摘要：随着人们对会议系统功能提出了更多的需求，智能会议系统以其数字化、网络化和智能化的特性，已在社会的各个方面得以应用。针对现代会议的特点及会议交流过程中存在的问题，从信息系统角度阐述智能会议系统在现代会议管理中的应用，分析智能会议系统在会议过程中的实用性和可操作性；对会议资料的管理与保密情况执行。以下将从系统建设目标、系统设计原则、系统功能、系统应用效果等方面进行综合性论述。
关键词：会议管理；资料保密；信息技术；智能化
引言
随着我国国力的增强以及现代信息处理技术的飞速发展，各企事业单位对现代会议室的要求也越来越高。一个智能化的多媒体会议厅通常需要配备有音频、视频、多媒体、集中控制、通信、电脑网络和照明等多个子系统，并将这些不同功能的子系统在物理上、逻辑上和功能上连接在一起，以实现信息综合、资源共享。近几年，平板电脑的普及、移动计算技术的飞速发展、移动多媒体的广泛应用，4G和无线网络的技术进步等，为会议室实现智能控制提供了基本条件。
1系统实现目标
智能会议室系统适用于所有大、中、小型会议管理要求，满足了无纸化、低碳环保的办公需求，实现了会议资源的共享和会议互动。将PAD客户端、中控服务端、无线网络投影、多媒体设备等有机地结合起来，提供了一个灵活、高效、智能、可扩展的会议系统。
2系统总体设计
2.1系统设计原则
为满足公司业务要求和信息技术发展趋势，实现系统内部的高内聚、松耦合，灵活、快速地响应业务变化，该系统具有可扩展性，高可靠性与可伸缩性，易维护性等优点。系统主要设计原则如下：标准化原则；灵活性、可扩展性原则；安全性原则；实用、先进性原则；互连性原则；易用性原则；经济性原则；可管理性原则。
2.2系统设计思路
智能会议室系统主要由4部分组成：中控服务器、PAD客户端、无线AP、无线投影。
1）中控服务器：智能会议室的中控服务器是整个系统的后台管理核心模块，主要功能包括设备管理、用户管理、系统维护、会议室管理、会议管理，为这个系统提供基础的信息并进行维护，保障系统安全。
2）PAD客户端：智能会议室的PAD客户终端是由智能手写电脑构成，具体实现功能包括用户管理、会议管理、数据截屏、投票系统、会议资料修改批注、共享白板、共享桌面、会议交流等功能，PAD客户终端采用Wifi与无线局域网络连接，进行无线投影。
3）无线AP：智能会议室系统的每个会议室配一套无线AP系统，每个会议即为一个小型局域网络，整个系统由多个无线局域网络构成，能够保证每个会议的独立和安全。
4）无线投影：中控服务系统与无线投影相结合，根据会议投影需要判断参会人员会议状态，系统将智能分配投影权限进行投影，中控服务器首先监控客户端的使用状况，然后根据监控得到的信息对人员进行判断（包括安全上和权限上），确定需要投影人员的设备并分配投影权限进行投影。
3系统功能介绍
智能会议室系统主要功能包括原笔迹签到、会议资料分发、会议资料保密、桌面共享、共享白板、无线投影、会议纪要、投票表决、私密沟通等。
1）智能终端。适用于安卓系统的平板电脑，开源云平台，具有极好的开放性；人性化操作，具有极好的人机交互效果；便携移动，可随时转移使用场所。
2）原笔迹签到。支持手写和触摸操作，方便各个年龄段的客户使用；支持原笔迹签字，与纸质签字书写感觉一样；高清显示分辨率，出色的显示亮度和色彩还原，带来全新的视觉感受。
3）桌面共享。智能交互，将终端的显示内容共享给其他参会人员的终端，方便参会人员的浏览和共享，并可以随时进行桌面截图后进行修改编辑等操作，便于发表自己的意见并进行会议讨论。
4）共享白板。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆共享白板类似会议室的白板，为参会人员提供了同步交流的工具，可在上面讨论会议资料、增加批注等内容，灵活直观地展示图形、文字，方便讨论、圈划、修改，大大提升了会议的形象性和直观性，弥补了文字交流的不足，大家在一个电子白板上绘画，缩短了彼此间的距离感。
5）无线投影。采用安全的数据传输技术，通过无线局域网，实现PAD智能手写电脑的无线投影功能、PAD端无线投影权限的智能切换功能。
6）会议纪要。可定制会议纪要模版，快速生成会议纪要；手写批注，对会议资料、共享桌面进行截图，并进行手写批注。
7）投票表决。通过PAD进行投票表决，并自动统计各个选项得票数，便于参会人员了解投票的信息，也节省了大量的时间。
8）会议沟通。支持会议过程中参会人员互相发送信息，同时可实时接收来自会议秘书的会议通知，提供及时交互，方便参会人员之间进行信息交流。
9）资料分发。将会议资料设置成公开和保密两个级别，进入会议模式时，PAD端自动下载公开级别的会议资料，会议主持人具有所有级别会议资料的上传下载；U盘文件上传下载功能，普通参会人员只具有U盘上传下载功能；会议结束后保密级别的会议资料会自动删除。会议节省了纸质文档的印刷成本、发放时间及人力成本，全面实现无纸化办公，高效、绿色、便捷。
4智能会议系统结构
4.1系统设计
在进行设计时，需要结合具体的实际情况进行合理的设计，需要遵循的以下原则：标准化原则；灵活性、可扩展性原则；安全性原则；实用、先进性原则；易用性原则；经济性原则；可管理性原则。智能会议系统的设计主要包括四个方面，分别是中控服务器、PAD客户端、无线AP、无线投影。
中控服务器是整个智能会议系统后台管理的核心模块，它的主要功能包括设备管理、用户管理、系统维护、会议室管理和会议管理。进行中控服务器的设计是为了保障整个智能会议系统的安全，提供基础信息并进行维护。
PAD客户端，它是由只能手写电脑所构成的，它所具有的功能包括用户管理、会议管理、共享白板、会议资料修改批注等功能，PAD客户终端采用WIFI与无线局域网进行网络连接，从而进行无线投影。
无线投影，它是与中控服务系统是有关系的，两者结合起来使用，可以对参加会议的每一位办公人员的状态进行判断，系统将智能分配投影权限进行投影，中控服务器首先监控客户端的使用状况，然后根据结果对办公人员进行相应的判断确定需要投影人员的设备并分配投影权限进行投影。
4.2功能实现
智能会议系统所具备的功能包括原笔迹签到、会议资料分发、会议资料保密、桌面共享、共享白板、无线投影、会议纪要和私密沟通等功能，本文节选了几项功能进行概述。会议资料分发，在进行会议之前相关人员会将会议资料分为公开和保密两种资料，在进行会议时，PAD端会自动下载公开的会议资料，而对于保密会议资料而言则是由会议的主持人在会议期间上传资料，有参与会议人员进行下载，一旦会议结束，保密级别的会议资料会自动删除，在一定程度上保障了会议资料的安全性，同时也避免了资料的打印，造成浪费。
5系统应用成果
智能会议系统经过近半年的应用，达到了预期的建设目标和效果，在公司组织的各项会议中已全面投入使用。节省了会议资源，缩短了会议筹备的时间，为与会人员提供了灵活的参会场所，增强了与会人员的会议体验。
智能会议系统的建设，提高了会议管理工作效率，解决了会议资料的安全问题，满足了无纸化、低碳环保的办公需求，实现了会议资源的共享和会议互动。
结语
总体来说，智能会议系统的应用，是现代化会议管理思想日益提高的体现，是公司管理不断追求标准化、精益化、智能化管理的载体，结合不断创新的会议管理模式，智能会议系统已逐渐成为会议专业化管理平台，以智能会议系统建设推动公司信息化建设，用信息化建设提升公司管理水平。
参考文献：
[1]刘辉.论现代多媒体会议室的智能化系统建设[J].工程技术，2015（2）
[2]李静.移动互联网下的智能会议系统的应用研究[J].数码世界，2016，11（4）
[3]张晖.基于移动互联网的会议辅助系统设计和实现[D].成都：电子科技大学，2014
论文作者:王芳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第25期
论文发表时间:2018/9/17
标签：会议论文; 会议资料论文; 智能论文; 系统论文; 会议系统论文; 原则论文; 人员论文; 《基层建设》2018年第25期论文;