电子邮件在企业经营管理中的应用，本文主要内容关键词为：企业经营管理论文,电子邮件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着社会信息化进程的加快，建立在高速信息网络基础之上的计算机通讯逐渐成为人类最为主要的通讯方式。在当前诸多计算机通讯手段中，电子邮件（E—mail,Electronic Mail 的缩写）是应用范围最广泛、使用频率最高的一种。
简言之，电子邮件是邮政服务计算机化的一种网络通讯方式，用户将以机读介质为载体的文本、数据、程序、消息等通过计算机网络传递到所期望的其它网络用户，其工作流程与邮电部门收发邮件十分相似。
一、电子邮件的功能和特点
将快速通信和通信内容具备法律效力有机结合。电子邮件在网络上的传递时间分为两部分：一是邮件在网络上运行的时间；二是邮件送达至接收者阅读到的时间。电子邮件耗时通常在几秒至一天之内，比电话的即时传送慢，但比普通邮件要快得多。就通信内容的法律效力而言，电话虽快但内容往往不具备法律效力，商业应用范围大打折扣；普通邮件虽法律功能完备，法律责任明确，但其少则一天，多则十天甚至月余的传递时间，确实很难适应时代的要求。而电子邮件则集两家之所长，将快速通信和通信内容法律功能完备有机地结合起来。
良好的群体通信功能。电子邮件系统本身是一个大的群体网络，每一个结点都可以同时与整个群体进行双向联络。目前，国外计算机网络的电子邮件系统，都具备提供面向公众的虚拟会议场所的功能。人们利用它，不用专门组织会议，无需固定场所，不限交谈时间和地点，可以就某个主题相互交流，寻求帮助，开设各种专题论坛。
卓越的信息服务能力。电子邮件系统是一个社会化的传播媒介，在发布、传输信息上易产生规模效应。目前，国际上一些较大的计算机网络都在通过电子邮件方式向用户提供信息咨询服务。
操作使用突破时空限制。借助随身化的信息终端，人们可以在任何时间和世界上任何地方随时发送、接收电子邮件，而且在发送电子邮件时可以不管对方处于什么样的状态<=> 电子邮件在很大程度上改变了时间和空间对人们发送和获取信息的限制。
传输信息的多样性。邮子邮件不但可以传输文字信息、计算机程序和图文并茂的彩色静态图像，还可以传送具有动画和声音的多媒体信息。这给传统意义上“邮件”的概念拓宽了新的内涵，是普通邮件所不能及的。
二、电子邮件在企业经营管理中的应用
在国外，电子邮件已进入到企业经营管理的各个层面，员工之间、管理者之间、管理者与员工之间使用电子邮件深入地交流、讨论企业经营管理的处境、问题所在以及解决方案等。从大的趋势看，成功的企业越来越依赖电子邮件。
推动企业技术创新和技术成果转化为现实生产力。除了利用电子邮件进行一般的通信之外，西方发达国家企业界还越来越多地使用电子邮件进行企业技术开发活动。例如，许多企业技术人员纷纷加入Internet电子邮件系统上存在着的大量特殊兴趣小组（SIG）， 就企业技术开发的某一专题开展交流与合作；并通过电子邮件征询来自大学、科研机构的资深技术专家的意见，获取大量新技术信息和竞争对手的新产品开发状况，甚至可以通过电子邮件系统征询未来用户的意见，知晓他们对企业技术创新活动的心理预期。此外，电子邮件为技术成果转化为现实生产力提供了一个一体化的通道。技术发明人和企业之间通过电子邮件系统直接进行专利、技术成果转让。在企业技术引进中避开了中介机构、技术经纪人等中间环节，节约时间和成本，缩短了技术成果从引进到投产的周期。
有助于实现整个企业的资源共享。企业资源共享性差是现代企业发展中的一大障碍，电子邮件则是克服这一障碍的有效手段。企业员工可以通过企业内部信息网络上的电子邮件，获取企业内部各种技术、商业信息和决策指令，大大提高现行工作效率。特别是对于一些区域性或全球性的企业集团，电子邮件的作用会更加明显，可以使员工真正进入集团一体的体系，彼此资源共享。
带来全新的经营方式和管理理念。电子邮件传输信息的多样性和操作使用上对时空限制的突破，严重冲击着传统工业经济时代中形成的企业对外联络、开展业务、内部管理的模式和规范，从而带来全新的经营方式和管理理念。电子邮件的应用，不仅使企业员工获得比以前更多，更深入的内部信息，而且与外部的交流也迅速增加。信息拥有量的扩大，就意味着员工在生产经营活动中有更多的自由和获得企业更大的授权，从而导致企业内部权力的转移和调整。企业传统的由上至下的命令——控制式的管理组织结构已不适应新的权力格局，迫切需要建立适合网络环境下的新的管理组织结构。
改变企业信息系统设计思想。电子邮件通过改变企业的信息沟通方式，促进了企业管理哲学的变革。国外企业界针对电子邮件等先进信息技术的影响在企业信息系统设计上的指导思想是信息网络的运算集中化、应用分散化。这种新的设计思想，走出了传统企业信息管理模式，符合时代以消费和追求信息利益的竞争环境。
6、提高企业形象和职工凝聚力。电子邮件的开通和使用， 为员工开辟了多种信息沟通的渠道。企业的许多活动，员工通过企业信息网络上的电子邮件系统，积极地参与企业的各种活动，并快速地知晓企业的决议、政策等，易于获得较高的认同感，从而提高职工的凝聚力。此外，国外一些企业在向外发送的电子邮件中附加企业名称、标志等，提高企业知名度，改善企业形象；企业业务人员和员工则以在名片上印上本企业的电子邮件地址为荣，把它看成是企业地位的象征。
值得注意的一点是，要使电子邮件在企业经营管理中有效地应用并取得较为理想的效果，还必须同时改变企业整体设计，包括企业管理哲学、组织结构模式、业务流程、企业文化等。在传统企业架构一成不变的前提下，电子邮件等先进信息技术手段所发挥的作用是有限的。
三、电子邮件服务向中国企业走来
当前我国正以国有企业改革为主体积极推进建立现代企业制度，企业界面临着市场经济和新的信息革命浪潮的双重挑战。我国政府和领导人十分重视以先进信息技术为主导的高新技术在企业经营管理中的应用，并把它列为建立现代企业制度的重要内容。目前，北京、上海、深圳等地的一些企业和企业集团已经联通了象美国Internet这样的国际计算机网络系统，迈出了中国企业踏上国际“信息高速公路”的第一步。不少企业已经通过这些国际网络上的电子邮件系统成功地开辟了国际市场，并与国外的科研机构进行了科研项目和新产品开发的合作。同时，以国家公用经济信息通讯网——“金桥”工程为基础的“金桥”电子邮件系统正在开发建设之中。其第一期工程主要利用电话网实现用户计算机系统之间的通讯，第二期工程将利用“金桥”ISDN传送多媒体信息。可见，电子邮件走进中国企业已为期不远。具有战略眼光的中国企业家，应以面向未来的姿态，积极推动本企业以信息技术为主导的技术创新活动，从技术、人员、组织结构等多个层面入手，迎接21世纪信息经济时代的到来。