机关档案室案卷质量现状的调查及思考，本文主要内容关键词为：案卷论文,档案室论文,现状论文,机关论文,质量论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
机关档案室的案卷质量不高，一直是困扰机关档案工作发展的难题之一。
我们甘肃省武山县档案馆1983年底机构改革时接收了撤、并、转的机关档案12000多卷册。由于所接收档案的案卷质量存在严重问题，后来组织4个人用了近五年的时间，才重新调整加工完毕，累计直接和间接投入经费5万元。
关于机关档案室的案卷质量，国家档案行政管理部门曾多次强调，尤其是1987年印发的《机关档案工作业务建设规范》提出了严格的、详尽的要求，但当前存在的问题是令人担忧的。为此，笔者最近就这一问题，选择了本县有文书、会计、专业（科技）三类档案的57个机关档案室，进行了比较全面的抽样调查，并就有关方面的问题作了初步的分析、研究和探讨，现将调查情况综述如下：
一、令人担忧的现状
1、案卷标题的拟写上，差错层出。有的仅以“各机关来文”或“转发通知”等为名，过于笼统；有的随意缩减文件责任者、内容和名称，造成含混不清，使人难以从卷名上判断出案卷内容；有的书写混乱，阅者需大动脑筋研究一番才可知其一二；也有的将卷内文件的责任者、内容、名称甚至文号无一遗缺地详尽列出，从而造成费时费事费笔墨，且查用和编目也不方便；也有的干脆不写案卷标题，给查用和计算机管理的案卷级输入造成困难。
2、保管期限的划分上，宽严不当。一些单位的文书部门在划保管期限时，以“宁烂勿断”为原则，一概进行“宽大处理”，只要归了档，就长久保存，甚至连根本没必要立卷归档的材料也定“长期”保存。也有些单位恰好与此相反，一则因卷柜少，房子紧，怕麻烦，因而在归档时就将一部分在相当时期内有保存价值的文件材料不归档或“归私档”，归档后的材料也“降低身份”；二则对工作不负责任，不动脑筋，划保管期限时“一律从严，以短为快”。还有的单位，由于档案管理人员变动频繁，造成生手多，各行其是，因而所定期限不一致，忽宽忽严。也有的单位在文书档案保管期限中定出“定期”、“不定期”、“进馆”等不合规范的保管期限。还有一些单位甚至干脆不划不填保管理期限。
3、卷内目录的填写上，问题不少。一是顺序号和文号的填写混乱。有的以收发文号代替顺序号，有的按页码填写顺序号，有的随意编（改）写顺序号或文号。二是责任者填写差错多。有的写全宗名称，有的随意简化，有的按收发文字号填写。三是文件标题填写不统一、不正规。有的随意简化更改；有的“以一代十”，有的照写“通知”、“如内文”、“电报”等。四是起止张号填写不当。有的填写原文页码，有的起止次序颠倒，有的最后一份文件未填止张号。五是填写项目不全或全部空填。
4、卷内文件不够齐全完整。有的有号无文，有的有会议无记录，有的是“空白电报”，有的有正文无底稿，有的有底稿无正文，有的有请示无批复，有的有转发而无原文，有的有批复无报告，有的同一个问题的文件分在卷内几处排列，有的请示和批复未排成一个整体甚至按级别排在几个卷本中，有文号颠倒混乱或缺几页的，有时间先后错乱无序的，有的无头无尾，有的有尾无头，有的无头无尾。
5、在档案寿命与安全质量上，存在潜在威胁。一是由于保管条件差和制成材料质量不高，部分文件材料已开始字迹退色，个别复写的文件已经洇化。二是有些档案变质，纸张受潮粘结；有的胶片受热后变色翅曲脱斑；有些音像带盒受压受热变形，磁带信号失真。三是有漏洞和残缺。一些文件因细菌繁殖、虫柱、鼠咬而发生残缺不全的现象。四是破烂不全。有自然磨损造成的，有人为拆钉撕坏的；还有因多次拆装订卷深浅不一而造成的针锥孔眼。五是使用质量不高的载体以及红蓝墨水、铅笔、普通圆珠笔、复写纸制作和传真机复印的文件数量不少。
6、案卷备考表的填写上，缺陷较多，有的填写不认真，随便填几个字应付支差；有的不研究卷内真实情况，随意填写；有的怕麻烦图省事，写简不写详；有的填问题不填原因，使查卷人的疑虑难以完全消除；有的填内容不填立卷人姓名，有的一部分填一部分不填；有的干脆不填，一律空白。
7、案卷的装订上，很不规格。有的太厚，一本卷达二三百甚至四五百页；有的太薄，十几页甚至不到十页也装订一本，形成一柜档案半柜卷皮的局面；有的装订得太深，把字也订住了，不便查阅；有的装订得太浅，案卷不牢，使用不便且不利于长久保存；有的装订时未去掉金属物，大张未折叠，小张烂张未托旅裱；还有个别卷内有倒置装订文件的。
二、不可低估的危害性
上述问题的存在，严重地影响了我国档案工作法制建设的顺利进行和档案工作整体质量的提高以及档案管理现代化步伐的加快，同时，也对充分发挥档案的信息情报作用造成严重障碍。使《档案法》难以顺利地贯彻实施，给档案的科学化管理带来困难，不便于档案的安全保护和保密工作，不利于档案的开发利用，给档案行政管理部门充分发挥其法定职能造成严重影响。
三、标本兼治本的对策
1、深化法制宣传教育工作。要继续深入持久、大张旗鼓、灵活多样地开展法制宣传工作，真正使《档案法》、《档案法实施办法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》《机关档案工作条例》、《科学技术档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》等档案法规的内容深入人心。使一切档案事务都走上法治的轨道，真正让档案工作在依法治档的环境下健康发展。
2、加强档案专业技术培训工作，抓好两个教育。一是抓好档案专业基础理论知识和实际操作能力的培养与教育，使机关档案工作人员较全面掌握档案工作基本知识和工作技能。二是抓好机关档案工作人员的职业道德教育。
3、抓好机关档案工作人员的队伍建设。
4、档案行政管理部门及其他组织的档案机构和档案执法监督检查人员，要充分行使监督和检查的法定职责，严格执行《档案法》。要以《档案执法监督检查工作暂行规定》中所列十条内容中的“未建立档案工作规章制度、制度不健全或执行不严格而使档案受损、发现档案破损变质下落不明或泄密等而未采取有效措施、拒不向档案部门移交应归档文件材料、丢失档案”等六项内容为重点，对机关档案室的各环节工作经常进行全面的监督检查，发现问题及时进行妥善处理。
5、统筹解决档案经费，改善档案工作条件，创造搞好档案室工作的良好环境，从而提高档案室的工作质量。