摘要：房地产档案管理是房地产企业在生产、经营、销售和管理活动的真实记载，具有重要的保存价值和利用价值。对于国土信息的统计、城市房地产及整体规划，掌握市场动向具有重要参考价值。房地产档案更是生产经营的必备基础材料，此外对于消费者进行信息查询，了解房屋从而进行购买具有重要价值，越来越受到档案管理机构及房地产企业的重视。
一、目前国内房地产档案管理的发展形势
（一）房地产档案管理的新概念
跟传统一般档案的特性相似，房地产档案管理也有其特殊性。一方面房地产档案包含大量的信息，包括前期的准备材料、可行性论证、勘察设计等；有建设过程中形成的材料，包括施工建设、竣工验收、交付使用等；有服务过程中形成的材料，包括销售、售后等，信息量巨大。此外，房地产档案时间跨度大，资料来源广。由于房地产项目从前期调查到最终销售，历经时间大概在三年左右，每个时期的档案都要进行归档，时间跨度大。房地产需要多部门、多人员进行协调，资料来源广。随着时代的发展，如今房地产档案有了更深更广的涵义，不再是过往纯粹的“档案”，它对现行的国民经济有了更加重要的意义，不仅记录了房地产交易的情况，同时也清晰地向社会反映了房地产经济运行的一些重大信息，为国家和民众参与经济活动提供了强有力的支撑。
（二）档案管理手段现代化
随着房地产交易的日渐增多，房产档案业务量急剧增加，为了档案管理的有序进行，以及方便进行档案的查询工作，处理这些业务目前更多借助档案管理软件为主，利用互联网、计算机、扫描设备等对其进行扫描、分类并存储，通过现代化的管理手段，能够更多解放人力，将有限的人力利用到其他环节中，这也是档案管理发展的时代化趋势。随着互联网及科技手段的进步，借助计算机的数据处理功能，如今房产档案信息资源的开发和利用都是采用计算机数据处理技术手段来完成的，它的出现使房产档案管理发生了翻天覆地的变化，同时也带动了房产档案管理水平的提高。近年来随着人工智能的普及，相信在不久的将来，现代化的人工智能管理手段将更多的运用到房地产档案管理中，有利于管理手段的丰富化、多元化。
（三）电子化日益普及
由于人工成本的提升，房地产档案的繁琐性，传统的纸质类管理方式已经不能适应时代的发展需要，房地产档案管理也不能再运用传统的档案管理方式进行管理，将降低管理的工作效率。新时代下的房地产档案管理要与社会主义市场经济相辅相成，也要与市场经济流通高度结合。作为GDP发展支柱之一的房地产行业，一直保持稳定的发展态势，房地产档案的积累也会越来越多，传统的档案管理方式不适应现代化发展的需要，更多的从纸质版过渡到现在的档案管理电子化，随着电子化的日益普及，档案信息的管理将越来越科学化，越来越高效率，同时也可以满足信息更新频繁，信息量巨大的要求，房地产档案管理行业自身也将推陈出新，创新驱动发展。
二、房地产档案管理的现状
房地产档案管理行业历经几十年的发展，从无到有，从有到完善，经历着发展中的阵痛，也不断走向管理中的查漏补缺。
（一）信息化发展的潜在隐患
随着时代的发展，科技的进步，房地产档案管理工作中对于互联网、计算机等新兴工具的使用越来越多。科技的日新月异，一方面为房地产档案管理工作带来了新的高科技，使得档案信息建设资源化，但同时由于互联网的互联性、开放性，也容易带来一些安全隐患。任何的工具都具有两面性，互联网同样是一把双刃剑，如果档案管理工作中遇到网络病毒传播、黑客攻击等情况，就会出现房地产档案信息被盗取的情况，后果不堪设想。随着房地产电子化程度的提高，大量的房地产档案信息都储存在各种硬件设施中，一旦硬件发生损坏或者收到外部的侵袭，导致档案材料损毁，带来的损失将非常惨重。利用好高科技，让其为档案管理工作做出正面贡献，同时做好防范，避免房地产档案管理工作中出现意外情况，也是十分重要的。
（二）要跟上时代发展的步伐
改革开放以来，国内经济发展迅速，房地产同样进行了大批的更新换代，拆迁工作也顺应了城市化、现代化的发展之路，因而房地产档案管理工作具有明显的时代背景特征，信息更新频繁。对于房地产档案管理工作者来讲，当下的时代是个更高的时代，自己在专业性上依然具备很大的提升空间，也可以借助新兴的科技工具提高自己的业务能力，因为这将关系到在房地产档案管理工作中能否及时发现和解决问题，保证工作的顺利进行。在传统的纸质房地产档案管理年代，由于疏忽或者材料缺失等原因，导致档案管理工作不够仔细，经常出现档案查询不到的情况，到现在通过科技手段过渡到了电子化，以及科学的前期材料收集，最大化的保证房地产档案的完整性，这就保证了档案的内容不断的充实和完善，房地产档案管理工作将更适应时代发展的要求。
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（三）行业专业人才急需
任何行业的较量，都是人才的较量，拥有一个高素质人才就意味着比其他同行业领先一大步。对于房地产档案管理工作亦是如此。房地产档案内容复杂，可能包含了文字信息、图片信息、音像信息等诸多材料，繁琐而又不易处理。这种档案的载体特殊性意味着对于载体的保护要极其小心，一旦载体收到破坏，材料将无法恢复。哪怕随着技术的进步，利用电子等高科技手段进行信息的整理、备份，一旦出现入侵，同样将造成无法挽回的损失。这就要求要有专业人才进行管理及设置，做好多重备份，利用好云科技的力量，最大化的分散风险。而目前行业中的从业人员大都不具备此项技能，对于房地产档案管理工作一成不变，无法得到提升。
三、如何做好房地产档案管理工作
目前，房地产开发企业特别是中小企业，受限于人力成本及管理手段不足，对于档案管理的认识不足，不了解档案管理工作的重要性，导致对档案材料疏于管理，出现了无档可查、资料不全或档案断层的现象。为了保证房地产档案管理工作的顺利进行，保障房地产档案发挥其应有的价值，房地产档案管理部门可以从以下几个方面进行尝试。
（一）加强数字化建设
俗话说：“没有规矩，不成方圆”。制定行业统一标准是对行业、对企业进行规范化管理的第一步。房地产开发企业要根据法律法规制定房地产档案管理标准，在工作人员心中做好一杆秤。以网络为支撑的新时代下的房地产档案管理工作，房地产档案信息收集、收拾、查询、使用管理等工作更加简易、可操作性更高，房地产档案管理工作中的数字化建设将为房地产行业的经济提升提供更好的服务。关于房地产档案的数字化建设，也要做好流程工作，将原有的纸质版材料按照流程变成电子版档案，从而进行分类整理和归类处理。
房地产档案电子化管理的工作流程通常分为树立电子档案目录、扫描档案、印象收拾及查看、终检、档案卷宗归库等步骤。通过计算机的信息数据处理功能，编制检索工具，通过人工检索和电子检索相结合的方式，提高检索效率，从而提供高效、快捷的查询服务。
（二）做好信息整理工作
房地产档案信息具有多层次性，一手信息的参考价值更大，档案实用价值的大小，取决于档案质量的高低。对于一手原信息，在整理过程中必须要做到集中、系统、有序，二次和三次文献信息可通过收集、整理、浓缩、再处理的方式，对房地产档案进行综合处理。在房地产档案信息整理工作中，要把抓档案质量贯穿于档案形成的每个阶段、每个环节，要符合案卷质量标准。对所有收集到的纸质材料都要一层一层检查，环环把关。加强房地产档案信息管理，在收集前期的技术档案时，与施工单位进行友好协商，争取能够拿到所有的完整的资料，以便于进行整理。
（三）加强服务意识
房地产档案管理是一项专业性较强的工作，而且主动性较高，在档案收集工作中更多的需要到施工地等合作部门进行材料的收集和整理，对于人员的素质、服务意识要有很高的要求。可以通过培训等方式，提高工作人员的逻辑思维能力和文字表达能力，能够在档案收集工作中高效提炼有用信息。工作人员还要熟悉房地产法律法规、政策制度和开发经营的运作流程，熟悉档案管理业务。提高职业道德和服务意识，调动管理人员的积极性和主动性，引导其树立起高度的事业心和责任心，具备兢兢业业的工作态度和无私奉献的工作作风。
（四）各部门的协同办公要科学化
房地产档案管理工作中，除了与外部各个合作方进行打交道，收集材料之外，内部各部门的协同性也十分重要，修好内功才能保证内部运转的流畅性。各部门应汇集立卷的材料须经过部门负责人审核，经综合档案室审核后再办理入档移交。档案管理工作者要从大局出发，充分调动部门间的主动性，从而实现房地产档案的现代化管理。出台制定行之有效的房产管理制度，加深部门间协作，拓宽信息采集面，把源头数据转化成为档案管理的强大信息群，最终实现档案资源共享与互利。
结论
房地产档案管理工作对于整个社会的经济发展、城市整体布局和规划具有十分重要的历史意义，同时对于房屋购买者具有重要参考价值，做好房地产档案管理工作，为人民、为社会提供更流畅、更完善的服务，才能使房地产档案管理工作更有价值，发挥其应有的行业使命。
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论文作者:邵云飞
论文发表刊物:《知识-力量》2019年7月下
论文发表时间:2019/4/22
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