来源原则与全宗理论面临的挑战，本文主要内容关键词为：原则论文,来源论文,理论论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
信息社会中，由于档案的前身——文件已经发生了重大变化，从而使档案也发生了较为显著的变化。作为科学概念，档案的内涵外延都有了不同。传统档案概念是在文件与档案截然分开管理的基础上总结出来的，档案是运动到一定阶段的文件。而电子文件在形成之初就须进行传统意义上的档案管理工作，如分类、鉴定等，此时电子文件处于形成期却已具备了档案属性，文件、档案成为一体。电子文件原件的概念淡化，电子文件的群体结构有别于传统纸质文件的群体结构。当档案学研究对象出现重要新情况、新特性，使档案学理论体系的基础概念发生较大变化时，可以说建立传统档案学基本理论的基础已经不复存在或部分不复存在。
全宗理论基本内容在荷兰档案学家缪勒、斐斯、福罗英1898年共同出版的《档案的整理与编目手册》一书中是如此表达的：一个档案全宗是下列各种文件的整体，这些文件便是一个行政单位或它的一个行政人员所正式受理或产生的，并经指定由该单位或该行政人员保管的书写文件、图片和印刷品。
而对于来源原则，《手册》作者认为一个档案全宗是一个有机的整体，为了保持全宗这个有机的整体，整理系统必须以档案全宗原来的编制为基础，这种编制大体上符合于产生它的全宗的行政单位的编制。其理论依据是：一个档案全宗是一个有机的整体，因此，一个档案馆的全部档案应该截然分开，每个全宗应该各自独立保存，一个全宗不应该把它分给两个或两个以上的档案馆保存，其核心就在于档案全宗是不可分散的。
在德国档案学家布伦内克所著的《档案学——欧洲档案工作的理论与历史》一书中，提出了自由来源原则。我们今天的实际工作中或理论上默指的可能更多的是指这一思想：即把档案全宗作为有机体重新加以组织。布伦内克说：“我们的来源思想根本不是只保持固定的来源，而是把来源和事由配合成一种相当的比例关系，建立一种两者之间的综合体，在这种意义上我们可把来源原则解释成在来源共同性基础上的事由共同性。”（注：韩玉梅：《外国档案管理教程》，人民大学出版社，1995年第11期。）以此为指导形成的档案体完全从原来的机关脱离出来作为独立的有机体，而档案馆也由此取得了对于档案的自由权，可发挥档案员的创造性，有机的组成档案体。
自由来源原则可说是荷兰档案学家的来源原则的发展。两者都有一个根本的共同点：都是以来源共同性为基础的。荷兰档案学家的来源是以来源共同性为唯一依据与准则，布氏的来源是以此为基础按事由创造性地组合。荷兰档案学家的来源原则很适合档案实体情况。在信息社会，来源共同性作为一个原则受到了挑战：“源于各种不同结构组织体的数据的产生改变了单一来源的概念，电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限，而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的。”（注：凯瑟琳·加沃尔：《电子文件引起的理论困惑》，孙钢译，《中国档案》1995年2期。）有的研究者从计算机具有强大的运算能力方面提出了看法，认为“计算机的智能管理和自动分类与组合功能，使得档案工作可以放弃文件的来源和全宗不可分散原则。”（注：蔡晔：《论新型档案载体对档案工作的影响》，《山西档案》1998年1期。）两者的潜台词有一点差异：前者担忧原来的来源原则无法解决新情况，后者则较乐观地认为在来源问题上可以简单化了。
其实，在信息社会，挑战来源原则的因素很多，排除社会结构变化，档案种类和数量及其关系复杂化的因素，单从电子文件的形成主体方面来看，电子文件的形成方式与纸质文件不同，“以往那种以一个实体机关作为一个文件群体形成者的传统模式逐步有所突破。计算机与远程通讯手段的结合，关系数据库的普遍使用及超国际网络的出现，使得不同机构使用共同的数据资源和共同参与形成一批数据不仅成为可能，而且成为日益增多的事实。”（注：冯惠玲：《电子文件时代新思维》，《档案学通讯》1998年6期。）“根本不存在档案工作传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。”（注：刘越男：《来源原则是档案专业的一般方法》，《中国档案》1999年4期。）文件与其形成者不再是“一对一”的关系，而是“一对多”或“多对一”关系，很难判断全宗。
来源原则从其外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序（文件间的有机联系）。美国社会学家比克森在其论文《组织趋势与电子载体：工作进展》中提出，随着信息与通讯技术在机关中的广泛应用，机关出现了五个发展趋势，其中，第三趋势是借助网络化的电子载体，机关成员的联系更紧密，参与程度更广泛；第四趋势是协作配合的特点更明显；第五趋势是电子通讯技术使机关内部及机关内部各机构较为分明的职能界限也将变得模糊，依赖职能差异确定原来顺序已不大可能，电子文件信息与载体的分离性，可流动性，使逻辑归档成为可能，产生了同一机构的文件不一定是存放在同一物理位置的现象。这样，传统的来源原则和在此基础上形成的全宗理论在此情况下将变得更加无所适从。
加拿大档案学家特里·库克认为：“电子时代档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定义，它不仅指文件的形成机关，而且包括其形成目的，形成活动过程，处理程序和职能范围等，因此档案人员关注的焦点应该从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为变动、临时，甚至虚拟的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。”（注：冯惠玲：《电子文件时代新思维》，《档案学通讯》1998年6期。）我国档案学家何嘉荪先生在探讨全宗理论时也曾提出近似的来源观——广义的来源联系。指来源于同一社会活动过程间的联系，历史联系（包括狭义的时间、来源、内容和形式联系）（注：何嘉荪：《历史联系就是广义的来源联系》，《档案学研究》1998年2期。）。这两者之间在精神上有较多的共同点，都只把传统的来源联系（来源于同一机构）只是作为构成来源的一个因素，还广泛考虑其它因素。可见这种新来源观较之于传统来源观是扩大了的、抽象的、概念性来源，但这个概念是有着特定内容的客观实在，即“这个来源指文件的形成过程及背景，文件由谁，什么条件下，运用哪些数据，为了什么目的，采用何种结构形成的。”（注：特里·库克：《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，刘越男译，《山西档案》1997年2期。）与之相应，在信息社会，根据形成过程（而非单纯的立档单位）组织管理电子时代的文件，势将成为主流。由于电子文件的系统依赖性及易失性等特性，单纯电子文件管理亦须进行过程控制，在这种情况下，信息时代的档案全宗将是处于智能控制下的全宗。所谓智能控制是指超脱文件原始载体的限制，控制档案信息过程或行为。（注：何嘉荪：《论全宗形态的异化》，《档案学通讯》1998年2期。）而在此种控制下形成的全宗，则是一种客体全宗。所谓客体全宗指以自然客体，社会客体，精神客体为中心形成的档案整体。信息社会客体全宗概念与现有客体全宗概念是不同的：一是适用范围更广泛；二是按更抽象的客体（信息过程）来组织；三是摆脱载体束缚，全宗可以不分散保存（不同载体文件均数据化并一体存放）。（注：潘连根：《关于主客体全宗的哲学思考》，《档案学研究》1997年3期。）因此，此时全宗形式早已异化，其特点是：(1)全宗的实体形式起来越少，将主要以智能控制形态出现；(2)全宗将再也不是原来意义上的馆藏单位，而仅仅是档案信息处理和用户利用不可或缺的基本单位，也可以说是档案信息（并非一定存在于纸质载体之中的信息）进行组织和运动的基本单位（当然也必须以承认客体全宗也是全宗为前提。）（注：何嘉荪：《论全宗形态的异化》，《档案学通讯》1998年2期。）
因此，在信息社会条件下，传统的来源原则必须演变为一种扩展了、抽象了的广义的来源原则——概念来源原则。以此为基础组建的全宗也将以智能控制下的客体全宗为主，这与我们现在全宗的主要形式相比是异化了的。正如何嘉荪先生所说：“全宗并非仅仅处于实体控制状态下的文件群体，它还可以在智能控制状态下得到实现；有时难于在实体控制状态下组织的全宗，反而在智能控制状态下成为可能。甚至可以说智能控制下的全宗才更加完美和理想化。未来，它有可能成为主要的全宗形式，占据主导地位。”（注：何嘉荪：《论全宗形态的异化》，《档案学通讯》1998年2期。）
我们已经踏上驶往信息时代的列车，我们的下一站就是全面、高度信息化的社会，作为组织和个人活动工具和记录的重要形式——电子文件已具有了很多不同于传统纸质文件的特性，这对传统档案学的主要理论的立论基础提出了挑战。电子文件的非人工识读性，系统依赖性、流动性、易失性、易改性、非实体性等特性迫使档案工作对其来源关注范围更广泛、更抽象。从个别关注转向宏观认识，从稳定的实体管理转向流动的信息管理，从文件本身转向形成过程，从事后管理转向前端控制等等。传统档案学基础理论——来源原则与全宗理论的主要内容需要作这样或那样的较深刻的变革。这种深刻变革必将使其它各方面理论和在这些理论指导下的实际工作也相应地进行变革，才能适应信息社会的实际情况，使档案工作各方面、各环节能和谐配合。这些变革综合作用所形成的将是有别于现有档案工作模式的新模式。