浅谈科研院所如何加强基建跟踪审计中介机构管理
刘珍欣
随着国家对科研工作的日益重视以及对科技投入的逐步增加，科研院所投入基建项目的资金规模越来越大，基建造价控制工作日益重要，而基建跟踪审计又是基建造价控制的重要方式，历来也是内审工作的一个难点，科研院所内审人员的数量和知识背景也决定了他们难以轻松驾驭基建审计工作。因此，科研院所开展基建跟踪审计时一般要借助中介机构即造价咨询公司的专业力量。为达到审计目标、保证审计质量、提高审计效率，对科研院所基建跟踪审计中介机构的管理显得尤为重要。
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一、科研院所基建跟踪审计中介机构管理面临的风险
1.科研院所内审人员与中介机构信息不对称带来的风险。基建项目相关工作专业性较强，而且还存在若干细分专业，内容较为复杂，而科研院所以科研为主业，基建项目并非长期持续性项目，配备的内审人员存在不同程度的专业性不匹配问题。由于缺乏基建专业知识，内审人员对一些基建项目关键环节包括建设工程施工合同、变更洽商、隐蔽工程、工程索赔等缺乏直接控制或控制不到位，对中介机构出具的咨询意见和建议也只能从形式上进行复核。中介机构如果故意遗漏和隐瞒审计事项或持敷衍的工作态度，内审人员有时也难以分辨，容易造成审计不能实现预期的效果。
2.中介机构难以保持独立性带来的风险。基建跟踪审计实施周期较长，科研院所为提高审计质量和工作效率，一般也会要求中介机构委派人员定期或长期驻场，中介机构与单位基建管理部门、施工单位和监理单位直接接触的机会较多，而内审人员不一定会有充足的时间全程跟着中介机构人员。在这种情况下，中介机构一旦不能保持独立性，将会直接影响审计结果的客观和公正。
3.中介机构人力配备不符合要求带来的风险。一般情况下，中介机构会同时承担多个项目，每个项目的要求和紧急程度各不相同，而且中介机构在人员安排上也会考虑人力成本和盈利因素，容易造成人力配备不符合科研院所的要求，主要表现在以下方面：一是项目负责人在项目开始就发生变化，其并非是投标文件或合同中约定的人员，而新派项目负责人与原项目负责人相比可能资历不足、经验欠缺；或项目负责人在审计过程中发生变化，新派项目负责人对以前的审计事项不够清楚，需要时间重新适应，不利于保持审计工作的延续性。二是派驻人员数量不足或能力欠缺，难以按时按计划完成审计工作，甚至因此延误基建项目的工程进度。三是基建项目全过程涉及立项、设计、施工、验收、决算等环节，对审计人员的需求也不同，而中介机构不能够根据项目时段所涉及的专业及时调整专业对口的派驻人员。
二、科研院所基建跟踪审计中介机构管理风险的应对
（3）加强监督。在中介机构人员到现场开展重要事项审计时，内审人员也必须到场，监督中介机构人员现场工作开展，及时协调相关事宜。中介机构与施工单位之间存在争议需要双方沟通时，也必须经由内审人员召开沟通会。
3.增强中介机构独立性。
（2）物理隔离。在跟踪审计启动会或进点会上明确要求基建管理部门和中介机构不能直接互相联系，审计相关事宜如提出审计需求、反馈审计意见、传达审计结论等均必须通过内审人员协调。
2.在合同中明确审计具体目标、内容和人员配备。审计具体目标的设定可以根据顶层设计的审计定位和管理体制的职责要求来确定，审计内容可以参考内部审计实务指南、中介机构其他项目审计情况、相关实务书刊等来确定，并约定中介机构出具审计结果的时限。在人员配备方面需要明确人员的资历资格、所属专业、数量、投入时间等。这些均需要在合同中或作为合同附件予以明确，以便引起中介机构的重视。另外，如果合同开始约定不明确或在审计过程中有了更好的想法，可以签订补充协议来进一步补充或细化；为了保证约定事项的顺利实施，建议在合同中加上上述事项的违约责任相关条款。
（1）列出禁止事项清单。提前向中介机构列出禁止事项的清单，甚至可以作为合同附件来提高清单的法律效力。例如，不得委派与本项目存在利益关系的人员，不得与基建管理部门、施工单位或监理单位相关人员私下聚餐，不准收受上述单位的礼金、有价证券或购物卡，不准让上述单位报销应由个人支付的费用和物品，不准擅自参加上述单位组织的可能对公正履职有影响的活动等。
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4.建立中介机构定期或重要事项工作汇报机制。内审人员不能因为对基建专业不甚了解就不深入中介机构的工作，不能只把希望寄托于中介机构主动汇报，不能只把精力放在中介机构出具的意见和建议上，应该要求中介机构如实填写工作日志、撰写工作周报、总结工作月报并按时提交给内审人员，并定期或发生重要审计事项时召开工作汇报会，就具体审计工作开展深入研讨，及时解决相关问题，这种沟通也是对中介机构工作的一种督促方式。另外，内审人员还可以经常到基建现场检查中介机构出勤情况。
1.制定详细的基建跟踪审计工作流程。内审部门应与基建管理部门一起设计基建跟踪审计工作流程，必要时可征求中介机构的意见。流程中应约定每一类审计事项中介机构介入的时间点，厘清各自在每个审计事项和每个环节的具体责任，划分具体界限。例如，关于洽商，基建管理部门负责现场确认并按管理授权权限报送审批（暂时不对具体工程量和价格做出承诺，有时此环节可以省略），保证其真实性、合法性和合规性，及时督促施工单位、监理单位提交相关资料，将这些资料转给内审部门，内审部门确认审批流程无误后及时转给中介机构，中介机构对洽商事项及其量、价予以审核，必要时进行现场检查，出具咨询意见，保证出具意见正确无误、依据充分、及时有效、客观公正，内审部门对咨询意见复核后及时转交基建管理部门，基建管理部门再报经审批后开始组织实施。
另外，为防控中介机构独立性不足带来的风险，还可以在了解中介机构委派人员的职业道德、多与中介机构沟通等方面加强工作力度。值得注意的是，基建跟踪审计并非法定审计，其本质上属于内部审计，除了审计的属性外也带有咨询服务的属性，因此，为提高工作效率和效果，中介机构也可以参加一些基建会议如涉及造价的协调会等，可以更直接地了解基建项目的情况，不用为了独立性而回避，但不建议中介机构在这些场合直接发表意见，以免事后发现当时所发表的意见不合适或替他人应该承担的责任背书。
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5.建立重要事项复核机制。为防止中介机构因为科研院所人员基建专业知识欠缺而敷衍工作，除了内审部门需要对审计结果进行复核之外，对一些重要事项可以另请其他中介机构或专业人员予以复核，当然，这势必会增加审计成本，需要在增加的审计成本和可能节约的费用之间加以权衡。例如，在编制招标控制造价环节中，可以由基建管理部门、内审部门各聘请一家中介机构开展“背靠背”的编制方式，双方出具的成果可以互相借鉴、查漏补缺、互相验证。对于大中型基建项目，招标工程量清单比较复杂，单方编制难以保证无遗漏、无失误，这种复核方式可以作为解决方法之一。还可以考虑在合同中明确约定科研院所有权聘请其他中介机构对审计结果进行复核，如果误差率达到一定比例将实施惩罚措施，以这种方式向中介机构提出“预警”，促使其认真开展审计工作。又如，可以要求跟踪审计人员不能参加最终结算审计，以便在中介机构内部形成牵制和复核。
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6.加强与基建管理部门的沟通。基建管理部门既是内审部门委托中介机构监督的对象之一，也是中介机构提供控制造价服务的对象，中介机构不可避免地会与该部门打交道。内审人员应主动加强与基建管理部门的沟通，在了解基建项目情况的同时，也可以了解中介机构提供服务的时效和质量，收集基建管理部门对中介机构的意见和建议。
7.提高内审人员自身专业素质。为尽量减少科研院所与中介机构的专业差距，避免科研院所的基建跟踪审计工作陷于被动，增强内审人员自身专业性刻不容缓。内审人员要积极参加基建相关的专业培训，不断深入了解基建相关知识，明白基建跟踪审计流程、重点和难点等，增强自己的专业胜任能力，熟悉造价咨询公司行业情况，加强对中介机构的管理。
主要参考文献
[1] 杨同光. 职业学校建设项目委托审计存在的问题及改进建议[J]. 中国内部审计，2016，（11）：72-73.
[2] 审计署固定资产投资审计司编写组. 重大公共工程项目跟踪审计指南[M].北京：中国时代经济出版社，2015：15-16.
（作者单位：中国科学院）
责任编辑 陈利花
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