加强事业单位档案管理工作的若干思考
王燕
宜昌市人才服务局 湖北宜昌 443000
[摘 要] 随着社会的不断发展，我国事业单位承担的责任变得越来越中，其事务内容也变得更加复杂，这使得档案管理工作的重要性逐步突显出来。就目前来看，我国事业单位的档案管理工作水平普遍偏低，导致档案资源的价值未能够得到充分的发挥。基于此，本文将就加强事业单位档案管理工作的有效策略进行探讨研究。
[关键词] 事业单位；档案管理；重要性；策略
档案管理工作的主要内容是对单位具体工作中产生的资料进行收集、整理和保管，是办公室工作的主要内容之一[1]。在事业单位运行的过程中，丹丹资料反映着其事务开展的实际情况，档案管理工作能够为多方面工作的开展提供依据，同时也可以用于事业单位运行水平的改进。因此对如何加强事业单位档案管理工作进行研究具有积极意义。
1 事业单位档案管理的重要性分析
在信息时代下，信息已经成为一种重要的资源类型。档案就是一种比较特殊的信息资源，其主要对历史进行了详实的记录，如单位发展历史、业务工作流程、人事关系等均包含在档案资料中，它不仅是事业单位执行具体工作的有效依据和标准，同时对于事业单位的未来发展也具有重要的意义。在社会发展新形势下，我国行政事业单位改革的不断推进，使得档案工作变得越来越重要，工作的合法性、规范性以及是否按照流程运行都需要以档案的形式记录并保存下来，这样可以全面反映出我国改革工作的成果和不足，为后续工作的开展指明正确方向。因此，在事业单位运行中，必须加强对档案管理工作的重视，全面、系统的对档案资料进行归集。
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信息时代的到来使得现代化信息技术逐渐融入到社会生产生活的诸多领域，档案管理也受到了一定的影响。目前，“互联忘+”模式的应用是事业单位档案管理改革的一个重要方向。但是由于我国大部分事业单位的信息化建设相对较为落后，为改革活动的推进造成了巨大的阻碍。虽然部分事业单位已经开始有意识的推动档案管理的信息化发展，但想要在短时间内取得效果并不现实。因此在未来一段时间，我国事业单位一方面要坚持档案管理信息化建设的脚步，对档案管理模式进行创新，构建纸质档案和电子档案并存的档案管理体系。另一方面则应加强对综合型人才的培养，构建具有先进管理理念、专业技能知识的管理人才队伍，同并对档案管理制度规范进行完善，如此才能为档案管理的持续发展奠定基础，提高档案资源的利用率。
2 加强事业单位档案管理工作的有效措施
2.1 做好文秘工作和档案管理工作的衔接
目前，我国很多事业单位实行的都是文档分离的管理体制，即基于文秘工作和档案管理工作分别建立独立的运行系统。在这样的体制下，档案管理人员无法参与到文件形成、处理等工作中，只有在文件办结之后才能接手，导致前后工作难以形成有效衔接，对档案管理工作质量造成了严重的影响。基于此，在改革活动中，应该加强文秘工作和档案管理工作的衔接，推动文秘工作和档案管理工作在部分领域的融合，如使档案管理人员参与到文件的形成与处理环节中，这样可以通过有合理有效的前端控制保障档案资料的质量。例如，在文书形成阶段，基于管理理论对文书签发稿、修改稿以及相关附件材料进行归集，为后续装订工作提供方便。在文书办理阶段，对文件批示意见进行跟踪关注，对整个办理过程中形成的资料进行收集，并掌握文书办理情况。在文书办结完成后，将文书批复文件、会议纪要、会议材料等进行归集整理，分类存放。同时将办理完成的文件转化为电子格式录入到档案管理软件中。通过上述一系列程序不仅可以避免重复工作的发生，提高效率，同时还能够确保文书材料的完整性和精确性，提高档案管理工作水平[2]。
2.2 对各专业档案进行完整全面的采集
事业单位的档案资料所涉及到的专业较多，各类专业档案的特点也不尽相同，如修缮工程档案具有程序复杂、时间跨度大、各环节联系紧密等特征。基于此，事业单位档案管理人员在对各专业档案资料收集的过程中，必须保障其完整性，最好为每个业务部门制定专门的档案管理负责人，对办公室文件资料的收集整理进行全面把控。这些负责人必须具备丰富的经验以及扎实深厚的知识技能，这就需要事业单位对其进行专业化的岗位培训，促进单位档案管理专业化水平的提升。此外，在档案资料收集的过程中，应实行动态管理模式，将档案管理贯穿到办公室工作的整个过程中，保障工作的延续性，避免出现资料遗漏的情况。例如，对于修缮工程档案管理工作，应从项目申请立项阶段开始进行资料的采集和整理，并将其贯穿到项目设计、招标、施工、验收以及最后的结算审核等所有环节中，形成覆盖始终的管理链条，保障档案资料的完整性。在工程项目结束并投入使用后，这些档案资料可以为维护工作的开展提供详实可靠的依据。还需注意的是，在工程项目运行使用的过程中，也应该持续进行档案采集和整理工作，如资产运营档案、租赁合同、资产评估报告等，实现对资产运营全过程的有效展现[3]。
2.3 保障零星档案收集的全面性
零星档案即是指事业单位工作中临时形成的，具有保存利用价值的材料，这部分档案产生于事业单位计划范围之外的工作过程中，规模不大，且十分松散，因此很难进行系统性收集。对此，应要求各部门档案管理人员在日常工作中提高对零星材料的重视，有意识的做好收集整理工作。
3 结语
综上所述，在新时期事业单位运行的过程中，档案管理工作不仅可以为单位决策提供支撑，还可以推动单位未来持续发展。因此在具体工作中，事业单位应对管理模式进行创新、同时完善档案管理队伍建设，加强文秘工作与档案管理的联系，保障档案资料收集的完整性，促进档案管理工作水平的提升。
参考文献：
[1]丁峰.当前时期下事业单位档案信息化管理模式的若干思考[J].黑龙江史志,2014(15):97.
[2]张晶,张敏.强化事业单位档案管理信息化建议的若干思考[J].中国职工教育,2012(14):105.
[3]王静.事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].信息与电脑(理论版),2016(22):79-80.
[中图分类号] G271
[文献标识码] A
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