摘要：建设工程档案归档是工程项目管理工作的一个重要部分，对于项目后期的运行、管理和技术改造等工作具有重要的参考作用。目前建筑工程档案归档工作程中还存在不少问题，为此本文就如何做好重点建设工程档案归档工作进行四点探讨，可供参考。
关键词：建设工程；归档；创新；精品
引言
建设工程是一项系统性、综合性工程，工程建设中形成的档案材料，记录着工程建设项目从立项、审批、招投标、勘察、设计到施工、监理的全过程，是城市建设的历史记录，是项目日后进行维修、管理、改建、扩建等工作的重要依据。建筑工程档案资料归档管理过程中仍存在不少弊端，比如归档率较低、档案资料不完整规范等问题，不利于建筑工程档案归档工作的良性发展。因此如何才能做好工程档案归档工作就成为了档案工作者面临的一项艰巨任务。下文就对此进行探讨。
1要以集中统一为抓手保证重点建设工程档案顺利归档
建设工程档案归档是一项系统性工作，涉及基建部门、资产部门、使用部门和档案部门，是重点建设工程档案管理的重要组成部分。所以，要有科学筹划、集中开展的思想，形成一个统一体，即统一思想、统一计划、统一把关，这样才能保证重点建设工程归档工作顺利进行，达到档案管理标准。
1.1加强领导、统一思想。领导重视，是把握重点建设工程档案超前管理关键，大力宣传《成都市城乡建设档案管理规定》、《成都市城乡规划条例》、《建设工程文件归档整理规范》等工程建设档案管理法律法规，增强各级人员对做好重点工程档案工作的思想认识，争取领导和各有关部门的支持和配合，将重点建设工程归档工作列入主管领导的议事日程。这是搞好重点建设工程档案管理工作的前提，要在重点建设工程立项时，召集与其有关的部门领导及专、兼职档案人员开会，宣传重点建设工程档案管理的意义，宣传档案是党和国家的宝贵财富，宣传依法治档、建档、管档、用档不仅是档案部门的业务工作，也是各有关部门领导及专、兼职档案人员的义务和职责。通过宣传使他们理解国家对重点建设工程投资的意识，明白要使投资发挥效益，就要珍惜和重视重点建设工程档案的归档工作，使其不流失、不散落，保证重点建设工程档案有据可查。
1.2提前筹谋、统一计划。在重点建设工程立项时，单位主管领导超前介入，应会同有关部门及时制定计划并纳入单位的年度、季月度工作计划中，纳入各级人员岗位职责中，纳入档案日常管理中，在检查工程进度、质量的同时检查技术文件材料，以保证技术文件材料质量符合标准，并以文件或会议形式通知各有关部门，使其明确年度计划中重点建设工程所指的是那些内容，在单位年度计划中要提出档案归档的“三同步”要求：施工任务的进度与文件材料形成同步；分项分部工程验收与文件材料形成同步；工程总体验收交接与竣工档案资料验收交接同步。这样就能够促使重点建设工程归档工作落到实处，也能够督促档案管理人员按照年度计划的要求去跟踪工程，从工程源头介入，做好工程的过程控制。
1.3突出重点、统一把关。一是严把分包单位审核关，为避免以往施工文件中经常出现变更通知单与竣工图不符合，复印件多且模糊不清等问题，严格要求土建单位实行竣工文件与工程进度“三同步”，由项目负责人挂帅负责，从竣工文件的形成、积累、整理、立卷、移交全过程的监督、把关、签字认可。
二是严把技术审核关，在工程开工之初、施工之中对竣工文件中的每一项，包括隐蔽工程记录、检查签证、施工记录、原材料合格证、检测试验报告、各类表卡记录等进行自查、审核，每个分部分项工程结束后有记录，并要有最终的报告，每一份文件都必须进行闭环管理，以确保归档文件材料的齐全、完整、真实准确。
三是严把工程竣工验收关，在竣工验收阶段，工程项目管理部门及档案管理人员要严格把好审查验收关，对竣工图、文字材料、施工报告进行认真审核，着重检查隐蔽工程验收记录、安装调试记录真实性和工程设计变更落实情况，认真核查竣工图及文字材料是否完整、准确；签证是否完备，组卷排列是否科学合理等。
四是严把案卷质量关，在强调项目档案材料的标准化和管理规范化的同时，统一档案管理应用软件，进行计算机辅助立卷，从原材料跟踪记录的填写、竣工图的编制等都提出明确的要求，对不符合归档要求的文件材料及时指出。
2要以创新服务为抓手保证重点建设工程档案量足质优
重点建设工程具有投资大、工期长、要求高、涉及面广、参建单位多等特点，相应的重点建设工程档案则具有形成跨度长、档案种类多，数量大，保存价值高等特点。针对重点建设工程的这些特点，我们总结出了一套服务重点工程的有效做法：
2.1服务方式由被动向主动发展。重点建设工程往往不按建设管理程序办理《建设工程施工许可证》，这种坐等上门的服务方式已不适合重点建设工程，我们由被动变主动，对《成都市城乡建设档案管理规定》中列入进馆范围的市级以上重点建设工程以及跨区（市）县的建设工程项目，主动沟通市档案局、市重大办、市建委重点办等部门，了解当年投产达产、加快建设、促进开工的重点建设工程情况。按照建设地址、建筑内容、规模、工期、总投资、项目业主单位、责任单位等进行分类汇总，制定出相应的业务指导计划和安排，指派专人负责这类工程档案的业务指导和审核接收工作，从而对重点工程档案从形成、收集、整理到移交进馆进行有效的管理。
2.2服务流程由阶段性贯穿到全过程。重点建设工程档案是伴随着工程建设进度形成的，不同阶段形成的工程文件的归档内容、归档要求都有所不同，这就需要我们档案业务人员与工程建设单位和相关部门保持有效的联系和沟通，对此成都市城建档案馆业务人员经常深入施工现场，对工程建设各个环节、各个部位所形成的文件材料是否与工程建设同步等进行检查督促，一旦发现问题及时纠正，以保证竣工档案的编制质量，确保重点工程竣工档案完整、准确、系统地进馆。具体做法是：开工前，业务人员就对重点工程的建设地址、建筑规模、工期、设计、施工、监理单位等情况进行详细了解，向各有关单位和人员明确归档内容，对前期工程文件的积累、形成提出具体要求。施工过程中，业务指导人员与各建设、施工等单位保持密切联系，经常深入施工现场，检查指导施工技术文件的形成、积累和编制情况，对各种施工技术文件是否反映实际，有无遗漏等问题提出整改意见。工程竣工时，业务人员严格按照规范要求，认真检查档案材料是否完整、准确、系统、装订是否合理，特别是审核竣工图是否反映工程实际，变更是否标注在竣工图上；案卷质量是否符合归档要求等，对没有按规定编报竣工档案的单位提出整改意见，限期整改。
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2.3业务指导由吃“大锅饭”变成“一对一、面对面”。一项重点建设工程涉及建设、施工、监理等十几家甚至几十家参建单位，工程技术人员及档案管理人员对工程档案的重要性认识及其业务水平参差不齐，我们针对不同参建单位采取不同指导方式。对于建设单位，我们一般在重点建设工程开工前组织建设单位各项目组负责人及档案管理人员进行集中指导，重点讲授前期及竣工后需要归档的范围、分类标准、档案整理要求等内容；对于施工单位和监理单位，我们采取了集中指导与个别指导相结合的方法分三次进行：工程开工前、工程建设过程中、竣工验收前，重点指导施工文件、监理文件的归档范围，施工文件、监理文件在编制及整理过程中应注意的问题，竣工图的编制要求等。通过分级分类指导增强了各单位的档案意识，提高了档案人员的业务水平，为保证竣工档案的案卷质量打下了良好的基础。
2.4培训方法从单一化到多样化。由于重点建设工程的专业性和复杂性，工程竣工档案编制人员的素质直接决定了建设工程档案质量的好坏。针对各建设、施工、监理单位承建档案专业技术力量薄弱，城建档案管理部门要通过自身帮带、专家教学、院校培训等方法加强对工程档案编制及管理人员的技术业务培训，重点讲解建设工程档案的归档范围、竣工图的编制方法，建设工程档案的分类及整理方法，提升工程档案质量，提高档案管理水平。同时，城建档案工作人员也要加强学习国家有关工程技术、施工和管理规范、工程质量监督规定、有关工程交工、竣工验收办法及各有关单位的工作职能等知识，要对每一项具体的重点建设工程建设项目，都及时了解该项工程在生产工艺流程、主要的技术装备、工程复杂程度、工程设计单位、施工单位的技术水平和管理水平及其所承担的工程任务等方面具体情况，成为知识面广、思想活跃、工作能力强的“全才”，适应新时期城建档案工作的发展。
3要以查纠问题为抓手保证重点建设工程档案完整规范
根据历年重点建设工程档案归档工作经验，针对重点建设工程归档中存在的档案意识不强、归档率较低、人员业务水平不高、档案资料不完整规范等顽疾，我们逐一分析原因、逐一制定措施，毫不懈怠地进行整改，确保档案完整规范。
3.1档案意识不强。当前，许多参加重点工程建设的单位档案意识薄弱，对工程建设档案工作缺乏应有的重视，在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想，没有认识到重点工程档案是项目建设和管理的重要依据，缺乏历史责任感。建设单位领导往往只顾工程质量和进度，对于建设项目档案的收集没有委派专职档案员，而由办公室或工程科的有关人员代管。殊不知重点建设项目从开始到方案论证、设计、招标投标、施工、竣工等一系列活动中将形成大量的、有机联系的文字材料和图纸，它们之间是前后衔接、左右融合、互相交叉的。
3.2归档率较低。目前，一半以上的重点建设工程档案不能移交城建档案馆。究其原因，有以下三个方面：一是重点建设工程往往是市政工程，业主为政府，一般由政府临时组建的工程指挥部负责，建设工期紧，工程一结束，指挥部就解散，找不到负责人，工程档案散落在各个部门或个人手中，无人汇总归档。二是重点建设工程往往是“首长工程”，一路绿灯。开工很少办理报建手续，竣工后也不办理产籍手续，缺乏报送档案的约束机制。三是重点建设工程均是系统性、综合性的庞大工程，涉及面广、内容复杂、时间跨度大，收集档案的难度很大。
3.3编制竣工图不规范。竣工图是重点建设工程档案的重要组成部分，是建设工程验收、改建、扩建、维护和管理的依据，也是城市规划、设计、施工、管理、抗灾和战备的依据。然而，有些重点建设工程没有编制竣工图，简单的以施工图代替竣工图或编制竣工图不准确、不符合国家的有关规定，无法真实反映建设工程竣工后的实际情况。
3.4档案内容不全、数据不准。重点建设工程档案必须具备真实、完整、原始三个条件，但由于种种原因，报送的重点建设工程档案存在着内容缺项、漏项、记录不准、整理不规范等现象，直接导致建设工程档案不能真实反映现状和不能发挥应有的依据和凭证作用以及无法查找利用等问题。
3.5档案工作人员业务水平不高。在重点工程建设中，档案工作人员一般是新同志多，工程技术人员多，有的甚至临时抽调，身兼数职，没有经过专业培训，缺乏工程档案知识，很难适应重点工程档案管理工作的需要。此外，档案管理人员由于缺乏应有的工程技术知识或档案专业知识，文化水平不高，而且人员又不固定，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等问题，严重影响了工程档案归档质量。
以上存在的问题，究其根本原因，还是根深蒂固的“重建设、轻档案”思想作怪和主管部门监督指导不力，缺乏档案管理的有效措施所致，解决问题的对策方法：一是建立健全档案法律法规，走依法治档之路。建立完善自上而下的法规、规范体系，是保障重点建设工程档案工作正常运行的基本条件。二是加大宣传力度，提高全社会的档案意识。鉴于重点建设工程档案的重要性及当前社会上对城建档案工作认识不足，档案意识薄弱，必须加大宣传力度。采取展览、报刊杂志、电视广播、会议、培训等各种灵活多样的形式，对建设单位、施工单位、监理单位宣传档案工作，提高其档案意识。三是协调、疏通、理顺工作关系。要想做好重点建设工程档案的归档工作，还要得到各级领导的支持。应积极向上级主管部门和其他兄弟部门、各级领导汇报请示城建档案工作，宣传重点建设工程档案的重要性、紧迫性，争取领导的理解和支持，理顺工作关系，为顺利开展收集工作铺平道路。四是加强竣工档案审核，严格把握验收标准。为确保接收的重点建设工程档案的质量，必须加强审核，严格把握验收标准。重点审核文件材料的完整齐全程度、系统状况，竣工图编制的准确程度。
4要以打造精品为抓手保证重点建设工程档案层次高端
做好重点建设工程档案归档工作，对档案资源进行系统的、高层次的整理、开发、利用和传播，这就要求在重点建设工程领域打造档案文化精品，丰富重点建设工程档案文化内涵，培育重点建设工程核心竞争力。
4.1声像跟踪拍摄，精心制作重点工程专题片和画册。照片、录像档案在记录重点工程建设全过程中具有直观、鲜明、生动的特点，在宣传方面比纸质档案更有成效和影响力。经过20多年的发展，较大城市的城建档案部门一般都设置了声像科室，配有专门的摄影、摄像、编辑、制作设备和专业人才，能图文并茂、有声有色地记录重点工程建设过程。在重点工程建设领域大力推进档案文化建设，就要充分发挥城建档案部门声像技术力量的作用，使重点工程声像档案成为记录工程建设过程的重要载体、档案文化建设的良好平台、“城市记忆”的重要组成部分。在跟踪拍摄重点工作建设过程中，不仅要真实记录工程建设关键环节内容，不断积累声像档案素材，还要结合重点工程宣传、评功评奖的需要，提升拍摄、制作水平，主动提供优质服务，力争双赢。
4.2合作编研，开发重点工程档案文化衍生品。编研工作是推进档案文化建设的重要抓手之一，要使其在服务重点工程建设过程中发挥更大的作用，档案部门有必要打破对着档案资料“闭门造车”的现状，主动将工作接口前移，积极联合建设单位，以鲜活的工程建设过程为编研对象，有针对性地开发相应的档案文化衍生品。如重点工程介绍手册、大事记、工艺流程、创新技术、建设特色汇编等等，而针对具有历史文化内涵的文脉工程、综合保护工程，档案部门更应主动出击，整合资源和各方力量，开发相应的文化衍生品，凸显重点工程的文化气息，塑造重点工程文化形象。一方面可以为参建单位宣传、汇报重点工程建设情况提供帮助，另一方面也可以使档案部门更好地参与到工程建设过程中，更为翔实地了解工程建设内容和过程，积累更为丰富的档案资料，为进一步提升编研成果奠定良好的基础。
5结语
综上所述，重点建筑工程档案资料的归档工作是建筑企业为做好管理工作的基础。真实可靠的建筑工程档案资料能为以后的建筑工程问题分析提供可靠的参考依据，且对建筑工程质量的提高也有一定的促进作用。在重点建设工程档案的归档工作中，我们必须要以集中统一为抓手保证重点建设工程档案顺利归档、以创新服务为抓手保证重点建设工程档案量足质优、以查纠问题为抓手保证重点建设工程档案完整规范、以打造精品为抓手保证重点建设工程档案层次高端。只有这样，才能更好的发挥工程档案资料利用效益和经济价值。
参考文献：
[1] 梁颖.如何做好建筑工程资料归档工作的探讨[J].城市建设理论研究：电子版.2011
[2] 孟凡涛.浅谈做好建筑工程档案资料归档管理[J].城市建设理论研究：电子版.2015
[3] 王久菊.如何做好建筑工程资料归档工作的探讨[J].建材与装饰.2015
论文作者:卢海珊
论文发表刊物:《基层建设》2016年19期
论文发表时间:2016/11/25
标签：档案论文; 建设工程论文; 重点论文; 工作论文; 工程论文; 工程建设论文; 文件论文; 《基层建设》2016年19期论文;