摘要：档案管理是现代施工企业管理的重要组成部分，档案管理水平与工程施工资料有直接关系。本文对施工企业工程档案管理中存在的问题与不足进行分析，并提供有效的管理措施，供同行参考，共同提高企业档案管理水平。
关键词：工程档案；管理；问题；管理措施
前言
随着建筑行业的持续发展，建筑工程建设数量日益增多，在想确保工程施工的整体质量，需要做好建筑工程施工管理工作。同时，提高建筑工程质量管理水平，有利于推动城市化进程的不断加快，起到改变城市面貌的作用。而工程档案管理作为建筑施工企业工程建设的重要组成部分，是工程项目投产后运行、维修、管理、改建等工作的重要依据。为此，做好建筑施工企业档案管理工作具有重要的意义。
1 建筑施工企业工程档案管理问题分析
1.1 施工管理人员不重视内业资料，归档不及时其主要原因有；一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别 是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般项目部没有专职档案管理人员，内业资料分散于各个岗位人员手中，工程后期人员陆续撤离后，留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员亲笔签字，但这些人员又很难随时召来，拖延了资料整理时间，久而久之，势必造成工程档案的遗失或因保管不当造成档案的损坏，从而影响了工程档案的及时归档。
1.2 工程资料数量过多，质量不高
作 为施工企业的工程档案应包括施工前准备阶段的文件资料，施工过程形成的有关文件资料以及项目竣工验收阶段的文件资料。但从目前工程资料数量接收的范围和内容上分析，主要是不注重鉴定工作，忽视归档范围，造成一些无保存价值的工程资料也进入档案，滥竽充数，而一些有归档价值的工程总结、工程竣工验收和结算等重要资料归档不全，影响了档案的优化管理和有效利用。
1.3 工程档案资料存在不真实性
有些工程档案资料在形成过程中由于制作份数不够，或因保管不慎丢失，在竣工移交时就时常以复印件代替，有的因项目负责人不在现场，一些重要性文件如一些审批文件、竣工图章的签字等，工作人员随意代签，使形成的工程档案资料真实性和法律效力大打折扣。
1.4 施工人员缺乏档案意识
一般情况 下，一项工程竣工验收后，就交付给业主使用，短期内没有出现质量问题，施工企 业也就认为大功告成，万事大吉，随即将有关施工档案束之高阁，无人过问，错过了收集整理的最佳时机，给工程档案资料归档造成不可弥补的缺憾。在档案的利用方面，对于施工企业来说工程档案即使有一部分利用者，也只是借阅一些如竣工验收证书、工程决算或竣工图等少量资料，至于其它大部分工程档案也就暂时搁浅，工程档案资料在短期内利用率就显得比较低。因此，部分施工人员认为城建档案馆与建设单位是今后工程的使用、维修单位，需要归档保存完整的工程档案资料，而我们是施工企业，再保存成套的工程档案资料仿佛显得多余。
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2 建筑施工企业工程档案管理工作的有效途径
2.1 增强项目管理人员档案意识，明确档案管理人员职责项目管理人员要熟悉和掌握《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）等法规文件，使工程项目管理人员增强档案管理意识和法律意识，明确档案管理的职责，制定好档案管理制度和各项工作标准，认真贯彻工程档案管理工作的“三纳入”（即纳入工程施工程序、计划管理和有关人员的岗位职责）和工程项目竣工文件的收集、整理、归档及移交的“三同步”（即布置施工任务与布置工程档案编制同步，工程施工进展与工程档案形成积累同步，工程验收交接与工程档案交接同步），保证项目施工过程中文件的形成、积累、整理、归档有法可依，有章可循，职责明晰。
2.2 明确施工企业工程档案的归档范围
施工企业工程档案的归档范围主要 包括：前期准备阶段的文件材料，如建设工程规划许可证，工程开工审批表，施工前建设单位、设计单位与施工单位进行的施工图纸会审核技术交底资料等；施工过程形成的文件材料，如各种原材料的汇总表及检验报告，设计变更、建设单位与施工单位的工程洽商记录、工程定位测量记录、隐蔽工程验收记录、工程质量事故处理记录等；项目竣工验收阶段的文件材料，如竣工图、竣工验收报告、竣工验收证书等。
只有明确了施工企业工程档案的归档范围，严格按照归档范围进行工程档案的收集整理，才能保证工程档案的完整性，为实现档案的优化管理奠定基础。
2.3 确保工程档案资料的真实性
在项目施工过程中，为确保形成文件材料的真实性、准确性，必须明确法律责任，规定由责任人签字的必须由责任人本人签字，绝不允许代签，确因特殊原因不能亲笔签字的，责任人必须出具委托授权书，由受托人代签，授权委托书应连同竣工文件一并归档保存，以提高档案管理的严肃性和法律效力。在工程档案形成过程中，确因失误造成的文字表 达或数据错误，要求责任人必须对其进行修改，并在修改处加盖修改人印章，保证档案资料的真实性和有效性。
2.4 加强工程资料形成过程的管理
在项目实施过程中，应将档案工作融入工程建设的整个过程，对工程档案的管理，项目部除开展自查外，集团公司职能部门应定期、不定期结合工程质量、工程进度、安全检查、文明工地考核、贯标等工作对工程档案资料的形成、管理情况进行跟踪检查，针对检查出的问题，要求限期整改。除此之外，还应注意做好归档文件材料的成套性、系统性整理工作，要求竣工文件材料以工程标段、项目幢号为单位进行收集、整理、归档。为了提高档案管理的时效性，还必须制定保证金制度，要求必须在工程竣工验收之日起三个月内向有关档案管理部门移交一套完 整的工程档案资料，待工程档案资料如数移交完毕后，再拨付施工单位的保证金。
2.5 加强竣工档案的审核
工程项 目竣工验收后，各施工项目部根据集团公司工程档案收交范围和内容，将工程 前期准备阶段形成的文件、施工过程形成的文件以及竣工验收的文件进行整理，送交集团公司有关职能部门进行审查。职能部门根据归档范围和内容进行 认真对照审核，主要围绕以下内容进行重点审核：工程档案移交是否齐全、完整，分类是否科学、系统；工程档案的内 容是否真实，能否准确地反映工程建设活动和工程实际状况；工程档案的立卷是否符合现行《建设工程文件归档整理 规范》标准；竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求，图面是否整洁、盖有竣工图章；文件的形成、来源是否符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续是否完备；文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等是否符合 要求。如发现漏、缺部分，应立即要求补 缺补漏。
结语
总之，建设工程档案是建筑施工企业的真实记录，也是确保工程建设项目的前提。通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设的发展。建筑施工企业必须充分认识工程档案管理的重要性，工程施工人员要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，做好工程建设项目档案管理工作，确保建设项目的整体质量，促进施工企业的持续发展。
参考文献：
[1]赵丽，杨同军.强化建筑施工档案管理工作探析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2015（04）.
[2]刘元元.强化建筑施工档案管理工作探析[J].东方企业文化，2015（04）.
论文作者:胡倩韵
论文发表刊物:《基层建设》2017年第16期
论文发表时间:2017/10/10
标签：工程论文; 档案论文; 文件论文; 资料论文; 档案资料论文; 档案管理论文; 施工企业论文; 《基层建设》2017年第16期论文;