摘要：近年来，随着社会的发展，我国经济水平逐步提升，市场竞争日益激烈，事业单位要想提升市场竞争力，就必须全面加强各项管理工作的完善，合理引进先进的管理理念、技术及设备。在信息化时代背景下，计算机技术、网络技术、数据库技术等逐步渗入到事业单位管理工作中，在这种情况下，事业单位应该紧跟时代潮流，引进现代化信息技术，完善技术设施配置。在事业单位档案管理方面，构建信息化管理平台，充分认识现代化信息技术在档案管理中的价值，加大资金投入，引进现代化信息技术，完善相关软件、硬件设施配置，大力培养信息化档案管理人才，实现事业单位在档案管理工作中的优化转型升级。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
1档案管理信息化建设的优势
1.1永久性保存相关档案资源
传统纸质档案在管理过程中极易受到温度、湿度等环境问题的影响，产生发霉、损坏的现象，进而无法对档案进行长久性存储，甚至出现档案丢失的情况。而信息化档案管理建设，可以将传统纸质档案转化成数字化档案，并存储在计算机磁盘之中，不仅可以有效利用档案存储空间，还能实现档案资源永久性存储，避免因环境恶劣造成档案损害问题出现。
1.2提升档案管理的有效性
传统纸质档案在管理过程中的工作较为烦琐，相应程序也相对较多，不易于工作人员查询和整理。通过信息化建设，档案查询可以通过专门查询系统进行有效查询，提升相关工作人员的查询效率，管理过程相对简单，能够大大提升档案管理工作的质量与效率。
1.3转变管理方式
传统档案管理以纸张为媒介，通过人工录入的方式进行管理，而信息化档案管理则以网络平台为媒介，通过电子录入的方式进行管理。档案管理信息化建设，将传统档案存储和运用职能转变成对信息资源进行管理、存储、采集等职能，进而在提升档案管理有效性的同时，促进档案管理工作的可持续性发展。
2事业单位档案管理信息化建设存在的问题。
（1）事业单位的档案管理工作和单位工作人员的利益是密不可分的，甚至还会对国家的经济发展造成一定程度上的影响和制约经济的发展。但是目前就很多事业单位的档案管理工作来看，单位档案的管理并没有得到应有的重视。事业单位相关的档案管理制度也并没有得到完善和建立健全，使得档案管理的工作得不到发展和创新，只有认识到档案管理工作的重要性才能使档案管理工作得到发展，为工作人员争取到最大的利益，才能更进一步的推动经济的发展。
（2）目前在事业单位从事档案管理的工作人员大部分都不具备专业的档案管理的相关知识和水平，加上据调查显示一般从事档案管理工作的工作人员年龄都偏大，在进行档案管理工作时对工作没有足够的责任心和耐心，造成了很多在档案管理工作中发生缺漏遗失的情况。由于档案管理的专业人员在事业单位中的缺乏，使得档案管理工作的职能得不到充分地发挥，因此只有培养专业的档案管理人才，才能在一定程度上确保事业单位中档案管理工的作得以顺利的开展。
（3）现阶段我国事业单位在档案管理工作上对档案信息的管理绝大多数还是采用纸质的档案进行管理。纸质档案具有容易受潮和损坏的缺点，一旦有所损坏就难以对其进行修复，使得很多重要的档案信息得不到长久的保存。再加上纸质档案较多，在查询和翻阅档案时需要花费大量的时间也是纸质档案管理的一个很大的不足之处，随着现代经济发展的迅速和生活节奏的加快，加强档案管理信息化建设也变得越来越重要。
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3提升事业单位档案管理信息化建设有效性的策略
3.1提升信息化建设的重视度
事业单位要想有效促进档案管理信息化建设，需要认识到档案管理信息化建设的重要性。档案管理信息化建设可以促进事业单位可持续发展，帮助领导人起到良好的辅助决策作用。首先，事业单位需要重视档案管理在信息化建设工过程中的软硬件设施投入，在为信息化档案管理建设提供良好环境的同时，充分发挥信息化档案管理的实际作用和价值。其次，事业单位需要维护和更新信息化档案管理，确保相关信息档案平台能够符合事业单位的实际使用需求，以此让档案信息化管理顺应时代发展。此外，针对平台使用率较低的问题，事业单位需要重视信息管理平台的使用率，明确管理平台的实际功能与价值，以此来为档案管理信息化建设奠定良好的基础，有效提升档案管理的质量与效率。最后，事业单位需要注重纸质档案转化，通过“纸质+数字”的方式对档案进行有效管理，加快纸质档案转化，以此来实现最终的无纸化档案管理。
3.2完善档案管理信息系统，提高规范化管理
为了提升事业单位档案管理信息化的建设，必须完善和建立健全的档案管理系统，以达到促进档案管理的规范化，使信息化管理得到加强。在档案管理信息化建设过程中，加强规范化和标准化的系统管理能够使档案管理工作的信息化水平反映如实的反映出来，使管理者可以从自身的发展需求出发，结合相关的管理制度，使档案管理信息化建设得以在实践中逐渐得到完善。完善档案管理的信息系统还可以使档案管理的工作人员在录入电子信息后，可以将数据进行共享使数据不易造成流失，实现了档案信息的有效管理。
3.3提高档案管理工作人员的专业水平
在事业单位档案管理信息化的建设过程中，档案管理的工作人员起着重要的主导作用。在信息化建设上要求档案管理的工作人员需要掌握一定的信息化技术、档案管理业务和档案管理知识的内容，才能使档案管理信息化建设得以更好地发展。所以事业单位应当在档案管理工作人员的档案管理水平上加强培训和教育，同时注重引入一些具备专业素质的管理人才，来达到提高档案管理人员队伍专业水平的目的。目前大部分在事业单位进行档案管理的工作人员在档案管理的工作方上存在着对计算机的运用不熟练导致对档案信息处理的效率过低等问题，所以从培训上来看，除了需要加强对档案管理人员进行档案管理相关知识的培训以为，还需要注重对计算机操作的基础技能进行培训，才能使其适应档案管理信息化建设的要求。
3.4坚持安全利用，维护档案权威
电子档案虽然有诸多益处，但是由于网络环境的不稳定性，信息泄漏风险较大，为了保持人事档案信息保密及适度公开的平衡，应该从以下两个方面保障档案安全：（1）.制定严格的档案安全管理制度。事业单位应根据档案利用的需求，制定科学合理的开放利用程序，构建差异化的等级权限制度以及责任追究制，对于涉及个人隐私及组织机密的部分，只提供给需知情的合法利用者。（2）以科技手段及技术设备来保障档案安全。确保原始档案的唯一性，而且必须要有当事人的亲笔手稿、签名或者是公章等具有法律效用的凭证，在档案管理过程中，做好电子档案备份工作，并且合理利用计算机防火墙，以免计算机故障，或者是遭到电脑黑客、病毒入侵导致电子档案丢失，或者泄密。
结束语
事业单位档案管理信息化建设对提升档案管理质量、效率，促进事业单位可持续发展具有重要的作用和影响。因此，在实际建设过程中，事业单位需要认识到档案管理信息化建设的重要性，明确当下信息化建设中存在的问题，结合有效方式来提升信息化建设的有效性，进而为事业单位的可持续发展奠定良好的基础。
参考文献：
[1]崔淑花.事业单位档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2014（21）.
[2]廖晓霞.探析事业单位档案信息化建设的困境与出路[J].山东档案，2014（4）.
论文作者:于彩茹
论文发表刊物:《基层建设》2019年第27期
论文发表时间:2020/1/6
标签：档案管理论文; 档案论文; 事业单位论文; 信息化建设论文; 管理工作论文; 纸质论文; 工作人员论文; 《基层建设》2019年第27期论文;