摘要：如何对人事档案信息进行有效管理一直是各个单位比较关注之事。虽然人事档案对单位来说是一种重要战略资源，但是人事档案管理成本也在不断提高。面对日益高涨的人事档案管理开支，在新时期强化人事档案管理信息化建设无论是对于减少管理成本，还是对于优化战略资源都有重要现实意义。
关键词：人事档案；管理信息化；建设
1人事档案管理信息化建设的意义
1.1有利于提升档案管理信息化水平
人事档案信息涵盖了人事管理工作的各个方面，为确保及时更新和处理这些信息，保持档案的完整性和有效性，相关工作人员必须具备信息化管理意识和管理理念，充分利用信息技术进行文件管理，在确保档案管理质量的基础上，更好地突出人事档案管理的信息化水平。
1.2有利于提高档案管理工作效率
档案管理的工作非常复杂，仅依靠传统的人工管理很难达到相应管理效果。因此，为了提高企业档案管理工作的效率，必须进行人事档案信息化建设，相关档案管理人员必须具备一定的信息技术，在日常工作中充分利用各种先进的档案管理系统和技术，提高档案管理效率，促进人事档案管理深入实施。
1.3有利于查询和阅览人事档案信息
人事档案管理信息化建设的最终目标是提高人事档案管理的效率和质量，实现数字现代化。在实际操作过程中，工作人员使用信息技术能够有效收集和处理所有人员的信息和纸质文件信息，将信息从纸质文件转换为电子文件格式，实现存储信息数字化，使人们在查询和阅读人事档案时，更加方便、准确、有效，从而更好地发挥人事档案的应用价值。
1.4有利于开发和利用人事档案信息
只有保证人员档案质量和存储质量，才能促进人员管理的全面发展。因此，优化现有人事档案管理模式，不断引入计算机信息技术，实现人事档案信息化，有利于多层次、全方位实现对人事档案信息开发和利用，适应当前社会对档案工作的高要求。
1.5有利于保存人事档案的完整性
在传统的人事档案管理中，纸质档案跟不上时代发展，存在很多问题。例如，由于储存条件差，导致纸质文件氧化、霉化、昆虫噬咬等，导致大量信息损坏，不利于准确找到相关信息，浪费很多的时间和人力，但人事档案信息化建设可以有效解决这些问题。根据搜索内容，可以快速、清晰地找到所需文件。实施人事档案管理信息建设，有利于保存档案文件的完整性；大量文件信息资源可以存储在网络存储空间，简单方便。
2人事档案信息化建设的思考
2.1注重档案信息数据库的网络建设
档案信息数据库的网络构建需要有单位局域网为依托，网络服务部门可以根据单位实际需求提供辅助软件。同时网络服务部门要设置人事档案信息系统访问权限，在通过网络构建扩大人事档案涉及范围的同时确保人事档案的管理合理。为确保人事档案信息数据库安全，人事档案信息系统有管理员和安全员共同管理、相互监督，管理日志由网络工程师管理，不能修改。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案信息数据库的网络构建不仅方便了人事档案工作，同时也方便了干部人事工作，能及时提供干部信息也可以进行干部工资管理，构建了较为完善的信息数据库，大大提高了干部人事工作及档案工作的效率，为人事决策提供重要参考。
2.2加强信息网络安全保护
在进行人事档案信息化建设时，要不断加强信息网络安全保护，重点做好以下几项工作：一是定期和不定期的进行网络安全检查，提供系统检测和抵御入侵程序并及时更新，对数据流入和流出网络进行检测和监控，避免各种安全风险；二是积极引入和实施更先进有效的安全措施，在访问中设置权限，通过身份识别和口令才能进入信息系统。除此之外，要及时备份重要的数据库信息；第三，不断提高防火墙技术，加强系统进入管理和模块划分，随时查看安全日志，对存在的隐患及时消除。
2.3提高管理人员的素质
人事档案管理的核心在于工作人员的整体工作能力，管理人员的素质对人事档案管理信息化建设具有很大影响。第一，必须培养管理人员的信息管理意识。虽然当前的信息技术发展很快，但旧观念仍然阻碍部分工作人员思想进步，因此，在人事档案管理中引入先进的意识与理念非常重要，只有提高意识形态，明确和重视信息化建设，才能从根本上提高人事档案管理的信息化水平。为了做好档案管理信息化管理，企业必须培养一批高素质、高专业水平的档案管理人才。随着信息技术的不断发展，对工作人员职业素质的要求也越来越高。人事档案文件管理人员不仅要了解档案管理，还要了解信息化技术。第二，提高工作人员的道德素质。由于人事档案管理的特殊性，要防止涉及个人信息资料的数据泄露，工作人员必须具备良好的道德品质。因此，要定期对人事档案工作者进行专业和职业道德培训，使工作人员具有高水平的综合业务能力、良好的思想政治意识和职业道德，顺利实现档案管理信息化。此外，还要加大对人事档案管理人员的专业培训力度，优化从业人员的年龄结构，吸引更多突出的人才到人事档案信息化建设管理中来，从而促使人事档案更加顺畅地开展信息化建设。
2.4加快从实体管理向信息管理的转变
虽然很多单位人事档案已经实施了信息化管理，但绝大多数情况下，依然以实体管理为主，因此档案管理部门必须转变人事档案管理方式，由实体管理逐渐的实现信息化管理。例如信息化检索查询，如果将人事档案存储到统一的数据库软件中，用户按照使用权限登录相关的网站就能够获得相关的数据信息。这种信息化管理的便捷和高效的优点就凸显出来了。因此，我们必须积极开发人事档案的信息化管理，为人们提供更高效，优质的服务。更好的实现人事档案管理的信息化建设。
2.5促进档案信息的资源共享
企业档案管理信息化建设的最终目标是使人事档案更好地服务于单位发展，因此，有效利用人事档案至关重要。第一，企业应建立信息系统，实现各部门互相连接、共享信息服务，并根据实际情况进行数据共享。第二，建立一个全面的数据管理信息化服务网站，围绕有效的综合平台，积极拓展人事档案管理信息化网站建设，进一步提高人事档案信息化建设的服务水平。管理人员可以引入存储大量数据的云计算，使用集中存储，克服设备和平台限制，有效提高数据资源利用效率。无论是硬件支持还是软件支持，都需要根据单位的实际情况进行相应管理。因此，在构建系统、开发和利用系统功能以及设置权限的过程中，工作人员必须遵循单位自身的实际情况，提高系统软件操作之间的兼容性。
结语
总而言之，未来人事档案管理必定会朝着数字化、网络化发展，想要实现这种模式的人事档案管理机制，必然要花费巨额金钱成本和时间，它不是一天两天就能完成，而且还需要全体上下共同参与和积极配合。但是这个模式产生的回报大于建设所花费的成本，它是人力资源管理工作的重要组成部分，也是各个单位重视组织发展的一项内容，对于人才全面培养起着重要作用。
参考文献
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［4］秦文光．从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理［J］．卷宗，2017(22)．
论文作者:寇锦
论文发表刊物:《防护工程》2019年12期
论文发表时间:2019/9/1
标签：人事档案论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 人事论文; 信息论文; 档案论文; 管理人员论文; 《防护工程》2019年12期论文;