（1呼和浩特供电局 内蒙古呼和浩特 010050；2内蒙古电力信息通信中心 内蒙古呼和浩特 010020）
摘要：针对内蒙古电力公司协同办公系统运行中的各种问题，文章从用户邮箱管理、督办管理、收文管理、公文PDF文件四个方面，运用“现象描述—原因分析—问题处理”的方法，将系统运行过程中遇到的问题进行解析、归纳、总结，为系统的正常运行提供了有力保障。
关键词：协同办公系统；问题；解析
0 引言
2014年5月4日，内蒙古电力公司协同办公系统正式上线运行，前期经过试运行和对各单位的办公自动化系统全部90670条数据进行了四次数据迁移测试，上线准备工作充分。这是内蒙古电力公司全面推广的应用系统，它通过应用办公业务增强协同工作能力。通过近1年的试运行及正式运行，在系统的应用及推广过程中，遇到了一些问题，本文针对日常工作及系统运行当中遇到的各类问题进行现象描述，原因分析，并给出相应的处理方法[1]。
1.协同办公系统各类应用问题解析
协同办公系统关于邮箱管理的问题解析
1.1.1 关于增加企业通讯录中部门的问题解析
（1）现象描述。光源公司新成立部门“物资供应处”，配备人员并使用协同办公系统，在协同办公系统中已添加部门“物资供应处”并为其分配人员账号，但使用邮箱系统发邮件时发现企业通讯录中无法找到该部门。
（2）原因分析。这是由于协同办公系统和邮箱系统分别使用各自的服务器，协同办公系统用户账号注册时可以自动关联到邮箱系统中，但机构无法自动关联，导致协同办公系统添加了该部门，但邮箱系统中却没有。
（3）处理方法。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆用系统管理员身份登录邮箱系统之后，点击管理功能---组织部门管理---选择光源公司，点击新增部门，在弹出的编辑部门页面中填写a.部门名称：光源公司物资供应处；b.部门编码：1000491，该编码对应协同办公系统中机构管理中光源公司物资供应处的id，在协同办公系统的光源公司物资供应处页面空白处单击右键，选择属性菜单，可以看到id=1000491；c .排序号：0，排序号越小，部门位置越靠前。保存后再查看企业通讯录，光源公司下属部门中有物资供应处，问题解决。
1.1.2 关于邮箱中邮件无法打开的问题解析
（1）现象描述。用户邮箱中收到.xls格式的邮件，但无法正常打开，打开时系统提示：“找不到’C:\Documents and Settings\Administrator\LocalSettings\Temporary Internet Files\Content.IE5\C90JGRKN’，请检查文件名的拼写，并验证文件位置是否正确。如果您正试图从最近使用的文件列表号中打开该文件，请确保该文件未被重命名、移动或删除。”并且该文件在其他电脑上可以正常打开。
（2）原因分析。从系统的提示信息中判断可能是Internet Files的问题，可能与浏览器有关。
（3）处理方法。该电脑的使用的浏览器是IE6，将浏览器版本升级为IE8或者使用360安全浏览器均可以正常打开文件，问题解决。
1.1.3 关于用户发送的邮件无法保存到已发送邮件的问题解析
（1）现象描述。用户发送邮件后，在已发送文件夹中却找不到发送过的邮件。
（2）原因分析。用户可以正常发送邮件，说明邮箱系统已为该用户分配权限，可能是权限中的相关属性没有配置。
（3）处理方法。用系统管理员身份登录邮箱系统之后，点击管理功能---用户管理，输入用户名，点击查找，在列出的用户详细信息中，点击用户名，进入高级属性，勾选“发送邮件默认保存到已发送”。再用该用户账号登录邮箱系统尝试发送邮件后，进入已发送文件夹，可以找到用户刚刚发送过的邮件，问题解决。
1.1.4 关于取消邮箱中用户的问题解析
（1）现象描述。账号为jinyanpeng的用户已退休，需将其账号禁用。在协同办公系统的用户管理中将账号jinyanpeng的状态由启用改为禁用后，在邮箱系统的企业通讯录中该账号仍然可见。
（2）原因分析。由于协同办公系统和邮箱系统使用不同的服务器，在对用户账号做操作时，没有自动关联，因此也需要在邮箱系统中禁用该账号。
（3）处理方法。用系统管理员身份登录邮箱系统之后，点击管理功能---用户管理，输入用户名查找，找到后点击用户名进入一般属性，将“启用服务”、“启用SMTP服务”、“启用IMAP4服务”、“启用POP3服务”、“启用WEB服务”、“启用短信服务”的勾去掉，这样在企业通讯录中就看不到用户jinyanpeng，问题解决。
2. 结语
协同办公系统上线运行以来，遇到各种各样的问题，作为系统管理员，更需要对协同办公系统的系统架构、系统流程、系统运维等方面进行更加深入的了解和剖析，全面掌握协同办公系统的各项功能模块，为用户的使用提供技术帮助。通过在系统运行使用中发现问题、解决问题来提升自己的业务处理能力。
参考文献：
[1] 杨浩.“协同办公”系统在企业管理中的应用与探索[J].管理世界，2011(2):54-55.
论文作者:张冬雪1,梁立松2
论文发表刊物:《电力设备》2017年第25期
论文发表时间:2017/12/20
标签：系统论文; 办公系统论文; 邮箱论文; 用户论文; 部门论文; 账号论文; 内蒙古论文; 《电力设备》2017年第25期论文;