高校图书馆机构设置的调查与分析，本文主要内容关键词为：机构设置论文,图书馆论文,高校论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 问题提出
现代信息技术在图书馆各项工作中的广泛应用，使得高校图书馆传统的服务内容、方式、手段以及服务对象、范围、深度都发生了深刻变革，致使高校图书馆的机构设置、工作流程中种种弊端越显突出，如：等级式组织机构部室划分过细，造成封闭、不灵活，缺乏横向联系，工作环节重复，降低工作效率与质量，削弱整体功能发挥，成为提高服务效率的障碍；服务对象单一，社会化服务程度低，造成文献信息资源的浪费，制约文献信息资源传递与交流，影响资源共享；人力资源建设与信息市场竞争不相适应，主要反映在图书馆专业队伍知识陈旧、专业面窄、竞争意识与危机感淡薄、适应能力较差等，抑制其主动性、创造性发挥；机构设置重管理轻服务，服务内容简单，人为割裂各种载体文献信息之间知识内容与联系，难以提供高深、高质的专业化、集成化、个性化服务；用户反馈渠道不畅，难以及时、准确、全面了解用户需求动态；图书馆用户服务研究工作缺乏深入的调查研究等等。如何重组机构、优化整体功能，体现“以人为本”的服务理念，应成为高校图书馆深化改革的重点。
2调查与分析
作者于2004年2月16日至2月26日间，利用搜索引擎对网上清华大学等16所综合性、首都医科大学等41所专业性高等院校图书馆主页中“机构设置”或“图书馆介绍”等栏目进行调查，利用Excel对网络调查内容进行原始统计，从中反映出我国高校图书馆机构设置的现状，见表1。并利用“CNKI-中国期刊全文数据库”、“万方-数字化期刊子系统”等数据库，对高校图书机构设置进行文献调研，从中归纳出我国高校图书馆机构设置的主要形式及特点，见表2。
从表1网上调查反映出：目前高校图书馆（综合性和专业性）采访与编目、咨询参考与文检室多合并设置，而流通与阅览、参考咨询与技术部多独立设置，以此体现出计算机网络技术功能的强化；从表2文献调查反映出：多数研究人员提出不仅将采访与编目重组，而且将流通与阅览等实行不同形式的机构重组，以实现阅览、流通、咨询、用户教育、技术等服务功能的一体化、集成化。
表1 我国部分高校图书馆机构设置调查表
机构设置采访部 流通部 咨询部 咨询部
与编目部
与阅览部与文检室与技术部
类别与比例
综合性 分 数量
6
13 515
图书馆 % 37.50
81.25 31.2593.75
合 数量
10 3 11
1
% 62.50
18.75 68.756.25
专业性 分 数量
9
33 14
31
图书馆 % 21.95
80.49 34.1575.61
数量
31 8 26
10
合 % 75.61
19.51 63.4124.39
注：1）文检室即“文献检索教研室”，有的归属于各院系；2）需要表1的调查原始资料可与作者联系。
表2 我国高校图书馆机构设置主要形式简表
形式机构设置与称谓
特点
多部多室 采部访、编目部、典藏部、流通部、期刊部、①等级式组织机构模式，纵向结构缺少，横向联系等；
阅览部、情报室、资料室、办公室；期刊部 ②按业务流程，文献类型、学科、语种、服务功能等多重依据设置机构；
下又分设外文期刊室、中文期刊室，流通③ 重业务与文献管理、轻用户需求与利用，业务重复，工作效率低；
部下又分设社科外借处、自然科学外借 ④服务方式封闭、被动；适应印刷型文献、手工作业方式等；
处、阅览部下又分设社科阅览室、自然科
学阅览室、古籍特藏室等等；
六部一室 1)采编部、流通部、阅览部、期刊部、技术
①同上
部、参考咨询部、办公室； ②按服务功能、文献类型设置机构；
2)采编部、技术部、信息部咨询部、研究参考 ③重文献管理，如期刊一条龙管理等；服务方式半开放式；
部、期刊部，图书借阅部、办公室
④适应多种文献类型、手工、计算机混合作业方式等；
五部一室 采访、编目、流通、期刊、参考咨询、办公室； 同上
四部一室 1)文献开发部、读者服务部、技术部、外文部和
①等级式组织机构模式
办公室； ②按业务流程、服务功能设置机构；
2)采编部、流阅部、技术部、信息部、办公室；
③重组机构，合并高校图书馆总馆设采访中心、
3)文献信息整理部、文献信息服务部、文献信息
编目中心，网络中心等，分馆设借阅部、文献信息服务部，重文献信息服务与利用功能；
技术部、参考咨询部、办公室；4)文献采编部、
④服务方式开放、主动；适应计算机网络作业方式；
文献借阅部、文献服务部、信息技术部、办公室；
5)文献建设部、读者服务部、信息技术部、信息
咨询部、办公室
三部一室 1)图书文献服务部、报刊文献服务部、电子文献献 ①等级式组织机构模式；
服务部、办公室； ②按文献类型、载体形式或按业务流程、服务功能等设置机构；
2)文献信息整理部、文献信息服务部、信息技术部 ③重组机构，集阅览、流通、咨询、用户教育为一体化；
办公室
④服务方式开放、主动；血压计心计算机网络作业方式；
3)文献信息管理部、文献信息服务部、科技支持部、
办公室；
3调查与构想
3.1 机构重组依据与原则
①依据：从调研看，我国高校图书馆机构设置依据的主要形式有：1）依据文献信息类型、载体形式、语言种类、学科专业性质；2）依据业务工作流程，即文献信息搜集、组织、传递与利用、技术支持等；3）依据服务功能，如借阅、咨询、文献传递等；4）依据用户需求、层次、范围；5）依据技术设备等等。网络环境下，我国高校图书馆应变“传统组织机构基本上是依文献类别、文献的整理加工程序和一定的服务功能划分而设置成的多层阶梯式结构”，为按用户需求、服务功能等作为主要依据设置机构。
②原则：1）“用户第一，服务至上”的原则：以用户需求为工作出发点，以方便用户服务为落脚点，把用户的调查研究，作为用户服务的基点，防止人财物资源建设的盲目性、随意性，重视网上信息资源的知识组织与学科导航工作，图书馆各项工作应围绕着用户需求；2）重组机构，优化整体功能的原则：根据高校规模、性质重组机构，整合各部功能，发挥高校图书馆的服务性、学术性、教育性、社会性等功能；3）等级式与扁平式的组织机构相结合的原则；在高校图书馆从“原型期”走向“转型期”过程中，为了发挥人力资源的创造性，培养高素质专业人才队伍，应采取等级式与扁平式（团队式）有机结合的复合型组织机构，最大限度地发挥各种资源优势，适应信息市场激烈竞争，满足用户需求；4）协作协调，促进资源共享的原则，构建检索，馆际互借、文献传递、虚拟咨询等服务平台，扩大用户群，加快文献信息传播的速度，最大范围地实现资源共享。
3.2机构重组与构成
我国高校图书馆的各项业务流程、服务手段的自动化、网络化程度大幅度提高，使文献信息资源的采编、典藏、流通、阅览、咨询等服务功能的集成化、一体化、专业化成为可能，使机构重组成为大势所趋。高校图书馆机构重组的目的在于建立一个充满活力的复合型组织机构、整合高校图书馆人力资源、文献信息资源、设备资源、馆舍资源、优化整体功能，体现“以人为本”的办馆理念，突出用户服务功能，使机构重组后实现如下转变：1）从重管理功能向重服务功能的转变，以构建多种服务平台，实现“自助式”服务；2）从量化管理向质量管理的转变，以满足产学研不同需求的服务深度，提升高校图书馆服务水平；3）从机械刚性、等级式组织机构向灵活、弹性复合型组织机构的转变、引入团队组织形式，以发挥人才的积极性、创造性，提高服务效率；4）从业务型组织机构向用户型组织机构的转变，使业务结构由文献信息处理、文献服务、电子信息服务模式向“图书馆客户机／服务器运行模式、远程开放网络模式、WWW服务器查询模式发展”，以扩大用户群体，实现资源共享；5）从自给自足的单一资源为基础提供服务向多种资源共享与开发为基础提供服务的方向转变，满足信息资源建设和服务手段集成化、多样化的需求。
①内部机构（微观）重组主要形式：1）采编与流通重组2）期刊部与参考咨询部重组；3）流通、阅览、咨询重组；4）技术与采编重组；5）咨询与技术重组；6）采访、编目、流通、阅览、期刊、咨询等程序整合为一体，设置若干个工作流程组等等。
a内部机构重组（过度式）：对于老馆、藏书布局已定的高校图书馆，可在传统图书馆机构设置的基础上，按服务功能、用户需求等进行机构重组。
综合性高校图书馆机构重组框架为四部一室：即信息资源建设部：负责馆藏信息资源，包括各种载体（印刷型、网络型等）、各种类型（图书、期刊等）文献信息采编、典藏、组织、加工（可采取社会承包）等工作；“目前，发达国家图书馆的编目人员正逐渐向信息分理及导航方向转职”，对此，高校图书馆应把建立与管理本馆书目检索系统，编制特色（专题）数据库，尤其网络信息资源的搜集与组织、学科专业导航等工作，作为该部的重要工作内容。并应加强与一线服务部门沟通，及时了解用户的信息需求，增强为用户服务的意识，使资源采集更有针对性。主要进行货（文献信息）的采集、整序、宣传与报道等建设工作。用户服务部：提供藏、借、阅一体化服务模式，打破分离、促进沟通，负责馆藏资源保管与利用工作，设立：外借组、阅览组、特藏组（保存本、古籍等）、文献服务组（馆际互借、文献传递、刻录、复印、打字、装订）等，主要进行货的传播与利用、收集与调研等工作。信息咨询部：开展网络学科专业信息导航、网络信息检索、课题查新与跟踪、代查代译、学术讲座与展览、网上用户教育与调研，努力开展学科专业综述、评价、预测等动态信息报道工作，利用FAQ、Email、合作咨询服务等方式，加强咨询服务平台建设，发挥学科专业馆员的作用，主要进行货的开发与利用、教育与调研等工作。信息技术部：负责图书馆机房服务器数据备份、网络、计算机应用与设备的购置、安装、更新、升级、运营、维修等管理；担负电子阅览室、视听室等管理与利用，提供网上多媒体信息浏览、咨询、发布、电子邮件收发服务、用户信息技术操作与应用能力培训等，主要进行车（服务平台）的构建与利用、维护与运行等工作。办公室：主要协助馆长做好图书馆的决策、计划、控制、协调、公关等行政与业务管理工作，具体负责全馆的岗位责任、规章制度制定；改革措施的实施与检查；工作目标完成情况考核与评估；人员培训与考核；协调各部关系，强化公关职能，最大限度地促进图书馆与校内外广大用户的信息交流，聘请校内外专家开展各种讲座，做好馆际之间的资源共享工作等。
对于合并的综合性高校图书馆，可采取浙江大学图书馆设立总馆与分馆的方式，总馆可设立信息资源中心、信息技术中心等，分馆只设立用户服务部、信息咨询部等服务性部门，实现各种资源的有效利用。
专业性高校图书馆机构重组框架为三部一室：即信息资源建设部、用户服务部、信息技术部、办公室。将咨询服务部重组到用户服务部，根据各馆实际需要下设若干工作组，取消按语种设置阅览室，设立大平面综合阅览室，将参考工具书、保存本、古籍书等人特藏室，电子阅览室归阅览组，实现各种载体资源统一阅览。文献服务组，开展馆际互借、文献传递、复印、刻录等服务，建立严格的财会管理制度，采取合理的收费标准。阅览组监管自修室（由勤工助学大学生参与管理）；实现借阅、咨询、信息提供一体化服务。
b内部机构重组（开拓式）：对于新建、藏书布局未定的高校图书馆，应采用低层、大平面、分隔式建筑结构，其特点具有灵活性，有利于实现按用户需求、服务功能设置复合型组织机构。高校图书馆用户类型与需求大体分为：大众型（主要需求为娱乐消遣等）、学习型（主要需求为专业学习、终身学习等，是高校图书馆的主要用户群）、研究型（主要需求为科研创新，随着素质教育、创造性学习的深入开展，此类用户群体在不断扩大）。可根据综合（专业）性高校用户需求设置用户服务部、信息服务部、网络技术部、综合公关部等。用户服务部：应按重点学科设立若干个工作组（工作团队），工作组成员以较相同的学科背景成员构成，根据每个成员的特长，分别承担学科专业的文献信息资源采集、组织、整序、网络资源知识组织与导航；信息咨询与查新、用户教育与宣传；电子阅览室、视听室管理与利用；书刊借阅；库房可聘请勤工助学大学生或临时工管理，并设专职图书馆工作人员负责，确保库房安全。实现借阅、咨询、信息提供等一体化服务。信息服务部：主要负责馆际互借、文献传递、刻录、复制、复印、打字、装订等工作，综合性高校馆可独立设置，专业性高校馆可设立信息服务组归属用户服务部。网络技术部：除了负责图书馆服务器数据备份、网络计算机应用与设备的购置、安装、更新、运营、维修等管理外，还担负着各种载体文献信息采编工作，并将工作重点转移到为用户提供“自助式”服务模式，构建各种服务平台、开发特色、专题数据库、等工作中，实现采编与技术部门的重组。综合公关部：除传统办公室业务外，还应十分重视用户意见反馈、馆际之间的资源共享、馆员培训、图书馆宣传等工作，综合公关部应实现从重心行政管理向重心业务管理转变，发挥图书馆服务性、协调性等功能。
②外部机构（宏观）重组的几种形式：1）本院校的图书馆、网络中心重组；2）本院校的图书馆、学报编辑部、网络中心重组；3）本院校的图书馆、档案室、学报编辑部、网络中心重组；4）全国高校图书馆打破条块分割，实现全国性、地区性的联合，如采编方面的联合、书目检索系统的联合等。各高校可根据具体情况而定，构建网络信息中心（全国性、地区性或本院校），其主要优点：1）组织机构重组，精简机构，减少人浮于事；2）优化整合资源，人力资源重组，最大限度的调动人的工作主动性、创造性，形成人力资源学科专业、新技术应用的优势，造就高素质专业人才队伍；信息资源、设备、房舍等得到充分利用，实现最大范围的资源共享，减少资源的浪费；3）运作灵活，采用等级与学科专业（扁平式）设置复合型组织机构，发挥各种资源的整体功能，提高与信息市场的竞争力。外部机构重组有待深入研究。
机构重组不是形式上的合并，而是服务功能、服务内容、服务质量、服务技术上的优化整合，重服务深度、质量、技术含量，否者，将失去机构重组的意义。