云南电网有限责任公司昭通供电局
摘要：基本建设项目档案通常是企业档案管理的关键环节之一，其管理内容很关键且存在一定的复杂性，这篇文章分析了基本建设项目档案管理期间会面临的问题及解决措施，从而强化建设项目档案案卷效率及质量，完善企业单位的项目档案管理工作。
关键词：基本建设项目；档案管理
前言
基本建设项目档案一般是企业档案管理的关键环节之一，基本建设项目档案涉及到整个工程建设项目从确定、分析到建成投产（运行）的各个环节中需要存储的文件信息，包括基建项目的提出、调查、可行性分析、评估、决策、计划、实地勘测、研究设计、施工建设、生产调试、前期准备、竣工、试运行（使用）等项目中记录的文字、图表、视频、实物等各种形式的资料，是企业基本建设项目的实时历史记载，也是科学确定基建工程质量、使用和维护建设项目的关键条件。
一、原因浅析
基本建设档案的管理和汇总工作有相当大的难度、极易发生异常情况，收集工作不完善，就无法确保基建档案的科学性和质量水平，后续工作难以顺利进行，也会引起 “无档可查”的情况。
1.企业管理层面缺乏足够重视。很多企业从最初的项目立项，对其未来发展以及基础建设环节相当关注，然而对于项目档案的管理通常缺乏重视，使得项目建设工作竣工后，在进行扩建或工程调整时会存在所需的档案文件不完善或者缺乏的情况。面对这种问题，企业唯有重新汇总相关档案资料，但通常无法建立科学系统的企业档案体系。
2.部门单位多，收集覆盖面广，跨度大。通常一个大规模的建设项目，从可行性分析直至项目完工试运行，要涉及物料计划、物资需求、勘测分析、设计、环境保护、电力通讯设施、交通情况、安装等很多阶段。因涉及单位多，建设流程多而杂，跨度大，所以形成文件资料的部门也较多，因这些部门通常位于各个的行政体系，所以加大资料整合的难度。并且因基本建设活动中产生的科技资料转手多，历时长，过程繁复，若是各阶段交接手续不严禁，归档不到位，就极易导致档案资料不完善或签字盖章不完备。
3.资料整合历时长，变化幅度大。因基础建设项目实体规模大，难以移动，往往在固定的场所操作，以及露天环境多，受自然因素及其他环节的因素影响比较大，所以项目建设历时长，人员调整等原因也给档案汇总工作产生了较多不便。例如：施工人员的调整，文件就无法及时交接到资料员手中，若是资料员调整，会使得资料保管不完善，文件缺失，文件资料签字盖章不完善等。就算在资料存储时了解该问题，但时间过长，所导致的损失无法进行弥补。
4.资料收集期间难以控制。档案形成和存储使用单位独立分散，工程完工之后，要把有关工程的全部档案资料向建设单位移交，由建设单位整合存储。仅仅这项工作而言，档案资料形成和存储使用部门各自独立存在，部分工程的建设，在远离档案保管部门几百公里的区域，档案人员唯有在工程的各个环节去指挥培训，又无法实时坚守在施工地带及资料汇总场所进行督导，极易导致一些单位忽视建设期间材料的收集和整理。
二、管理项目档案收集整理的措施及对策
（一）收集方面
汇总数量众多的基建档案资料的规范化，一定要体现出文件材料整合期间的有机联系，这项工作完成不到位，就会导致“无档可查”的情况。所以，落实好收集工作是相当关键的。
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档案资料并不是由档案人员自己收集形成，而是通过其他业务部门在活动期间统一产生的，其形成期间独立分散，无法进行控制，仅仅由档案人员能力是远无法实现的，为了确保基建档案收集完善、科学及档案材料的质量水平，一定要完成好以下内容：
1.制定完善的符合本公司基建档案的归档范围和保管期限
基建档案整合存储区域和保管时长，应科学指出归档资料的名称、兴建的施工单位、归档的管理人员、归档期限、归档程度、载体类型等等。有了这个表，谁交什么资料、何时进行移交很清晰明了，然而，各项目存在其独特性，产生的资料各有特点，无法实现规范化，这就要求施工单位和建设单位根据此项目来统一规划，该有科学规范的文件材料区域，如此才能为档案人员的收集提供必要条件。
2.将项目建设档案管理工作纳入基建活动业务流程
提高相关档案人员对基建业务流程的互动参与，能够全面把握基建文件材料，确保基建文件资料收集的完备、齐全和质量。基建档案管理要与项目建设统一开展，从最初的立项，就要有一定的基建档案管理流程，对文件资料及时收集。否则，就可能导致基建文件资料的丢失。档案人员要积极参与到初期的项目流程，充分掌握项目的运行情况及进程，档案人员要积极参与工程项目的完工审核，在项目竣工验收之前，完成好整个工程的档案审核，唯有档案验收合格，并有相关档案人员的签字核查，整个实体工程才能完工验收。
（二）基建档案的整理
基建档案的组卷，通常是把形成期间具备有机联系的数据资料整合、装订在册，建立案卷，一般涉及到以下资料：
1.项目建设部门整理工程的前期资料、完工验收管理资料、生产施工管理资料，因按步骤根据问题实施组卷。
2.施工单位记录的工程技术资料，依据标段、单位工程、分部分项工程、专业等组卷；
3.调试单位记录的工程调试资料，依据系统、流程、专业、技术类型等特征进行组卷；
4.设备仪器资料，依据专业、系统、台件、技术类型等特征进行组卷。
5.监理资料，依据专业科目、时间、文中等特征进行组卷。
6.基建档案的组织，要重视卷内资料和案卷的组织流程，排列依据是：先批复，再请示；先进行译文，在实施原文；先整理正文，在汇总附件；先审批文件，再进行报审文件；先整理文字，后分析图纸；
7.单位工程资料案卷，因依据单位工程整体管理性资料卷、施工记录及相关试验整合卷、质量审核资料卷的流程排列。
（三）项目文件的组卷
结合多年的实践经验，需要施工部门或监理部门在汇总好资料后，尽可能提交到公司档案部门，在专业档案人员的引领下，进行组卷，案卷之间要确保有机联系，避免把内容全然不相关的一堆资料任意组合；并且，案卷资料的数量要合理适度，对于案卷而言，既要保持“有机联系”这样一个原则，还要保持一个量的界限，叫做案卷的组合度，一份案卷，具备资料的分数太多或太少，都会影响其存储和利用，一般就是表现在案卷的实际厚度。
（四）案卷内保存价值和保密等级应统一
从档案的归档、存储和利用方面考虑，高水平的案卷标准是不可或缺的，在确保文件有机联系的基础上，应研究各种价值和密级组织案卷资料，若彼此出现分歧，不能强制分散存在有机联系的资料，而应家直销的则要依据价值大的，密级低的要依据密级高的。
三、结束语
项目档案通常是工程施工的实时记载和质量考察的关键参考要素，是一项重要的数据资源和财富，并且项目档案也是企业档案的关键要素之一，项目档案的完善性、档案管理效率和质量情况，对工程项目的运行、生产操作、维修保养、技改、扩建等发挥着无可替代的作用，完成好建设项目的档案管理内容，既会推动建设项目的管理进程，还能进一步提升项目建设质量。所以，完成好基本建设项目中的档案管理有积极作用。
参考文献：
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[2]韩秋莲.石油企业基本建设项目档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2015（S1）：69-70.
[3]纪会英.浅谈做好基本建设项目档案管理工作的相关措施[J].办公室业务，2013（09）：191.
论文作者:袁萍
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第9期
论文发表时间:2017/8/17
标签：档案论文; 资料论文; 基建论文; 案卷论文; 文件论文; 项目论文; 档案管理论文; 《建筑学研究前沿》2017年第9期论文;