香港中央图书馆电子资源采购与服务，本文主要内容关键词为：香港论文,图书馆论文,中央论文,采购论文,资源论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
香港中央图书馆于2001年5月开馆，是全港公共图书馆的中枢系统及资讯中心。开馆以来，中央图书馆致力于为市民“提供资讯、支援终身学习、丰富文化生活”，在资源建设与读者服务上都有一些新的思路与做法。在电子资源的采购与服务上，也表现得非常出色。
1 电子资源采购流程
香港公共图书馆系统有独立的采编中心，负责全港70所公共图书馆所需各种文献的采购与编目。电子资源的采购大部分由采编中心负责，主要可以分为Online Database （在线数据库）、CD-ROM（只读记忆光碟）、E- Book（电子书）、OPAC（联机公共检索书目）、 MMIS（多媒体资讯系统）5种。但在电子资源中，在线数据库属于比较特殊的部分。在线数据库与图书不同，各数据库为了限制流量与恶意下载等问题，会采取限制并发用户数与IP地址段等方式来控制用户的使用与下载。不少在线数据库是无法实现或是要付高额费用来实现全港70间公共图书馆共享的。由于香港公共图书馆系统分为五个层次，在较小型的图书馆里在线数据库极少用到，所以实际上在线资料库主要是在中央图书馆和其他5个主要图书馆使用。基于这些原因，在线数据库的订购被从整个图书馆馆藏资源的采购中独立出来，不再由采编中心负责，而是由中央图书馆参考部专门成立了一个工作小组来实际操作。这个工作小组的成员主要由中央图书馆参考部相关职员组成，5个主要图书馆也会分别派人参与，在涉及到相关 5个主要馆收藏主题的数据库时发表意见，参与决策。中央图书馆的这个工作小组在在线数据库的采购上有一套固定的流程，其中有不少操作方法是值得我们借鉴的。
中央图书馆在线数据库采购主要可以分为五个程序：
1.1 数据源寻求
在线数据库与图书文献一样，存在一个对新上市产品资料的寻找与了解问题。中央图书馆在获取未订阅的在线数据库信息方面主要有5种途径：一是各种数据库供应商会经常主动提供一些新产品资料与信息，这些信息他们可能会提供给采编中心或是图书馆的其他部门，但最后都会统一转给工作小组的成员；二是工作小组的成员会经常与较知名的数据供应商主动联系，了解新数据库的动态；三是工作小组的成员会通过查阅图书馆专业期刊或专门的图书资料与数据库出版信息资料库来掌握各类型数据库的情况，如 Library Review、Library Journals、LISA（Library and Information Science Abstracts）等；四是读者建议，中央图书馆有专门的读者建议表，读者可在服务台索取并填写自己对图书馆的意见。工作小组在搜寻数据库时也会参考这一部分读者建议内容；五是工作小组成员会参考其他国家或地区的公共图书馆网站，通过了解其他相同层次图书馆的在线数据库订购情况，来为中央图书馆的在线数据库订购提供线索与参考。
1.2 试用与意见回馈
在找到可能适用的新数据库资料后，小组成员一般会要求数据供应商提供试用期。在试用期间，除了工作组成员试用外，还要求各相关部门负责人与主要图书馆相关人员试用，并在试用后提供回馈意见。
1.3 小组讨论
各部门试用人员针对某具体数据库提出试用回馈意见后，工作小组会开会讨论该数据库是否购买。影响数据库购买的主要因素除了试用意见外，最重要的还是价格。数据库与图书不同，图书在购买后，如果没有意外就可以长期甚至永久保存，而在线数据库的资料与数据，一般来说是存放在数据商的服务器上的，使用者受版权法与数据库技术的限制无法全库下载。当年订购了，当年可以使用，第二年如果不继续订购，那不但更新后的资料看不到，以前的也无法使用了。在线数据库这种对数据订购的连续性要求，使订购者对价格因素的考虑要更慎于图书。中央图书馆每年数据库采购的经费是定量的，这笔钱一方面要保证已订购数据库的维持与更新，一方面还要不断增添新的数据库。所以，在对待每一个具体数据库的订购上，工作小组在广泛参考试用意见后，还会重点考察订购费用，确定是否能维持连续订阅该数据库。
1.4 确定购买
参考部另设有资料采购委员会，人员主要由各位馆长组成。工作小组在对具体某一数据库进行讨论并得出一定结论后，报给资料采购委员会，获通过了再确定购买。
1.5 数据库评审
对于已购买的在线数据库，凡比较重要的，参考部会有专门的工作人员负责跟踪，对该库的读者使用量与读者反馈意见进行统计。另外，大多数在线数据库都提供使用统计的功能，通过这个使用统计，也基本上可以了解读者的使用情况。而读者使用情况的统计与读者的反馈意见是决定该在线数据库在来年是否会续订的一个重要依据。
中央图书馆在在线数据库的订购上有一套较为完善的方法，其中有不少值得我们借鉴和思考。
1）发动参考部专业组负责人试用并提供反馈意见是中央图书馆数据库采购中非常重要的一步。数据库内容繁杂，有一些还非常专深，一般人很难深入了解。专业的图书馆员也只能详细考察其检索界面是否友好、检索方式是否完备，对其真正的学术价值与社会效应则很难确定。由个人来对某一综合性数据库进行考察，难以得到比较全面的评价。而中央图书馆在订购数据库前，发动参考部专业组负责人与大会堂等主要图书馆相关人员试用，试用人员更专业、涉及面更广，提供的反馈意见也会更全面、更详尽。
2）在遇到内容与学科范围比较相近的数据库的采购问题时，中央图书馆采取的是比较宽容的态度。数据库由不同的开发商来组织提供，不可能完全一样。内容近似的数据库在收录范围、内容倾向、使用方式等方面都会有区别。中央图书馆希望能给读者多一些选择空间，内容相似的数据库只要其重复程度在可以接受的范围内，在经费充裕的情况下都会购买。这可以避免购买时工作人员的个人倾向最终影响读者的使用。
3）在数据库的选择上，中央图书馆一般会选择综合性与普及性的数据库。香港有8所大学，各大学都有自己的图书馆。鉴于这一点，中央图书馆定位明确，以提供成人自修与市民休闲等公众服务为主，研究性服务为辅。反映到数据库订购上，也就是极少购买专业内容专深的数据库，而将这一部分读者指引向大学图书馆。
4）既然是充分尊重读者的选择，中央图书馆对已购买数据库的跟踪措施也比较完备。数据库并不是买回来就不管了，而是不断地研究统计数据库的使用量与读者意见，以确定来年是否订购。这种跟踪也可以保障上述第二点的实行，内容相近的数据库可以在读者的使用中分辨出哪一种最能满足读者要求并值得续订。
5）香港公共图书馆系统各级图书馆间既相对独立又相互合作的特点也反映在电子资源的采购分配上。对于图书，公共图书馆系统设有采编中心统筹规划。电子资源虽然被独立在采编中心之外，但也保持了一致的统筹性。资料采购委员会中有除中央馆外的主要图书馆成员参与购买决策，电子资源的使用也依据各图书馆的特点来分配。比如大会堂图书馆的特色馆藏是商业财经类，为配合其读者群，只有两个并发用户的ISI（Internet Securities，Inc.）数据库就专供大会堂使用。而WiseNews（慧科）这种应用广泛的剪报数据库则在上到中央图书馆，下至社区图书馆与小型图书馆都可以使用。这种方式，既节省经费、避免资源重复，也保障了读者的相对集中使用。
6）中央图书馆在处理电子资源中与印刷版书刊内容相重复的部分时，也有不少宝贵经验。电子版与印刷版内容重复问题表现最明显的在于电子期刊。一般来说，中央图书馆在订购时主要考虑读者群的使用习惯，以读者群是否倾向使用电子版或印刷版来决定订购哪种。而对于一些比较特殊的刊物则有不同的处理办法。比如香港本地期刊在已有电子版情况下也一定会再订印刷版来保障本港文献收藏与使用；比较流行、读者众多的期刊也会两者都订以满足读者需求；对大陆期刊中一些比较重要的也会两者都订；而对于一些专业性的学术期刊则只考虑电子版，而不会再订印刷版，主要原因在于印刷版的发行周期较长，电子版实时更新，使用电子版读者可以用最快的速度了解最新的信息。
中央图书馆在数据库采购上虽然有一套较完善的措施，但也有些地方需要更进一步的思考。首先，在购买数据库前，参考部只提供数据库在馆内同事间试用，读者并不参与试用过程，也没有开展相应的读者调查。但数据库购买后并非是供馆内员工使用的，其最大的使用群应该是读者。读者意见的缺乏会造成数据库的购买有一定的盲目性，如果读者反映不佳，也只能到第二年停订或改订来改善状况。其次，在数据库的试用、反馈以及小组讨论中，中央图书馆并没有采取一定的数据库评估标准，也没有形成比较正式的、反映各方面意见的书面报告。评估标准的不确定会使数据库的购买有较大的随意性，也不利于对数据库参考价值的发掘和对读者的引导。
2 电子资源推广与读者教育
香港中央图书馆非常重视图书馆资源的推广与对读者的教育培训。中央图书馆设有专门的推广小组，负责图书馆宣传单、海报的制作，配合展览与讲座等；还有专门的读者教育小组，负责接待个人与团体参观、举办与图书馆资源相关的讲座、根据需要请专业人士来图书馆开展活动等。除了这两个小组安排的活动，各部门也会定期组织一些活动来使读者更深入地了解与利用图书馆。中央图书馆对推广活动与读者教育的重视也体现在电子资源方面，他们将电子资源的推广与读者教育结合起来，采用多种方式来推介资源并对读者进行引导。
1）购买电子资源后，提供电子资源的部门，会对一些使用较复杂的数据库制作内容简介与使用指南，印刷成宣传单的形式，放在宣传架上由读者自由取阅。
2）读者到服务台咨询问题时，向读者推荐与咨询问题相关的适用电子资源，并即时向读者介绍如何使用该电子资源。服务台对读者咨询的问题与结果都有或繁或简的记录，这对于统计电子资源的读者使用情况与适用情况也有一定的帮助。
3）在推介书目中推荐相关主题内容电子资源。中央图书馆内各个特色图书馆每月会有定期的主题书展，向读者推荐某一主题的优秀书籍。每次主题书展，中央图书馆推广小组会配合举办书展的部门制作一份详细的推荐书目，书目中的内容除了图书基本信息，还附有与主题相关的视听资料、CD-ROM以及在线数据库目录。如在今年11月的《香港与珠三角的发展与经济整合》推荐书目后，就附有“中国资讯行”、“Business Source Premier”等中外文数据库基本资料，以供读者参考。这种指引既方便读者全面获得资料，也向读者传递了电子资源信息。
4）通过E-mail向读者发布新购买的电子资源信息。中央图书馆的持证读者在办证登记时会被要求自愿填写电子邮件地址以便接受图书馆的信息。图书馆工作人员不定期向这些电子邮件地址发送新书推介等信息，其中就包括新增加的电子资源的宣传资料。读者通过这个途径也可以获得部分电子资源的信息。
5）网上演讲厅。专为中小型企业提供市场最新资讯及有关专家建议，内容涵盖资讯科技、管理、科技发展及中国贸易等范畴。网站提供优质讲座的视像录影，配以教材（如 PowerPoint简报）同步播放。讲座内容定期更新，提供最热门的营商资讯及分析。读者可于香港中央图书馆、大会堂公共图书馆、九龙公共图书馆、沙田公共图书馆、荃湾公共图书馆、屯门公共图书馆免费收看。在网上演讲厅的内容中，也常常会涉及中央图书馆提供的一些商情资讯类电子资源的选介。
6）简介会。相当于关于某一种具体电子资源内容与使用方式的专题讲座。这种简介会定期举行，由读者教育组协助办理，一般在每个星期四与星期六下午，由一位馆长来向读者介绍某一电子资源的特别之处。
3 电子资源服务
香港中央图书馆并没有划定专门的区域用作电子资源检索区，也没有安排专职的工作人员辅导读者进行检索。由于所有的电子资源都是免费提供，所以读者在使用时是非常自由的。中央图书馆在馆内设置了近500台电脑工作站，分布于馆内各个楼层，读者可随意选择任何一台用于电子资源检索，遇到问题时可向工作人员咨询。部分电子资源也可以在图书馆以外的其他地方通过互联网使用。
这里介绍香港中央图书馆在电子资源服务上的一些特别之处：
1）将馆内的近500台电脑工作站分为三类：一为OPAC机，用于公共图书馆系统联机书目查询；二为ATM机（即影音工作站，分区图书馆为MMIS多媒体工作站），用于播出视频资料与音频资料；三为LAN机（网络工作站），用于读者使用线上资料库或上网浏览。ATM机与LAN机的功能基本相同，区别主要在于LAN机上不能使用录音带、音频光碟、MD、唱片、VCD影碟、镭射影碟、DVD影碟及各种录影带。功能上的明确区分使这近500台电脑工作站可以物尽其用，图书馆的各项电子资源可以被充分挖掘利用，而且对读者的引导作用也非常明显，读者可以根据自己的需要选择使用不同的电脑工作站，不会出现众多读者占用机器上网，而部分读者无法查询书目的情况。
2）完全免费服务。香港中央图书馆除了复印与打印之外，其他服务都是完全免费的。也正是因为有完全免费这个基础，电子资源才能实现多种服务方式，才能完全向读者开放使用。
3）在各电脑工作站台面上配有固定的资料与用具。包括：资料夹（OPAC界面介绍，使用方法较复杂的线上资料库使用指南，视频与音频点播方法等），笔、便笺纸、手写板，使第一次来图书馆的读者能有效地找到自己想要的资料。这样既方便了各类型读者的使用，也在一定程度上减轻了工作人员的负担。
4）对馆内员工进行电子资源使用培训。中央图书馆各电脑工作站分布非常分散，也并无专职人员对读者使用电子资源进行指导。但电子资源的使用需要对电子资源内容的充分了解与一定的检索技巧，读者在阅读使用指南后仍然不明而向工作人员询问是非常普遍的事。所以中央图书馆在给读者提供培训的同时，也会对馆内员工进行培训。这一培训通常会由电子资源数据提供商来主讲，同事之间在使用心得上也会经常有所交流。
5）对版权的重视与保护也体现在电子资源服务上。使用中央图书馆的电子资源，打开后的第一页一般都是一份详细的版权声明，对读者的使用和下载做出引导与约束。
6）在重视版权保护的同时，中央图书馆在提供电子资源服务上也充分考虑读者的需要。在订购时尽量要求数据商扩大服务范围，使部分电子资源的使用不再局限于图书馆，符合条件的读者（持有中央图书馆读书证）在家也可以上网查询。
香港与大陆在行政体制上有较大的不同，两地的图书馆事业也处于不同的政策与支持之下。但致力于更好地为市民服务是两地公共图书馆的共同追求。香港中央图书馆在资源建设、读者服务上的经验与创新值得我们更多地思考与借鉴。