国家海洋局东海信息中心（国家海洋局东海档案馆） 上海 200136
摘要：应用大数据技术是档案管理的发展方向之一，本文根据海洋档案工作实践分析了当前大数据背景下档案管理工作存在的问题，提出了大数据技术在档案工作中的应用场景，最后提出了具有针对性的解决措施。
关键词：大数据；档案管理；问题分析；管理要点
0 引言
《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》从大数据的视角，描绘出2016-2020年我国档案大数据发展和信息化建设的开放、创新的前景和路向，打破小数据管理定势、探索与大数据技术的融合已势在必行。自然资源部东海档案馆是我国东海区综合性海洋档案管理部门，结合海洋业务需求的海洋档案数据挖掘研究刚刚起步，要实现档案数据的深度挖掘，需要完成大量档案的数据化和结构化处理，并依托大数据技术实现智能管理和利用。笔者根据当前海洋档案工作实践，分析大数据时代背景下的档案管理要点并提出措施：
1大数据时代档案管理存在的问题
1.1档案人才不够“专”
分析当前我国的档案管理工作，档案岗位在大部分单位作为辅助岗位、兼职岗位或者福利岗位处，且大部分管理工作者用比较传统的方法来进行档案管理。因此，暴露的弊端也比较多，无法面对专业的数据处理工作，获取并提供对单位有用的“大”数据信息，面对社会大数据的发展趋势，所受的影响比较大。所以拥有专业数据处理统计能力的人才，在当前的档案管理工作形势下显得尤为重要。如果只是高薪聘用国外的数据处理技术人员，解决的只是当前的问题，但是对于档案管理工作并没有起到积极长远的影响，所以无法促进档案管理更科学化地发展。
1.2档案信息不够“大”
按一般意义上理解，大部分单位其档案管理范围大部分都是自身的所形成的档案和少量对自身有用的档案，档案管理也是对档案的数据进行研究与分析，这是由于法人机构的职权范围所形成的信息孤岛，事实上除了国家和地方档案管理机构作为国家档案的管理机构能够将档案信息汇集之外，一般单位的档案信息范围局限于本单位之内；另外一方面，当一个单位足够重视档案信息，将大档案引入档案信息管理时，档案人员依然会被边缘化，取而代之的是信息管理员，而这时，档案工作又不被单位承认。
1.3档案“大”系统性能亟待提高
传统的档案管理软件系统相当成熟，但是对“大数据”档案时代的到来应对不足，且由于诸多原因，受众不多，企业研发热情并不十分高涨，另外当前我国档案管理安全系统性能较差，难以保障档案管理工作安全开展。档案数据安全系统管理方面，由于并未设置安全高效的系统，所以档案管理工作面临众多的安全风险。我国科学技术的逐步发展，特别是大数据时代产生多元化信息与数据，不仅提高了档案管理工作难度，档案数据信息也面临着众多的安全危险，容易丢失和泄露，所以对于档案数据整体资源的整合有较大的破坏性，甚至部分数据难以恢复和修复，将会阻碍大数据的使用。
2大数据时代背景下的档案应用前景
2.1档案信息收集中的应用
随着大数据挖掘技术的不断完善和成熟，对曾经的档案管理行为数据以及与之有联系的档案数据库中的信息进行分析，并运用大数据挖掘技术对已经知道的数据进行全新方式的描述，建立有关的概念模式，并参照模型对不同的对象进行不同的分类。诸如在已建成的“东海数字档案管理系统”通过对个人信息及查询习惯的分析，可以确定向不同类别的用户提供符合其需求的服务，一旦有类似信息的用户输入，则能依据分类提供其可能的档案利用服务，可明显提高档案查全、查准率；通过对用户行为的进一步分析，可以对档案的收集起到促进作用，判断是否有应归未归的档案，是否需要通过修改归档范围进一步扩大档案的收集面等。
2.2档案分类的应用
档案分类作为档案管理中的一项基础工作，对于整个档案管理有着较为重要的作用，大数据挖掘技术在各行业档案分类工作中的应用，对于海洋档案的归类以及整理速度有较为显著的提高，对不同类别、不同属性的档案资料通过算法进行快速的整理，相较于传统的档案分类工作，充分提高了工作效率。同时，良好的档案分类整理，对于以后档案资料的查询以及调阅，也有着重要的帮助，使人们对于历史档案的了解更加简便。档案管理者还可以通过海洋档案的不同特点对其进行分类，根据不同的大数据挖掘技术对档案进行深度的了解和服务。
2.3档案预测中的应用
目前市场上常见的档案管理系统已经可以达到将使用者的访问记录以及基本信息进行记录，并对其进行分析，然后发现使用者的兴趣以及爱好，将档案中符合使用者特性的资料对使用者进行分析和推荐，根据不同的用户和情况，实现不同的应用，充分满足客户自身存在的需求并对其未来有可能出现的需求进行预测。
2.4档案信息整合开发中的应用
档案人员要有强烈的参与意识和效益意识，发扬“挤”和“钻”的精神，及时根据工作需要开发档案信息资源，盘活馆藏，主动为管理和业务提供有用的档案信息服务。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆例如，将科研档案和科技管理平台关联起来，利用数据挖掘的信息整合功能，通过关联检索将成果报送与实际归档内容对比和算法分析，可以反映科研工作者在实际科研工作中的真实权重，进一步提高海洋科技管理水平，在一定程度上纯净科研学术氛围。再如，东海分局正在开展的东海档案数据库建设项目，即是海洋行业内应用大数据技术开展海洋档案管理的“先行者”。一方面，海洋档案中很大一部分是非结构化的数据，建设海洋基础数据库要进行档案的电子化、数字化处理；另一方面，以大事记和机关文书、荣誉档案等例，对非结构化档案进行了数据挖掘探索。大事记以记载大事见长，多以编年体为主，以纪事本末体为辅，以时间为主线，以大事为主体。东海分局大事记目前编撰至2004年，在东海档案数据库建设项目中，首先，将已编撰完成的大事记文本与机关文书档案中的出处、荣誉档案目录信息条目三者进行关联，将时间、地点、人物、事件等要素进行关联，实现任意相关检索词均可查找到档案的功能，使利用者能快速地获取较为全面的、有效性高的信息集合；其次，采用分类、关联分析、聚类分析、语义检索等技术，选用常用的数据挖掘工具（如K-Miner），提高大事记的编撰效率和志书编撰能力，有助于逐步开展重大事件（专题）大事记、海洋船舶大事记、海洋名人传记等编撰工作。
3档案部门需采取的措施
3.1档案部门要重视大数据的解决方案
在大数据的信息时代，信息技术发展越来越强大已经融入到了人们的生活中，人们也清楚了信息技术的重要，同样在档案的管理中也是这样的。现在大多数企业都还在用传统的技术管理档案，工作人员都亲手收集、规划、标记、分类这些资料，所以工作效率根本提不上去。一般单位也重视业务系统建设、不重视大数据技术应用，业务系统的特点“精”“准”“快”，有展示度，而大数据系统相对的结果比较模糊，基础数据收集耗时比较长，达不到企业盈利的预期，但其实大数据技术的出现不仅提高了员工的工作效率还提高了工作质量，“功成不必在我”，大数据的解决方案无论是对决策还是对管理人员的工作还是能带来很大的帮助。
3.2档案部门要与信息技术部门合作
大数据现在对于人们来说是复杂的，所以导致很多企业领悟不了，需要与专业的开发公司进行合作，了解大数据使用的专业程度，要通过对熟悉档案管理的专业人员进行分析。在大数据的使用过程中我们要怎么更专业的去使用它，现在档案的信息量越来越大，种类也越来越多，需要解决的问题就越来越多，所以就更需要更专业的人才来管理档案。在使用大数据的时候，信息的内容要做好保密措施，信息资料也不能丢失。大数据对资料的管理，满足了越来越多人们的需求，利用专业的数据为用户提供相应的需求。档案管理在今后的发展方向会越来越好，工作人员的专业知识会越来越充足
3.3档案部门要善于挖掘大数据应用场景
大数据的档案管理应该往更好的方向发展，专业要求应该越来越严格，计算机、互联网对大数据起着非常重要的作用，档案管理人员应运用互联网+的思维模式处理工作，提高专业技术，管理人员也在这方面有很大的难题要克服。大数据对企业的档案管理带来了福音，有不少企业专门为大数据建立了属于自己的数据库，使档案发展有了跨越式发展，从而保证档案数据的完整性。大数据给我们带来了方便快捷的优势，激发人员的积极性，努力完成工作，有效的进行分析，档案管理人员可以在海量的知识库中査找自己所需要的信息，还可以提高员工的知识，完善员工基本素质，优化档案管理的人员结构。大数据对档案管理人员有着很高的要求，对管理人员进行专业的培训，解放传统思想，打破传统的限制，开发出更高的技术发展，将适用的管理方案引入到大数据的信息技术上去。优化档案管理大数据相关技术，将管理模式进行不断的发展完善，利用大数据技术挑出最有价值的数据进行研究利用，节省时间、空间，创造更多更有价值的成果。
3.4提高档案管理从业人员的综合素质，优化人员结构
大数据时代的到来，作为档案管理的从业人员，应当不断更新观念，以迎合时代发展的需要，不断提高自身的综合素质。首先扭转传统的档案管理观念，开始掌握大数据时代背景下应当具备的专业技能，在过去的传统档案管理工作中解放双手，逐步引进具有先进的档案管理理念的专业人才，提高从业人员的整体素质，这是针对大数据时代给档案管理工作带来挑战的积极应对。
4 结语
大数据技术是信息技术高度发展的必然，综上所述，我们能够看出，大数据时代是全球发展的重要趋势，并且广泛渗透入各行各业中，档案管理拥有庞大的数据信息，但是我国部分档案管理部门仍然采用传统的档案管理工作方法，难以对档案管理的数据进行有效分析和应用，应用大数据技术能够创新档案管理模式，显著提升档案馆建设能力和服务水平，更好的推动我国档案事业的发展。
参考文献：
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[3]孙杰，吴晓文.信息化手段下海洋档案信息资源的整合与共享[J].档案与建设.2016（7）：22-24.
[4]吴晓文，孙杰，杨帆.大数据挖掘技术在海洋档案管理中的应用[J].卷宗.2017（32）：38-38，39.
★作者简介：孙杰（1982年5月），男，汉族，国家海洋局东海信息中心（国家海洋局东海档案馆）档案室主任，工程硕士，副研究馆员，主要研究方向为海洋信息及海洋档案管理。
本文为2016年国家海洋局东海分局青年科技基金“大数据技术与海洋档案数据挖掘应用研究”（项目编号：201615）和东海信息中心课题“国家海洋局东海分局海洋档案数据库建设项目”的研究成果。
论文作者:孙杰
论文发表刊物:《建筑模拟》2019年第24期
论文发表时间:2019/7/31
标签：档案论文; 数据论文; 档案管理论文; 东海论文; 海洋论文; 国家海洋局论文; 信息论文; 《建筑模拟》2019年第24期论文;