摘要：随着我国经济建设的发展和工程事业的繁荣，工程设计合同管理已经成为了工程建设中一个重要的环节，如何做好工程设计合同档案的管理工作，值得我们深入研究和探讨。本文分析了工程设计合同档案管理的重要性，并针对目前工程设计合同档案管理存在的问题提出笔者的一些建议。
关键词：工程设计；合同档案；档案管理
引言
何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工，各方之间的责任与利益不同，只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制，从而实现工程的目标。因而，工程设计合同档案管理在工程中显得尤为重要。合同管理是项目管理的核心，其始终贯穿于项目管理的全过程，因而我们要做好工程设计合同的档案管理工作，促进工程中各方维护自身的利益，确保市场上各种工程活动的协调有序地运行。
一、工程设计合同档案管理的重要性
随着社会的发展，人们的法律意识越来越强，为了维护自身的合法权益，人们在进行交易时都会签订相应的合同。签订工程设计合同的目的是为了明确双方当事人的权利和义务以及所应承担的责任，使双方当事人的合法权益都能得到保证。工程设计合同的签订，使工程施工的质量、进度等都得到了有效地保证。在拟定合同内容时，要依据相关的法律法规来制定。合同签订完成之后，要对工程设计合同进行审核审查工作，开展此项工作的目的是为了检验合同内容是否合法，是否有侵犯一方当事人利益的合同条款出现，同时，通过合同可以规范双方当时人的行为，保证设计方案的科学性和准确性。加强工程设计合同档案管理的意义在于：不但可以规范业主和设计者的行为，也使工程设计环节受到了法律保护，使工程设计环节更具有可操作性，满足了工程建设的需要，为工程建设提供了前期的设计准备。
二、目前工程设计合同档案管理存在的问题
1.工程设计合同档案不够重视
工程设计合同是工程施工前期的技术准备，属于工程合同的一种。工程设计合同主要是针对设计环节而签订的，因此对工程施工具有一定的指导意义。但是在实际的工程运作中，许多施工单位对工程设计合同重视程度不够，没有履行真正的合同签订程序，对工程设计合同的管理具有随意性，没有纳入标准的合同管理之中。合同档案管理的不规范，容易导致在工程设计环节出现业主与设计者扯皮的现象，而且也容易造成施工工作的混乱，影响工程项目的顺利完工。
2.管理制度不完善
按照合同管理规定，凡是工程施工中签订的合同都要归专门的合同管理部门进行规范化管理。对于合同的签订和管理也都有明确的制度，比如合同需要由哪个部门制定和审核、需要履行怎样的签字程序、工程设计图纸需要通过怎样的渠道进行提交和传递、设计工作量如何进行审核以及如何办理支付等。工程设计合同应该按照这一制度进行管理。但是在实际工作中，工程设计合同的管理暴露出了管理不严和管理制度不完善的漏洞，导致无法对工程设计合同形成有效的监督，无法保证其合理合法的执行。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3.缺乏有经验的专业管理人才
工程设计合同的管理与普通的合同管理一样，需要有经验的专业人才进行管理。但由于工程设计合同的特殊性，其管理人员需要具备多方面的综合素质，包括：技术背景、工程管理相关知识、法律法规知识、风险分析和控制、甚至财务和税务的相关知识。然而，在目前的工程设计合同管理中，这种人才的数量明显不足。
4.工程设计合同条款需要进一步完善
在目前的工程设计合同签订的过程中，存在工程设计条款不完善的现象。这主要是因为工程设计牵扯的环节多、任务量大，很难做到面面俱到。如果在工程设计合同中涵盖所有的环节，无疑将加大合同的制定难度和履行难度。除此之外，目前的工程设计合同还存在偷换概念的现象。部分业主为了单方面的利益而制定了仅仅对自己有利的合同条款，而未顾及对方的权益，这就造成了工程设计合同的漏洞，留下了法律隐患。特别是存在设计分包的情况时，总包方很难既满足业主的要求，又照顾到分包设计院的实际情况。所以，目前的工程设计合同条款需要统筹考虑，进一步完善。
三、加强工程设计合同档案管理的措施
1.重视工程设计合同档案管理
针对目前的工程设计合同管理的现状，业主和设计者都要引起足够的重视。因为工程设计合同不只是属于业主和设计双方的事情，任何一方不认真都容易引发后期矛盾的发生和工期的拖延。所以，无论是业还是设计者，都要对工程设计合同管理引起足够的重视。
2.建立健全合同档案的管理机制
21世纪是法制的社会，在工程设计过程中应该签订合同，明确发包人和承包人在工程中的权利和义务，因而各单位要建立健全合同管理制度，使工程合同依法订立，依法履行，以达到维护各方权益，提高效益的目的。工程设计合同的签订，必须遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》，规定合同双方应认真履行各自的权利和义务，任何一方无权随意变更或解除合同，任何一方违反合同规定，都必须承担相应的法律责任。工程设计合同档案的管理人员，务必要认真履行自己的职责，在单位《工程设计合同档案管理办法》中，应明确工程设计合同档案管理的考核办法，确保工程设计合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。工程设计合同档案是一种宝贵的信息资源，档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案的管理，进行动态性、实时性的管理，及时全面地总结经验教训，并要做好必要的保密工作，维护单位自身的合法权益。
3.建设高效的档案管理团队
对工程设计合同档案的管理人员进行专业培训，建设高效的档案管理团队。针对于目前工程设计合同管理人员的专业素质、业务技能不足的问题，我们要在日常工作中，加大对工程设计合同管理人员的培养。在组织专业学习、培训的同时，让工程设计合同管理人员到工程现场锻炼，了解施工情况、设计与施工的接口情况，努力提高工程设计合同管理人员的专业素质，使其符合岗位的要求。
4.建立健全合同管理网络体系
为了保证工程设计合同档案的收集齐全完整，可建立起一个与本单位管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系，做好档案的收集、整理、归档、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。首先，档案管理员要确保收集的合同档案的完整性，并建立档案管理台帐。其次，要对台帐、合同编号进行一一的对照，发现有空缺的要及时进行追回，做好归档立卷管理工作。
5.完善工程设计合同的相关条款，实现其约束力
制定工程设计合同的时候，要充分考虑到业主和设计者的利益，要明确双方的权利和责任，使工程设计合同真正成为约束双方的有力武器。在合同的制定过程中，合同双方应经过充分的沟通，做到合同的公正公平，避免出现合同偏向其中一方的情况出现。在既有设计总包又有设计分包的情况下，要统筹考虑，使关键合同条款尽量保持一致性，有利于合同的管理和执行。要使工程设计合同成为标准的完善的合同。
四、结语
在工程设计合同档案的管理工作中，为了保证企业健康持续发展，需充分发挥合同档案管理的作用，针对合同档案管理中存在的工程设计合同档案不够重视、管理制度不完善、缺乏有经验的专业管理人才等问题，规范管理制度，增强从业人员的合同观念和合同意识。从优秀的档案管理人员或工程技术人员中，选拔一批具有潜力的年轻人，送他们到高校接受职业培训，迅速建立起一支优秀的合同管理人员队伍，努力做好工程设计合同管理工作。
参考文献：
[1]沈巧玲.合同档案管理工作中的问题与改进意见[J].办公室业务，2013.
[2]沈红.刍议合同档案管理[J].科技与企业，2013.
[3]严励.企业合同档案精益化管理问题研究[J].东方企业文化，2013.
[4]张莹.浅谈施工企业如何构建良好的市政工程施工信息资料管理系统[J].广东科技.2011.
[5]李庆.浅论建筑施工项目合同的归档与管理[J].四川档案.2013.
论文作者:泥燕
论文发表刊物:《基层建设》2016年14期
论文发表时间:2016/11/7
标签：合同论文; 工程设计论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 工程论文; 合同管理论文; 《基层建设》2016年14期论文;