档案信息价值定位，本文主要内容关键词为：价值论文,档案论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
对档案工作者来说，档案价值的评定似乎是早已解决的问题，不值得再提。但档案界内外对此在认识上巨大反差的长期存在，又提示我们这是一个仍未解决的问题。鉴于此，笔者基于目前所占有的资料及现有学识水平，从档案与其它信息资源的关系角度出发，首先从内部解决认识问题。
一、认识上的反差昭示出的问题
当今中、外档案工作者面临着一个共同问题，即在档案价值认识问题上档案界与社会上绝大多数人之间存在巨大反差。从档案界自身来讲，我们一直认为档案是一种重要的信息资源，是社会发展须臾不可缺的。在此，我们摘引两段言论作为其中的代表。
谢伦伯格在分析设置档案机构的原因时，引用了美国杰出历史学家查尔斯·安德鲁斯的一段话：“构成一个国家和一个民族真实历史的，并不是那些偶然的插曲和浮在表面的事件，而是国家机构和社会组织的本质面貌，……‘对过去文物的关心，是衡量一个国家文明水平的最好尺度’。而这类文物中在价值和重要性方面全都居于首位的就该说是档案了”。[①]谢伦伯格认为，上述言论是历史学家对公共文件重要性所做的最为透彻的阐述。
联合国教科文组织总部有关文件与档案管理规划专家协商会议所形成的工作文件，则引用了一位著名国际法学家的言论作为自身观点。该学者指出：“人们可以设想一个国家没有海军，但却不能想像一个国家没有货币，没有国库，没有资金，没有档案……，这类国家财产如此重要，如此普遍，以致于人们可以说它们是国家真正存在的根源。”[②]对这一言论，该文件做了一个简短的评说，可以视为专家们的基本观点：“要对这位法学家关于档案的价值和作用的概述做一番改进将不是件容易的事”。[③]
尽管上述言论并非出自档案界人士本身，但却被档案界人士所接受，并成为档案界人士自身的观点。上述言论对档案价值评价之高是显而易见的。
与此形成鲜明对照的是，社会上绝大多数人对档案价值缺乏应有的认识。联合国教科文组织的文件中明确写道：“今天，人们普遍认为信息是国家发展必不可少的基本资源。那些强调某类信息对国家发展具有特殊作用的计划正在执行中。遗憾的是，过去和现在，几乎没有什么计划充分注意到了每一社会最基本、最熟悉、与信息最相关的资源——政府的文件与档案。”[④]
档案界及其与档案工作发生密切关系的相关职业人士（如史学工作者、政治家、法学家等），与一般社会公众，甚至包括决定档案与档案工作命运的人士在档案价值认识问题上存在如此明显的反差，客观上所体现出的不单是社会认识问题，其中存在着一个一直被我们忽略的问题，这就是档案的理论价值与实际价值的不对等。对绝大多数一般公众来说，影响其对问题认识合理化的因素，除必要的知识接受外，人们在实践中对事物价值的切身体会起重要作用。二者结合实现了对事物认识的理性与感性的统一。如此得出的认识结论往往深刻而持久。受诸多因素的综合影响，档案实际表现价值明显逊色于其理论价值，由此而来的社会一般公众的档案价值实际感受自然比较差，起码与我们的想像有明显的差距。在诸因素中，档案信息在信息资源中的特定地位是重要的内在因素之一。
二、档案信息的价值缺陷对理论价值实现的客观影响
从信息角度看，受自身形成过程及其管理特性的影响，自然状态下的档案对利用者来说存在着明显的缺陷。具体表现为：
1.分散性。作为人类活动的副产品，档案随着社会实践的开展而形成。实践的过程性、地域性与部门性决定了反映同一主题活动档案的分散性。主题材料的分散与人们利用需求相对集中之间矛盾的客观存在，客观上不利于档案价值的实现。
2.封闭性。受档案自身特性及其管理制度的影响，绝大多数档案在形成后的初期阶段，对外一般采取封闭策略，外界无法在第一时间内接触到档案，这与社会信息需求所具有的新颖性、时效性之间构成了矛盾，结果降低了人们对档案价值的直接感受程度。
3.时空跨越性。档案形成于特定的时空条件下。档案形成的时间性赋予档案以明显的时代特征。档案形成的时间性客观上给后世档案利用者带来了一个专业以外的难题，即欲利用档案需首先过语言文字关。否则，内容再重要的档案，因阅读障碍而无法被一部分人有效利用，档案价值的社会感受性受到直接影响。
自然状态下的档案所存在的上述缺陷，直接影响到人们对档案的直接利用。但社会对档案信息的依赖性驱使人们想办法摆脱因上述缺陷的存在给人带来的限制，实现对档案的实际利用。结果出现了如下现象：从档案工作者角度看，人们利用了档案，尽管这种利用不是直接而是间接的。但从利用者角度看，他们利用的并不是档案，而是其它信息资源。上述认识上的差异是导致档案界内外对档案价值认识存在差异的重要原因。
三、导致档案理论价值与实际价值不对等的信息因素
现实社会中诸多信息媒体的存在，为社会提供了丰富、快捷的信息服务。在这诸多媒体中，不少媒体的存在客观上程度不同地抵消了档案理论价值的实践转化程度。这些媒体主要有：
1.官方新闻媒体。主要包括报纸、电视、电台。这些媒体每天向社会传播大量信息，其中不少内容与官方文件的内容（一些转化为档案）是重复的。人们从这些媒体上所接收的信息在能满足现实需求的条件下，自然会减少对档案的直接利用。
2.专门政报。目前我国出版发行的《全国人民代表大会常务委员会公报》、《国务院公报》、《江苏政报》等即属此类。政报定期或不定期公布国家新近颁行的法律法规方针政策及有关文件（当然属可公开部分），传达政令，指导工作。从档案工作角度看，政报的功能无异于档案文献的公布出版。与传统意义上的档案文献公布出版不同的是，它公布出版的是传统意义上的档案的前身——文件。
3.统计公报。作为一种惯例，目前我国每年都要向社会公布上一年度国民经济与社会发展状况，这就是人们所熟知的统计公报。统计公报分国家的与地方的两种。统计公报对社会生活各个领域的情况均有所交待，且往往是核心的、结论性的东西。从内容上看，公报中许多内容与档案存在着交叉。与档案相比，统计公报具有明显的综合性与外显性。对非专业人士来说，统计公报往往足以满足其对社会某方面了解的需要。
4.年鉴。目前我国每年都要面向社会编辑出版大量年鉴。年鉴有综合性的、专门性的，有全国性的、地方性的。年鉴是对特定区域所发生情况的综合反映。年鉴中所记录情况的取材与档案内容往往存在着重叠之处。
总之，随着社会政治民主化进程的发展，社会事务管理透明度的增强，人们有机会在最短时间内接获有关管理活动的内部信息。政治民主化所带来的这一直接结果大大提高了社会的信息接收量。其结果必然导致档案内容社会实际接收率的提高。而实际接收率的提高同时也就意味着档案内容社会实际利用率的提高。换言之，社会已利用到了档案（但人们并没有实际感受到这一点，因为这种利用得以实现的前提是其它信息媒体传播的内容与档案内容的一致性）。人们对档案信息的需求借助于其它媒体得到了一定程度的实现，由此，实践中的档案利用率自然要下降，人们对档案的感性体验亦随之减弱。表面上看，这一切似乎是件坏事，其实则是社会进步给档案工作发展带来的必然结局。尽管上述信息媒体的存在无法取代档案的存在，但它们的存在及其在信息传播方面所发挥的特定功能，客观上要求我们重新界定档案在现实生活中的实际地位，通过比较的方法明确档案在信息服务方面的优势领域及方向，以此引导档案工作者有效界定自身的努力方向。
四、档案信息价值需定位
基于上述分析，我们认为无论从理论还是实践的角度出发，我们均有必要把档案置于社会信息资源整体中去考察，将档案的理论价值与实际价值明确地加以区分，借此，为从事档案业务工作的人们指明明确的努力方向与奋斗目标。
档案价值定位有助于档案业务工作者真正把握社会需求动态，预测社会需求，在此基础上开展针对性服务，尤其是主动性服务。近年来，档案部门为提高档案的社会利用率与档案工作的社会功能，积极努力，做了不少准备工作，并适时将有关信息输入社会，以期出现社会利用档案的繁荣景象。然而，实际结果却大大出乎我们的预料，与前几年编修史志时曾出现的利用盛况相比，近年来档案的社会利用率普遍呈下降趋势。对此，档案界不少同仁产生了疑惑：问题到底出在何处？尽管目前这种局面的成因是多方面的，但有一点十分明显，并且可以作为解开上述疑惑的一个重要角度：与其它信息资源相比，在服务于编修史志方面，档案具有无法替代的作用。如此，八十年代初，在盛世修志风气影响下，各行各业大修志时，档案部门出现档案利用高潮便成为很自然的事情了。巧合的是，当时正值实施开放档案政策之初，于是人们自然而然地将二者联系到一起，以为上述繁荣景象的出现主要得益于开放档案政策的实施。殊不知，就本质而言，二者间并无内在必然联系。回顾中国历史，我们可以清楚地看到，即使在封建专制时代，在档案对社会完全封闭的前提下，编修史志照样能够利用到档案或档案副本。原因在于编修史志在中国历史上的绝大多数时期被视为政治任务，由官方垄断，一旦带有官方色彩，一切禁例自然要打破了。如今编修史志工作已告一段落，档案大有作为的集中展示期随之宣告结束，利用率相对下降也就成了理所当然的事了。对此，我们不应有更多的疑惑。目前，摆在档案工作者面前的重要课题，是如何根据档案的实际社会影响面，有针对性地激活社会其它领域的潜在档案需求，并为最终实现其对档案的利用做好相应的工作。
理想的价值定位应为档案业务工作的开展提供一个明确的行为蓝图。它应明确告诉档案工作者自身所管理的档案现阶段的主要服务对象是谁？这些人在何种情况下会产生利用档案的需求与实践？如未出现应有的利用行为，该如何导引出相应的行为？只有如此，档案工作者才能真正做到服务工作的心中有数，才能有针对性地开发档案的潜在用户，提高档案的现实利用率。几年前，档案界曾集中开展过一段用户研究，客观地讲，当时搞的研究活动，基本上未脱离情报、图书等一般信息领域关于此项研究的框框，换言之，不少研究缺乏档案工作针对性。之所以如此，关键在于当时的研究工作缺乏定位思想的指导。
当然，搞档案价值定位并不是件容易的事。每个档案管理部门所保管的档案内容不同，档案特性各异，档案部门所在社区环境差异比较明显，由此而来的档案利用对象也有很大差异。因此，一个统一的档案价值定位模式是很难适应各个档案部门的。因此，每个档案部门必须有自己的价值定位结论，以指导自身工作的开展。否则，档案工作的科学性、有效性便难以得到全面的体现。
注释：
[①] 谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，档案出版社，1983年。
[②][③][④] 中国档案学会外国档案学术委员会：《〈文件与档案管理规划〉报告选编》，档案出版社，1990年。