泊头市文化广播新闻出版局 河北泊头 062150
摘要：随着我国科技的进步，电子会计行业逐渐兴起。最新修订的《会计档案管理办法》对电子会计档案做了新的划分与要求，这就意味着电子会计档案对企业经营管理的佐证与支撑作用越来越重要。本文在解读新会计档案管理办法的基础上，分析当前企业电子会计档案管理现状，探究在新形势下做好电子会计档案管理工作的对策。
关键词：电子会计档案；管理；途径
随着计算机技术的发展和普及，在会计领域应用越来越广泛，越来越多企业会计核算系统被先进计算机技术所取代，会计工作正在向着会计电算化方向发展，已经逐渐成为提高会计基础工作规范化和现代化的一项重要措施。为了更好地满足会计工作规范化和现代化要求，传统形式会计档案与电算化会计相结合，全新电算化会计档案管理在会计工作发展中的作用越来越重要。在这种情况下，供热服务单位想要进一步提高管理水平，就必须要重视企业会计电子档案管理，本文就此展开了研究分析。
1电子会计档案管理现状
1.1重视不够，相关制度混乱
一方面，虽然财务软件的使用已经得到普及，但许多企业仍习惯以纸质的会计档案来保存会计信息，而疏忽了以电子形式存储和保管会计档案。因此，随着业务量的增加，企业的会计资料归档工作要两者兼顾，工作量随之增加，而这与倡导会计信息化的初衷则是相违背的。另一方面，许多企业的内控制度中有关电子会计档案的管理要求少之又少。即使是已经做出内控调整的企业，针对电子会计档案的输出格式也并未做出统一要求，对于电子会计档案的数据源也未做出专门的保管措施，因而留下了一定的信息安全隐患，并且在提取和使用电子版会计信息时有可能会出现数据损毁、信息不完整等情况。由此也导致财务工作与电子会计档案管理工作始终无法协调开展。
1.2电子会计资料不全
由于我国电子会计管理工作开展时间相对较短，相应的工作管理人员缺乏经验与指导，在此方面的工作内容和具体的工作安排，存在诸多不完善与不合理之处，电子会计档案的存储方式问题就是其中之一。工作人员在对档案进行管理时，具有一定的随意性，存储数据时多数是使用纸质打印的方式进行存档，对存储的数据也会使用光盘等进行备份，但却未必能及时进行归档和存储，容易影响会计档案的完整性。
2提升企业电子会计档案管理水平的相关对策
2.1建立严格的内部控制制度
内部控制制度主要是会计企业为了提高自身的经营管理效率，保证各项制度方针的高校执行所采取的相应方法和制度，在实际应用中还能够实现对企业会计资料准确性以及企业资产安全性的保护。相比于传统内部控制，会计档案信息化模式下，内部控制范围有了明显的扩大，包含程序修改控制、数据编码控制、系统开发控制等原有会计系统中所没有的内容。现行会计档案信息化要求下，内部控制手段需要有足够多样性，以程序化控制作为主要控制手段。内部可控制的主要目的是保证资料的可靠性和准确性，进而使会计电子档案安全和可靠得到保证。
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2.2正视电子会计档案的重要性
企业应从实际需求出发，一方面重点关注电子会计档案管理的相关规定，组织有关负责人认真解读与学习，从而提高对电子会计档案管理工作的认识。另一方面建立健全具有针对性的管理制度，明确电子会计信息的收集、处理及存储等要求，并应形成明确性文件，进而强制规范有关档案管理人员的工作行为。同时，企业应当积极调配有关会计档案管理工作的资源，设置独立档案管理室、相关橱柜等管理工具。安排专职专业人员执行档案管理工作，明确相关责任与分工，从而保证电子会计档案管理工作能够顺利执行，并且确保会计档案的真实性、可靠性。在“新规”之下，企业的电子会计档案管理的内部控制制度完善工作刻不容缓，应当尽快开展会计档案管理工作的宣传与学习，提高管理意识。相关部门也可以采取政策激励措施，督促相关负责人员提高专业管理能力，为电子会计档案更加科学、规范、安全的管理提供可靠保障。
2.3优化电子会计档案的管理方式
电子会计管理工作的方式是进行会计有效管理的基础，因此必须重视先进技术和先进设备的使用。首先，需要提高电子会计档案管理工作人员的安全防范意识，针对会计管理中信息的存储问题，必须是存储介质满足防火、防磁、防潮、防腐、防虫、防磨损等，确保存储介质的物理性质，使其不会影响电子会计信息的存储。其次，就是必须保证信息的安全性。对于多数企业来说，信息是其生存和发展的根本，所以在进行信息存储时，必须保证信息的安全性，增加对监控设备和防盗设备的使用，设置相关安全维护人员，注意先进维护设备的使用。最后，需要对存储较长时间的档案进行备份防止因丢失和损毁，影响信息的的存储效率。另外，随着信息技术的快速发展，电子会计档案管理相关技术、软件也会随之发展，为了使会计管理适应现今社会的需要，必须对电子会计的管理工作进行及时更新，适当更新相关电子会计管理工作所需的电子信息技术及软件设备，减少电子档案管理的不合理性和设备故障发生的频率。
2.4积极开展专业培训，提升人员素质
电子会计档案的管理工作需要财务水平与计算机技能兼具的人才，因而培养专业人才是企业会计档案管理改革的重中之重：①在选择人才方面应积极引进复合型人才。在大力倡导电子会计档案管理的前提之下，企业应积极聘用既有会计档案管理基础，又有计算机技术的人才；②针对企业现有的管理人才应加强知识的更新，积极开展新《会计档案管理办法》的学习培训，例如对于直接关系到相关责任人的会计档案的保管期限调整和销毁要求，更应有针对性地进行进入学习，并定期进行考核与指导；③根据会计档案管理过程中的输出、传递及保管等各环节的要求，应明确各人员的职责，提升人员素质建立健全相关内控制度，防止在管理工作中出现错误或舞弊现象，更应预防利用高新科技舞弊造假的情况。
2.5定期对电子档案数据进行检测和维护
电子档案的检测可选择随机抽样以及等距抽样等方式，在检测内容方面：第一，检查电子档案逻辑，选择专门的检测软件读写校验，针对存在问题的介质及时更新和修正；第二，检查其外观，判断存储介质的外观是否出现变形或者损坏，保证外表涂层清洁，不存在霉斑；第三，对现有的检测和审批等制度进行优化和完善，在展开审批和检测工作时，保留相关资料，严禁数据的随意恢复和拷贝。
2.6引入加密技术，建立严格认证制度
传统会计系统中，数据的储存和处理由不同部门人员负责。会计电子档案系统的应用，整个数据处理和储存呈现集中化特点，数据安全风险有明显增加，数据安全性无法得到保证。比如说部分未经授权人员可利用计算机浏览数据资料，导致机密数据发生泄露。通过严格认证制度，能够防止未经授权人员进入系统，当前常用的认证技术有口令认证、指纹认证等，通过这些方式，使数据安全性得到提高。
3 结语
企业会计档案信息化对档案管理提出了严格的要求，想要将会计电子档案价值和作用充分全面发挥出来，就必须要做好企业会计电子档案的管理。在实际管理中，可以从内部控制制度、授权操作制度、加密技术、备份管理、检测维护、档案兼容性、人员工作素养等方面出发，采取科学合理的管理措施，提高企业会计电子档案管理水平。
参考文献
[1]高大正，常莹，陈颖，等.基于凭证影像化的电子会计档案工作研究[J].教育财会研究，2017，（3）：91-96.
[2]周卫华.电子会计档案与纸质会计档案的比较分析[J].财务与会计，2016，（12）：54-55.
论文作者:褚荣娜
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第24期
论文发表时间:2018/12/5
标签：会计论文; 档案论文; 电子论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 工作论文; 企业论文; 《建筑学研究前沿》2018年第24期论文;