企业档案管理的发展呼唤新标准，本文主要内容关键词为：档案管理论文,新标准论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案管理国家标准于80年代初制定颁发至今已有十几个年头。十几年来，企业的档案管理水平有了大幅度的提高。然而，任何一个标准或规范在实施过程中，都有实践——修改——再实践，不断完善，不断提高的需要。这十几年来，国家经历着经济建设和体制改革的巨大变化，这种变化或多或少地冲击着、影响着档案领域。随着计算机技术的迅猛发展，档案管理及档案资源信息开发的手段越来越受到人们的关注。所有这些都在提示着档案工作者，我们的档案管理手段和方法是否能顺应形势，归根到底，我们的档案管理标准是否还能对企业的档案管理起指导推动作用？
一、集中统一管理中的困惑
集中统一是档案管理的基本原则，它是由档案文件固有的内在联系和档案资源的社会共享性决定的。
正是基于这一原则精神，1987年国家档案局、国家经委、国家计委联合制发的《国营企业档案管理暂行规定》提出了“企业档案”的概念，即企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。“企业档案”概念的提出，为集中统一管理原则在企业档案工作中的贯彻，提供了坚实的基础。这个概念本身也是集中统一管理原则在企业档案管理中的具体体现。企业档案作为一个整体，完全应该也必须集中统一管理。
为使集中统一管理的内容更具体化，具有可操作性，1991年颁发的《工业企业档案分类试行规则》，还进一步对企业档案的分类原则、分类方法和类目设置作了统一的规定。同年，原能源部依据国家档案局《工业企业档案分类规则》，也制定了《电力工业企业档案分类规则》。这些规则的制定，旨在强化企业档案的集中统一管理，推动企业档案工作的整体建设，使企业档案管理更趋于标准化。
集中统一管理在企业档案升级考核中，是一项带有一票否决权的必备条件。故而，几乎所有的企业都按照上级档案管理部门的要求，成立了综合档案馆室，有集中的库房，有统一的排架方式，实行档案集中、统一管理。但是，据笔者所见，这种集中统一管理是表面化的，从本质上看企业档案管理并没有实现真正意义上的集中统一管理，企业档案在骨子里并不统一。究其根源，不是企业档案人员对集中统一管理原则精神理解不透，而是档案管理标准本身不统一，现行的档案管理标准与企业档案集中统一管理的原则自相矛盾。
现行档案管理标准中，档案仍然分为文书档案、科技档案、照片档案及其他专门档案。档案国家标准，分别对文书档案、科技档案和照片档案的案卷格式、案卷目录及卷内目录的栏目、卷皮及装具的尺寸，以致于每一页文件页号的编制位置各自作了比较详细的规定。但是这些标准之间并不统一，各行其是。
这样在实际操作（组卷）时，文书部门的文件要参照《文书档案案卷格式》执行；技术部门的技术资料又要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》组卷；会计档案、照片档案又分别对应了不同的标准。编制案卷页码，文书档案页码打印在每页文件的左上角或右上角，科技档案又规定页码打印在每页的左下角或右下角。这就使企业的档案人员感到十分困惑，既然企业档案要实行集中统一管理，为何企业档案就不能执行统一标准。大相径庭的案卷封面、五花八门的目录就好比是一支没有统一着装的队伍，怎么看都感到十分别扭，“统一”二字从何谈起。
这不禁又使人对“集中统一”管理的内涵产生了怀疑，难道仅仅把所有的档案放在同一库房，统一排架就是“集中统一”管理？笔者认为，企业档案集中统一管理必须是从形式到内容完全一致的，有统一的标准，统一的分类，统一的检索方式，统一的编号方法。这样才能真正有利于企业档案管理水平的提高。
二、规定过细易于产生误导
现行的国家档案标准对页号编写的位置，卷内目录的式样，栏目内容，备考表的填写，纸样的大小，卷盒、卷皮的大小与材质，卷脊的填写……作了详尽的规定。这在企业档案工作处于起步阶段时，对基层企业档案人员的组卷工作是有一定指导意义的。然而过细的规定，久而久之又会反过来产生误导，使人们的注意力过于关注案卷的外观格式，偏重于档案的“管”，而忽略了档案的“研”。同时，如此过细的规定，又加重了基层档案人员的负担，束缚了档案人员的思想。
近年来为了提高企业档案管理的水平，各级档案管理部门制定了许多考核标准，每年定期对企业的档案工作进行检查，案卷质量是必定要考核的内容。案卷质量是由案卷的内在质量和案卷外观质量组成。案卷的内在质量主要反映组卷的合理性，这对于不了解事物发展具体情况、不熟悉行业特点的人，是比较难把握的，也不太容易看出问题。因此案卷的格式，也就是案卷的外包装，往往会成为检查人员的主要目标之一。为了使案卷格式能符合国家标准，也给检查人员良好的第一印象，企业档案人员不得不在案卷外观上下功夫，使企业档案人员原本忙碌不已的工作雪上加霜。而真正需要档案人员花大力气去探讨、去研究的问题——档案的开发利用已无暇顾及。
除此之外，案卷的格式标准过细，使得几乎不存在任何灵活机动性，从而束缚了档案人员的手脚，使他们无法在立卷问题上有所创新。有人认为，我国的立卷方法是全世界最复杂最繁琐的，必须对其进行大刀阔斧的改革。为此，有人提出了改革立卷方法的新思路：比如，可以考虑与欧美国家一样，对案卷不装订；（在一事一卷的前提下）也不拟案卷标题；案卷封面上除一个档案号外，其他什么都不写（全靠目录反映），等等。这么做可以大大减少档案人员立卷的工作量，把档案人员从繁杂的立卷工作中解放出来，腾出更多的精力和时间，探索档案的编研、开发。同时，也有利于建立健全文书部门或业务部门立卷制度，有利于文件的及时归档，但是，这么做却是与我国现行档案标准相违背的。这就使得档案人员左右为难，不敢尝试。
三、对档案管理标准的设想
企业档案管理是企业管理基础工作，作为一项基础管理活动，必定要有一个管理标准。
这个标准要能适合于全国范围内各行各业的各个企业，适用于档案的各种载体，对企业档案集中统一管理有实际指导意义。打破文书档案、科技档案、专门档案的界限，制定一个统一的分类、组卷、编号、检索方法。以利于信息交流、资源共享。
这个管理标准应该对档案管理各工作环节必须达到的目标、工作原则和效果进行控制、作出规定。它所强调的应该是指导人们去“做什么”，而不是死死规定档案人员套着标准“怎么做”。这种控制应是宏观的，“管而不死”的，给档案人员留有发挥个人想象力和创造力的余地。这种控制也是灵活多变的，可以根据行业的特点和企业的实际情况自行掌握。
这个标准更主要的应该是一个对档案管理活动的全部过程进行有效控制的、文件化的工作程序。这里的“档案管理全部活动”的参加者，不仅仅是档案人员，还包括企业的全体管理人员。企业档案的产生过程，涉及企业的各个职能部门。因此，这个工作程序是通过规定档案管理人员和有关职能人员去做哪些工作，来衡量档案工作有否做好，是否达到预期的目标和效果。此时，笔者不由地想到了ISO—9000 族国际标准，这个风靡全球的质量管理标准，得到了全世界企业家的认可，它的指导思想和管理方法是值得我们借鉴和引用的。
ISO—9000 质量管理和质量保证国际标准是国际标准化组织统一制定的质量管理标准。ISO—9000 族标准对产品的定义是“活动或过程的结果”，并且产品质量形成的整个过程中的每一个阶段可以视为一个过程。过程分为直接过程和间接过程。ISO—9000 族标准是建立在“所有工作是通过过程来完成的”这样一种认识基础上的，因此质量控制的对象就是过程。档案的产生也有一个过程，企业档案本身也是企业各项“活动”和事物发展“过程”的产物。如果新的档案管理标准，能把文件从产生到被永久保存的各个过程，用文件化的工作程序加以控制，那么，可以相信，我们的档案管理定会出现一种前所未有的新格局。
随着科学技术的迅猛发展，信息的管理技术和信息的开发利用已成为衡量社会发达程度和科学技术水平的标志。档案是一种信息资源，不是库房里的陈列品。作为一种资源只有充分地开发利用，才能真正体现其价值。保护好这个资源，并最大限度地开发利用，是档案工作的核心。经济体制的改革，科学技术的发展在推动着档案事业，档案管理呼唤着新标准。
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