如何编制政府采购的招标文件，本文主要内容关键词为：政府采购论文,招标文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
本文拟以货物采购为例，从招标文件的规范性、公平性和明确性三个方面，谈谈政府采购机构如何编写政府采购招标文件。
一、规范性
招标文件的规范性是指招标文件要按照一定的格式和要求进行编写。实际上，规范性是政府采购招标文件最显著的特点。
货物采购的涉及面虽然很广，采购的内容千差万别，但各个项目的招标文件却又包含着许多共同的内容，如投标人在投标时应注意的事项、买卖双方各自的权利和责任、投标人提供的有关资格证明文件等等。所有这些内容不会因项目不同而有所区别，政府采购机构完全可以，也应该编制出重复使用的格式化文件，如“投标人须知”“合同一般条款”“投标函格式”“投标保函格式”“履约保证金保函格式”“法定代表人授权书格式”等。招标文件中这些规范的格式化的内容，是政府采购招标文件的商务部分的主要内容。这一部分的内容通常由政府采购机构负责编写。
在编写政府招标采购格式化文件的时候，既要注意满足招标工作的需要，又不能搞得过于复杂。政府招标采购的格式化文件搞得过于繁琐，不仅会增加编写招标、投标文件和评标的工作量，还会使投标人感到无从下手，影响投标文件的质量。编写政府招标采购格式化文件的时候，要特别注意把政府招标采购的规则、程序、要求以及评标的办法向投标人说明清楚。
招标文件有一些内容，因项目的不同无法编成格式化文件。这就是招标文件的技术部分。但还是可按项目的背景、技术要求、服务要求来进行编写，有些也可以格式化。
招标文件商务部分中的投标截止时间、招标方式、中标服务费，以及付款人、付款条件、履约保证金数额等内容，不同项目有不同的要求。为满足招标文件规范性这一要求，可以把这些经常变动的内容放在一起。如安徽省省级政府货物招标采购的招标文件范本就把与合同条款有关的经常变化的事项，如付款人、付款条件、履约保证金放在“合同条款前附表”里；把其他经常变化的事项，如买方名称及其地址、招标方式、投标截止时间和开标时期等放在“投标人须知前附表”里。在某些情况下，项目招标会对“投标人须知”提出一些补充要求，为了不对既有的“投标人须知”进行变动，可在货物招标文件里增加“投标人须知补充事项”；基于同样的考虑，在“合同的一般条款”后面增加了“合同的特殊条款”。
招标文件规范化，有利于投标人熟习招标文件，不必每次投标都去阅读招标文件的所有内容，仅需把重点放在招标文件的技术部分，从而节省编写标书的时间，提高投标文件的质量水平。招标文件的规范化还有利于评委的评标工作。因为一个项目的招标往往吸引十多家供应商参加投标，评委的评标时间不可能拖得太长，客观上要求招标文件对投标文件中的一些主要评审内容作出规范性的要求。这样，评委在评标时仅需对这些评审内容与招标文件的要求作一简单对照，就可了解投标人是否对招标文件作出了实质性的响应，从而对招标文件的响应性作出正确的评价，简化和加快了评标工作。
二、公平性
招标文件的公平性是指平等地对待所有符合项目招标资质要求的供应商，合理地确定当事人的权利与义务。
公平性要求招标文件平等地对待所有的供应商。政府采购的资金来源于纳税人（包括供应商）的税款，因而政府采购应给符合项目招标资质要求的供应商一个平等的竞争机会，凡满足项目资质要求的供应商都应让其参与政府采购的招投标活动，不应以地区或品牌的要求排斥供应商参与竞争。因此，招标文件在品牌的选择上一般应当规定：“招标文件在技术要求中指出的工艺、材料、设备，参照的商标仅作为说明并没有限制性，投标人可以在投标中选用替代标准，但这些替代标准要相当于或优于技术要求中规定的标准”。
公平性要求招标文件对权利、责任的规定，必须做到公平、合理。这就要求把买卖双方放在平等的位置上，合理地规定双方的权利与义务：一方面要充分体现买方的意愿，明确卖方的责任，保护买方的利益不受损害；另一方面也要规定买方为卖方履行合同创造必要的条件，如在计算机网络采购时为卖方提供必要的技术资料、施工环境、人员配合等方面的支持，并确保卖方在履行合同后及时进行验收，使卖方能按时收到合同款项。此外，政府采购招标文件的“投标人须知”和“合同条款”都是政府部门事先编写的，未与具体项目的当事人进行协商，因而公平性就显得十分重要。1999年10月1日开始施行的《中华人民共和国合同法》第39条规定：“采用格式条款订立合同的，提供格式条款的一方应当遵遁公平原则确定当事人之间的权利和义务”。显然，公平性不仅是与规范性相辅相承的，而且它直接关系到政府采购的威信、公正性，关系到政府采购的吸引力和生命力。
招标文件还要做到公开、公正。公开，是指招标文件应将招标的程序、办法说清楚，让投标人在投标时了解自己在投标时应注意的事项，明确自己的权利和应当承担的责任与义务，知道自己有可能遇到哪些风险及如何回避风险。由于招标文件做到招标的程序、办法公开，就使投标人可据此对政府采购进行监督，使政府采购能有效地避免“暗箱操作”。公正，就是在评标时必须严格按照事先确定程序和办法进行。招标文件应说明本次招标的评标的步骤、各步骤主要评审的内容，以及评价、比较投标文件的方法，如是采用最低评标价法还是采用综合评分法等等。这些步骤和办法一经确定，评标时就必须严格执行，不得随意变动。公正性还要求评标时必须以招标文件为准绳，投标文件为依据：招标文件没有明确要求的内容不得作为评审的内容；招标、投标文件以外的东西评标时不予考虑。这样，就可排除许多与评标无关因素的影响，维护政府采购招标、评标的公正性、严肃性。
三、明确性
招标文件技术部分的明确性，是要求招标文件详细说明本次招标的范围、目的，尤其是所采购项目的技术方案及各项技术要求等等。招标文件技术部分的编写是由买方单位来负责编写，政府采购机构协助完成的。买方在编写招标文件的技术部分时，应认真注意以下几点：
第一点，认识需求。一般地，买方在提出项目概念的时候，其需求不是十分明确具体，往往是比较笼统、模糊的，不全面的。以这样的需求形成的招标文件的技术部分，会使投标人感到茫然，不知所措。投标人据此编写的投标方案也不可能让买方感到满意，投标人的报价也难以比较。此外，项目的概念是因需解决当前的问题提出来的，但在许多情况下，项目的建设又不能仅仅以解决当前的问题为目的，项目的建设要有一定的超前性。这一点在计算机网络建设方面表现得尤为突出。因此，买方应在编写招标文件之前，应进行一些调查研究，搞清楚项目的目的是什么、要解决什么问题、市场上具备此种功能的产品大概有那些等等。
第二点，与资金可用量相适应。买方在提出技术需求时，在满足项目要求的前提下，其需求量的大小、需求档次的高次要与资金可供量相适应。为满足这一要求，买方应在市场调研的基础上，对项目各子项的概算应按照“宽打窄用”的原则进行安排，以免由于资金概算做得太紧而出现资金缺口的问题。
第三点，避免指定商品品牌。如买方无特殊的技术要求，应尽量避免指定货物的品牌以增强投标的竞争性，为更多的供应商提供发展的机会。指定一个品牌就意味着排斥其他品牌，有可能使经营其他品牌的供应商失去参加投标的机会，这与政府采购所遵循的“公开、公平、公正”原则相抵触。指定品牌还会使买方的利益受到损害，因为买方所要购买的是具有所需功能商品的使用价值，而非某种特定品牌的商品；而排斥其他品牌，使其他供应商失去参与投标的机会，就意味着竞争性的降低，而竞争性的降低就使得价格难以下得来，服务上不去。
第四点，有利于评标办法的制定。评标是以招标文件为准绳，以投标人的投标文件为依据进行的。买方在编写招标文件时，特别是在编写招标文件的技术部分时，就要考虑评标如何进行、主要从哪些方面进行。凡是要求投标人必须满足的，招标文件必须明确提出来；如果在招标文件中未对投标人提出明确要求，评标时就不能作为评审的指标对投标文件进行评审。对一些重要的或关键性的指标，招标文件应清楚地加以标识，以引起投标人的重视，并告诉投标人如未能满足上述要求将会产生的后果。
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