(海南电网有限责任公司海口供电局 海南海口 570102)
摘要：在电力工程建设过程中，电力基建档案管理工作是必不可少的，其对电力工程的展开和规范起到了十分重要的作用。因此，加强电力基建档案管理工作，使其更加科学规范是电力建设过程中一项十分重要的工作内容。本文对电力基建工程档案的规范化管理进行了探讨。
关键词：电力；基建工程；档案；规范化管理；措施
档案管理工作不仅仅是对档案的简单整理与利用，还具有更大的经济价值与社会价值，做好电力基建工程档案管理工作，一方面有利于保障电力基建工程的质量，为工程后续的各项工作与活动提供依据，另一方面也能够为我国电力工程建设与电力行业发展提供巨大的帮助，对于我国的清洁能源开发与利用，以及可持续发展目标的实现具有重要的意义。
1 电力基建工程档案规范化管理的重要性
首先，基建工程档案是从工程项目的酝酿、立项、施工到整个过程中直接形成的并且必须进行立卷整理、具有保存价值的文字、图像或者是声像等多种载体的文件材料。其主要是包括基建工程项目的前期文件、勘察测绘文件、施工技术文件、设计文件以及设备文件等重要内容，是单位档案的重要组成部分，同时也对电力基建项目管理工作过程的真实反应。
其次，基建工程项目是由同一个或者是多个单项工程组成的，其在经济上实行统一核算、行政上具有独立的组织形式，以上特点直接决定基建档案应具备技术含量性、系统性、原始记录性和准确定。其为基建工程建设阶段的各个决策、施工以及使用提供了重要的依据和凭证，是单位进行维权的重要依据，同时也是进行基建工程质量验收的必备条件。
第三，基建工程档案作为基建工程项目管理过程和实体面貌的真实反应，是进行基建工程管理、维修、扩建和使用的重要凭证和主要依据，对其实行规范化管理能够在此基础上对工程事故原因及责任进行分析和认定，并提出有效的改进方案。特别是在当前重点基建工程项目不断增多的情况下，加强电力基建工程档案的规范化管理，也是当前形式环境下基建档案管理的必要要求。
2 电力基建档案管理存在的问题
2.1档案资料不系统
很多基建项目由于持续时间长，建设前期和后期存在多个档案管理员，导致档案整理思路不系统。比如在施工中所签订的各种合同，没有明确或者注明协议日期，合同中的工程名称前后不同，合同额前后不吻合，施工、监理等参建单位的来文来电文号缺乏逻辑性等。
2.2档案文件不标准
这一点具体体现在工程资料、影像资料的格式及完整性上。由于业主、施工以及监理等参建单位对基建档案的要求不统一，导致同一个项目工程的设计变更通知单、技术交底、工程联系单等具有保存价值的文字资料格式各有不同，甚至有些文字资料填写不正确、不规范、不严谨、不完整，有些资料不是原件，大大降低了基建档案的规范性。
2.3工程资料不完整
档案资料收集是最繁杂、最琐碎也是保证档案规范性最关键的一环。但在现实中，电力基建档案的文件及资料往往不完整，例如具有保存价值的施工记录、施工总结，施工设计、设计变更及工程联系单等经常出现丢失、漏收、损坏等现象。
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3 电力基建工程档案的规范化管理措施
3.1规范工程档案的管理方式
首先，管理人员需要在工程建设的前期就进行档案和资料的搜集，制定相应的录入方式和搜集时间。如果在施工前期没有进行规范的档案收集和管理，后期的档案管理工作难度会不断的加大；其次，由于工程持续的时间较长，资料档案会由多个管理人员经手保管。为了确保档案的完善和准确，管理人员一定要及时核对档案内容，制定统一的、科学的档案保存方式。在档案交接的过程中认真核对档案数量，避免档案的缺失。如果档案资料出现缺失，管理人员一定要进行及时的补档，避免影响后期档案管理工作和工程建设；最后，管理人员要对工程建设的进程有一定的了解，对工程建设的情况进行实地的探查和了解，根据实际情况完善档案内容，保障档案的准确性。
3.2规范档案的记录内容和记录方式
在档案记录的过程中，由于记录人员不同，档案的内容和记录方式也会存在一定的差异，这些差异会影响档案资料的准确性和规范化。因此，规范档案的记录内容和记录方式是必不可少的。为此，相关的管理部门必须制定一个系统、完善的记录方式，规范档案录入的内容，保障内容的具体和完善，以及不同管理人员录入的内容相互一致。此外，档案管理人员还要对档案的内容进行定期的、规范化的校对，及时发现档案资料中存在的漏洞和问题，一旦发现问题管理人员要进行及时的纠正，根据工程建设的实际情况对资料档案进行及时的查缺不全。
3.3加强对档案管理的重视和监督
电力工程建设周期长，涉及诸多内容，参与工作的人员较多，如果没有足够的重视和严格的监督，会导致管理难度的增大和管理漏洞的增多。因此，加强档案的管理和重视是必不可少的。为此，管理部门要从多个方面入手：首先，要加强建设企业或单位对档案管理工作的重视，加大对档案管理工作的投入，确保设备的健全和完善。完善的工作设备和丰厚的资金支持能够有效确保管理工作的效率；其次，要建立专门负责档案管理的部门或机构，将档案管理的工作进一步程序化和具体化，确保档案的管理工作能够按部就班，降低疏漏的出现；最后，要安排相应的管理人员进行档案管理工作进行监督，严格规范档案管理人员的工作内容，提升管理人员的责任感，建立相应的责任机制和监督机制，从根本上确保管理工作的完善和准确。
3.4建立档案动态管理机制
电力基建项目的规模一般都比较大，涉及的单位多、人员多、程序繁杂，施工队伍的人员流动性也比较强，在整个建设周期中会存在多个档案管理单位和多个档案管理人员，建立档案动态管理制度非常有必要。首先是档案管理人员的动态管理，电力企业应依据基建项目的地理位置、建设程序等对档案管理人员进行“分兵布阵”，明确各个阶段、各个参建单位的档案人员和工程人员的档案管理职责；其次是项目建设档案的动态管理制度，这项制度有助于保证重要档案的连贯性，即使发生人员的调整和关键人员的变动，也可以保证档案资料的完整性，保证档案管理网络的严密性。
3.5提升管理人员的专业素质
提升管理人员的专业素质和工作效率能够从根本上保障档案管理工作的质量。为此，管理部门不仅要加强对管理工作的重视，还要加强对管理工作人员的培养和训练，定期对工作人员进行审核和培训。此外，还要对管理人员进行严格的筛选和考核，确保应聘人员具有相关的工作经验、相应的专业素质和责任感。鼓励档案管理人员积极进进行实地考察，了解工程的整体进程和实际进展情况，根据实际情况进行档案和资料的记录和归纳。除此之外，还要制定一个科学的动态管理制度，通过这项制度来保障档案管理工作的效率和连贯性，进一步降低工作过程中可能出现的疏漏。明确各个管理人员的工作内容和管理范围，协调各个部门之间的配合，加强部门之间的同步率，减少档案调动过程中可能出现的缺失情况。通过完善和规范的管理手段、管理措施来保证管理人员的专业素质，从而进一步提升档案管理工作的专业性和质量。
总之，由于电力行业有着较强的特殊性，因此为了使得其基建工程建设工作得以顺利开展，使得基建工程能够顺利地竣工验收，更好地进行投产运行，那么就必须要对工程中所涉及到的档案进行科学管理。
参考文献：
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[4] 陶建华. 探析电力企业档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 办公室业务. 2017(13)
论文作者:许勇
论文发表刊物:《电力设备》2017年第30期
论文发表时间:2018/3/12
标签：档案论文; 管理人员论文; 基建论文; 管理工作论文; 基建工程论文; 电力论文; 工程建设论文; 《电力设备》2017年第30期论文;