档案信息资源在商业银行中的开发利用，本文主要内容关键词为：商业银行论文,信息资源论文,开发利用论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着经济的飞速发展、国有专业银行正在向自负盈亏的商业银行转轨，且业务量日益增多。金融档案作为一个数量巨大、内容丰富的信息资源，已成为各家商业银行工作中一项不可忽视的重要工作。特别是面对信息量倍增的今天，商业银行如何积极有效地开发、利用、管理档案信息资源，并为本银行的商业行为获得经济和社会效益，笔者想谈谈自己的看法。
1 更新观念、理顺关系
金融体制改革使我国的专业银行转变为国有商业银行，其地位、作用和行为方式都发生了根本的变化。国有商业银行直接参与市场竞争，在竞争中拓展业务领域以追求最佳效益。档案工作作为银行的一项基础工作，要适应新形势的变化和适应市场竞争的需要，发挥自己的优势，在银行档案信息资源的综合管理、有效开发、充分利用上做文章，为银行业务的拓展、提高经济效益服务。
1.1 更新观念
从根本上转变原有的思维观念和工作方法，树立市场意识、效益意识和服务意识，是迫在眉睫的大事。现在国有商业银行的经营机制已不同于过去的专业银行，“竞争、服务、效益”贯穿于商业银行经营的全过程，而传统的档案管理已不适应这种新形势，需要更新观念。另外，商业银行的档案工作，作为基础工作，其工作效果难以换算成数据，其经济效益也不是直观的。因此，在市场经济发展的条件下，档案工作应面向经济，彻底摆脱传统观念和过去工作方法的束缚，将市场观念、信息价值观念、超前服务观念融入具体工作中，使档案工作与社会经济生活、银行业务活动紧密联系在一起，牢牢扣住银行业务发展这条主线，随着银行业务领域的拓展而拓展，真正达到利用档案的信息资源为银行业务服务的目的。
1.2 理顺关系
理顺档案资料的管理与档案信息资源开发利用的关系是非常重要的工作。囿于传统观念和思维习惯，档案工作中重基础建设、轻开发利用；重静态管理、轻主动服务的思想依然存在，管与用关系始终没有得到理顺，主要表现为：档案资料收集考虑多、银行信息需求考虑少；立卷质量考虑多、提供优质高效服务考虑少；档案工作自身规律摸索考虑多、开发利用规律摸索考虑少。因此，把档案工作视为单纯的资料收集、整理、保管，这样既不利于银行业务的发展，也不利于档案工作的发展。理顺好档案管与用的关系，必须明确严格的档案管理是档案资源开发利用的基础，而开发利用是档案管理的目的，档案管理与开发利用的关系应该是互为条件、互为促进。
2 抓住重点，健全档案信息资源库
银行档案工作和管理必须彻底改变你来我查的被动提供方式，由封闭型向开放型转变，由保管型向广泛利用型转变，从被动变主动，为银行经济发展服务，为银行领导经营决策服务，为客户服务。因此，档案工作人员要广集档案资料，精心做好档案的加工分类和调研工作，有计划、多途径、多形式地开发收集和利用档案信息资源，建立综合化、多样化的档案管理模式，为行领导决策、规划、调研提供有价值的背景资料和科学依据。
社会主义市场经济体制的确立，要求银行不断提高信贷资产质量，不但要掌握自身的业务档案，还要掌握本地社会经济和企业经济档案。因此，银行档案部门要不断拓宽档案工作领域，如建立开户企业经济档案、资本金管理档案、贷款项目经济档案和综合型档案，从而健全档案信息资源库。
2.1 建立企业经济档案
商业银行为了防范资产风险，就要对贷款企业的财务状况、经营状况、资信等级等经济指标作全面了解，避免某些经营不善的企业乘机套贷、骗贷。而建立企业经济信息档案，可以成为加强金融宏观调控、金融监管和信贷资金管理的重要参考资料。
2.2 建立金融信贷档案
金融信贷档案是金融部门发放贷款、收回贷款以及控制和掌握开户企业信贷资金营运情况的重要依据，也是金融部门实现自主经营、自负盈亏、自担风险、自我发展的有效举措和可靠保证。
2.3 开发人才资源档案
要想拥有人才，利用好人才，关键是要掌握大量的人才信息。这包括金融人才和客户人才两个方面的内容。档案是人才信息的重要载体之一，是个人经历、思想品德，学识水平、业务能力和工作业绩等基本情况的历史记载。因此，收集、整理、利用、管理好人才档案，是发现人才、识别人才、培养人才、使用好人才所必不可少的重要条件，也是人才资源开发的关键环节之一。
3 健全制度、规范管理、提高管理者整体素质
档案管理工作政治性强，涉及面广，工作量大，必须有健全的制度，科学规范的管理。同时，建立一支思想好、业务精、会管理的档案信息工作队伍，以提高档案信息管理者的整体素质是重要的措施和保证。
3.1 档案管理要制度化、规范化、法制化
一是加强文件资料的管理，确保有价值的文件资料不丢失、不泄密，不延误传阅、不积压，严格执行档案管理的规章制度，定期对文件资料催办、清退、并将清退的文件资料及时归档，做好文件的立卷，保证其安全和应起的作用。
二是把文件资料收集齐全，发挥档案人员的主观能动性，建立和完善收集制度，在日常的工作中要采取平时收集和定期收集相结合的办法，坚持在“全”字上下功夫，按收发文登记薄逐件核对，发现散失、遗漏立即查找，将有价值的文件资料收集起来，分类归档，保证案卷的准确、齐全、完整。
三是保证文件之间的有机联系，区别不同价值，不同类别，遵循文件资料形成的规律和特点，合理组卷。
四是认真把好整理装订关，在整理装订前，先逐件编好页码，做到编号准确，不错不漏不重复，对不规则的文件资料进行整理，破损的文件材料要及时修补，按三孔一线的方法装订，达到规范化。
五是认真细致，保持档案完整与安全。由于金融日常的业务活动，具有一定的原则性、保密性，因此，档案的完整与安全也是档案管理的一项基本要求，既要广泛不失真、认真不马虎、细致不罗列地收集整理，又要始终保持档案的完整。
3.2 规范档案管理，必须提高档案管理人员的整体素质
一是政治思想方面。档案工作是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案工作的特性决定了档案工作人员必须加强政治思想修养，认真学习，努力掌握党的方针政策和基本路线，提高自身的思想政治水平，培养高度的责任感和纪律性，成为政治上可靠的档案工作者。
二是专业素质方面。为了提高档案管理人员业务素质，各级行要继续办好培训班，不断提高档案人员的文化水平和业务素质。金融档案工作是一项专业性很强的工作，这就要求档案管理人员，不仅要具备档案工作的基本知识，而且必须懂得银行专业方面的知识。因此，档案管理者要认真学习和熟悉金融业务知识，掌握经济、金融运行规律，了解本单位的工作职能，重点和业务活动的内容，以及各职能部门机构和专业的具体分工重点。只有在通晓这些金融知识的情况下，才能有针对性地开展金融档案业务。另外，随着科学技术的含量在金融档案工作中的逐渐加大，工作人员应努力掌握现代化的管理设备和管理手段，以适应档案管理电子化建设的要求。
三是职业道德方面。档案工作是一项“利在当今，功在后世”的职业，其特性决定了从事这项工作是默默无闻的。这就提倡每一个档案工作者，要热爱自己的事业，甘于淡泊，有勇于奉献的忘我工作精神，不为名利，有吃苦耐劳，热心服务甘为人梯的优良品德。同时还要严守党和国家的机密。
4 加强开发利用，促进档案管理现代化
随着商业银行信息需求量增大，档案工作能否搞活，关键在于能否多形式、多渠道开发档案信息资源，使档案迅速、准确、全面地为金融工作服务。
金融档案利用工作要树立为本行工作和社会主义事业服务的思想。做到面向金融研究、工作和教学，为领导决策服务。档案作为信息资源的开发利用，就是把各类载体的档案信息由静态转为动态，实现档案信息共享，满足档案用户的需求。而档案的收集管理的目的就是为了利用。
4.1 集中管理，形成统一的档案信息体系
在用户档案信息资源的综合管理上，应该建立与之相适应的信息管理形式和通畅、迅速、方便的系统信息体系，以实现集中统一的档案管理，打破画地为牢、各自保管、分散封闭的档案管理格局。这既有利于统一工作计划、统一规章制度、统一业务标准、统一信息归口、统一考核监督，也有利于档案信息资源的开发向系统、实用、精加工发展。实行集中管理，档案可以根据实际情况采取不同的形式：一是基层行设综合室，对全部档案实体和信息集中统一管理；二是管理行对各类档案目录、数据库信息集中统一管理，人事、科技档案实行分库管理，业务档案实行综合管理。档案统一集中管理的目的是为了从广度和深度上开发利用档案信息资源，主动、开放、全面系统地为客户提供服务。但实行档案统一集中管理，并不意味着一下就达到了开发利用的目的。为此，应该注意解决几个问题：
一是实行统一集中管理。易扩大接收不同门类、不同载体的档案，增加了档案信息的存储量，如何从不同的、大量的信息载体上开发信息源，使潜在的信息资源变为有价值的、可利用的信息。
二是档案的管理原则是按其来源进行整理和分类。而信息则要按其形式、特点和传递规律、对象进行分类。这就要求采取与档案不同的分类体系。
三是档案信息的存储量增大与检索工具和形式单一落后之间矛盾的解决。目前，档案检索途径单一，查全率、查准率低，不能将各种信息有机地联结起来，严重制约了档案信息的开发利用。因此在人工检索的同时，要开发计算机光盘检索系统，建立配套的、科学的信息检索工具，完善检索体制，保证使用者能准确、迅速、方便地找到所需档案。
四是档案信息的输出、反馈和利用，是档案信息资源开发的目的。传统的查询、借阅方式已满足不了信息需求者的要求。因此，必须在信息的输出、反馈和利用形式上有全新的突破，建立高效、快捷的途径与远程登陆相兼的电脑联网检索系统。
4.2 提高档案资源的开发利用价值
档案信息资源的开发与利用是不可分割的整体，档案的利用价值主要表现在两个方面：为社会发展服务，为银行业务发展服务。各级行档案部门要牢固树立服务观念和效益观念，积极主动开发档案信息资源。
怎么实现档案信息资源的利用价值呢？我认为第一，紧密围绕党和国家的经济金融方针、政策的贯彻执行，提供有价值的信息。第二，紧密联系银行业务工作实际，为业务的拓展提供政策的、经济的、法律的客观正确的决策依据。第三，收集整理工商企业的经济指标，国民经济发展指标等信息，为银行业务拓展提供服务。第四，充分利用社会信息。银行档案信息作为社会信息系统的组成部分，只有在广泛获取社会信息的基础上，才能增强银行档案信息资源利用的针对性、主动性和有效性。
4.3 加强档案管理现代化
金融档案资料是金融活动的真实记载，由这些资料形成了大量的历史信息，及时、充分、准确地利用这些信息资源，是银行决策和业务必不可少的。随着科学技术的进一步发展，电脑、光盘机，缩微技术等先进设备的普及运用，传统的立卷、存储方式已到了非改不可的时候。档案部门要对现有的档案管理规范进行彻底的修改，根据计算机检索速度快，存储量大、易拷贝的特点，用计算机的电子档案管理模式，制定出新规定、新标准，形成先进的管理思想、科学的管理原理和适用实际的、严密的现代化管理制度，使档案工作由传统手工操作逐渐向现代化管理转换，开发适用金融档案管理的自动化软件，如文档一体化、信息处理、业务综合分类、领导决策分析系统等，从而加快档案管理现代化的步伐。
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