摘要：建筑工程档案是各种形式的信息记录和文件在施工活动中形成保存价值。建设项目档案是反映建设项目质量状况和工作质量的重要依据，是评定建筑工程等级的重要依据。施工项目文件包括施工单位的文件，监理单位的文件，施工单位的文件和竣工图纸。工程竣工后建筑工程档案中一部分文件资料提交城建档案馆保存，一部分上报建设主管部门备案，一部分各单位自行保管留存。
关键词：建设工程；档案；管理
引言：随着社会的发展，国家对基础设施的投入大大加强，对建设项目的安全，质量和进度的要求也越来越严格。搞好建筑工程材料管理，是认真贯砌《建设工程文件归档整理规范》ＧＢ/Ｔ50328-2001，确实有必要加强建筑工程材料的规范化管理，提高项目管理水平，确保工程质量的具体体现。加强对建筑工程数据的管理，可以促使各单位和个人严格按照标准，规范和规范进行工作。如果项目数据不符合相关法规和要求，则不接受项目完工。作为一名合格的档案管理员，您应熟悉建设项目的全过程，熟悉相关的施工和验收规范，掌握施工项目各个阶段的工程材料的内容和整理方法。
一、熟悉建筑工程档案的载体和特征
1、工程档案的载体
记录文件的方法有很多种。他们不仅可以记录文字，还可以记录图像和声音，使他们能够更生动地反映生产和管理活动的过程。建设项目中的视听档案是已完成档案中不可或缺的一部分，反映了建设项目的原有特色。建筑施工和施工后的照片和视频文件。视听文件应附有文字说明，并说明原因，过程，时间，地点等内容进行备注。
2、工程档案的特征
（1）复杂性
由于项目建设周期长，材料数量多，生产工艺复杂，影响施工项目的因素多种多样，必然导致施工项目文件和档案的复杂化。
（2）随机性
建设项目档案文件是在项目建设的全过程中生成的，除了项目前期，启动，施工建设，监理和竣工等各个阶段的文件和档案。特别是当影响建设项目的因素发生变化时，由特定事件引起的一些具体文件和材料将随机生成。由于工程文档和档案，仍然存在一些随机性。
（3）时效性
有时，一旦生成项目文档和文件，它们必须在指定时间交付给相关部门。会有严重的后果，因为施工项目文件也具有很强的时效性。
（4）真实性
真实性是所有文档和档案的通用要求。施工项目文件只有全面，真实地反映项目和各类信息，包括事故和隐患，才具有实用价值。
（5）综合性
因为建设项目往往是综合系统项目，包括工业，民用建筑，市政，公共基础，交通基础设施，园林建设，景区建设，城市面貌和卫生设施，城市防洪，抗震，人防工程，电力，电信等多个工种。因此，建设项目文件和档案是多个专业和单位文件和档案的整合，具有很强的综合性。
二、建设项目档案管理的具体操作
1.确定项目档案中涉及的各方的管理责任
参与项目的各方应将工程材料的形成和积累纳入项目管理的各个方面和相关人员的职责。项目档案的收集，整理和审核应由熟悉业务的专业技术人员进行，项目资料应与项目进度同时收集。及时整理和备案，并按照有关规定及时转交。参与项目的各方提供的文件和材料确保其真实，准确，有效，完整，完整和清晰。应按相关规定统一格式。
2.熟悉建筑工程资料分类的原则和范归档的范围
建设项目数据根据来源，类别，组建顺序和文件安排进行分类。从整体上，可以根据编制单位的不同把建设工程资料分成四大类：即，施工单元文件，监督单元文件，施工单元文件和竣工图纸。施工资料的分类，整理和保存除《建设工程文件归档整理规范》、《建筑工程施工质量验收统一标准》或当地标准和规定外，应实施相应的国家法律法规和相关规定。
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3.建立相关档案管理制度，健全管理体系
建设项目实施中要成立独立的档案室，设置档案管理员，工程档案管理人员在要施工现场进行办公，公司或项目经理部定期组织相关人员对档案资料进行监督检查，布置和抽查各项工作的档案文件形成和归档情况，制定严格规范的档案管理制度，主要有以下几个方面：档案资料交底管理制度、档案资料检查管理制度、档案资料收发管理制度、档案资料借阅管理制度、验收会签制度。项目开工后要及时开始对档案资料的收集和整理，保证档案管理工作和项目建设工程进度同步进行。项目竣工验收时要保证档案资料能顺利进行验收，提高归档的质量。
4.定期组织档案培训学习工作
定期开展对管理人员培训，加强工程档案资料管理队伍建设，培养有专业水平、专业技术、专业素质的档案管理人员。尤其是工程规模比较大，建设周期长的项目更要定期对管理人员的培训，不断提高管理人员的专业素质。
5.档案资料的收集、整理及验收
一个工程项目的建成中间需涉及多个专业、多个单位的协同工作，有多种量少的、分散性的、专业性的档案资料，平时就应该加强收集工作，进行分类汇总。
三、工程档案资料中注重收集的资料
1.建设单位文件：政府单位立项、审批文件、项目机构人员设置、与参建各方的合同文件、图纸审查文件、各参建单位的检查报告、有关行政部门的验收文件等。
2.监理单位文件：监理机构设置、资质、合同文件、施工安全、质量、进度、管理控制文件、监理例行文件等。
3.施工单位是建设工程项目中的主体单位，施工单位资料文件也是各类内业资料中，最为复杂、重要且容易出现问题的，从项目开目到竣工的资料文件内容多而繁杂，其中主要有以下几个方面：
1）施工管理文件：开工报审、项目经理部人员机构设置、各分包单位资质报审、验收文件、设计变更、图纸会审、施工图交底、施工组织设计、安全专项方案评审、施工技术交底控制桩交接等资料。
2）施工技术文件：功能性检测资料、主要结构工程部位隐蔽验收记录、试验报告及数据统计、竣工测量、分部分项工程验收记录等技术资料是否齐全。
3）施工进场物资质量控制文件：材料产品合格证、出厂检验报告及进场复检验报告。
4）竣工图：工程竣工图是工程档案的重要组成部分，是工程建设完成后的主要凭证性材料和工程实物的写照。竣工图编制应根据工程变更内容修改到位、图物相符；图纸数量与设计图纸目录比对应一致；竣工图出图质量、编制要符合规范要求。竣工图除准备纸质文件外，还应按要求准备磁（光）盘文件一套。
5）声像及电子档案：建设工程项目开工前原貌相片、施工过程中重要部位工序施工、隐蔽验收、专题、验收会议等影相资料。
6）检验批及施工记录：根据建设工程项目分部分项工程划分表按照现场施工进度向监理单位进行检验批施工质量验收报审。
四、工程档案专项验收
工程档案专项验收工作首先要基本完成建设工程合同约定的各项内容，技术档案和施工管理资料完整，已初步组卷完成。建设单位及参建单位已完成档案自查，并签订相关自查合格文件，才能正式提交工程档案资料专项验收申请。
结束语
随着我国高新技术的发展，电子信息的应用，建设工程档案资料管理也逐步提升，实行计算机等高科技管理，减少档案实体存储的空间，更方便档案资料的查阅。
参考文献：
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[3]修美蓉，徐菲，肖胜勇.《建设工程档案管理》.人民出版社.
[4]何杏仪.关于新时期事业单位档案的数字化管理的探讨[J].工作研究，2012.
论文作者:伍祁林
论文发表刊物:《基层建设》2018年第25期
论文发表时间:2018/9/17
标签：文件论文; 档案论文; 项目论文; 工程论文; 建设项目论文; 档案资料论文; 建设工程论文; 《基层建设》2018年第25期论文;