摘要：建设项目的档案是工程管理工作的有机组成，是对工程质量进行监督和验收的必要资料，也是对建设工程进行有效检查、管理、改造和维护的重要依据。一直以来，在我国建设工程监督和检查工作的具体过程中，时常都会找到许多档案管理方面的问题，这些问题严重影响了工程的质量，也给工程的质量监管工作带来了诸多困难。因此，保证工程档案的规范化管理对提高建设项目的工程质量和管理水平能起到重要的积极作用。
关键词：建设单位；工程项目；档案管理
1工程建设项目档案管理的现有问题
1.1项目前期资料不全
工程建设项目前期，由于项目论证时多为几个小项目或若干期工程的汇总，且前期文件具有较强的流动性，因此，总项目既不能将项目前期材料的原件归档，又很难记录原件的存放地，使得前期资料在完整性上存在很大缺陷。另外，档案人员未参与前期招投标工作，对这一工作环节不甚了解，前期文件材料存在取舍不当现象，不能准确掌握设备资料应收明细，易造成资料的不完整。
1.2归档文件真实性差
一方面，工程建设项目施工单位和项目管理部门在文件资料归档中存在推诿扯皮现象，很多数据资料未能得到有效核实，只是草草应付了事，严重影响归档文件的真实性；另一方面，前期不重视及时收集文件材料，等到项目竣工验收需要时又突击补充相关资料，这严重违背了档案的本质属性——“原始记录性”，而且临时突击而来的文件，难以保障真实性、准确性。
1.3档案整理质量低
档案整理质量是工程建设项目档案管理的重中之重，也是当前工程建设项目档案管理中存在问题最为严重的环节。比如，案卷题名不精确，简单地将卷内第一份文件的标题作为案卷题名；卷内文件题名有偏差，不能完全表达文件的真实内容；文件排序不规范，未遵循工程档案的成套性原则，请示与批复、申请与批示、指令与回复等往来文件应作为一份文件整理，闭合性的文件应组合整理；归档范围不明确，有些不是针对本部门或者本单位的普发性文件也进行了归档，施工单位与综合管理部门出现重复归档现象。
1.4信息化水平不高
在工程建设项目档案管理领域，未及时配备与数字化、信息化相配套的基础设施，使得档案数字化进程略显滞后，信息化水平不高。即使有部分工程建设项目配备了相应的档案信息管理系统，但因没有配套的信息化管理标准，有的文件材料是电子与纸质双套制运行，有的是电子或者纸质单一制运行，给后期的管理与利用带来较大的麻烦。
2工程建设项目档案管理创新的建议
2.1管理模式创新，强化工程档案管理法制建设
可依据国家相关档案管理的法律法规要求，各地方、各机构借鉴和完善工程项目档案管理的法制建设，做到“有法可依、依法治档”，并将工程档案与工程质量进行同步管理，实行工程档案终身责任制。通过指导、培训进行大力宣传和学习教育工程档案法制建设的重要性，提高相关责任人员的责任意识和自觉性，同时能有效扭转“重建设，轻档案”的现状。
2.2组织管理创新，加强组织机构的建设和管理
首先要加强工程建设项目档案组织管理，与工程建设项目相关的单位要根据现实情况成立档案管理领导小组，并且要严格按照统一分级管理的原则开展档案管理工作。对各个单位、各个部门的档案管理职责进行细化落实，严格按照相关规范要求，以制度的形式对相应工作进行规范。其次，要建立健全的资料归档交底制度和会审制度，档案管理部门要与相关部门通力合作，成立资料审查小组。审查小组主要负责的工作就是对工程建设项目资料进行定期的检查和会审，以此保证项目档案的完整性与有效性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆资料审查小组还要对工程建设项目中的重点文件和关键资料进行跟踪检查，防止出现纰漏影响工程建设项目档案整体管理，保证其管理质量。最后，工程建设项目档案管理人员要进一步加强工程现场的定期检查工作，参与到实际的施工中，这样能够对实际施工情况有一个全面的掌握，从而为档案管理工作提出针对性的指导，保证档案管理工作顺利落实。另外，在工程建设项目实际施工过程中存在一些特殊事项，在关于这些特殊事项的档案记录中，档案管理人员要与工程项目参建单位一起到施工现场进行实地勘察。最后根据实际情况做好档案记录，以此保证工程建设项目档案的准确性。
2.3健全相关的规章制度
完善建设档案的管理工作需要在国家《建设工程质量管理条例》、《关于加强基础施工工作质量管理的通知》以及《档案法》的相关要求和规定下，结合具体的建设工作，健全建设项目档案管理的各项规章制度，对建设工程所形成和提交的各种文件资料进行合理归类，并对文件的归档内容、文件所涉及的范围、人员配备、技术指标、相关人员的工作方法、检查方法等做出明确规定，并把建设单位相关的档案管理人员纳入到整个工程建设项目的质量管理体系之中，并制定出合理的考核与审查机制。
2.4落实档案管理责任制
建设单位要做好对工程的施工人员、技术人员以及档案的相关管理人员进行系统性业务学习与集中培训的工作，不断提高从业人员的业务素养和综合能力，并督促档案管理人员加强对工程技术规范、行业标准和档案管理相关法律法规的学习，提高工作责任意识和安全管理意识。此外，要把工程的档案管理工作作为一个重点项目，并纳入到有关部门及人员的职责范围之内，明确各个工程的承包人和档案管理的责任人，保证各单位和工程的相关工作人员严格按照预先制定的合同协议与相关规定做好档案文件和资料的收集、审核、整理、保存和归档工作，并切实保证每个工作环节的高效有序，再通过一定的责任追究制度和问责制度加强对各个环节工作的监管。
2.5提高档案接收工作的质量和效率
工程档案的相关管理人员要进入工程施工现场的第一线，并提高监管力度与巡查范围，采用流动跟踪业务指导的方式参与整个工程项目的管理工作，为提高建设项目的整体工程质量和管理水平。此外，工程档案的管理人员还要对工程竣工图、验收材料和工程技术材料等进行有效管理，严格控制所有材料的质量和整理效率，并加强对工程中的隐蔽工程和关键部位的监督，坚决杜绝弄虚作假和徇私舞弊，严格按照手续进行审批，在施工自检、政府监督和社会监理的质量保证体系之下做好每个环节的监管工作。建设工程的档案质量需要相关单位和部门的全力配合与层层把关，要针对工程建设的实际需求进行有针对性的管理模式调整与完善，把档案管理和施工工程的各个阶段工作紧密结合起来，使档案的管理向着规范化、法制化、高效化不断发展，并服务于工程的建设和城市的发展。
2.6加强档案人员培训，提高业务水平
在加强理论学习的同时，鼓励档案人员到工程建设现场及各部门，全面了解项目文件材料的形成过程，充分调动工程建设项目档案管理人员做好档案管理工作的积极性，切实提高其档案管理的业务水平。具体可以通过对项目相关档案管理人员进行档案业务知识培训，介绍工程建设项目档案管理的工作制度、档案基础知识，详细讲解工程项目档案的制成材料、收集归档范围、整理编目要求、档案移交时间、竣工档案验收的基本要求等。
结论
综上所述，工程建设项目档案对于一个工程建设项目来说非常重要，是工程项目顺利实施的保障，同时也是提升工程建设项目管理水平的关键。工程建设项目档案管理工作涉及的内容十分复杂，工程建设项目档案单位形式也十分多样，有文件、图表以及影像等，所以想要做好工程建设项目档案管理工作有一定的难度。
参考文献：
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[3]夏小璇.项目管理理念运用于工程项目档案管理工作分析[J].科技展望，2016，26（07）：248.
论文作者:张立京
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/2/18
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