摘要：在大数据背景下，档案信息化管理工作迎来了一定的机遇与挑战。随着互联网技术与物联网技术的不断推广与应用，产生了大量的数据信息，推动了大数据时代的形成。大数据时代、档案信息化管理等概念在学术界反复出现，相关企业部门如何做好档案信息化管理工作是大数据时代最重要的任务。本文从信息时代对档案管理工作的新要求入手，详细分析了当前我国档案管理工作中存在的问题，并就这些问题提出了针对性的创新措施。
关键词：信息时代；电力企业；电子档案管理
1引言
电子信息档案管理系统的建设与应用，能够给档案馆开展各项工作提供良好的保障条件。系统建成之后电子档案信息的搜集、整理、存档、归档等各项工作将更高效，档案资料的分类、查询、调用在信息化的管理模式之下，数据信息资源的共享交流效果将逐渐增强，工作也更便捷。探索档案馆未来工作基本模式，从远程查阅、用户认证、系统管理等几个方面，对档案实现模块化、系统化的管理，为档案部门各项实践工作提供有利支持条件，还需要档案工作者展开进一步的实践分析研究。
2信息时代对档案管理的新要求
2.1要及时做好各项电子档案的整理和归档工作
首先要根据档案管理工作的要求对相应的电子档案进行相应的编码和排序，通过编排可以使相关电子档案利落整齐，一看到相关编号就能知道是哪一年的档案，方便后期的归档和利用。其次要做好归档工作，相关的电子档案要按照要求进行归档，并详细地做好记录工作，方便档案的查找和应用。最后要严格制定科学的电子档案管理制度，通过相关制度来减少对电子档案的破坏，确保电子档案机制能够得到很好的应用。
2.2做好相应的信息化工作
一方面要及时购买相应的信息化设备，比如计算机、打印机、扫描仪等等，只有具备了这些信息化设备，才能顺利完成档案电子化的相关工作。二是要及时建立档案管理信息化的相关搜索和数据库的工作，搜索引擎的建立是为了后期信息化档案的利用，而数据库的建立是为了更好地开展电子档案的归档工作，只有这样才能充分完成档案管理的信息化，才能切实提高档案管理效率。
3当前我国档案管理中存在的问题
3.1硬件环境普遍不足
电子信息档案管理必须有好的硬件环境作支撑，主要包括强大的数据库服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等。由于现行的电子信息档案普遍采用集中存储的方式来存储，随着电子信息档案的不断增多，大量的数据存储和查询，容易造成系统的缓慢和崩溃。而入侵检测系统及防火墙系统也相对滞后，都已经无法满足现行电子信息档案的管理需求。
3.2档案管理信息化不够完善
我们都知道信息化时代的到来在很大程度上提高了档案管理工作的电子化效率，但是电子档案的存放存在着一定的不安全因素，主要体现在以下几个方面：一是电子档案在传输过程中存在泄露的风险，这就要求在传输档案时应运用相关的安全软件，避免此类情况的发生。二是电子档案的存放存在着丢失的风险，网络黑客的存在直接影响着各种网络信息的安全，这就要求必须按照档案管理标准购置相应的杀毒和防护软件，避免黑客的入侵。三是档案管理工作人员的风险意识较差，没有严格按照档案管理的相关制度来开展工作，存在着一定的档案遗失风险。
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3.3管理制度相对滞后
由于电子信息档案管理制度相对滞后，管理责任不明确，造成管理混乱以及数据丢失等，使电子信息档案的利用率不高；更有些管理人员职业意识不强，管理上存在自我随意、乱操作等情况，对系统用户随意删减、添加，对登陆权限随意更改，造成一些用户随意访问、越权访问管理系统，对信息档案数据进行随意查看、非法下载和使用；还有部分电子信息档案管理人员信息安全知识匮乏，对信息技术掌握不足，已不能完全满足和适应当前电子档案管理工作的需要。
4电子信息档案管理的有效方法
4.1构建强大的信息安全防范体系
主要包括为电子信息档案管理系统服务器和用户终端安装防毒软件和防火墙系统以及对重要电子信息档案进行定期备份等。通过在服务端和用户终端安装杀毒软件，能有效避免电子信息档案在使用管理过程中，被病毒侵害以及被非法盗取、任意篡改等情况的发生，最大程度减少电子信息档案管理工作的损失。然而，安装强大的防火墙系统也十分必要，通过该系统能有效阻挡来自外部网络的非法用户对档案管理系统的入侵及破坏，为电子信息档案管理工作构建又一道安全屏障。由于恶意病毒对电子信息档案的破坏无处不在，所以对重要电子信息档案进行定期备份也相当重要，通过定期备份，能极大降低信息数据由于系统崩溃而造成无法还原的现实，一般可选择服务器备份及光碟或移动磁盘备份等形式。4.2 在大数据时代背景下做好档案管理保密工作
在档案管理工作中，大数据技术的应用有效促进了档案管理工作的发展与进步，给企业档案管理工作带来了新的机遇，大数据的有效应用能够促进档案管理事业的不断发展，能够有效提高档案管理工作的效率，同时还能够在一定程度上节约人工成本。大数据在实际应用过程中也存在着一定的问题，对档案管理保密工作提出了更高的要求。在大数据时代，使得档案信息比较容易丢失、损坏或者泄漏，因此工作人员必须要认识到档案信息的重要性，提高档案信息保存的安全意识，在工作中不断规范自己的行为操作，从而保证档案信息的安全性与保密性。除此之外，企业还应该加强管理软件与硬件的建设，为了能够使档案信息化管理工作适应大数据时代的发展与实际需求，一定要主动加强相关基础设施的投入，要对现有的设施进行更换以及升级，保证网络信息平台的建设，满足网络搜索引擎的实际需求。
4.3电子信息档案管理系统安全管理工作
电子信息档案管理系统结合网络技术手段，经过对各项工作的统一、规范管理，能够做好与档案馆各个部门的业务对接，实现系统化、一体化的管理。尤其是现阶段的网络技术水平不断发展，电子信息档案的传输与共享速率逐步提升，人们体会工作便捷性、高效性的同时，在安全管理阶段也有着硬性要求。所以考虑电子文件联网之后的应用更容易受到网络病毒的侵害，所以做好对电子信息档案识别，从归档工作开始之初要求部门对这项工作全权负责。同时还需要档案管理部门明确归档的要求，经过转化之后的电子档案，利用前端控制的有效途径，能够确保有价值的电子信息档案建立防伪标识，在防伪技术调控阶段，确保对不良网络病毒有强的抵御效果。
5结束语
档案馆管理工作人员，为了将电子档案信息管理质量进一步提升，需要将电子档案管理系统建立并完善起来，探索其对实践工作的服务性价值。对于档案馆来讲完善系统工作，能够将档案管理工作的资金投入有效控制，整体的管理水平、服务水平提升，能够将互联网的优势作用展现出来，建立模块并探索全新的管理模式、管理技术，实现对电子信息档案的完善管理，提升档案馆的整体工作效率。
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论文作者:张立明1,徐春艳2
论文发表刊物:《基层建设》2019年第28期
论文发表时间:2020/1/15
标签：档案论文; 电子信息论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 电子论文; 工作论文; 数据论文; 《基层建设》2019年第28期论文;