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摘要：使用信息技术对企业档案进行管理，不仅改变了传统的档案管理模式，而且实现了信息的传输和共享。有效地节约了人力物力，促进企业信息的有效流通，推动了企业的发展。当然凡事都有两面性，企业档案的信息化管理虽然带来了积极的影响，但是也有着不可忽视的问题所在，因此提高企业档案管理的水平势在必行。
关键词：现代信息技术；企业档案管理；影响；对策
引言：企业的档案管理工作是企业最为重要的一个环节，是企业发展路线参考资源，对于企业中的资源整合和利用，有着极为重要的意义。虽然信息技术给企业的档案管理带来不少优势，但是仍然可以看到一些问题的存在，因此在进行管理的过程中，要扬长避短，才能为企业以后的发展奠定良好的基础。
1 企业档案管理信息化的作用
第一，企业档案管理的信息化改变了传统的纸质档案文本管理方式，档案管理更加智能，档案资料利用效率更高，并且利用的范围和对象更广。当前任何企业的日常工作都离不开计算机，档案管理也在计算机的普及下改变了其以往的管理形态。通过计算机和档案管理软件可以对档案资料进行编辑和存储，记录档案利用情况。第二，档案管理工作从其性质来看是有关文本的整理工作，具有较高的复杂性，而利用信息技术可以方便档案的管理。电子化的档案材料可以根据企业的需要实现各式各样的功能，方便了档案的检索和整合等。同时，现代信息技术允许企业建立自身的资料库，所有的档案能够在资料库中得以保存和利用，还能够建立各种档案目录，方便档案资料的输入对比和输出利用。第三，企业档案的信息化能够提高档案管理工作各个环节的效率。企业的电子档案库能够根据企业自身的需求将资料进行分类整理，企业人员可以通过快速筛选检阅任何想要利用的资料。档案管理工作不再仅仅服务于企业的日常工作，还成为了企业提高管理效率的战略任务。企业优秀的档案管理水平也是企业形象的重要保障。
2现代信息技术对企业档案管理的影响
2.1现代信息技术带来巨大的革新动力
顾名思义，信息化即指依托于成熟先进的信息科技，使生产力与生产关系发生变动与调整的力量，所以，科技就是生产力便指此意。信息化的普及与利用，不仅改变了传统思维的局限性，让生产者获取更大的主动权，从而更好地提高工作效率，同时，也使生产工作在一定条件下变得更加科学规范和简捷快速。所以，在企业档案管理信息化建设的过程中，在现代信息技术的指引下，加强和改进企业档案管理水平，必须要把理清现代信息技术对企业档案管理水平的异同放在首在位置进行研究，把逐步调整不适应现代信息技术条件下的落后、陈旧思想观念的根除放在首要位置，必须要坚持开拓与创新的原则，并放在首要位置进行安排落实，只有不断的变革与革新，才能够找到适合现代企业档案管理的手段和方法，而与此同时，还要从传统企业档案管理的不适应不符合的思维模式中解脱出来。
2.2现代信息技术为传统企业档案管理措施带来更新提高的良好机遇
现代信息技术的特点，主要呈现在于其功能集成的网络化、信息化、智能化和社会化等特征止，这与传统的既耗时又效率低下的传统手段发生的翻天覆地的变化与改进，正是因为现代信息技术的得天独厚的优势与特征，才使得现代企业档案管理能够实现简捷、高效、完整和利用充分的目标。现代信息技术也在很大程度上促使档案的存储载体发生变化，给档案查找利用带来快捷，以数字信息的形式进行存储也为企业档案管理与知识的共享提供了便利条件。所以，在现代企业档案管理的过程中，加强计算机和现代档案管理系统的开发与运用，利用精准的温湿度控制系统和空气干燥系统等，不仅能够确保纸质档案的管理质量，同时，为档案的查找与利用提供了快捷有效的条件。
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2.3法制不健全、标准化程度不高等成为新挑战
传统的文档管理偏重于纸质文件的管理与防护，关于档案密级、解密管理等标准不缺失等，甚至有的超过 50 年的档案如何密封、何时使用等情景都没有明确的规定，不仅造成文件管理的不便，而且对于文档的合理利用也没有规定，以致造成大量价值档案使用利用价值得不到发挥。（四）新的形势，新的要求，给企业档案管理人员能力素质造成较大的冲击和影响，大部分人员存在不适应性的情况。因为传统的纸质文档管理与现代化信息电子文档管理，不论从管理的理念上，还是管理的手段上，以及管理的具体流程上等，都有相当大的区别。当前，常出现要么懂技术，不懂档案管理，要么懂档案管理，却不精通信息技术的尴尬局面，使得在信息化条件做好档案管理工作存在较大困难。根本不能适应现代信息技术条件下的档案管理工作。
3加强企业档案管理水平的对策与措施
3.1要不断加强现代信息技术条件下档案管理工作的设备设施建设与完善工作
改变档案管理一张桌子、一个柜子、一本册子的落后面貌，要结合实际的配备必要设备，并有序完善现代技术支撑。事业发展，基础先行。现代信息技术条件下，档案管理的基础工作尤为重要，不仅要保管文件，翻拍复印，还要具备既符合企业实际，又较为完善的 ERP 系统，所以，在重视企业档案管理工作的同时，需要从基础设施的配备和完善着手，落在实处。
3.2探讨并建立科学规范化的管理机制
档案信息化管理是一项长期而复杂的工程，没有健全的管理机制，不仅不能确保管理的常态化，还会出现反弹等现象。所以，建立起科学化、规范化、标准化的档案信息化管理制度，用以约束电子档案使用管理的各个环节，做到细致可查，是确保档案信息化电子管理的根本途径。一是统一档案管理的标准。长期以来，由于历史的档案管理基础差、案卷质量低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差等弊端，导致档案管理标准不统一，当前，必须着力解决历史遗留问题，集中人力、物力，以档案信息化建设为契机，建立起科学的管理标准。二是要明确相关制度，落实管理使用流程。因为档案信息化建设的科学性和严谨性，必须制定完善的管理制度，用以约束从接收到封存的所有环节的流程，以便于档案的管理使用。
3.3全面增强档案管理人员的能力素质
要加强对档案管理人员的培训和学习，不断提高他们适应信息化条件下档案管理需求和技术。一是坚持以“集中培训，自学结合”的能力培训提高模式，不断健全持续教育机制，确保档案管理人员能力素质能够根据需要而不断提高。二是加大档案管理部门间以及区域间的合作联系，整合档案管理有效资源，建立联动合作机制，及时沟通有无，加强业务交流与合作，将档案资源转化、总结为工作的经验，并有效利用信息化的管理手段，增加创新思维能力。
结语：总之言之，随着信息技术的不断发展，企业的档案管理工作也步入了信息化管理。在档案信息化的今天，随着计算机技术的不断变更，市场经济的快速发展，给企业的发展也带来了极大的机遇和挑战。企业为了市场的发展，对档案管理也进行了改革，虽然在变革的过程中遇到了一些问题和阻碍，但是要对其进行分析总结，找出相应的对策，提高企业档案管理水平，为企业以后的发展打下良好的基础。
参考文献：
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[4]严德清.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].现代经济信息，2014(06):163.
论文作者:李佳
论文发表刊物:《防护工程》2018年第17期
论文发表时间:2018/11/7
标签：档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 现代信息技术论文; 管理工作论文; 条件下论文; 传统论文; 《防护工程》2018年第17期论文;