黑龙江省农垦总局梧桐河农场 黑龙江 宝泉岭 154223
摘 要：人事档案的管理需要过硬的专业技术人才，还必须提供充足的财力支持，制定规范的工作机制。本文从进一步搞好人事档案管理工作、开创人事档案管理工作新局面、促进人事档案管理工作取得新发展对其管理工作进行了探讨。
关键词：人事档案 ；管理； 探究
人事档案是机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面系统地考察和了解一个人的凭证，人事档案管理是人事管理的重要组成部分，也是党的组织工作、人事工作和人力资源管理与开发、利用不可缺少的重要参考依据。人事档案对于每个人来说也是极其重要的，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障。
然而，目前绝大部分单位由于多方面因素的影响，普遍存在对人事档案管理的重要性认识不够、硬件设施解决不完全到位、档案管理人员不固定，管理水平不专，管理手段落后、人事档案收集工作力度不够、人事档案管理的信息化程度不高等因素。从而导致人事档案缺档、断档、死档的现象都不同程度地存在，不仅给人员的变动、工资调整、员工辞退等人事管理带来诸多的困难，直接影响到人才的正确合理使用，而且不能使人才档案信息得到正确使用，不利于快速、全面、真实地掌握人才队伍现状和科学加强队伍建设，这些情况严重制约了人力资源的开发，难以为现代人力资源开发、使用提供有效的服务。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。
1、提高思想认识，加大投入，进一步夯实档案工作基础
部门领导要从思想和行动上要高度重视人事档案的管理工作，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时，各单位要在档案工作上舍得投入，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；要按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
2、提升档案管理人员的素质，提高人事档案管理质量
2.1随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，一支过硬的专业队伍是确保档案管理工作能否取得成效的关键。加强档案管理人员政治理论水平和思想道德素质的提高。全面提高档案管理人员的综合素质，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。
2.2要加强对人事档案管理工作者的培养，通过培训、学习等方法不断提高业务专业技能。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆从事档案管理工作必须具备较深的理论素养和良好的道德品质。提高档案工作者的专业工作技能，档案信息、组织人事管理系统等专业管理软件的维护、使用，档案信息的电脑录入，查阅，传递等都是每一位现代档案管理工作者必备的技能。
2.3同时，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性，从而全面提高人事档案管理质量。加强对档案管理人员的培训，提高人事档案管理人员的人事政策水平，提高工作质量。不断了解人事制度改革的进展情况，提高自己的业务素质和专业水平，及时、准确地为要求者提供全方位的服务。
3、建立健全人事档案管理制度，加快人事档案工作科学化、现代化进程
现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，再其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，保证档案管理规范有序。
4、要为档案管理提供充促的财力支持
档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势，因此，加快档案现代化管理成为人事档案管理的必然要求。然而，要将档案管理提升到现代化管理范畴，必然离不开大量的财力支持。专业档案管理队伍的培养，电脑、扫瞄仪等现代化设施的配备，高标准档案库房的建设，高质量档案盒、柜的添置，都需要大量的资金投入。因此，要促进人事档案管理，组织部门必须想方设法，多渠道筹措资金，确保档案管理现代化建设的财力需要。同时，要将档案管理现代化作为一项建设任务纳入重要议事日程，既要制定档案管理工作近期计划，也要制定档案现代化建设长远规划，从而有计划，有步骤的推进人事档案管理现代化。
5、要为档案管理制定规范、完善的工作机制
档案管理工作除需要良好的硬件环境外，更需要一套完整、规范的管理制度。硬件再好，管理跟不上，同样是档案管理工作发展的重大障碍，因此，必须建立健全各项档案管理工作机制。落实定期检查考核评比制度，组织人事部门定期不定期进行抽查，及时协调解决问题，明确各种档案材料的归档时限和要求，严把材料入口关，对送达的档案材料逐一进行甄别、审核，认真审查材料是否齐全完整，手续是否完备，不符合要求的应补齐、收全，补完手续后再进行归档，从源头上杜绝不合格材料的产生；建立责任追究制度，确保档案工作的真实性和严肃性。
6、实行动态管理模式，提升人事档案的信息价值
建立和整理人事档案不仅内容要重点突出、准确无误，更要全面完整，实行跟踪记载，保持内容常新。以积极主动和高度负责的精神，走出办公室，通过各种方式和方法，主动、及时、深入细致的把职工的基本情况（如：业务能力、职业道德等）专业技术水平情况等及时收集，为年终考评、职称评审、组织部门考察选拔干部、人员工作调动等提供真实的材料，为企业单位人力资源管理工作提供有效的服务。
不仅如此，人事档案管理者还要严把鉴别审核关，遵循“取之有据，舍之有理”的原则，审核档案材料是否完整、齐全、客观、真实，手续是否完备，归纳、整理是否规范，档案中有无混装、装错的材料等，确保人事档案的完整性和准确性。移交转递档案时，要加强管理和监督，使档案做到不积压，不丢失，准确无误。准确的人事信息是做好人事管理工作的基础，信息不准确基石不牢，会直接影响到后续工作和领导决策。
参考文献：
［1］王云庆. 苗壮 《现代档案管理学》青岛：青岛出版社 2002年220
［2］胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].西藏科技，2004,(10).
论文作者:王海霞
论文发表刊物:《科技中国》2016年9期
论文发表时间:2016/12/8
标签：档案论文; 档案管理论文; 人事档案论文; 材料论文; 人事论文; 管理工作论文; 工作论文; 《科技中国》2016年9期论文;