唐碧蓉
广东烟草汕尾市有限公司
摘要：档案管理是企业经营和发展过程中必不可少的重要工作环节，其独特的数据管理性在公司、单位中都占据重要的地位。本文基于信息化建设对烟草行业档案管理的重要意义，分析了当下烟草行业在档案管理工作中的不足和亟待解决的问题，提出了几点优化完善信息化管理的策略方案，希望能推进我国未来烟草行业可持续的健康发展。
关键词：烟草行业；档案管理；信息化；发展
引言
烟草行业作为我国市场经济体系中的一部分，其在当下信息化社会不断推进的过程中应积极适应新时代的要求，加强档案管理信息化的建设，充分融入大数据时代，使得档案资源管理工作在烟草行业中发挥出自己的工作价值。
1信息化对烟草行业档案管理的重要意义
烟草行业作为我国市场经济体系的重要组成部分，其中信息化档案管理建设是推进企业发展的关键性工作，是提高企业生产力的必然需求，随着信息化时代的不断发展和进步，各行各业的文化事业工作必须紧跟时代步伐，烟草行业的档案数据量和利用率近年来有显著提高，以往传统的人工档案记录与检索已经远远不能满足新时代的需求，需要企业积极学习利用现代计算机技术，对内部档案资源数据做收集、归纳、分类、处理、存储和检索利用，同时要求档案管理工作人员始终秉持职业道德观念，这样一来才能推进烟草企业的快速进步。我国档案管理局于2018年10月23日公布《机关档案管理规定》，并将于2019年1月1日起正式施行，规定中对我国企业机关档案管理从机构和人员、基础设施、管理要求、信息化建设和奖励与处罚五大方面进行了明确声明和规范，未来想要实现中国特色社会主义的飞跃性发展离不开档案管理工作发展的支撑，烟草行业作为国内重要组成部门必须积极响应国家号召，顺应时代潮流，不断建设信息化档案管理工作体系。
2当下烟草行业档案管理工作的不足
2.1缺少资金投入
基础设施是开展档案信息化建设的先决条件，基础设施建设的质量及水平关系到档案管理信息化建设的成败。因此，必须保证数额足够的资金投入以确保能够配备相应的基础设备和设施，从而为顺利开展信息化建设做好准备。高配置、高稳定性的设备无疑都具有高价格，社会文化事业单位的档案部门很难承担，因为它们的经费来源基本上是政府预算，一旦资金受限，其硬件配置难免质量低下，无法满足信息化建设的标准要求。
2.2缺乏统一规划
档案管理信息化建设在过去一段时间内呈现出各自为政的局面，根源在于缺乏统一管理、统一规划。再加上已建成档案管理信息化的业务和技术性都有着非通用性，这也阻碍了档案信息化共享的实现及系统的形成。当前，很多地区仍使用单机版的档案管理软件，很难适应数字化时代的要求。即便有的地区已经开始普及数字化的档案综合管理平台，但功能尚不完善，导致档案信息面临较大的安全隐患，阻碍了档案管理信息化建设的步伐。
2.3业务素养不足
既然档案管理信息化建设离不开信息技术的应用，管理人员自然也需要对此有足够的认知并掌握熟练的技术。现阶段很多档案管理部门都缺乏信息复合型人才，导致引入的很多先进技术和设备，却无用武之地。另一方面，无论是人才的引进还是激励培养都普遍落后，不适应数字化时代人力资源管理的要求，阻碍了档案管理信息化建设进程。
3未来发展信息化烟草行业档案管理的策略
3.1健全档案信息管理资源数据库
档案信息资源数据库的全面化建设是烟草行业发展信息化管理的核心工作，档案信息作为存储内部数据和人员基础信息的依据，对企业未来的发展越发重要。《机关档案管理规定》提到企业机关应强化档案数据库建设工作，将档案管理与企业整体实现信息化统一协调，实现资源共享，并且在建设数据档案库时应满足《数字档案室建设指南》和《档案著录规则》（DA/T18）等的要求与规范。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆具体可先完善档案资源数据库的检索功能，将目录进行统一整理和重新规划，提高今后对专业文件的快速利用；其次对于数据库中利用率高的重要文件要加大数字化保护力度，防止信息的丢失和缺漏，提高档案数据的综合利用率；最后，企业相关人员应积极学习新科技和新技术，对数据库资源进行收集与管理，电子档案作为未来企业主要的数据存储方式，如何实现利用最大化至关重要，对于电子档案一定要实现全面的监督管理和检查，优化数据处理和统计技术，不断实现信息档案管理的全面发展。
3.2优化档案管理设计方案
档案信息化管理建设不能只是纸上谈兵，其同样需要合理的设计方案原则作为支撑，《机关档案管理规定》要求机关部门应依据不同类别、载体或形式对数据档案进行协调分配和管理，已经设立好的管理方案不能随意进行改变。企业不仅要充分联合企业内部各部门的文件、资料和数据信息，将所有业务做到充分的衔接和统一管理，进而达到对企业内部所有档案的全面控制。企业内部的整体数据档案管理方案不仅要充分利用计算机技术，还要考虑到各个部门档案数据的特殊需求，从档案制作、查询利用、存储管理三大方向上建立一个标准化的数据接口，方便今后企业对数据信息进行高效的利用和管理。
3.3建设统一规范化信息管理
如何对烟草行业的数据信息归纳、优化和整理是实现信息化档案管理建设的根本目的，因此我们应基于企业的核心发展方向，建立统一规范的信息管理系统，实现资源利用最大化，这是未来发展信息化档案建设的必然方向。但企业相关负责人应注意，在建设统一规范的信息管理模式同时，不能一味的寻求合作伙伴，一味的追求技术上的领先，而应该充分结合自身企业的发展状况和实际形势，无论是从资金投入还是企业整体运营上，都应时刻关注风险把控，制定一套适合自身发展的信息管理模式。
3.4维护档案管理体系的安全性
信息化档案管理为烟草行业的发展带来了便利，同时也带来了信息安全问题，我们在利用信息技术对档案信息做快捷高效的处理和应用时，一定不能忽略档案信息的特殊性和复杂性，其在一定程度上会给企业带来风险和安全隐患，这是相关部门和工作人员需要重视的关键问题。《机关档案管理规定》提到对数据档案应定期进行检查、核对和读取检验，一旦发现有受损文件要做及时地恢复和备份，档案部门在对数据信息进行信息化处理的同时一定要注意提高网络系统的安全保密性，研究开发一套严密的信息安全保护技术方案，防止在对档案信息进行管理和利用时发生泄密的现象，充分保护企业的安全运营。
3.5培养专业化的信息管理人才队伍
人才是每一个行业实现进步与发展的关键，同样也是烟草行业发展信息化档案管理建设的重要资源支撑，《机关档案管理规定》规定企业必须建立专业负责人和办公人协调处理档案管理相关事务，此外还应成立机关档案工作网络，并配备相关管理人员。企业应面向社会广纳人才，从日常工作生活中注意培养员工的职业道德修养和工作责任心，让档案管理人员充分树立信息化档案管理观念，培养自身良好的责任意识和服务态度，不仅要具备专业的档案管理知识，还应掌握当下多元化时代的知识体系，从而培养一批综合型素质人才队伍。
结语
总之，信息化建设是烟草行业档案管理的必经之路和大势所趋，因此，事业单位应该要对这项工作予以足够的重视，并为之设置专项资金加大投入力度，以信息化、数字化、智能化的技术手段促进烟草行业档案管理的可持续健康发展，实现提高档案部门和事业单位服务质量的最终目标。
参考文献
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论文作者:唐碧蓉
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/27
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