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档案的职能分类问题是近半个世纪来一直被档案界所忽视的问题。为了进一步完善我国档案分类体系，笔者认为有必要开展对职能分类问题的探讨和研究，以恢复其应有地位。
一、职能分类的涵义与历史渊源。
要弄清职能分类的涵义，首先还必须从职能说起。所谓职能，简要地讲，就是指一个机关或单位所具有的作用与功能。换句话说，也就是该机关或单位所必须承担的任务和责任。任何一个机关，只要是依法成立的，一般都在得以成立的有关文件中赋予了特定的职能。为履行职能所开展的一系列活动，势必形成和产生一系列的文件材料。在档案整理过程中，以一个机关或单位的文件材料为特定对象，依据其客观既定的职能作为分类标准的做法则谓之按职能分类。人们又习惯地称之为职能分类法。
根据历史资料记载，运用职能分类法整理档案，早在16世纪时就开始了。1571年德国亚克伯·冯·拉明根最早提出了档案的分类理论，他在《怎样才算是一个完善的登记室》一书提出：“档案应该按君主、臣民和外交三个项目分类”[1]。那时他已经开始把政权的每一种职能反映到一定的档案文件类别上。后来美国美利坚大学档案学讲师恩斯特·波兹奈尔博士在总结德国登记制时又阐述过以下论点：“从十八世纪以来，一直存在这样一种共同一致的看法，即根据一个机关或其主要部门的需要而建立的登记室，必须按照它所服务的行政单位的主要职能来整理它所保存的材料。机关的组织机构、该机关各部门的职能以及文件的主要类别，都必须是一致的。”[2]按照这一分类原理，国际国内的档案学者又把职能分类的思想与原则更加条理化和系统化了。美著名档案学家谢伦伯格曾就职能分类问题明确指出：“为了完成某一机关的主要职能，必须进行各类活动。这些活动的类别为拟定案卷类别的主题题目提供了基础。”[3]随后又从实践中研究总结出“根据活动组合在一起的文件，又可以根据职能作进一步的组合。在正常情况下，职能类别应该是一个机关文件分类中最大的一级”[4]的基本操作办法。据考证，前苏联档案全宗内保管单位有相当一部分是按职能分类的，对那些“全宗构成者不设组织机构，或者虽设组织机构，但复杂多变，那么就必须在分类方案中反映出全宗构成者的业务职能活动。在这种情况下，就可采用职能——年代或年代——职能分类方案。”[5]由此可见，职能分类早已在国际上产生了重要影响。本世纪30年代，我国有不少的档案学术文章和著作在论述分类理论时引证了战国时代思想家荀子所说的“同其所同，异其所异”的分类概念，对分类的原则与方法进行了多方面的研究，其中的《纲目分类法》就是一种固定的以组织机构和职掌为区分原则的分类方法。这个方法最初在国民政府内政部试行《文书档案连锁法》时运用。根据周连宽的《档案管理法》一书所说：纲目分类法的“第一级按组织机构区分，第二级则按职掌区分，以下视档案情况不予固定。”[6]当时所说的职掌，龙兆佛在他的《档案分类法》一书中的解释是一个行政机关所掌管的事情或是他的行政活动。从1930年开始，国民政府机关中大部分档案机构都制定了一套较为系统的管理制度，在立卷方面十分注重档案的分类。在当时，上至国民政府，下至省、市、县政府的档案，大多是根据职掌区分的。上述事实足以说明，档案的职能分类不失为一种行之有效的分类方法，它不仅有着较长的历史，而且还有着其充分的理论根据和可靠的科学论证。
二、职能分类的特点与实际运用。
职能分类的特点是与其它的分类方法相比较而存在的。自50年代初期开始，我国在文书档案整理时采用以组织机构分类与问题分类为主的方法，不容否定，上述分类方法对实现档案的有序化和科学管理发挥了重要作用，但经过近50年的实践，也发现了一些弊端。例如组织机构分类法它必须以机构健全、稳定和分工明确为条件，诸如党史办、政研室、老干局、科技局等相当一部分很少有内部机构的单位就不宜采用。问题分类法也由于其概念内涵的不确切性和文件内容所反映问题的复杂性以及问题的伸缩性与相互渗透性，加上人们对问题的认识水平存在着一定的差异，在分类时很容易把整理工作建立在主观思考的基础上，缺乏明确的客观标准，从而影响了分类的科学性。尤其是纪检、监察、纠纷调处等部门采取此种分类方法势必出现顾此失彼的现象。按职能分类，既可扬其两者之长，又能避其两者之短。其主要特点有四：
一是层次清楚，容易操作。顾名思义，职能分类是以机关所担负的职能为分类依据的。一般说来，一个机关担负着多少种职能，那么在其分类时就会有多少个类别，用不着花更多的时间和功夫去考虑分类是否正确的问题。如改革后的农村乡镇，是一级小而全的基层政权组织，绝大多数都担负着管理农业、财贸、民政、国土、乡镇建设、计划生育、武装政法等多种职能，在档案分类时无疑地可以将其分为与上述职能相对应的几大类别。在各大类的下面又可根据文件的多少分为若干层次的小类。仅以计划生育工作为例，一级类目按其职能类别区分为“计划生育”类名，其二级类目就可以分为“手术类”、“证件类”、“统计台账类”等；在“手术类”下还可以分为“结扎手术”、“流产手术”、“引产手术”、“放环手术”等多个三级类目；有的还可以继续往下分。同级类目之间相互排斥，互不包容，大类与小类都是纲与目、上位概念与下位概念的关系，逻辑性强，层次分明，条理清晰，不难掌握。
二是标准客观，随意性小。按职能分类，始终坚持历史唯物主义的观点，尊重客观实际，不凭空想象，不主观臆造，不挂空档。任何一个机关的职能都是既定的，而围绕其职能所形成的一系列文件材料，具体地记录着实现某一职能活动的全过程，并具有着一定的规律性。职能分类以机关职能活动为标准，符合文件的自然形成规律，分类比较客观，主观随意性小，所建立的类目体系，能够如实反映出文件形成的历史轨迹，使立档单位的历史面貌得以再现。现说，任何一份文件的主题同样地从某个侧面反映了某一职能活动，为文件的分类提供了客观依据。
三是内容集中，便于查找。按照职能分类的基本要求，在文书立卷时必须把反映同一职能活动的文件材料集中在一起组卷。职能分类法并不雷同于组织机构分类法，它不受其内部组织机构是否健全、稳定和分工是否明确等因素的限制。职能分类法也同时优越于问题分类法，它不会因为文件内容所反映问题的复杂性以及人们对问题认识的差异与局限性而影响其分类的准确性。将反映同一职能活动内容的文件组合在一起，能够重点地突出文件在内容方面的有机联系，以便日后的查找与利用。
四是适用性广，灵活性大。就职能分类的适应范围来说，凡是担负着一种以上职能的机关单位均可以采用，它既适合于党政机关，又适合于社会组织、人民团体和事业单位。就其具体使用方法而言，它既可以用来作为一级类目，又可以用来作为二级类目，也可以用来直接组成保管单位，用它单独构成从一级类目到二级类目、三级类目甚至四级类目等完整的系统的类目体系。
在具体的操作过程中，不但要遵循职能分类法所必须遵循的原则，而且要注意如下几个问题。
1.要尽可能地结合其他分类方法使用，使之更具有科学性。职能分类的科学性是已经被实践早就证明了的，毋庸置疑。但从我国档案实体分类的传统习惯来讲，任何一种分类方法，不管它再科学，也很少单独使用，一般都辅之以其它分类方法。如组织机构——年度分类法，就是以组织机构为主结合时间分类法使用的；又如问题——年度分类法，则是以问题为主结合时间分类法使用的。我们在采用职能分类法时，尽可能地按照我们分年度立卷归档的传统做法，结合时间构成职能——年度分类法或年度——职能分类法，即一级类目按职能划分时，那第二级类目就按年度划分，反之亦然。也可以结合组织机构使用即构成组织机构——职能分类法或职能——组织机构分类法。两种分类方法结合使用，更能够显示出分类方法的科学性和优越性。
2.要正确区分主要职能和非主要职能，以便划分保管期限。任何一个机关在履行自己的职能活动中总是有主次之分。为一个机关主管业务的专业性和技术性工作活动，属于该机关的主要职能活动。而围绕其主要职能活动开展的各项内部管理活动，如人事劳资、后勤服务等等，它是为主要职能活动服务的，也是任何机关单位所不可缺少的活动，它属于辅助性业务活动即非主要职能活动。按职能分类时，应先划出主要职能活动的类目，然后再划分出非主要职能活动类目，以便区分文件的保管价值，准确地划分档案的保管期限。如果主次不分，势必影响档案分类的质量。
3.要保持分类方法的连贯性，类目体系一经确定就不要轻易变动。职能分类的优越性，会随着其运用的范围和程度逐步地显示出来。作为一个档案工作者，尤其是理论研究工作者，有责任去进一步地探讨它，研究它，有义务去宣传它，实践它，不断地总结和推广职能分类的实践经验，让社会更好地了解它，认识它，以至于承认它，接受它，并将它作为档案实体分类体系中的一个组成部分予以肯定和固定下来。在具体的分类过程中，要本着科学、客观的原则，全面地系统地考虑其类目设置的合理性与准确性，这种类目体系一经确定，就要保持相对稳定，不要轻易变动，并力求在实践的检验中不断地加以充实和完善，使之更加充满生机和活力。
注释：
[1][5]王光宇、黄志康著：《外国档案工作概述》，中南工业大学出版社1993年3月版，第76、93页。
[2][3][4]T·R·谢伦伯格著：《现代档案——原则与技术》，档案出版社1983年版，第66、65页。
[6]邹家炜、董俭、周雪恒著：《中国档案事业简史》，中国人民大学出版社1985年版，第205、178页。
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