.企业必须在财力方面保证文档保密管理的资金需求
对于企业而言，想要保证文书档案的保密性，对专业人员的培训力度、电子设施的使用力度、文书档案工作室的建立力度应该合理加大。企业应该设置有效的防盗器材、防盗器材、保险器材以及计算机相关设备。除此之外，加大人员培训方面的投资力度，是文书档案管理人员的专业水平得到不断的提升。
3.控制文档的使用权限
对文书档案的访问用户权限进行设置，使文书档案不能被没有权限的用户打开。在将文书档案发送会给目标对象时，保证文档的状态为可控加密或者只读，这样，能够使文书档案无法被复制、转发，当被第三方打开时，也无法阅读、使用。当进行文档的外部授权、加密的过程中，必须同时保证操作日志的完整性，为后续审计工作的顺利开展提供便利条件。
4.加强涉密文档的日常管理
（1）确定涉密文档保管期限及范围
当文书档案的保密期限超过一年时，以年为单位，当文书档案的保密期限没有超过一年时，以月为单位。对于比较特殊的情况，比如中央、国家机关单位等，能够将相关保密文书档案中的某些机密内容的保密期设置为长期。针对这戏而长期保密的文书档案而言，当授权的机关单位没有对其进行解密之前，其他所有的机关单位绝对不允许将其提供给第三方，也坚决不能自行解密，必须对其进行长期保密。
（2）涉密文档应与非密文档分别保管
对于保密文书档案的移出、调阅、销毁等操作时，必须按照相关规定进行严格办理，在相关领导的签字批准后，将登记、审批手续仔细、认知执行。与此同时，在没有经过同意的情况下，对企业文书档案的调阅，任何人没有权利擅自执行。
（三）提高企业文书档案人员素质
对于企业的档案保密工作而言，除客观因素外，一个最主要的因素，这就是人。因为管理档案最终还是离不开人，没有人的主观努力，客观条件再好，档案的安全保密也无从谈起。因此，文书档案保密工作好与坏，文书档案人员的素质是个关键。要搞好档案保密工作，就要发挥档案人员积极性、创造性，努力提高档案人员的知识结构和管理能力，提高企业档案人员的素质。
“保密工作，慎之又慎”，而在现实生活中，少数人思想上懒于学习，不思长进，说到“保密”更觉的是“无中生有、草木皆兵”，时常一副“无所谓、没有啥”的态度，这是保密工作中的大忌。
保密，早已不是传统意义上的锁在柜子里就能完成的了，这需要学习更多的网络知识，有效地扼制泄密事件的发生。只有建立一系列切实可行的规章制度，使保密意识转化为档案管理人员的自觉行动，防微杜渐才能使档案处于绝对安全的状态中，以确保企业的利益。
综上所述，根据以上对新形势下企业如何做好文书档案的保密工作，展开的详细分析，我们能够明确的了解，对企业文书档案的保密工作必须严格、严谨的按照相关规定执行，否则，不仅会导致企业承受巨大的经济损失，还会是企业蒙受巨大的名誉损失。因此，企业必须重视文书档案的保密工作。
作者简介：李彩虹，女，云南昆船机械制造有限公司。
论文作者:李彩虹
论文发表刊物:《知识-力量》2019年10月41期
论文发表时间:2019/9/11
标签：档案论文; 文书论文; 企业论文; 保密工作论文; 库房论文; 文档论文; 管理人员论文; 《知识-力量》2019年10月41期论文;