摘要：随着信息化技术的广泛应用，电子政务中，各种新型办公方式也层出不穷，其中电子公文是一种高效的办公方式，也是电子政务的重要组成部分之一。电子公文的管理水平直接影响到电子政务的进一步发展，针对电子政务背景下的电子公文管理的研究也非常必要。
关键词：电子政务；电子公文；公文管理
引言：电子政务的普及对于政务公开和提高政务工作透明度都非常有利，虽然我国的电子政务建设发展时间不长，但是发展速度有目共睹，电子政务中电子公文是一项非常重要的部分，本文将探讨电子公文的管理方式和管理手段等内容。
1电子公文的管理方式
电子公文也就是以电子数据的形式记录在光盘、U盘等电子介质中的公文，计算机可以读取公文并且在网络上传输，计算机将二进制的数据处理为人们能够读懂的信息。虽然以数据形式记录电子公文的方式，提高了保存和传播的简便性，但是也提高了电子公文的管理难度，目前电子政务中的电子公文管理，主要有收集、整理、鉴定等若干种形式。
1.1电子公文的收集
电子政务的不断发展和电子政务内容日趋繁琐，导致国有企业每天都要产生大量的公文，并且公文的数量目前正呈几何倍数增长，收集电子公文已经不仅仅是档案职能部门的工作，而是逐渐发展为整个电子政务系统的工作，一般国有企业负责收集电子公文，由其采用在线方式接收公文，随后发送到下属各级单位。国有企业的电子公文，在形成的时候就已经被收集，电子公文由信息中心、计算机网络中心等机构进行在线传递和在线接收。为了确保电子公文的完整性、真实性，电子公文在形成时就具有归档标识防止公文被改写。
1.2电子公文的整理
电子政务系统中，对电子公文的分类一般依据电子公文的主题进行，不论是电子政务，还是电子商务或者办公自动化等过程中产生的电子公文，可以根据电子公文的生成方式、存在方式或者主要功能进行分类，例如有的电子公文中包含了文件的扫描件或者使用软件进行处理的表格、文字等，可以将这些电子公文分为一类；也可以采用交叉分类的方式进行分类等。目前电子政务中由人工整理和使用设备整理电子公文，生成电子公文数据库两种方式。前者应用较为普遍，但是人工耗费较大并且准确率难以保证；后者是近年来新兴的一种方式，效率较高并且准确率能够得到保证，前提是需要工作人员有一定的计算机操作水平，这种方式目前仅在一些发达城市如深圳、北京、上海等得到了应用。
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1.3电子公文的鉴定
电子公文的数量、内容等特点，导致电子公文的鉴定非常困难，虽然电子政务中需要根据需求来确定电子公文的鉴定方式，但是国有企业的电子公文，其使用范围往往不及政府机构，因此员工进行电子公文鉴定工作时难免出现主观意见较强或者认识较为片面等问题。对于鉴定电子公文所采用的技术，较为理想化的方式是运用计算机进行鉴定，能够节省大量时间和人工成本，计算机会筛选生成的公文，对照条款来判断，然后对公文进行处理，如果计算机无法判断，就会转由人工鉴定。但是计算机鉴定成本较高，并且鉴定技术并不成熟，因此目前的应用也不多。
1.4电子公文的保管
电子公文是以数据形式保存的，因此保存难度较大，保存需要确保文件的完整性和可读性，并且我国的电子政务中并没有统一的保管方式，一般是由国有企业自己保管，设专门的档案管理职能，一般都有专人对电子公文进行管理，库房温湿度和库房设计的合理性等，都会提高保管的安全性，但国有企业在查询和使用公文过程中显然没有档案职能部门的专业性，对于电子公文的保管不利。因此，目前最好的方式是档案职能部门和国有企业的合作管理，发挥两者的优势，规避两者的不足，提高电子公文的保管状态。
2电子公文的管理手段
2.1电子公文的存储手段
电子公文的存储不受传统纸质媒介的限制，存储密度大大提高了，电脑大容量的硬盘也为存储海量数据奠定了基础，电子公文还能够保存在U盘、光盘甚至云盘上，不论是在线存储还是脱机保管，都具有便携、安全、随时取用等优点，随着信息安全技术的不断发展，电子公文的存储密度和安全性将会由进一步提升。
2.2电子公文的检索手段
电子政务中的电子公文检索，已经不局限于公文的目录，而是能够检索电子公文的题目、内容和关键词等，联机检索以及超文本检索等技术，让用户在不了解检索方式或者检索语言的情况下，能够通过人机对话的方式进行检索。电子政务中信息技术的应用，让信息资源的传输、转化等变得非常便捷，用户能够高效检索自己需要的信息。各个部门之间采用的是局域网，因此公文信息一般不会泄露，公文的安全性得到了保障。但是局域网检索的弱点是检索速度较慢，操作效率不高；而联机检索或者超文本检索速度较快，但是由于不是内部网络，因此可能出现公文信息泄露或者被恶意篡改等问题。目前部分国有企业采用元数据技术，兼顾信息准确性和信息查询效率。
2.3电子公文一体化
电子政务环境下，信息化技术的应用让电子公文的收集、整理等各个环节变得高效便捷，但是我国部分地区对于一体化的认识不足，仅仅实现了形式上的文档一体化，导致重复工作较多。实现真正的文档一体化，首先要将电子公文的收集、整理等流程当做一个整体，才能实现各个环节的一体化。
发展电子政务是大势所趋，电子政务不仅是办公工具，也不仅是一个企业网站，而是改变传统政务管理的一个途径，真正实现电子政务发展，不仅要做到概念上的转化，还要实现管理体系的革新，才能真正提高国有企业办公效率。
论文作者:牛亚军
论文发表刊物:《基层建设》2017年第28期
论文发表时间:2018/1/2
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