关键词:档案管理工作;规范化;优化策略
当前,在各种因素的影响下,档案管理出现很多问题,限制了档案管理的有序性发展,体系的建设与完善仍然有很长的路要走。必须针对实际情况,做出合理的针对性的指导,实现档案管理的规范化效果。
一、新形势下档案管理工作的问题
(一)档案管理体系的缺乏
现代社会经济水平快速发展,单位的管理制度和管理职能在逐步完善,岗位的特色性和个性化趋势越来越明显。在执行档案管理工作的过程中,管理体系的不完善导致其指导作用受限,不能适应时代的要求进行创新性发展,体系的弊端愈发显现。在执行体系漏洞明显的情况下,档案管理人员的操作工作出现失误,不能按照规定的要求进行实操,出现不规范化和片面化现象。另外,在资源配置的过程中存在较大的制约性,档案人员的责任意识不强,随意使用档案资源,惯性地沿用传统的档案管理模式,在精力投入不足的情况下,导致档案管理工作效率较低下。
(二)档案管理信息化程度不高
实质上,在新时代下,网络化和信息化特征越来越明显,计算机技术和信息技术应用的越来越广泛,在应用中取得了非常好的效果。然而,档案管理依然存在着比较明显的问题,在实际管理的过程中,部分单位虽然使用了计算机网络技术,但是在应用的时候,由于各种因素的影响,不能充分结合单位和行业发展的实际情况,应用的效率较低,质量也存在着较大差距,没有真正构建出科学完善的信息化管理体系。这种情况下,档案管理的效率受到非常明显的影响,档案管理出现低效化状况,严密性也亟待提高,不能满足新形势下档案管理标准要求。
(三)档案管理措施的落后
在现代社会下,在实体管理工作中,先进技术应用的程度较大,计算机技术和信息技术能够影响社会工作的执行力。但是,档案管理对策在先进技术普遍的形势下依然呈现出落后的状态,信息化管理手段与时代要求不相符,缺乏完善的档案网络管理平台为档案信息奠定基础,档案信息化的发展水平还有待提升。
(四)档案管理人员资质的弱化
在档案管理工作中,档案管理人员的素质直接影响着管理的质量和效果。当前,由于档案管理人员素质较低,管理能力存在较大的差距,专业水平无法达到规定的要求,对于知识的掌握和了解比较浅显和片面。因此,在日常的档案工作中,对于资料的收集、整理、归类、储存等不能完全胜任,面对纷繁复杂的工作,无法进行规范性管理。这种传统的执行工作加剧了付出与效果之间的差距,员工的责任心受到一定程度的影响,无法从日常工作中获得良好的满足感,降低了工作效率,导致档案管理工作无法规范运行。
二、新形势下档案管理工作的规范对策
(一)健全档案管理工作制度
完善的档案管理制度能够促进档案管理工作的规范化运行,在执行期间,需要按照相关的工作制度,建立规范性目标,加强职责权利的清晰性,提升员工的职业认同感,不断完善档案管理工作体系,充分落实档案信息管理工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆实现完善的规章制度,能够对档案管理工作进行制约与指导。在执行的過程中,需要对档案管理工作人员的工作任务进行明确,建立完善的权责制度,对员工的行为进行约束,具体执行的时候,需要明确的岗位职责,将制定的制度与发展目标相互结合,并按照执行的相关制度,严格操作档案管理工作,认识到制度发挥的重要性,将制度渗透到档案建设、档案管理工作中,在实现其价值的同时促进管理水平的稳定提升。
(二)提升档案管理信息化水平
在科学发展水平不断提升的背景下,网络信息化在各行各业中实现了广泛的应用,档案管理工作必须适应时代发展的需求,不断提升档案管理的工作效率。在实际管理工作中,需要对管理人员进行引导,提高档案管理人员操作软件的熟练程度,并且对单位的实际情况进行详细分析,找到针对性的软件,促进档案信息管理工作的科学发展。信息化的档案管理,不仅能够在一定程度上节约人力物力,进一步发挥出计算机的优势,使档案信息的记录工作能够清晰顺利的完成。如果单位需要查找相关信息,可以借助软件进行对档案内的信息进行锁定,快速定位其位置,为档案管理人员节省了大量的时间,档案管理人员能够有更多的时间进行信息的归类和整理,增强档案信息管理的全面性。
(三)加强档案管理技术手段
传统的方式进行档案管理工作限制性比较明显,规范化管理和管理水平无法得到快速提升。这是因为档案的种类较多,在管理中差异性比较明显,难以形成统一的管理模式。新形势下,需要充分结合现代化执行手段,在档案管理中积极引入计算机技术,使档案管理工作的执行能够稳步快速的进行。在执行期间,管理人员必须树立学习意识,不断提升自身的管理水平,积极使用新技术,将现代技术与档案管理工作进行有效融合,针对自身发展的需求,使档案信息管理系统能够更加科学完善,同时,为了使管理工作中泄漏、遗失等现象得到有效控制,必须加强档案管理的保密性和规范性,形成和建立保密系统,定期维护电子档案管理系统,使其能够充分发挥出自身的功能,使档案能够安全使用。
(四)提升档案管理人员水平
档案人员是档案工作执行期间的主体责任人,对档案管理工作进行负责。因为工作人员的专业素质与自身能力高低,直接影响到档案管理规范化程度,所以,需要保证档案管理工作人员自身素质与发展水平的稳定提升,保证能够为档案管理工作人员提供有效的基础条件。在具体执行过程中,可以从两方面考虑,一是档案管理人员招聘时,需要把握严格性,对档案管理工作人员的基本档案以及实际掌握的能力进行分析,保证依靠他们的能力能够充分应对档案管理工作中存在的问题,进而养成较高的敬业精神和心理素质。二是需要对档案管理人员进行定期培训,保证工作人员的业务能力和自身素质都能不断提升。执行期间,可以充分利用现代化先进手段,使管理方式符合现代化发展需要。同时,为其制定科学、合理、有效的学习计划,保证在工作执行期间,能够对其进行指导,促进自身实践能力的稳步上升,确保档案管理工作实现规范化发展。
三、结语
在单位的发展中,档案管理是一项重要工作,在新形势下,档案管理呈现出越来越多样化的特征。同时,由于自然和人为等因素的影响,档案管理工作中出现了一系列比较明显的问题,大大降低了规范性和有效性。针对这种情况,必须充分意识到档案管理工作的重要性,健全档案管理工作制度,提升档案管理信息化水平,加强档案管理技术手段,提高档案管理人员素质,使网络信息技术能够充分发挥出自身的作用,促进档案管理工作的规范化。
参考文献:
[1]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业,2015(05):173-174.
论文作者:蒋豫峰
论文发表刊物:《城镇建设》2019年21期
论文发表时间:2019/12/16
标签:档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 新形势下论文; 水平论文; 规范性论文; 《城镇建设》2019年21期论文;